phần mở đầu, trong phần này xin được nói rõ hơn về những gì đã đề cập [1]. Khái niệm quy trình nghiệp vụ Như đã nói tổng quan ở trên với những hình dung ban đầu, phần này xin đưa ra một định nghĩa chính thống hơn về quy trình nghiệp vụ. Quy trình nghiệp vụ là một tập hợp các hoạt động, tác vụ có liên quan đến nhau và được tổ chức theo một chuỗi tuần tự ứng với một quy chuẩn nhất định được thực hiện bởi con người hoặc máy móc để vận hành một dịch vụ hay cho ra sản phẩm nào đó cho một người hoặc một nhóm đối tượng khách hàng cụ thể, và họ có thể biết hoặc không biết tới điều này BPM (Business Process Management) là việc xác định, cải thiện và quản lý quy trình nghiệp vụ từ đầu tới cuối với mục đích đạt được ba mục tiêu quan trọng tính theo hiệu suất. Mục tiêu đầu tiên là có định hướng chiến lược rõ ràng.
Tiếp theo là liên kết các nguồn lực của doanh nghiệp sao cho có hoạt động hiệu quả. Cuối cùng là tăng tính kỷ luật và nguyên tắc trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. Các thành phần của quy trình nghiệp vụ Quy trình nghiệp vụ gồm ba thành phần như trên Hình 1.1, bao gồm các bước nghiệp vụ, các mục tiêu nghiệp vụ và các bên liên quan. 1: Các thành phần của quy trình nghiệp vụ.
3 Downloaded by MAI ??I CÁT (maingoc0911.com) lOMoARcPSD|18351890 - Các bước nghiệp vụ (Business Steps): là các công đoạn, tác vụ nhỏ và có thể coi là đơn vị nghiệp vụ nhỏ nhất không thể chia nhỏ hơn, tất cả chúng cấu thành nên một nghiệp vụ lớn được thực hiện từ đầu tới cuối cho ra một kết quả nhất định. - Những mục tiêu nghiệp vụ (Business Goals): là những gì mà tổ chức, doanh nghiệp mong muốn đạt đến trong một khuôn khổ thời gian nhất định, mục tiêu có thể có liên quan tới toàn doanh nghiệp, hay đôi khi chỉ có liên quan tới một vài bộ phận trong nội bộ doanh nghiệp đó hoặc cũng có thể có liên quan tới một số lĩnh vực, khía cạnh khác của doanh nghiệp. - Các bên liên quan (Stakeholders - hay còn gọi là các tác tử): là tất cả các nhóm đối tượng có liên quan tới quy trình nghiệp vụ, đây là định nghĩa một cách tương đối, tức là một tác tử đôi khi trong một số nghiệp vụ sẽ được chia nhỏ thành các tác tử nhỏ hơn, bao gồm doanh nghiệp và các bộ phận bên trong, các doanh nghiệp, công ty đối tác, liên kết và bao gồm cả khách hàng của doanh nghiệp, công ty đó. Vai trò của quy trình nghiệp vụ Từ định nghĩa trên, như vậy, quy trình nghiệp vụ chính là hiện thân của cách thức vận hành và cốt lõi của một tổ chức, doanh nghiệp và vì thế nó quyết định đến sự sống còn của tổ chức, doanh nghiệp ấy và năng lực cạnh tranh với các doanh nghiệp, công ty đối thủ Thứ nhất, một quy trình nghiệp vụ được xác định đầy đủ, rõ ràng giúp ta xác định được những công đoạn, tác vụ nào là quan trọng hơn cả phục vụ cho những mục tiêu kinh doanh lớn.
Tất cả chúng ta đều hiểu và nhận thức được rằng, để đạt được hiệu quả cao nhất và chất lượng tốt nhất cho một công việc, những công đoạn quan trọng và thiết yếu cần được ưu tiên xử lý trước nhất và sau đó là những công đoạn, tác vụ khác. Một quy trình nghiệp vụ không chỉ đơn thuần là một tuần tự các hoạt động của dự án hay công việc mà nó còn quyết định đến chiến lược và tốc độ phát triển của công ty, doanh nghiệp. Con đường phát triển của tổ chức, doanh nghiệp ấy thuận lợi hay vất vả, bằng phẳng hay gồ ghề, đều phụ thuộc vào “chiếc xẻng” ấy xây dựng nên. Quy trình nghiệp vụ càng rành mạch, rõ ràng, nghiệp vụ được tiến hành càng thuận lợi, đúng kỳ vọng của doanh nghiệp, tạo uy tín, thắt chặt và giữ lâu bền các mối quan hệ của tổ chức, doanh nghiệp với khách hàng và các đối tác.
