Tổng quan nghiên cứu

Hoạt động tiêu thụ hàng hóa và kiểm soát dòng tiền đóng vai trò sống còn đối với 100% doanh nghiệp thương mại trong nền kinh tế thị trường. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt và biến động giá cả vật liệu xây dựng phức tạp, việc quản trị tài chính đòi hỏi doanh nghiệp phải tối ưu hóa từ 10% đến 15% chi phí vận hành để đảm bảo biên lợi nhuận kỳ vọng. Doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh là ba chỉ tiêu then chốt phản ánh toàn diện sức khỏe tài chính, khả năng sinh lời và hiệu quả quản lý của tổ chức kinh tế.

Nghiên cứu tập trung giải quyết bài toán hoàn thiện công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thương mại Hà Phát – doanh nghiệp được thành lập ngày 10 tháng 8 năm 2008 theo Giấy phép kinh doanh số 0102012035, có mã số thuế là 0500565696. Trải qua gần 10 năm hoạt động tại thị trấn Tây Đằng, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội, công ty đã mở rộng mạng lưới phân phối vật liệu xây dựng sang thị xã Sơn Tây, tỉnh Phú Thọ, huyện Đan Phượng và nhiều địa phương lân cận tại khu vực phía Bắc.

Mục tiêu cụ thể của luận văn bao gồm: hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán tài chính và kế toán quản trị trong doanh nghiệp thương mại; khảo sát, đánh giá thực trạng quy trình hạch toán và lập báo cáo tài chính giai đoạn 2014-2016 tại đơn vị; từ đó xây dựng hệ thống giải pháp toàn diện nhằm nâng cao độ chính xác của thông tin kế toán lên trên 95%, giúp Ban Giám đốc đưa ra các quyết định kinh doanh tối ưu trong ngắn hạn và dài hạn.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng hệ thống lý luận nền tảng từ Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 14 về Doanh thu và thu nhập khác, Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 01 về Chuẩn mực chung, cùng Thông tư 200/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014. Hệ thống kế toán tài chính được xây dựng dựa trên 3 nhóm tài khoản chủ đạo: nhóm tài khoản doanh thu gồm Tài khoản 511 với 4 tài khoản cấp hai và Tài khoản 521 gồm 3 tài khoản cấp hai; nhóm tài khoản chi phí gồm Tài khoản 632, Tài khoản 641 với 7 tài khoản cấp hai, Tài khoản 642 với 8 tài khoản cấp hai; nhóm tài khoản tổng hợp kết quả kinh doanh qua Tài khoản 911.

Về góc độ kế toán quản trị, nghiên cứu triển khai mô hình phân tích mối quan hệ Chi phí - Khối lượng - Lợi nhuận (mô hình CVP) theo phương trình: Doanh thu bằng Biến phí cộng Định phí cộng Lợi nhuận. Khung lý thuyết còn tích hợp mô hình phân loại trung tâm trách nhiệm bao gồm Trung tâm chi phí và Trung tâm doanh thu, kết hợp phương pháp lập Báo cáo bộ phận theo số dư đảm phí nhằm đo lường chính xác hiệu quả từng ngành hàng.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp nguồn dữ liệu sơ cấp và thứ cấp để đảm bảo tính khách quan và khoa học. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phương pháp phỏng vấn sâu trực tiếp 4 nhân sự chủ chốt, bao gồm 1 Kế toán trưởng và 3 kế toán viên phụ trách phần hành doanh thu, kho vận, thanh toán tại văn phòng và hệ thống kho bãi của công ty. Phương pháp chọn mẫu mục đích được áp dụng nhằm tiếp cận toàn bộ đội ngũ chuyên môn có thẩm quyền xử lý số liệu kế toán tại đơn vị.

