BÀI 5: TỔNG QUAN VỀ BẢNG TÍNH Mã bài: MĐ 09-05 Giới thiệu: Hằng ngày công việc thường xuyên nhất của một nhân viên văn phòng đó là soạn thảo văn bản. Đây là một công việc dễ gây nhàm chán. Nhưng nếu chúng ta là một kế toán viên thì công việc tính toán là công việc gần gũi nhất. Để phục vụ cho công việc tính toán đầy căng thẳng và đảm bảo tính chính xác tuyệt đối cũng như qui mô tính toán và độ phức tạp, Microsoft viết ra một trình ứng dụng chuyên về tính toán đó là MS Excel.
Mục tiêu: - Trình bày đƣợc khái niệm về bảng tính; - Mô tả đƣợc cách thức tổ chức làm việc trên bảng tính; - Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính. Giới thiệu Excel Mục tiêu: - Hiểu đúng chức năng cơ bản của phần mềm Excel là tính toán. - Trình bày đúng khái niệm về bảng tính 1. Giới thiệu về Excel: Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chƣơng trình ứng dụng, mà khi chạy chƣơng trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện: + Tính toán đại số, phân tích dữ liệu + Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách + Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau + Vẽ đồ thị và các sơ đồ + Tự động hóa các công việc bằng các macro + Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau.
Trình bày các khái niệm Ribbon là gì? - Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện ngƣời dùng từ việc sử dụng các thanh thực đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập đƣợc trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon. Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins.1 Thanh công cụ Ribbon - Home: Là nơi chứa các nút lệnh đƣợc sử dụng thƣờng xuyên trong quá trình làm việc nhƣ: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,… 51 - Insert: Chèn các loại đối tƣợng vào bảng tính nhƣ: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, … - Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn. - Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel. Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,… - Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính.
- View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính nhƣ: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, … - Developer: Tab này mặc định đƣợc ẩn vì chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những ngƣời có hiểu biết về VBA. Để mở nhóm này nhấn vào nút Office - >Excel Options ->Popular ->Chọn Show Developer tab in the Ribbon. Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,… Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu) Khi muốn thực hiện một thao tác nào đó trên đối tƣợng (ô, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ…) trong bảng tính, chúng ta hãy nhấp phải chuột lên đối tƣợng đó. Lập tức một thanh thực đơn hiện ra chứa các lệnh thông dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho đối tƣợng mà chúng ta chọn.2 Thực đơn ngữ cảnh 1.
Mô tả cấu trúc của một bảng tính - Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó chúng ta làm việc (tính toán, vẽ đồ thị, …) và lƣu trữ dữ liệu. Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do vậy chúng ta có thể tổ chức, lƣu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin (file). Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của chúng ta. - Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lƣu trữ và làm việc với dữ liệu, còn đƣợc gọi là bảng tính.
Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô đƣợc tổ chức thành các cột và các dòng. Worksheet đƣợc chứa trong workbook. Một Worksheet chứa đƣợc 16.576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa đƣợc 256 cột và 65. 52 - Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhƣng chỉ chứa một đồ thị.
Một chart sheet rất hữu ích khi chúng ta muốn xem riêng lẻ từng đồ thị. - Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dƣới của cửa sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab.3 Các thành phần của Workbook Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định là “.XLSX” (dựa trên chuẩn XML giúp việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng đƣợc dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trƣớc đây là “.4 Giao diện Excel 2010 Nút lệnh Office chứa các lệnh rất thƣờng hay sử dụng nhƣ tạo tập tin mới, mở tập tin, lƣu tập tin, … và danh mục các tập tin đã mở trƣớc đó. Nút lệnh Office giống nhƣ thực đơn File của các phiên bản trƣớc.
Chúng ta có thể chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh chứa các lệnh mà ta hay sử dụng nhất. Nhấn vào để mở danh mục các lệnh và vào các lệnh cần cho hiện lên thanh lệnh truy cập nhanh. Nếu các nút lệnh ở đây còn quá ít chúng ta có thể nhấn chọn More Commands… để mở cửa sổ điều chế thanh lệnh truy cập nhanh 53 Hình 5.5 Các lệnh trong thực đơn Office Hình 5.6 Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh Hình 5.7 Hộp thoại để chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh 2. Các lệnh cơ bản đối với bảng tính Mục tiêu: - Thao tác thành thạo với các lệnh thực hiện đối với bảng tính đúng theo yêu cầu.
Tạo mới bảng tính Chọn nút Office ->New, một hộp thoại hiện ra (xem hình bên dƣới) cung cấp nhiều lựa chọn để tạo workbook nhƣ: workbook trống, workbook theo mẫu dựng sẵn, workbook dựa trên một workbook đã có. Để tạo workbook trống, chúng ta chọn Blank workbook và nhấp nút Create.8: Minh họa Tạo bảng tính mới 2. Mở bảng tính đã tạo Một tập tin có sẵn có thể đƣợc mở bằng nhiều cách: - Cách 1: Chọn nút Office ->chọn tên tập tin trong danh sách Recent Documents, có thể có tối đa 50 tên tập tin đƣợc sử dụng gần đây nhất trong danh sách này (để điều chỉnh thì nhấn vào nút Office ->Excel Options ->Advance - >phần Display ->Show this number of Recent Documents ). - Cách 2: Dùng trình quản lý tập tin nhƣ Windows Explorer, tìm đến nơi lƣu trữ tập tin và nhấp chuột hai lần lên tên tập tin.
