Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, tổ chức công tác kế toán giữ vai trò quan trọng trong việc quản lý kinh tế và kiểm soát tài chính tại các doanh nghiệp. Một hệ thống kế toán hợp lý là điều kiện tiên quyết giúp doanh nghiệp phát huy đầy đủ chức năng quản lý, đồng thời tiết giảm tối đa các khoản chi phí vận hành. Trong chuỗi hoạt động sản xuất kinh doanh, quan hệ kinh tế phát sinh rất đa dạng, bao gồm quan hệ thanh toán với Ngân sách Nhà nước, thanh toán nội bộ với người lao động, thanh toán với đối tác cung ứng và khách hàng. Trong đó, quan hệ thanh toán với người mua và người bán luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất và có tính chất phức tạp nhất.

Sự gia tăng về quy mô và tần suất của các giao dịch thương mại đòi hỏi bộ phận kế toán không chỉ thực hiện nhiệm vụ ghi chép, hạch toán sổ sách đơn thuần mà còn phải đáp ứng yêu cầu dự báo, kiểm soát các khoản nợ phải thu, nợ phải trả một cách có hệ thống. Điều này nhằm phòng ngừa rủi ro thanh toán, tránh nguy cơ mất cân đối dòng tiền chi trả nhà cung cấp hoặc thiếu hụt vốn lưu động cho hoạt động kinh doanh thường nhật.

Xuất phát từ thực tiễn hoạt động của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tiếp vận Bình An – một doanh nghiệp dịch vụ vận tải container được thành lập năm 2018 tại Hải Phòng – việc tổ chức hạch toán thanh toán công nợ đặt ra nhiều yêu cầu cấp thiết. Mặc dù có những thuận lợi về vị trí địa lý tại trung tâm cảng biển công nghiệp và nguồn vốn ban đầu, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều khó khăn thực tế như tình hình an ninh vận tải trên các tuyến đường bộ, sự xuống cấp của hạ tầng giao thông và đặc biệt là tác động gián đoạn chuỗi cung ứng do dịch bệnh Covid-19 (thực hiện theo Chỉ thị số 16/CT-TTg ngày 31/3/2020 của Thủ tướng Chính phủ). Đề tài "Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tiếp vận Bình An" được tác giả Phạm Thành Dương thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Phạm Thị Kim Oanh nhằm giải quyết các yêu cầu thực tiễn này.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể như sau:

  1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
  2. Khảo sát, phân tích và phản ánh thực trạng tổ chức công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tiếp vận Bình An.
  3. Đề xuất một số định hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán công nợ tại doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán (các nghiệp vụ hạch toán, chứng từ, tài khoản kế toán 131, 331, hệ thống sổ sách và báo cáo kế toán liên quan).
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tiếp vận Bình An (Địa chỉ: Số 189A, chợ Lũng, phường Đằng Hải, quận Hải An, thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu và chứng từ kế toán thực tế phát sinh trong quý IV năm 2020 (đặc biệt là tháng 11 và tháng 12 năm 2020), hoàn thành khóa luận vào năm 2021.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các chuẩn mực kế toán và văn bản pháp lý hiện hành dành cho loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam:

  • Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ (quy định về hệ thống tài khoản kế toán, mẫu biểu chứng từ, hệ thống sổ sách và quy trình lập Báo cáo tài chính).
  • Nghị định số 222/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định về thanh toán bằng tiền mặt và quản lý nhà nước về thanh toán bằng tiền mặt trong các giao dịch kinh tế trên lãnh thổ Việt Nam.
  • Chỉ thị số 16/CT-TTg ngày 31/03/2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc thực hiện các biện pháp cấp bách phòng, chống dịch Covid-19.

Về mặt khái niệm và nguyên tắc chuyên môn, khóa luận hệ thống hóa:

