Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong cơ cấu chi phí của các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, nguyên vật liệu (NVL) thường chiếm tỷ trọng chi phí đầu vào lớn nhất và cấu thành trực tiếp nên thực thể sản phẩm. Đối với Công ty TNHH An Thái Dương – đơn vị chuyên sản xuất và kinh doanh các mặt hàng kính an toàn phục vụ lĩnh vực xây dựng và ô tô – chủng loại NVL nhập về hàng năm rất phong phú, đa dạng về quy cách và có giá trị lớn. Việc quản lý lỏng lẻo hoặc hạch toán thiếu chính xác có thể dẫn đến thất thoát tài sản, ứ đọng vốn lưu động hoặc làm sai lệch giá thành sản phẩm. Do đó, việc tổ chức công tác kế toán NVL khoa học, phản ánh đầy đủ và kịp thời tình hình biến động là đòi hỏi tất yếu đối với công tác quản trị nội bộ.

Chuyên đề thực tập chuyên ngành được thực hiện nhằm giải quyết 3 nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

  1. Hệ thống hóa đặc điểm luân chuyển và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH An Thái Dương.
  2. Phân tích thực trạng công tác kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại doanh nghiệp qua hệ thống chứng từ, sổ sách và tài khoản kế toán.
  3. Đánh giá ưu điểm, tồn tại và đề xuất hệ thống giải pháp cùng điều kiện thực hiện nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nguyên vật liệu (bao gồm kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp, tính giá và kiểm kê NVL).
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH An Thái Dương (Địa chỉ: Số 81 ngõ 1, đường Lạc Long Quân, phường Hùng Vương, thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc).
  • Phạm vi thời gian và số liệu: Dữ liệu thực tế phát sinh trong giai đoạn năm 2014 và năm 2015.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết của đề tài dựa trên các nguyên tắc kế toán hàng tồn kho theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính Việt Nam:

  • Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
  • Phương pháp hạch toán hàng tồn kho tổng hợp: Phương pháp kê khai thường xuyên.
  • Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Phương pháp thẻ song song.
  • Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho: Phương pháp giá thực tế đích danh theo từng lô hàng.
  • Hình thức sổ kế toán tổng hợp: Hình thức kế toán Nhật ký chung.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng gồm:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu kế toán: Thu thập hệ thống chứng từ gốc ban đầu (hóa đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu nhập kho, giấy đề nghị xuất vật tư, phiếu xuất kho), thẻ kho, sổ kế toán chi tiết, sổ Nhật ký chung và Sổ Cái.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp và đối chiếu: Đối chiếu số liệu giữa chứng từ với sổ chi tiết, giữa thẻ kho với sổ chi tiết vật liệu, giữa sổ chi tiết với Sổ Cái và Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn.
  • Phương pháp quan sát thực tế: Khảo sát quy trình luân chuyển chứng từ giữa phòng Kế hoạch - Kinh doanh, Ban kiểm nghiệm, Bộ phận kho, các Phân xưởng sản xuất và Phòng Kế toán - Tài chính.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu là toàn bộ hồ sơ hạch toán, số liệu kế toán và các quy chế quản lý nội bộ thực tế tại Công ty TNHH An Thái Dương trong các năm 2014 – 2015.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH An Thái Dương

Chương 1 tập trung mô tả bức tranh toàn diện về đặc tính kỹ thuật, danh mục phân loại, quy trình luân chuyển và cơ chế quản lý NVL trong công ty:

  • Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu:
    • Nguyên liệu chính: Kính nguyên liệu (ở dạng tấm, chịu nhiệt, bóng, dễ vỡ khi va đập, gồm kính trong, kính màu, kính phản quang, kính cường lực, kính bán cường lực, kính cản nhiệt) và Màng phim PVB (dẻo dai, cách âm, cản tia UV, giữ chặt mảnh vỡ khi kính nứt, gồm phim trong, phim màu, phim hoa văn).
    • Nguyên vật liệu phụ: Hóa chất tẩy rửa và xử lý bề mặt (dung môi xylen, axit HF, sút) và hóa chất đánh bóng (autosol, cồn 90°).
    • Phụ tùng thay thế: Bộ hơi, bánh răng hộp số, lá côn, trục cơ dùng sửa chữa máy móc.
    • Nhiên liệu và phế liệu: Xăng, dầu, sắt, nhôm phế phẩm.
    • Công ty đã thiết lập hệ thống mã danh điểm vật tư thống nhất phục vụ quản lý (K...LY, PVB, XYLEN, HF, CON, ATS, NOIGOC, THANHNHOM...).
Nhóm NVL Danh mục cụ thể Đặc tính / Vai trò trong sản xuất
NVL chính Kính nguyên liệu, Màng phim PVB Cấu thành nên thực thể kính an toàn, kính chắn gió ô tô, kính hộp
NVL phụ Xylen, Axit HF, Sút, Cồn 90°, Autosol Tẩy rửa dầu mỡ, xử lý bề mặt, đánh bóng và hoàn thiện sản phẩm
Phụ tùng thay thế Bộ hơi, bánh răng, lá côn, trục cơ Phục vụ bảo dưỡng, sửa chữa máy móc thiết bị nhà xưởng
Nhiên liệu Xăng, dầu Cung cấp nhiệt lượng và vận hành phương tiện vận tải
  • Đặc điểm luân chuyển và tổ chức quản lý:
    • Thu mua: Thực hiện theo đơn đặt hàng và hợp đồng sản xuất. Nguồn hàng kết hợp giữa nhập khẩu (Công ty Zhejiang Keju Industrial - Trung Quốc, Công ty Nippon Sheet Glass - Nhật Bản) và nhà cung cấp nội địa (Công ty TNHH Phú Thành Bắc Giang, Công ty Hóa chất Hồng Phong, Công ty XNK Âu Việt).
    • Kho chứa: Hệ thống gồm 2 kho chính (1 kho NVL và 1 kho thành phẩm). Vật tư được sắp xếp cách nền và tường 25–30 cm để chống ẩm mốc, có trang bị phương tiện PCCC.
    • Phân công quản lý giữa các bộ phận:
      • Phòng Kỹ thuật: Xây dựng hệ thống định mức tiêu hao NVL dựa trên định mức ngành và lịch sử sản xuất, trình Giám đốc ký duyệt (như Bảng định mức năm 2014 cho kính hộp, kính chắn gió ô tô, kính hậu, kính cánh).
      • Phòng Kế hoạch - Kinh doanh (Tổ cung ứng): Khảo sát thị trường, lựa chọn đối tác, đàm phán hợp đồng và phối hợp Ban kiểm nghiệm kiểm tra phẩm chất vật tư.
      • Bộ phận kho (01 thủ kho, 01 nhân viên kho): Bảo quản, theo dõi nhập - xuất - tồn thực tế và tham gia kiểm kê.
      • Các phân xưởng sản xuất: Lập giấy đề nghị xuất vật tư theo định mức kỹ thuật được giao.
      • Kế toán NVL: Tổ chức ghi chép, kiểm tra tính hợp lý, hạch toán và phân bổ chi phí.

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH An Thái Dương

Chương 2 trình bày chi tiết nghiệp vụ hạch toán kế toán tại đơn vị thông qua các tình huống số liệu thực tế phát sinh trong tháng 09/2015:

  • Phương pháp tính giá nguyên vật liệu:

    • Tính giá nhập kho: Áp dụng công thức giá mua thực tế (chưa VAT) cộng chi phí thu mua, thuế nhập khẩu (nếu có) trừ các khoản giảm trừ, chiết khấu thương mại.
    • Tính giá xuất kho: Sử dụng phương pháp giá thực tế đích danh. Ví dụ: Ngày 15/09/2015 xuất kho 9.000 m² kính 8 mm và 35.000 m² kính 3 mm từ lô hàng mua ngày 12/09/2015 của Công ty TNHH Phú Thành Bắc Giang (theo Hóa đơn GTGT số 001452) với đơn giá đích danh tương ứng là 312.000 đồng/m² và 142.000 đồng/m².

  • Thủ tục và luân chuyển chứng từ nhập – xuất kho:

    • Quy trình nhập kho: Hóa đơn GTGT -> Ban kiểm nghiệm (gồm cán bộ phòng KH-KD, thủ kho, người giao hàng) lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 03-VT, số 38) -> Lập Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT, số 51, lập 3 liên) -> Thủ kho ký nhận, ghi thẻ kho -> Chuyển chứng từ về phòng kế toán.
    • Quy trình xuất kho: Quản đốc phân xưởng lập Giấy đề nghị xuất vật tư -> Lãnh đạo duyệt -> Tổ cung ứng lập Phiếu xuất kho (Mẫu 09-VT, số 58, lập 3 liên) -> Thủ kho xuất vật tư, ghi số thực xuất vào Thẻ kho -> Chuyển liên 2 cho kế toán ghi sổ.