- Casch3: Chọn nút Office ->Open, hộp thoại Open hiện ra. Trong hộp thoại Open, chúng ta phải tìm đến nơi lƣu trữ tập tin (tại Look In) và chọn tên tập tin cần mở sau đó nhấn nút Open để mở tập tin. Các tùy chọn của nút Open trong hộp thoại Open: Open (mở bình thƣờng), Open Read-Only (Không lƣu đè đƣợc những thay đổi), Open as Copy (Tạo bản sao của tập tin và mở ra), Open in Browser (Mở tập tin bằng trình duyệt web mặc định), Open and Repair (Rất hữu dụng trong trƣờng hợp tập tin bị lỗi).9: Minh họa Mở bảng tính đã tạo sẵn 55 2. Lƣu bảng tính Một điều cần lƣu ý khi làm việc trên máy tính là các chúng ta phải nhớ thực hiện lệnh lƣu lại công việc đã thực hiện thƣờng xuyên.
Việc ra lệnh lƣu trữ không tốn nhiều thời gian nhƣng nếu máy bị hỏng hay cúp điện đột ngột có thể mất tong cả giờ làm việc của chúng ta. Nhằm an toàn cho dữ liệu, chúng ta nên bật tính năng Auto Recover, Excel sẽ tự động thực hiện lệnh lƣu theo thời gian qui định (mặc định là 10 phút lƣu một lần). Để sử dụng tính năng Auto Recover chúng ta chọn nút Office ->Excel Options ->Save, sau đó đánh dấu chọ Save AutoRecover information every minutes.10: Minh họa lƣu tập tin Một số cách lƣu workbook: - B1. Chọn nút Office ->Save - B2.
Nhấp chuột lên nút trên thanh lệnh truy cập nhanh (Quick Access Tollbar). Dùng tổ hợp phím <Ctrl+S> hoặc <Shift+F12>. Nếu tập tin đã đƣợc lƣu trƣớc đó rồi thì Excel sẽ lƣu tiếp các phần cập nhật, còn nếu là tập tin đƣợc ra lệnh lƣu lần đầu thì hộp thoại Save As hiện ra. Trong hộp thoại Save As, chúng ta hãy chọn nơi lƣu trữ tập tin (tại Look In) và đặt tên cho tập tin tại hộp File name, chọn kiểu tập tin tại Save as type và sau đó nhấn nút Save để lƣu trữ.
Qui tắt đặt tên: Đặt tên tập tin Excel dùng chung qui tắt đặt tên tập tin của Windows. Tên tập tin có thể dài tới 255 ký tự bao gồm cả khoảng trắng. Tuy nhiên trong tên tập tin không đƣợc dùng các ký hiệu nhƣ: \ ? : * “ < > | Để bảo mật tập tin, chúng ta có thể gán mật mã bảo vệ, khi đó cần phải biết mật mã mới đƣợc phép mở tập tin (trừ những cách tà đạo!). Nhấn nút Office ->Save As, hộp thoại Save As hiện ra.
Nhấn nút Tools ->chọn General Options…, hộp thoại General Options hiện ra - B3. Nhập mật mã mở và hiệu chỉnh workbook (hai mật mã này nên khác nhau để tăng bảo mật). Sau đó nhấn nút OK - B4. Xác nhận lại mật mã mở workbook.
Sau đó nhấn nút OK - B5. Xác nhận lại mật mã hiệu chỉnh workbook. Sau đó nhấn nút OK 56 - B6. Nhấn nút Save để hoàn tất.11: Dùng mật mã bảo vệ workbook Các tùy chọn trong hộp General Options: Always create backup (tạo bản sao có đuôi *.xlk trƣớc khi gán mật mã), Password to Open (mật mã để mở workbook), Password to modify (mật mã để cập nhật nội dung workbook), Read-only recommended (mở dƣới dạng chỉ đọc).
Kết thúc làm việc với Excel Một số cách đóng: C1. Chọn nút Office ->Close C2. Dùng chuột chọn nút ở góc trên bên phải (trên thanh tiêu đề). Dùng tổ hợp phím <Ctrl+F4> hoặc <Ctrl+W>.
Nếu workbook có sự thay đổi nội dung thì Excel sẽ nhắc chúng ta lƣu lại các thay đổi đó. * Sắp xếp workbook Khi mở nhiều workbook cùng lúc và cần tham khảo qua lại, để thuận tiện ta nên sắp xếp lại: Rê chuột nhấn vào nhóm lệnh View ->chọn nút Arrange All ->Chọn kiểu bố trí thích hợp.12: Sắp xếp các workbook trong cửa sổ Excel 3. Các thao tác căn bản trên một bảng tính Mục tiêu: - Thực hiện thành thạo các thao tác trên bảng tính.