CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ NHẬT GIANG 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Nhật Giang. Danh mục hàng bán của Công ty Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Nhật Giang là Công ty thương mại thuần túy, hoạt động kinh doanh hàng hóa là hoạt động chủ yếu mang lại nguồn thu cho Công ty. Các mặt hàng của Công ty gồm: Thiết bị công nghệ thông tin: máy chủ, máy tính cá nhân, các linh kiện máy tính như loa, chip, ram, USB, HDD, FDD, Mouse, Keyboard, máy in, thiết bị mạng, lắp đặt Camera …….
Sửa chữa máy tính Laptop, PC,… Máy tính laptop, PC, máy cây đồng bộ,. Đây đều là những mặt hàng có tính công nghệ, kỹ thuật cao, cấu tạo phức tạp và tinh vi. Hàng hóa được Công ty kiểm tra về mặt chất lượng vật chất và công nghệ trước khi nhập vào cũng như khi xuất bán và theo dõi tồn kho để đảm bảo yêu cầu kỹ thuật và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng về chất lượng sản phẩm. Hàng hóa của Công ty chủ yếu mua về được nhập kho trước khi xuất bán nên yêu cầu về công tác bảo quản, lưu trữ hàng hóa tại kho của Công ty được hết sức chú trọng.
Việc quản lý hàng hóa tại các kho của Công ty được thực hiện trên máy vi tính thông qua phần mềm kế toán MISA. Hàng hóa của Công ty rất phong phú và đa dạng vì vậy việc mã hóa các hàng hóa được sử dụng theo phương pháp mã hóa tùy theo loại hàng hóa và hãng hàng hóa mà Công ty mã hóa để tiện cho việc kiểm tra. SVTH: Nguyễn Thị Thanh 3 Lớp: KT06 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán & Kiểm toán Biểu 1.1: Danh mục một số hàng hóa, vật tư TT Mã HH Tên HH ĐVT IBM system X 1 4190-64A Chiếc 2 4348- 42X IBM system X 3100 Chiếc 3 NY749AA HP-compaq presario Chiếc 4 NY747AA HP pavilion P6217L-E7600 Chiếc 5 742G32Mn-077 Acer Aspire As4736 Chiếc 6 332G32Mn-002 Acer Aspire As5740 Chiếc 7 CanonLBP5050 Canon LBP5050 Chiếc 8 Canon BP3370 Canon LBP3370 Chiếc 9 HP laserJet 1022N HP LaserJet 1022N Chiếc SamSung Laser 10 1640 Chiếc Printer 1640 … ( Nguồn: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Nhật Giang ) 1. Thị trường của Công ty.
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Nhật Giang hoạt dộng chủ yếu ở trong nước bao gồm các tỉnh phía bắc.Đặc biệt là các tỉnh thành như , Tuyên Quang , Lào Cai,Phú Thọ…… Các khách hàng của công ty gồm : Công ty TNHH Công Nghiệp Xanh, công ty cổ phần công nghệ ATO……vv 1. Phương thức bán hàng của Công ty Các phương thức bán hàng của Công ty Thị trường thiết bị công nghệ hiện nay đang được coi là một thị trường đầy tiềm năng và đang trong giai đoạn phát triển. Để tồn tại và có vị thế vững chắc trên thị trường này, với vai trò một doanh nghiệp thương mại, đa dạng về hàng hóa, đa dạng về khách hàng, đòi hỏi Công ty phải đảm bảo tốt chất SVTH: Nguyễn Thị Thanh 4 Lớp: KT06 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán & Kiểm toán lượng sản phẩm, có nhiều phương thức bán hàng phù hợp với từng đối tượng khách hàng và điều kiện thị trường. Hiện tại Công ty đang tiến hành tiêu thụ hàng hóa dưới hai hình thức chủ yếu là bán buôn và bán lẻ cho khách hàng.
Ngoài ra Công ty cũng đã và đang áp dụng một số phương thức bán hàng khác như : bán hàng online, trên trang mạng xã hội lớn lớn, bán lẻ cho khách hàng tại trụ sở giao dịch. Phương thức bán buôn Bán buôn là hình thức bán hàng cho người kinh doanh trung gian chứ không phải bán thẳng cho người tiêu dùng. Đối tượng mua hàng của hình thức này không phải là các cá nhân nhỏ lẻ mà là các Công ty, công trình dự án với khối lượng hàng hóa lớn. Với hình thức này, việc thực hiện tiêu thụ hàng hóa thông qua đơn đặt hàng hoặc thông qua việc ký kết hợp đồng kinh tế để tạo cơ sở vững chắc về pháp luật trong quá trình kinh doanh.
Phương thức bán buôn của Công ty được thực hiện dưới hai hình thức là bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng. Trong đó hình thức chủ yếu mà Công ty áp dụng là bán buôn qua kho. Thủ kho sau khi kiểm tra phiếu xuất kho, kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa xuất kho mới giao cho bộ phận giao vận. Bên cạnh đó, Công ty còn sử dụng phương thức bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng: phương thức này được Công ty áp dụng chủ yếu dưới hình thức giao hàng trực tiếp.