  • Kế toán chi tiết nguyên vật liệu (Phương pháp Thẻ song song):

    • Tại kho: Thủ kho sử dụng Thẻ kho (Mẫu S12-DN) để theo dõi về mặt số lượng từng loại kính (kính 8 mm, kính 3 mm). Định kỳ 5–10 ngày, thủ kho bàn giao chứng từ cho phòng kế toán.
    • Tại phòng kế toán: Kế toán viên kiểm tra chứng từ, phân loại theo nhóm vật tư và đối tượng thanh toán/sử dụng, nhập dữ liệu vào phần mềm. Phần mềm tự động cập nhật Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu S08-DN) theo dõi đồng thời cả số lượng và giá trị tiền. Cuối tháng lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn (Biểu 2.8) để đối chiếu với Sổ Cái TK 152.

  • Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu (Hình thức Nhật ký chung):

    • Tài khoản sử dụng: TK 152 (chi tiết TK 1521 - NVL chính, TK 1522 - NVL phụ, TK 1523 - Nhiên liệu, TK 1524 - Phụ tùng thay thế), TK 331, TK 112, TK 133, TK 621, TK 627, TK 641, TK 642, TK 138.
    • Trình tự ghi sổ tổng hợp:
      • Nghiệp vụ nhập kho: Kế toán định khoản Nợ TK 1521: 8.894.860.000 / Nợ TK 133: 889.486.000 / Có TK 331: 9.784.346.000, ghi vào Sổ Nhật ký chung (Mẫu S03a-DN), Sổ Cái TK 152 (Mẫu S03b-DN) và Sổ chi tiết thanh toán với người bán (Mẫu S31-DN - Cty Phú Thành Bắc Giang).
      • Nghiệp vụ xuất kho: Định khoản Nợ TK 621: 7.778.000.000 / Có TK 1521: 7.778.000.000, phản ánh vào Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái TK 152.
      • Thanh toán công nợ: Căn cứ Giấy báo Nợ ngân hàng (GBN 00549), định khoản Nợ TK 331 / Có TK 112.

  • Công tác kiểm kê cuối năm:

    • Hàng năm vào ngày 31/12, Hội đồng kiểm kê tiến hành kiểm kê thực tế bằng phương pháp đo đếm. Kết quả lập Biên bản kiểm kê tồn kho nguyên vật liệu (Biểu 2.12). Các trường hợp thiếu hụt hoặc hư hỏng được phản ánh qua TK 138 để chờ xử lý, tuy nhiên số liệu kiểm kê thực tế tại công ty cơ bản khớp đúng với sổ sách kế toán.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH An Thái Dương

Tác giả đánh giá tổng quát sau gần 14 năm hoạt động, công ty đã xây dựng được bộ máy quản lý và kế toán hoạt động tương đối nề nếp. Tuy nhiên, vẫn còn những tồn tại nhất định cần khắc phục:

  • Các tồn tại chính được chỉ ra:

    • Định kỳ chuyển giao chứng từ từ kho lên phòng kế toán (5–10 ngày) còn dài, ảnh hưởng đến tính kịp thời của việc ghi chép và kiểm soát.
    • Hệ thống báo cáo quản trị chuyên sâu về tình hình dự trữ và phân tích hiệu quả sử dụng NVL chưa được thiết lập đồng bộ.
    • Công tác hạch toán chi tiết và tổng hợp cần tối ưu hóa các thao tác đối chiếu số liệu.

  • Các nhóm giải pháp và kiến nghị hoàn thiện:

    1. Về công tác quản lý NVL: Hoàn thiện việc cập nhật định mức tiêu hao sát với biến động công nghệ sản xuất kính.
    2. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ: Rút ngắn chu kỳ bàn giao chứng từ nhập/xuất kho; áp dụng phiếu giao nhận chứng từ và phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ.
    3. Về kế toán chi tiết NVL: Chuẩn hóa quy trình đối chiếu giữa thẻ kho và sổ chi tiết trên phần mềm.
    4. Về kế toán tổng hợp NVL: Tăng cường kiểm soát các tài khoản trung gian và đối ứng chi phí.
    5. Về hệ thống báo cáo: Thiết lập thêm Bảng đánh giá công tác dự trữ nguyên vật liệu và Bảng đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu phục vụ điều hành quản trị.
    6. Điều kiện thực hiện giải pháp: Nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân viên kế toán - thủ kho, nâng cấp phần mềm kế toán và tăng cường sự phối hợp liên phòng ban.

