CHƯƠNG 1 : MÁY VI TÍNH nhấn Insert chọn Bookmark gõ vào tên Bookmark trong ô Bookmarkname là CHUONG1. Chọn mục Location rồi nhấn Add. Làm thao tác tương tự để đánh dấu vị trí dòng CHƯƠNG 2 : PHẦN MỀM. Word nâng cao 19 Công ty Trí Tuệ Số Tin Học Văn Phòng Bước 2 : Tìm đến vị trí của CHƯƠNG 2 nằm ở đâu trong tài liệu, ta thực hiện thao tác nhấn Insert chọn Bookmark, chọn mục CHUONG2 và nhấn Goto sẽ đưa chúng ta ngay tới vị trí của CHƯƠNG 2 trong tài liệu * Xóa Bookmark : nhấn Insert chọn Bookmark, chọn tên Bookmark cần xoá, nhấn Delete 5.
Autocorrect Chức năng dùng để tự động thay thế một chuỗi quy ước bởi một chuỗi khác. Ví dụ : khi gõ từ “abc” muốn tự động thay thế bởi “Auto Correct”, ta làm như sau: Nhấn Tools chọn AutoCorrect Options, một hộp thoại xuất hiện, nhập “abc” vào ô Replace và nhập chữ “Auto Correct” vào ô With nhấn Add để đưa từ này vào bộ nhớ của Word. Lần sau khi chúng ta gõ chữ “abc” thì tự động Word sẽ đổi chữ này thành “Auto Correct” Phần 2. Word nâng cao 20 Công ty Trí Tuệ Số Tin Học Văn Phòng HEADER và FOOTER - FOOT NOTES - ORGANIZATION CHART 1.
Header và Footer Nhấn View chọn Header and Footer Nhập nội dung và định dạng vào các phần Header và Footer của trang. Muốn nội dung của Header, Footer của trang chẵn khác trang lẻ ta vào mục này khai báo cho Word biết cần phân biệt điều đó : nhấn File chọn Page Setup chọn thẻ Layout rồi đánh dấu mục Different odd and even ở vùng số 1 Phần 2. Word nâng cao 21 Công ty Trí Tuệ Số Tin Học Văn Phòng 2. Foot Notes Winword tự động dành chỗ ở cuối trang để in các Foot Notes (cước chú) nếu có.
Nhưng thao tác như thế nào chúng ta hãy xem * Ví dụ minh hoạ : chúng ta có nội dung văn bản sau đây Cuối cùng bạn đã có thể nói chuyện với PC Hàng ngày, mỗi khi đến văn phòng làm việc, bà Jean Kovacs lại choàng lên đầu bộ tai nghe xinh xắn rồi nói lời chào chiếc máy vi tính của mình : “Good morning !”. Để đáp lại, máy Sun – một trạm làm việc bà ta sử dụng – liền bật sáng màn hình. “Nào, hãy bắt đầu bằng thư từ nhé !”, bà Kovacs ra lệnh tiếp … Nay bạn muốn ghi cước chú cho phần tiêu đề của bài là “1 Theo tập san Thông tin Tin Học NEWS, tập 6, tháng 10/1993 – NXB TPHCM”, đồng thời ghi cước chú sau cụm từ Jean Kovacs là “ Phó Giám Đốc 2 điều hành của Qualix Group – một Công Ty ở San Mateo (bang California, USA)”. * Quy trình thực hiện như sau : • Đặt điểm chèn ngay sau chữ PC, nhấn Insert chọn Reference chọn Footnote sẽ làm xuất hiện một hộp thoại • Nhấn Insert và bắt đầu nhập nội dung các cước chú ở cuối trang, sau khi nhập xong tài liệu sẽ có dạng sau Phần 2.
Word nâng cao 22 Công ty Trí Tuệ Số Tin Học Văn Phòng 3. Organization Chart Nhấn Insert chọn Picture chọn mục Organization Chart ____________________________________________________ OBJECTS – EQUATIONS 1. Nhúng đối tượng Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn nhấn Insert chọn Object chọn đối tượng cần nhúng, ví dụ như Microsoft Excel Chart, … Phần 2. Word nâng cao 23 Công ty Trí Tuệ Số Tin Học Văn Phòng 2.