Căn cứ vào nhu cầu và điều kiện thực tế, Công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp và thỏa thuận địa điểm giao hàng. Phương thức bán lẻ Bán lẻ hàng hóa là việc bán thẳng cho người tiêu dùng. Khách hàng chủ yếu của phương thức này là khách lẻ và khối các Công ty, tổ chức, cơ quan có nhu cầu thay thế, sửa chữa hệ thống máy tính, thiết bị máy tính, hệ thống mạng thông tin của cơ quan mình. Các phương thức thanh toán tại Công ty Đối với bộ phận bán lẻ SVTH: Nguyễn Thị Thanh 5 Lớp: KT06 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán & Kiểm toán Mua hàng trực tiếp tại cơ sở Đặt cọc tối thiểu 35 % khi mua linh kiện ( trước khi giao hàng ) Đặt cọc tối thiểu 15% khi mua bộ máy ( trước khi giao hàng ) Thanh toán hết số còn lại sau khi giao hàng, lắp đặt.
Mua hàng gián tiếp qua điện thoại, qua mạng Xác định rõ đối tượng khách hàng (đơn vị, tên, số điện thoại cố định…) Thanh toán 100% sau khi giao hàng, lắp đặt. Đối với bộ phận bán buôn Tất các các khách hàng được mở tín dụng phải được thông qua trưởng bộ phận và ban giám đốc, mức tín dụng sẽ được căn cứ vào thanh toán nhanh hay chậm và doanh số của khách hàng. Khách hàng sẽ phải thanh toán sau 15 ngày kể từ ngày giao hàng. Đối với các đơn đặt hàng đặc biệt, có giá trị lớn phải có hợp đồng kinh tế do giám đốc ký hoặc người được ủy quyền ký.
Để tạo điều kiện thuận lợi cho các đại lý và có thể sử dụng được nguồn vốn linh hoạt hơn, Công ty đã chủ động tạo ra các phương thức thanh toán rất mềm dẻo. Công ty có thể giảm giá hoặc chiết khấu cho các đại lý vào từng lô hàng hoặc sau từng lần thanh toán cụ thể là: Công ty thực hiện giảm giá đối với khách hàng mua với số lượng lớn. Chiết khấu trên từng lô hàng với hình thức thanh toán ngay sau khi giao hàng. Trong từng chu kỳ kinh doanh, sau khi xem xét toàn bộ doanh số của các đại lý mua trong kỳ, đại lý nào có doanh số cao nhất thì Công ty có thể giảm giá từ 0,5 đến 1% trên tổng doanh số bán cả năm cho khách hàng đó.
Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty Trong hoạt động kinh doanh thương mại, khối lượng hàng hóa cho luân chuyển chủ yếu là mua ngoài. Có thể coi mua hàng là khâu đầu tiên trong chu SVTH: Nguyễn Thị Thanh 6 Lớp: KT06 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán & Kiểm toán trình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, cho nên việc mua hàng hóa được tổ chức và thực hiện tốt hay không sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc tiêu thụ, đến kết quả tiêu thụ hàng hóa cũng như kết quả kinh doanh của cả Công ty. Do đó, yêu cầu đặt ra cho công tác thu mua hàng hóa là phải tìm được nguồn cung cấp hàng hóa đảm bảo yếu tố lâu dài, ổn định, chất lượng tốt, giá cả hợp lý, vận chuyển an toàn với mức chi phí thấp nhất. Hàng hóa Công ty mua vào có thể nhập từ trong nước hoặc nhập khẩu từ nước ngoài.
Dựa vào hóa đơn mua hàng (đối với hàng hóa nhập mua trong nước) hoặc tờ khai hàng hóa nhập khẩu (đối với hàng hóa nhập khẩu từ nước ngoài), biên bản kiểm nhận hàng hóa sau khi phòng kỹ thuật kiểm tra chất lượng hàng hóa, thủ kho cho nhập hàng hóa vào kho và viết phiếu nhập kho. Sau đây là mẫu Hóa đơn GTGT mua hàng hóa trong nước ( liên 2) và mẫu phiếu nhập kho. SVTH: Nguyễn Thị Thanh 7 Lớp: KT06 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán & Kiểm toán Biểu 1.2: Hóa đơn GTGT HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: TT/15P Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 01 tháng 6 năm 2016 Đơn vị bán hàng : Công ty cổ phần công nghệ ATO Địa chỉ : Tầng 3, số 19 ngõ 68 Quan Nhân, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội SĐT : 043.2057 Họ và tên người mua: Phạm Bá Tùng Tên đơn vị : Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Nhật giang Địa chỉ : Số nhà 111,Đường Hai Bà Trưng,Phường Phúc Thắng,Thị xã Phúc Yên,Tỉnh Vĩnh Phúc. Hình thức thanh toán: TM/CK MST: 0200256109 STT Tên hàng hóa, dịch Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền vụ A B C 1 2 3=1x2 1 Máy tính xách tay Chiếc 20 5.000 Dell 3558 Cộng tiền hàng: 112.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 11.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 123.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm hai ba triệu, hai trăm nghìn đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,đóng dấu, ghi rõ họ tên) SVTH: Nguyễn Thị Thanh 8 Lớp: KT06 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán & Kiểm toán ( nguồn: Công ty cổ phần tnhh thương mại và dịch vụ Nhật GIang ) Biểu 1.3: Phiếu nhập kho CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ NHẬT GIANG Địa chỉ: Số nhà 111,Đường Hai Bà Trưng,Phường Phúc Thắng,Thị xã Phúc Yên,Tỉnh Vĩnh Phúc. PHIẾU NHẬP KHO Ngày 01 tháng 6 năm 2016 Số: 89 Đơn vị bán hàng : Công ty cổ phần công nghệ ATO Địa chỉ :Tầng 3, số 19 ngõ 68 Quan Nhân, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội Nội dung : Nhập mua máy tính xách tay Dell 3558 STT Tên vật tư đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Máy tính xách Chiếc 20 5.000 tay Dell 3558 Tổng cộng tiền hàng: 112.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm mười hai triệu đồng.