Dữ liệu thứ cấp được khai thác từ hệ thống chứng từ kế toán, sổ chi tiết, bảng tổng hợp tiền lương, bảng phân bổ khấu hao và Báo cáo tài chính liên tục trong 3 năm tài chính từ 2014 đến 2016 của công ty, kết hợp số liệu thống kê ngành vật liệu xây dựng từ Tổng cục Thống kê. Phương pháp phân tích định tính kết hợp định lượng, phương pháp so sánh, quy nạp và phân tích tỷ suất chi phí trên doanh thu thuần được lựa chọn nhằm bóc tách bản chất của dòng luân chuyển chứng từ và đo lường mức độ biến động chi phí. Toàn bộ quy trình thu thập và xử lý dữ liệu được thực hiện hoàn tất trong năm 2017.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thực trạng công tác kế toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thương mại Hà Phát bộc lộ những kết quả và hạn chế cụ thể như sau:

Thứ nhất, về hình thức ghi sổ và quy trình kế toán tài chính, 100% nghiệp vụ bán hàng, thu tiền và xuất kho đã được thực hiện trên hệ thống phần mềm kế toán máy vi tính theo hình thức Nhật ký chung. Tuy nhiên, thời điểm ghi nhận doanh thu và giá vốn hàng bán tại đơn vị thường bị chậm từ 2 đến 5 ngày so với thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, do kế toán phụ thuộc hoàn toàn vào thời điểm xuất hóa đơn giá trị gia tăng thay vì căn cứ vào biên bản giao nhận hàng thực tế tại công trình.

Thứ hai, về cơ cấu sản phẩm kinh doanh, doanh thu từ 2 nhóm mặt hàng chủ lực là sắt thép (chiếm khoảng 52% tổng doanh thu) và xi măng (chiếm khoảng 28% tổng doanh thu) chiếm đến 80% quy mô tiêu thụ. Tuy nhiên, biên lợi nhuận gộp của nhóm hàng này chỉ đạt mức 4% đến 6%, trong khi nhóm thiết bị vệ sinh và gạch men chỉ đóng góp khoảng 20% doanh thu nhưng đạt tỷ suất lợi nhuận gộp vượt trội từ 14% đến 18%.

Thứ ba, về kế toán quản trị, công ty đạt 0% tỷ lệ phân loại chi phí thành biến phí và định phí đối với các khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Đơn vị chưa từng lập dự toán tiêu thụ định kỳ, chưa xây dựng báo cáo phân tích điểm hòa vốn CVP và chưa triển khai hệ thống báo cáo bộ phận theo từng dòng sản phẩm hay khu vực thị trường.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ việc cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty còn tinh giản theo mô hình trực tuyến chức năng, ưu tiên đáp ứng nghĩa vụ thuế đối với cơ quan nhà nước hơn là phục vụ nhu cầu thông tin quản trị nội bộ. So sánh với kết quả nghiên cứu của Vũ Quốc Dương năm 2015 tại Công ty Cổ phần Thế giới số Trần Anh và Hoàng Thu Hương năm 2016 tại Công ty Cổ phần Công nghệ điều khiển và Tự động hóa, tình trạng ghi nhận doanh thu sai lệch thời điểm và thiếu vắng công cụ kế toán quản trị là điểm nghẽn phổ biến tại các doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ ở Việt Nam. Khác với mô hình logistics phức tạp trong nghiên cứu của Trương Thị Mai năm 2015 tại Công ty Liên doanh Nippon Express Việt Nam, đơn vị thương mại vật liệu xây dựng cần sự linh hoạt cao trong định giá bán và quản lý công nợ khách hàng.