Chèn công thức toán học Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn biểu thức toán học, nhấn Insert chọn Object chọn mục Microsoft Equation 3. Và bắt đầu sử dụng công cụ soạn thảo như hình sau Phần 2. Word nâng cao 24 Công ty Trí Tuệ Số Tin Học Văn Phòng Ví dụ : hãy trình bày tài liệu sau A−B b S = 3 fi − C 2 a TRỘN và IN THƯ – PHONG BÌ – NHÃN Yêu cầu thực hiện 1. Tạo Data File có 5 mẫu tin gồm các trường như sau: Ho, Ten, Phai, Namsinh, Diachi với nội dung như sau và lưu với tên Danhsach.doc Ho Ten Phai Namsinh Diachi Tôn Nữ Kim Anh Nữ 1985 19/2A Tân Thuận Diệp Hoàng Sơn Nam 1985 12E5 Cư xá Thanh Đa Hoàng Thị Tuyết Nga Nữ 1983 20 Nguyễn Huệ Lê Hồng Phong Nam 1982 27 Ngô Quyền Nguyễn Thuỳ Trang Nữ 1983 18 Ngô Thời Nhiệm 2.
Tạo Main Document theo mẫu trên và lưu với tên thumoi.doc THIEÄP MÔØI Thân mời : <<Ho>> <<Ten>> Địa chỉ : <<Diachi>> Nhân dịp lễ Giáng sinh, thân mời bạn <<Ten>> tham dự buổi họp mặt thân mật được tổ chức tại Nhà hàng Rex vào lúc 21 giờ ngày 24/12/2004. Sự hiện diện của bạn là niềm vinh dự cho Hồng Sơn 3. Thực hiện thao tác trộn ra kết quả : nhấn View chọn Toolbars chọn mục Mail Merge và làm thứ tự trên thanh công cụ từ trái sang phải Phần 2. Word nâng cao 25 Công ty Trí Tuệ Số Tin Học Văn Phòng FORM FIELD Form nhập liệu hay mẫu ghi điền (Form Field) là một hình thức tổ chức các tài liệu văn bản dùng làm mẫu trong đó bao gồm nội dung văn bản cố định, và những khu vực chừa sẵn để ghi điền.
Ví dụ một mẫu đơn xin nhập học, đã được in sẵn các dòng cố định, còn khu vực tên họ, ngày sinh, địa chỉ v.v… là những mục mà người ta sẽ điền vào. Khi biên soạn một tài liệu có dùng Form Field thì phải lưu ý có 2 giai đoạn xử lý riêng biệt: • Giai đoạn thiết kế là lúc tạo ra tài liệu, tạo ra các Form Field và chỉ định thuộc tính cho Form Field, vào lúc này việc ghi điền chưa có hiệu lực. • Khi thiết kế xong, phải Protect Form mới có thể vào giai đoạn sử dụng. Lúc này người ta chỉ tiếp cận được với các Form Field bằng cách nhập hay chọn giá trị mà thôi, không thể chỉnh sửa văn bản hay thuộc tính các Form Field.
• Muốn trở lại giai đoạn thiết kế, phải Unprotect Form Chúng ta hãy đi tìm hiểu xem công việc này được tiến hành như thế nào, đầu tiên bạn hãy nhấn View chọn Toolbars chọn mục Form sẽ xuất hiện cái hình giống như dưới đây hộp chứa văn bản (textbox) Phần 2. Word nâng cao 26 Công ty Trí Tuệ Số Tin Học Văn Phòng hộp đánh dấu chọn (check box) hộp danh sách sổ xuống (drop down list) xem thuộc tính của field đó hiển thị màu nền xám cho field bảo vệ tài liệu Bảng thuộc tính của text box Bảng thuộc tính của drop down list Khi tài liệu đã đuợc protected vì vậy điểm chèn chỉ có thể xâm nhập vào các Form Fields mà thôi. Và các thao tác trên tài liệu được tóm lược như sau Phần 2. Word nâng cao 27 Công ty Trí Tuệ Số Tin Học Văn Phòng + Chọn Field : nhấn Tab để chọn Field kế tiếp và Shift Tab để chọn Field trước đó + Đánh dấu check box : nhấn Space Bar + Chọn Drop Down List : nhấn tổ hợp phím Alt + ____________________________________________________ BACKUP – RECOVERY 1.