  • Khái niệm và phương thức thanh toán: Thanh toán là sự chuyển giao tài sản giữa các bên trong giao dịch có ràng buộc pháp lý; phân loại theo phương thức trả ngay và phương thức chậm trả; phân loại theo hình thức thanh toán bằng tiền mặt (áp dụng cho các giao dịch dưới 20 triệu đồng) và không dùng tiền mặt (gồm phương thức chuyển tiền - Remittance, ghi sổ - Open account, nhờ thu - Collection of payment gồm nhờ thu phiếu trơn và nhờ thu kèm chứng từ, tín dụng chứng từ - Documentary credit).
  • Nguyên tắc hạch toán nợ phải thu (Tài khoản 131) và nợ phải trả (Tài khoản 331): Theo dõi chi tiết theo từng đối tượng, từng nội dung và từng lần thanh toán; nguyên tắc xử lý chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại; nguyên tắc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi (Tài khoản 2293); nguyên tắc hạch toán theo nguyên tệ và tỷ giá giao dịch thực tế/tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh khi phát sinh hoặc đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ.
  • Hệ thống sổ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC: 4 hình thức sổ kế toán gồm Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ ghi sổ và Hình thức kế toán trên máy vi tính.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng gồm:

  • Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết chuyên ngành kế toán tài chính.
  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu thực tế, quan sát và thu thập dữ liệu kế toán tại doanh nghiệp.
  • Phương pháp kế toán chuyên môn: phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản và ghi kép, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu bao gồm hệ thống văn bản pháp quy của Nhà nước, giáo trình chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán và toàn bộ hồ sơ chứng từ kế toán gốc, sổ sách kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết công nợ thực tế của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tiếp vận Bình An.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ

Chương 1 tập trung làm rõ các vấn đề lý thuyết nền tảng chi phối phần hành kế toán thanh toán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ:

  • Các phương thức và hình thức thanh toán: Phân định rõ thanh toán trả ngay và thanh toán chậm trả; quy định quản lý thanh toán tiền mặt theo Nghị định 222/2013/NĐ-CP và các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt qua hệ thống ngân hàng thương mại.
  • Kế toán thanh toán với người mua (Tài khoản 131): Xác định nguyên tắc ghi nhận nợ phải thu, phân loại kỳ hạn nợ và nợ khó đòi; quy định sử dụng chứng từ (Hợp đồng kinh tế, Hóa đơn GTGT, Giấy báo Có, Phiếu xuất kho, Biên bản bù trừ công nợ); kết cấu Tài khoản 131 và phương pháp định khoản các nghiệp vụ bán hàng chưa thu tiền, chiết khấu thương mại, giảm giá, hàng bán bị trả lại, thu tiền khách hàng, nhận hàng đổi hàng, phí ủy thác xuất nhập khẩu và xử lý xóa sổ nợ khó đòi (qua TK 2293 và TK 642).
  • Kế toán thanh toán với người bán (Tài khoản 331): Làm rõ nguyên tắc theo dõi chi tiết từng chủ nợ; quy tắc hạch toán hàng về chưa có hóa đơn theo giá tạm tính; phương pháp định khoản các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hóa, nhận dịch vụ chưa thanh toán theo phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ; xử lý hàng nhập khẩu (các loại thuế TTĐB, thuế XNK, thuế BVMT, thuế GTGT), các khoản chiết khấu thanh toán được hưởng (TK 515), giảm giá, trả lại hàng hoặc xóa nợ không tìm ra chủ nợ (TK 711).
  • Vận dụng các hình thức sổ kế toán: Trình bày sơ đồ luân chuyển chứng từ và trình tự ghi sổ của 4 hình thức kế toán quy định tại Thông tư 133/2016/TT-BTC (Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Kế toán máy).

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tiếp vận Bình An

Chương 2 phản ánh toàn diện thực trạng công tác kế toán tại đơn vị khảo sát:

  • Khái quát về doanh nghiệp: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tiếp vận Bình An (Tên tiếng Anh: BINH AN TLS CO.,LTD; Mã số thuế: 0201870035; Giấy phép kinh doanh cấp ngày 30/10/2018; quy mô gồm 12 thành viên; Đại diện pháp luật: Đặng Thị Mai). Ngành nghề kinh doanh chính là dịch vụ vận tải hàng hóa đường bộ bằng xe container (các tuyến cố định Hải Phòng - Hà Nội, Hải Phòng - Nam Định, Hải Phòng - Nghệ An).
  • Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Gồm Giám đốc, Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán và Bộ phận quản lý phương tiện.
  • Tổ chức bộ máy kế toán: Công ty áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung gồm 3 nhân sự: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp và Thủ quỹ (kiêm nhiệm một phần công tác kế toán tiền mặt).
  • Chính sách và chế độ kế toán áp dụng: Doanh nghiệp áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ ghi sổ là Đồng Việt Nam (VND); phương pháp kế toán hàng tồn kho kê khai thường xuyên; tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân liên hoàn; hình thức sổ kế toán áp dụng là Nhật ký chung.
  • Thực tiễn quy trình thanh toán:
    • Với người mua: Khách hàng cá nhân hoặc đơn hàng nhỏ thanh toán ngay; khách hàng sử dụng dịch vụ giá trị lớn thực hiện thanh toán chậm (định kỳ 5-10 ngày xuất hóa đơn một lần kèm bảng kê cước container, thời hạn thanh toán chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày kết thúc tháng).
    • Với người bán: Nhà cung cấp nhỏ lẻ thanh toán ngay; nhà cung cấp lớn, thường xuyên (Công ty Xăng dầu khu vực III, Công ty CP Xăng dầu Dầu khí PVOIL Hải Phòng, Công ty TNHH MTV Sửa chữa Ô tô Hải Phòng) thanh toán theo chu kỳ tháng. Hợp đồng từ 20 triệu đồng trở lên thanh toán 100% bằng chuyển khoản qua ngân hàng.
  • Hạch toán các nghiệp vụ thực tế điển hình: Tác giả trích xuất và minh họa chi tiết hệ thống chứng từ, sổ sách đối với các khách hàng lớn như Công ty Cổ phần Liên Sơn Thăng Long (Hà Nội) và Công ty Cổ phần Dệt Bảo Minh (Nam Định).

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tiếp vận Bình An

Căn cứ vào kết cấu đề tài được tác giả trình bày tại phần Mở đầu, Chương 3 được xây dựng nhằm đề xuất các nhóm giải pháp và kiến nghị cụ thể xuất phát từ các ưu điểm, hạn chế được phát hiện qua quá trình khảo sát thực tế tại Chương 2. Các giải pháp hướng đến việc hoàn thiện quy trình kiểm soát công nợ, chuẩn hóa chứng từ thanh toán, nâng cao kỷ luật thu hồi nợ và tăng cường hiệu quả quản trị dòng tiền cho công ty vận tải.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã trích xuất và hệ thống hóa các dữ liệu chứng từ phát sinh thực tế trong hoạt động dịch vụ vận tải container của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tiếp vận Bình An:

Nghiệp vụ / Chứng từ Ngày hạch toán Đối tác liên quan Nội dung nghiệp vụ Doanh thu chưa thuế (VNĐ) Thuế GTGT 10% (VNĐ) Tổng giá trị thanh toán (VNĐ)
Hóa đơn GTGT số 0000546 (kèm Bảng kê cước) 05/12/2020 Công ty CP Liên Sơn Thăng Long Cước vận chuyển cont 40 từ Cảng Đình Vũ (Hải Phòng) đi Gia Lâm (Hà Nội) từ 01/12 đến 05/12/2020 28.364.000 2.636.000 31.000.000
Hóa đơn GTGT số 0000581 (kèm Bảng kê cước) 10/12/2020 Công ty CP Dệt Bảo Minh Cước vận chuyển cont 40 từ Cảng Đình Vũ đi KCN Bảo Minh, Vụ Bản (Nam Định) từ 01/12 đến 10/12/2020 45.182.000 4.818.000 50.000.000
Hóa đơn GTGT số 0000524 20/11/2020 Công ty CP Dệt Bảo Minh Cước vận chuyển từ ngày 11/11 đến 20/11/2020 40.090.000 4.091.000 44.000.000
Giấy báo Có số 461 (Ngân hàng TMCP Hàng Hải - PGD Ngô Quyền) 15/12/2020 Công ty CP Dệt Bảo Minh Thanh toán chuyển khoản tiền cước vận chuyển theo Hóa đơn số 0000524 - - 44.000.000
Hóa đơn GTGT số 0000542 30/11/2020 Công ty CP Liên Sơn Thăng Long Cước vận chuyển từ ngày 21/11 đến 30/11/2020 22.091.000 2.909.000 25.000.000
Giấy báo Có số 562 (Ngân hàng TMCP Hàng Hải - PGD Ngô Quyền) 30/12/2020 Công ty CP Liên Sơn Thăng Long Thanh toán chuyển khoản tiền cước vận chuyển theo Hóa đơn số 0000542 - - 25.000.000