Số liệu thực nghiệm cho thấy kết quả kinh doanh có thể được trực quan hóa hiệu quả thông qua biểu đồ tròn phản ánh cơ cấu doanh thu theo 3 nhóm sản phẩm và bảng đối chiếu số dư đảm phí giữa các thị trường tiêu thụ tại Ba Vì, Sơn Tây và Phú Thọ, giúp lãnh đạo nhận diện rõ dòng sản phẩm mang lại giá trị gia tăng cao nhất.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm hoàn thiện công tác kế toán và nâng cao hiệu quả kinh doanh tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thương mại Hà Phát, 4 nhóm giải pháp trọng tâm cần được thực hiện đồng bộ:

Thứ nhất, tái cơ cấu và chuẩn hóa mô hình tổ chức bộ máy kế toán. Ban Giám đốc cần phân định rõ chức năng kế toán tài chính và kế toán quản trị, bổ sung ít nhất 1 nhân sự chuyên trách kế toán quản trị trước quý 2 năm 2018 nhằm đảm bảo 100% chi phí và doanh thu được theo dõi chi tiết theo từng trung tâm trách nhiệm.

Thứ hai, chuẩn hóa quy trình luân chuyển chứng từ và ghi nhận doanh thu đúng chuẩn mực. Phòng Kế toán phải tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc ghi nhận doanh thu theo Chuẩn mực số 14 và Thông tư 200/2014/TT-BTC, rút ngắn thời gian xử lý hóa đơn và phiếu xuất kho xuống dưới 24 giờ kể từ thời điểm giao hàng, triệt tiêu hoàn toàn tình trạng lệch kỳ kế toán giữa doanh thu và giá vốn.

Thứ ba, thiết lập hệ thống dự toán chi phí và ứng dụng phân tích mối quan hệ Chi phí - Khối lượng - Lợi nhuận. Kế toán trưởng cần chủ trì việc phân tách 100% chi phí phát sinh tại Tài khoản 641 và Tài khoản 642 thành biến phí và định phí, định kỳ hàng tháng lập Báo cáo bộ phận theo số dư đảm phí cho 3 nhóm sản phẩm chính, đặt mục tiêu cắt giảm ít nhất 8% chi phí bán hàng gián tiếp trong vòng 6 tháng.

Thứ tư, nâng cấp phần mềm kế toán và xây dựng hệ thống thông tin phục vụ quyết định ngắn hạn. Doanh nghiệp cần cài đặt thêm mô-đun quản trị để tự động xuất các bảng đánh giá chấp nhận đơn hàng và bảng định giá bán sản phẩm linh hoạt, giúp Ban Giám đốc rút ngắn 30% thời gian phê duyệt hợp đồng cung ứng vật liệu quy mô lớn.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và giải pháp trong công trình nghiên cứu mang giá trị thực tiễn cao cho 4 nhóm đối tượng:

Thứ nhất, Ban Giám đốc và chủ doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ ngành vật liệu xây dựng. Công trình cung cấp phương pháp ứng dụng phân tích hòa vốn và quản trị số dư đảm phí để tái cấu trúc danh mục sản phẩm, từ đó gia tăng tỷ suất lợi nhuận ròng thêm từ 2% đến 5%.

Thứ tư, Kế toán trưởng và nhân viên kế toán tại các doanh nghiệp thương mại. Tài liệu cung cấp hệ thống mẫu biểu dự toán tiêu thụ, dự kiến lịch thu tiền, dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chuẩn hóa theo Thông tư 200/2014/TT-BTC để ứng dụng trực tiếp vào công việc hàng ngày.

Thứ ba, học viên cao học, sinh viên và giảng viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán. Luận văn là tài liệu tham khảo học thuật giá trị về phương pháp luận kết hợp hài hòa giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị trong một thực thể kinh doanh cụ thể.

Thứ tư, các chuyên gia tư vấn tái cấu trúc tài chính và kiểm toán viên. Công trình cung cấp case study thực tế về các lỗi sai phổ biến trong ghi nhận doanh thu, phân bổ giá vốn và luân chuyển chứng từ kế toán máy tại địa bàn kinh doanh cấp huyện và thị xã.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp thương mại vật liệu xây dựng cần tuân thủ những văn bản pháp lý nền tảng nào khi hạch toán doanh thu và chi phí?

Doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 14 về Doanh thu và thu nhập khác, Chuẩn mực Kế toán số 01 về Chuẩn mực chung, cùng Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp, áp dụng đầy đủ cho hệ thống tài khoản từ đầu 5 đến đầu 9.

Sự khác biệt lớn nhất giữa ghi nhận chi phí trong kế toán tài chính và kế toán quản trị là gì?

Kế toán tài chính chỉ ghi nhận các khoản chi phí thực tế đã phát sinh có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ để lập báo cáo tài chính theo luật định, trong khi kế toán quản trị bao gồm cả chi phí cơ hội, chi phí ước tính và phân loại chi phí thành định phí, biến phí để phục vụ việc ra quyết định kinh doanh.

Mô hình phân tích Chi phí - Khối lượng - Lợi nhuận đem lại lợi ích gì cho Công ty Hà Phát?

Mô hình CVP giúp xác định chính xác sản lượng và doanh thu hòa vốn cho từng nhóm mặt hàng như sắt thép, xi măng, gạch men. Từ đó, doanh nghiệp chủ động xác định mức giảm giá tối đa cho các đơn hàng lớn mà vẫn đảm bảo bù đắp đủ định phí và có lãi.

Tại sao doanh nghiệp phải mở sổ kế toán chi tiết cho từng nhóm sản phẩm riêng biệt?

Việc mở sổ chi tiết cho 3 nhóm mặt hàng chính giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ giá vốn, tỷ suất lợi nhuận gộp của từng loại thép, xi măng và thiết bị vệ sinh, ngăn ngừa tình trạng thất thoát kho bãi và nhận diện chính xác mặt hàng mũi nhọn cần tập trung vốn lưu động.

Doanh nghiệp ghi nhận doanh thu tại thời điểm xuất hóa đơn hay thời điểm giao hàng?

Doanh thu bắt buộc phải được ghi nhận tại thời điểm chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng theo nguyên tắc dồn tích của VAS 14, không phụ thuộc vào thời điểm lập hóa đơn giá trị gia tăng hay thời điểm thực tế thu được tiền.

Kết luận

Nghiên cứu về kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thương mại Hà Phát đã hoàn thành các mục tiêu khoa học đề ra qua 5 đóng góp trọng tâm:

  • Hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh trên cả hai giác độ kế toán tài chính và kế toán quản trị theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
  • Phân tích và đánh giá sâu sắc thực trạng hạch toán kế toán tại một doanh nghiệp thương mại phân phối vật liệu xây dựng với quy mô 3 nhóm ngành hàng chính.
  • Chỉ rõ các điểm nghẽn về việc chậm ghi nhận thời điểm doanh thu từ 2 đến 5 ngày và sự thiếu vắng hoàn toàn hệ thống báo cáo phân tích biến phí, định phí.
  • Đề xuất 4 nhóm giải pháp có tính ứng dụng cao, bao gồm kiện toàn bộ máy nhân sự, chuẩn hóa quy trình luân chuyển chứng từ dưới 24 giờ và ứng dụng mô hình phân tích hòa vốn CVP.
  • Cung cấp hệ thống mẫu biểu dự toán kinh doanh và báo cáo bộ phận hoàn chỉnh, giúp nâng cao năng lực cạnh tranh và hiệu quả sinh lời cho tổ chức.

Kế hoạch triển khai các giải pháp được khuyến nghị thực hiện theo lộ trình từ 6 đến 12 tháng, bắt đầu từ việc hoàn thiện tổ chức dữ liệu kế toán đến tích hợp hệ thống phần mềm quản trị thông minh. Các nhà quản lý doanh nghiệp thương mại cần chủ động chuyển đổi mô hình kế toán truyền thống sang mô hình kế toán quản trị chiến lược ngay hôm nay nhằm nâng cao hiệu quả quản lý chi phí và tối đa hóa lợi nhuận bền vững.