Thứ hai, quy trình nghiệp vụ là một công cụ hữu hiệu để giao tiếp và tương tác giữa các thành viên/phòng ban trong doanh nghiệp để thực hiện các công việc cụ thể. 4 Downloaded by MAI ??I CÁT (maingoc0911.com) lOMoARcPSD|18351890 Một tổ chức, doanh nghiệp là một khối thống nhất, gồm nhiều phòng ban và bộ phận hợp thành mà trong đó mỗi bộ phận lại đảm nhận một chức năng hay nhiệm vụ chuyên biệt. Vì vậy một công việc hay tác vụ thường không do chỉ một phòng ban đảm nhiệm mà cần đến sự hợp sức và chung tay của nhiều phòng ban để hoàn thành tốt nhất. Quy trình nghiệp vụ được xây dựng sẽ chỉ rõ nhiệm vụ cụ thể mà mỗi bộ phận sẽ phải làm ứng với chức năng mà mình đảm nhiệm, tuần tự từ bộ phận này đến bộ phận khác cho đến khi công việc hoàn thành, giúp họ “hiểu nhau” hơn và phối hợp nhịp nhàng, hiệu quả hơn để chất lượng công việc cao nhất, với ít nhầm lẫn, rủi ro nhất và trong thời gian nhanh nhất.
Thứ ba, quy trình nghiệp vụ rõ ràng sẽ ổn định hóa và đưa hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp vào một quỹ đạo xác định. Như đã phân tích ở trên, quy trình nghiệp vụ đóng một vai trò không nhỏ trong việc hoạch định chiến lược phát triển của tổ chức, doanh nghiệp. Quy trình nghiệp vụ càng rõ ràng và cụ thể thì tầm nhìn của tổ chức, doanh nghiệp càng dễ dàng xác định và đạt đến mục tiêu đề ra càng nhanh, từ đó sẽ có nhiều hơn những cơ sở để xác định những cơ hội, những tiềm năng phát triển trong tương lai. Việc xác định rõ ràng kế hoạch và có sự tính toán, chuẩn bị trước sẽ dễ dàng ứng phó hơn với những đổi thay và rủi ro.
Việc thực hiện nghiệp vụ sẽ ổn định hơn với những sự chuẩn bị kỹ càng từ trước và không bị bất ngờ khi rủi ro ập đến, con thuyền của tổ chức, doanh nghiệp sẽ được chèo lái thuận lợi và sẽ tới đích trong thời gian nhanh nhất. Và từ đây, khi quỹ đạo đã được xác định và thống nhất, những tiêu chuẩn và nguyên tắc nhất định sẽ được tạo dựng và có thể tái sử dụng cho những quy trình nghiệp vụ tương tự hoặc làm cơ sở để phát triển lên với những nghiệp vụ phức tạp cho những mục tiêu lớn hơn. Cứ như vậy, tinh thần của tổ chức, doanh nghiệp sẽ không ngừng được nâng cao và kéo theo đó sẽ là hiệu quả cao trong công việc nội bộ và đối ngoại. Với những lý do kể trên, ta có thể thấy rằng việc quản lý tốt và nghiêm túc quy trình nghiệp vụ mang lại rất nhiều những lợi ích đáng quý cho tổ chức, doanh nghiệp, thúc đẩy tốc độ phát triển và tạo dựng được uy tín với khách hàng, với đối tác.
Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ Với những vai trò của quy trình nghiệp vụ được nói ở phần 1.3, ta cần có một cách tiếp cận cụ thể với chúng. Trong báo cáo này xin được nói đến và phân tích về một cách tiếp cận khá đơn giản mà hầu hết các tổ chức, doanh nghiệp bây giờ vẫn thường dùng, đó là mô hình hóa nghiệp vụ. 5 Downloaded by MAI ??I CÁT (maingoc0911.com) lOMoARcPSD|18351890 Nói đến mô hình hóa nghiệp vụ, hiểu một cách nôm na và dễ hình dung nhất khi nghe nói tới chính là biểu diễn quy trình nghiệp vụ dưới dạng mô hình trực quan với những quy chuẩn nhất định, nhưng đủ đơn giản để hiểu và đảm bảo tất cả các bên liên quan cùng hiểu rõ và thống nhất. Cụ thể về vấn đề này sẽ nói rõ ở những phần sau, còn trong phần này xin được chỉ ra những ưu điểm và chỉ rõ những lý do vì sao mô hình hóa quy trình nghiệp vụ lại được sử dụng nhiều tại các tổ chức, doanh nghiệp hiện thời.
Việc mô hình hóa quy trình nghiệp vụ thường sẽ được thực hiện bởi bộ phận phân tích nghiệp vụ hoặc bộ phận quản lý mà nhiệm vụ của họ là cải thiện và tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ, giảm thiểu sự lãng phí mà vẫn đạt được hiệu quả và mục tiêu như mong đợi. Thứ nhất, mô hình hóa quy trình nghiệp vụ sẽ cải thiện và tạo dựng tốt hơn sự kết nối giữa các tác vụ con trong một quy trình nghiệp vụ lớn. Như đã nói ở phần trên, một nghiệp vụ sẽ bao gồm nhiều những tác vụ con hợp thành và thông thường sẽ liên quan đến nhiều bộ phận, phòng ban khác nhau trong tổ chức, doanh nghiệp và đòi hỏi cần sự gắn kết và phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, phòng ban để đi đến hiệu quả cao nhất. Việc mô hình hóa quy trình nghiệp vụ sẽ đưa đến sự thống nhất giữa các bộ phận tham gia vào nghiệp vụ, tất cả sẽ cùng hiểu rõ cách thức làm việc, vận hành và sự liên kết với nhau như thế nào, quyền hạn và trách nhiệm của mình ra sao, hiểu rõ tường tận bản chất công việc và thực hiện theo quy ước định sẵn.
Thứ hai, mô hình hóa quy trình nghiệp vụ là cầu nối giữa nghiệp vụ doanh nghiệp với chiến lược phát triển. Bất kể một tổ chức, doanh nghiệp nào, hoạt động và công việc của họ luôn đi đôi với những mục tiêu nhất định và những mục tiêu đó phục vụ cho một mục đích lớn duy nhất là sự phát triển, củng cố vị thế và chỗ đứng của mình trên thị trường và đủ sức cạnh tranh với các doanh nghiệp, tổ chức bên cạnh. Muốn đạt được điều này thì đóng góp một phần không nhỏ chính là quy trình nghiệp vụ rõ ràng, mạch lạc, và chính mô hình hóa của quy trình nghiệp vụ là điều phản ánh rõ nhất mong muốn và là con đường tuyệt vời nhất mà doanh nghiệp có thể đi để tiến tới mục tiêu đã đề ra, củng cố thêm nền móng cho chiến lược phát triển từ ngắn hạn đến dài hạn của tổ chức, doanh nghiệp. Bên cạnh đó, đi đôi cùng với quy trình nghiệp vụ cũng là những quy trình truyền thống, và việc mô hình hóa cải thiện khá tốt những quy trình truyền thống này.
Khi triển khai nghiệp vụ mới, vai trò của các bộ phận hay một số tác vụ trong quy trình cần có những sự thay đổi, và mô hình hóa quy trình nghiệp vụ là cách thức hữu hiệu nhất để thực hiện những thay đổi này một cách dễ dàng, nhanh gọn. 6 Downloaded by MAI ??I CÁT (maingoc0911.com) lOMoARcPSD|18351890 Thứ ba, mô hình hóa nghiệp vụ sẽ giúp cho tổ chức, doanh nghiệp có được sự cạnh tranh tốt hơn với các tổ chức, doanh nghiệp bên cạnh.