Kết quả và đóng góp

  • Hệ thống hóa toàn diện thực trạng kế toán: Khóa luận đã mô tả chi tiết toàn bộ quy trình kế toán NVL tại doanh nghiệp sản xuất kính, từ khâu lập định mức, kiểm nghiệm, nhập - xuất kho, ghi thẻ kho, vào sổ chi tiết, sổ Nhật ký chung đến Sổ Cái.
  • Trích xuất số liệu thực tế minh họa: Khóa luận cung cấp các mẫu biểu hạch toán thực tế với số liệu giao dịch cụ thể (Hóa đơn 001452 trị giá hơn 9,78 tỷ đồng; Phiếu xuất kho 58 trị giá hơn 7,77 tỷ đồng; Biên bản kiểm kê ngày 31/12/2014).
  • Đề xuất giải pháp có tính ứng dụng: Các kiến nghị tập trung đúng vào các khâu còn hạn chế (luân chuyển chứng từ, bổ sung báo cáo quản trị dự trữ, hoàn thiện định mức), giúp nâng cao hiệu quả quản lý chi phí tại Công ty TNHH An Thái Dương.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi khảo sát số liệu tập trung vào giai đoạn năm 2014 – 2015 tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty TNHH An Thái Dương); các phân tích chủ yếu tiếp cận theo kế toán tài chính, chưa mở rộng sâu sang các mô hình quản trị chuỗi cung ứng vật tư hiện đại.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Nghiên cứu mở rộng việc tích hợp hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) trong quản trị và kế toán nguyên vật liệu; nghiên cứu kế toán chi phí NVL theo mô hình chi phí mục tiêu (Target Costing) trong các doanh nghiệp ngành sản xuất kính.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng thụ hưởng: Tài liệu hữu ích cho sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán, Kế toán doanh nghiệp tại các trường đại học khối kinh tế đang thực hiện chuyên đề tốt nghiệp hoặc khóa luận về phần hành kế toán nguyên vật liệu, hàng tồn kho.
  • Nội dung tham khảo nổi bật:
    • Quy trình luân chuyển chứng từ và mẫu sổ sách theo phương pháp thẻ song song kết hợp hình thức Nhật ký chung.
    • Cách thức xây dựng và kiểm soát bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu chính (kính tấm, màng phim PVB) trong doanh nghiệp sản xuất kính.
    • Phương pháp kiểm nghiệm chất lượng và xử lý kế toán các nghiệp vụ nhập khẩu, mua bán nội địa vật tư có giá trị lớn.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH An Thái Dương áp dụng phương pháp nào để tính giá nguyên vật liệu xuất kho?

Công ty áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh. Do đặc điểm vật liệu được quản lý theo từng lô hàng riêng biệt, khi xuất kho vật liệu của lô hàng nào thì kế toán áp đúng đơn giá thực tế nhập của chính lô hàng đó để tính giá trị xuất dùng cho phân xưởng sản xuất.

2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty được thực hiện theo phương pháp nào?

Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song. Tại kho, thủ kho ghi chép số lượng trên Thẻ kho (Mẫu S12-DN); tại phòng kế toán, kế toán viên nhập chứng từ vào phần mềm để lên Sổ chi tiết nguyên vật liệu (Mẫu S08-DN) theo dõi cả về số lượng và số tiền, sau đó lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vào cuối tháng để đối chiếu.

3. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu tại công ty bắt buộc phải qua khâu nào trước khi lập phiếu nhập kho?

Trước khi lập phiếu nhập kho, toàn bộ NVL mua về phải được kiểm tra thông qua Ban kiểm nghiệm (gồm đại diện phòng Kế hoạch - Kinh doanh, thủ kho và người giao hàng) để đánh giá quy cách, chất lượng, số lượng và lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 03-VT).

4. Công ty sử dụng hình thức sổ kế toán tổng hợp nào và các tài khoản hạch toán chính là gì?

Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung và phương pháp kê khai thường xuyên. Tài khoản tổng hợp chủ yếu gồm: TK 152 (chi tiết TK 1521, 1522, 1523, 1524), TK 331, TK 111, TK 112, TK 133, TK 621, TK 627, TK 641, TK 642 và TK 138.

Kết luận

Chuyên đề thực tập chuyên ngành của sinh viên Nguyễn Thị Bích Hằng đã phản ánh toàn diện thực trạng tổ chức quản lý và kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH An Thái Dương. Công trình đã làm rõ việc vận dụng phương pháp thẻ song song trong kế toán chi tiết, phương pháp kê khai thường xuyên và hình thức Nhật ký chung trong kế toán tổng hợp trên nền tảng số liệu thực tế năm 2014 – 2015. Các đề xuất hoàn thiện về luân chuyển chứng từ, định mức kỹ thuật và báo cáo quản trị dự trữ có giá trị thực tiễn đối với công tác hạch toán và kiểm soát chi phí tại doanh nghiệp sản xuất kính.