Chức năng Auto Recovery và xác định thư mục cho Recovery Chức năng Recovery sẽ được dùng trong trường hợp văn bản chúng ta đang gõ thì xảy ra sự cố nào đó, giả tỷ như chương trình Winword bị treo hoặc máy cúp điện giữa chừng, … thì khi ta khởi động lại Word sẽ hỏi chúng ta có muốn khôi phục lại những gì chúng ta đã làm ở mức độ Word làm hết khả năng vì có những lúc Word không khôi phục lại được những gì chúng ta đã làm chỉ là Word cố gắng hết sức mình mà thôi. Word nâng cao 28 Công ty Trí Tuệ Số Tin Học Văn Phòng + Xác định thư mục cho Recovery : nhấn Tools chọn Options chọn File Location chọn mục AutoRecover Files nhấn Modify và hướng dẫn thư mục mới chứa tập tin Recovery 2. Auto Backup Chức năng này giúp chúng ta lưu dự phòng một bản sao tài liệu giống y chang bản chính để lỡ có xảy ra chuyện gì đó trên tập tin tài liệu chính thì vẫn còn có cái mà cứu nguy. Chúng ta hãy xem chức năng này được thực hiện như thế nào ? • Nhấn Tools chọn Options chọn thẻ Save và đánh dấu vào mục Always create backup copy • Khi tài liệu chính gặp vấn đề, chúng ta có thể mở file dự phòng mang tên Copy of.
Word nâng cao 29 Công ty Trí Tuệ Số Tin Học Văn Phòng ____________________________________________________ BẢO MẬT FILE WORD Bạn có muốn tài liệu của mình bị người khác mở ra xem trộm nội dung không nếu như tài liệu đó là rất quan trọng đối với bạn, hay bạn chỉ muốn cho phép người đó xem nội dung thôi chớ không được sờ mó gì vào chỉnh sửa tài liệu của tôi thì chúng ta phải làm sao đây ? Một chức năng khá tuyệt vời mà Word cung cấp cho chúng ta để bảo mật tài liệu. Các bạn hãy xem thực hiện thao tác này dễ chưa từng thấy chỉ việc click và click. • Nhấn Tools chọn Options chọn thẻ Security, nhập mật khẩu để mở tài liệu trong vùng số 1 và mật khẩu cho phép cập nhật chỉnh sửa dữ liệu là vùng số 2 Phần 2. Word nâng cao 30 Công ty Trí Tuệ Số Tin Học Văn Phòng ____________________________________________________ WORD VỚI CÁC ỨNG DỤNG KHÁC 1.
Liên kết các tập tin Word khác Trong một tài liệu đôi khi chúng ta muốn tạo ra các liên kết với các tài liệu Word khác nhằm mục đích chú thích rõ hơn thông tin mà chúng ta đang trình bày trong văn bản hiện tại. Cách làm như sau : nhấn Insert chọn mục HyperLink sẽ xuất hiện hộp thoại sau, sau đó chọn nơi chứa tập tin muốn liên kết đến và nhấn OK Phần 2. Word nâng cao 31 Công ty Trí Tuệ Số Tin Học Văn Phòng 2. Tạo báo cáo tự động trong word từ bảng số liệu của Excel Khi làm báo cáo bằng Word có sử dụng số liệu từ bảng tính Excel, thường người ta thực hiện 2 công việc: - Công việc A: Nhập số liệu vào bảng Excel để tính.
- Công việc B: Mở văn bản Word để cập nhật kết quả tính toán từ Excel (lời văn của báo cáo nói chung không thay đổi là mấy). Việc cập nhật thủ công văn bản Word dễ nhầm lẫn và tốn công khi có nhiều số liệu. Có một cách giúp liên kết tự động dữ liệu từ Excel với văn bản Word để bạn chỉ cần làm công việc B một lần, sau đó Hình 1: Excel, số liệu kỳ trước dùng cho các báo cáo tháng 07/2005 mỗi khi bạn thực hiện công việc A xong thì Word tự động cập nhật những thay đổi và bạn chỉ việc in báo cáo ra mà không phải thực hiện công việc B nữa. Ví dụ, chúng ta xem xét báo cáo vận chuyển hành khách của 4 hãng xe HTX, TNHH, QD và CT.