Khóa luận đóng góp về mặt thực tiễn khi phản ánh đầy đủ chu trình hạch toán kế toán công nợ thực tế: từ việc lập bảng kê vận chuyển từng chuyến xe container, đối chiếu bảng kê để xuất hóa đơn GTGT, ghi nhận doanh thu vào Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 131, TK 511, TK 3331, theo dõi trên Sổ chi tiết nợ phải thu của từng khách hàng, cho đến khi nhận được Giấy báo Có thanh toán qua tài khoản ngân hàng Maritime Bank.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi nghiên cứu của đề tài giới hạn tại một doanh nghiệp tư nhân quy mô nhỏ (12 nhân sự) hoạt động chuyên biệt trong lĩnh vực vận tải container đường bộ nội địa; các dẫn chứng thực tế trong văn bản tập trung chủ yếu vào phần hành kế toán công nợ phải thu khách hàng ngắn hạn phát sinh trong các tháng cuối năm 2020.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Căn cứ trên phạm vi đề tài, các nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát chuyên sâu hơn về công tác kế toán thanh toán nợ phải trả cho nhà cung cấp (nhiên liệu xăng dầu, chi phí sửa chữa phương tiện), đánh giá chính sách tín dụng thương mại và giải pháp ứng dụng phần mềm kế toán tự động hóa hoàn toàn trong quản trị dòng tiền logistics.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Kế toán – Kiểm toán, Quản trị Kinh doanh, Tài chính Doanh nghiệp: Tham khảo cấu trúc khóa luận tốt nghiệp thực tế về công tác kế toán thanh toán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC.
  • Kế toán viên và nhà quản lý tại các doanh nghiệp vận tải, tiếp vận (logistics): Tham khảo quy trình tổ chức chứng từ đặc thù của ngành vận tải container (bảng kê chuyến cước theo loại container, hóa đơn xuất theo định kỳ gom chuyến, theo dõi đối chiếu công nợ và chu kỳ thu hồi tiền cước qua ngân hàng).

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tiếp vận Bình An áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Doanh nghiệp áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và lựa chọn hình thức sổ kế toán là Nhật ký chung.

2. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình nào và phân công nhiệm vụ ra sao?
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung gồm 3 vị trí: Kế toán trưởng (điều hành, phân tích tài chính, lập báo cáo), Kế toán tổng hợp (hạch toán chi tiết, kiểm tra đối chiếu công nợ, tính giá thành dịch vụ) và Thủ quỹ (quản lý quỹ tiền mặt, giao dịch ngân hàng).

3. Chính sách thu tiền cước vận chuyển đối với các khách hàng lớn của công ty được quy định như thế nào?
Đối với khách hàng lớn, định kỳ 5 đến 10 ngày công ty xuất hóa đơn GTGT dựa trên bảng kê chi tiết các chuyến container đã vận chuyển. Thời hạn thanh toán chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày kết thúc tháng phát sinh dịch vụ.

4. Quy định về hình thức thanh toán đối với các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ đầu vào của công ty là gì?
Các khoản thanh toán cho người bán có giá trị hợp đồng từ 20 triệu đồng trở lên bắt buộc phải thực hiện thanh toán bằng hình thức chuyển khoản qua ngân hàng để đảm bảo tính hợp lý hợp lệ về chi phí và khấu trừ thuế; các khoản dưới 20 triệu đồng có thể linh hoạt thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.

5. Nghiệp vụ vận chuyển container cho Công ty Cổ phần Dệt Bảo Minh từ ngày 01/12 đến 10/12/2020 có giá trị thanh toán là bao nhiêu?
Theo Hóa đơn GTGT số 0000581 ngày 10/12/2020 và bảng kê kèm theo, tổng số tiền thanh toán là 50.000.000 VNĐ (trong đó tiền cước vận chuyển chưa thuế là 45.182.000 VNĐ, thuế GTGT 10% là 4.818.000 VNĐ).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Phạm Thành Dương đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán thanh toán công nợ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC và phản ánh chi tiết thực trạng hạch toán tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tiếp vận Bình An. Tác giả đã mô tả cụ thể quy trình luân chuyển chứng từ từ khâu lập bảng kê cước container, phát hành hóa đơn GTGT đến khâu ghi sổ Nhật ký chung, sổ cái và sổ chi tiết tài khoản 131. Đề tài cung cấp minh chứng thực tiễn rõ ràng về công tác tổ chức kế toán thanh toán cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ vận tải đường bộ.