CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.2 Sự cần thiết phải tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp 1.1 Khái niệm về bán hàng và kết quả bán hàng Người ta đã biết bán hàng (hay còn gọi là tiêu thụ) là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ, lao vụ. cho khách hàng, doanh nghiệp thu được tiền hoặc được quyền thu tiền. Số tiền mà doanh nghiệp thu được hoặc được khách hàng chấp nhận thanh toán gọi là doanh thu bán hàng. Nói cách khác, doanh thu bán hàng là tổng giá trị sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã thực hiện được trong kỳ.
Hiện nay, sự cạnh tranh về hàng hoá sản phẩm. trên thị trường đang diễn ra một cách gay gắt, quyết liệt. Để đẩy mạnh cho hàng sản xuất ra, thu hồi nhanh chóng tiền hàng, doanh nghiệp cần có chế độ khuyến khích đối với khách hàng, có các biện pháp phù hợp kích thích lượng hàng bán ra. Cụ thể là: Nếu hàng hoá của doanh nghiệp kém phẩm chất thì khách hàng có quyền yêu cầu doanh nghiệp giảm giá bán, bớt giá bán.
Các khoản như vậy buộc doanh nghiệp phải sẵn sàng chấp nhận nếu muốn có mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Theo quan điểm của kinh tế chính trị: Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa gắn với phần lớn lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất – kinh doanh, đây là quá Sinh viên: Nguyễn Thị Liên Lớp: LC 18/21.13 2 Luận văn tốt nghiệp Học Viện Tài Chính trình chuyển hóa vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hóa sang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán. Theo quan điểm hiện đại: Tiêu thụ sản phẩm là quá trình bán sản phẩm trên thị trường, giúp doanh nghiệp thu hồi vốn và tiếp tục quá trình sản xuất – kinh doanh tiếp theo.
Quá trình bán hàng ở các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thương mại nói riêng có những đặc điểm chính sau đây: - Có sự trao đổi thỏa thuận giữa người mua và người bán, người bán đồng ý bán và người mua đồng ý mua, họ trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. - Có sự thay đổi quyền sở hữu về hàng hóa: Người bán mất quyền sở hữu hàng hóa đã bán, người mua có quyền sở hữu hàng hóa đã mua. Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa, các doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng một khối lượng hàng hóa và nhận lại của khách hàng một khoản gọi là doanh thu bán hàng. Số doanh thu này là cơ sở để doanh nghiệp xác định kết quả kinh doanh của mình.
Xác định kết quả bán hàng là việc so sánh giữa chi phí kinh doanh đã bỏ ra và doanh thu kinh doanh đã thu về trong kỳ. Nếu doanh thu lớn hơn chi phí bán hàng thì kết quả bán hàng là lãi và ngược lại, nếu doanh thu nhỏ hơn chi phí thì kết quả là lỗ. Việc xác định kết quả bán hàng thường được tiến hành vào cuối kỳ kinh doanh thường là cuối tháng, cuối quý hay cuối năm là tùy thuộc vào từng đặc điểmkinh doanh và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp.2 Mối quan hệ về bán hàng và xác định kết quả bán hàng Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp còn xác định kết quả bán hàng là căn cứ quan trọng để đơn vị quyết định có tiêu thụ hàng hóa nữa hay không. Do đó, có thể nói giữa bán hàng và xác định kết quả bán hàng có mối liên hệ mật thiết.
Kết quả bán hàng là mục Sinh viên: Nguyễn Thị Liên Lớp: LC 18/21.13 3 Luận văn tốt nghiệp Học Viện Tài Chính đích cuối cùng của doanh nghiệp còn bán hàng lại là phương tiện để đạt được mục đích đó. Đặc điểm, yêu cầu quản lý quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng Xác định kết quả bán hàng là việc so sánh giữa doanh thu bán hàng thuần với giá vốn hàng bán, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng. Việc xác định kết quả bán hàng thường được tiến hành vào cuối kỳ sản xuất kinh doanh, thường là cuối tháng, cuối quý, cuối năm tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. Đặc điểm, yêu cầu quản lý quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng gồm: - Phải theo dõi số lượng chất lượng, giá vốn của sản phẩm hàng hoá tiêu thụ.
- Phải theo dõi quá trình bán hàng theo từng phương thức bán hàng,theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng, theo dõi doanh thu bán hàng cụ thể theo từng loại doanh thu (DT bán hàng, DT bán hàng nội bộ…) - Phải theo dõi được các chi phí liên quan đến quá trình bán hàng: Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Quản lý quá trình bán hàng, kết quả bán hàng là cần thiết. Thông qua kết quả bán hàng, kế toán tiến hành xem xét đánh giá để cung cấp cho các nhà quản trị các thông tin từ đó đưa ra kéet quả kinh doanh phù hợp.4 Vai trò, nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Kế toán bán hàng - xác định kết quả bán hàng có vai trò, nhiệm vụ chủ yếu như sau: - Ghi chép đầy đủ kịp thời doanh thu hàng bán ra trên thị trường và cả doanh thu hàng bán nội bộ trong doanh nghiệp, tính toán đúng đắn trị giá vốn hàng bán. chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các khoản chi phí khác nhằm xác định đúng đắn kết quả bán hàng Sinh viên: Nguyễn Thị Liên Lớp: LC 18/21.13 4 Luận văn tốt nghiệp Học Viện Tài Chính - Xác định kết quả bán hàng một cách chính xác theo đúng chính sách chế độ của nhà nước ban hành.
- Cung cấp các thông tin chính xác, trung thực đầy đủ, kịp thời về doanh thu bán hàng, xác định kết quả bán hàng phục vụ cho các báo cáo kế toán liên quan. Để làm tốt các nhiệm vụ kể trên, kế toán doanh thu bán hàng, xác định kết quả bán hàng phải thực hiện tốt một số nội dung sau: - Xác định đúng đắn thời điểm xác định doanh thu bán hàng.- Tổ chức hệ thống chứng từ ghi chép ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý. - Xác định, tập hợp, phân bổ, kết chuyển chính xác các chi phí thời kỳ ( chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp ) hạch toán để tiến hành xác định kết quả bán hàng. - Phản ánh đúng trị giá vốn hàng bán theo đúng phương pháp, nguyên tắc đã qui định.
Sinh viên: Nguyễn Thị Liên Lớp: LC 18/21.13 5 Luận văn tốt nghiệp Học Viện Tài Chính 1. Quy trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng Sơ đồ 1.1: Xác định kết quả hoạt động bán hàng NVL, hàng Nhà cung hóa nhập kho cấp để SX, để bán Mua NVL Xác định số Doanh thu Mua hàng hóa lượng đã bán theo giá vốn Tính toán chi phí Lợi nhuận Mối quan hệ trao đổi giữa doanh nghiệp với người mua là quan hệ "thuận mua vừa bán", doanh nghiệp với tư cách là người bán phải chuyển giao sản phẩm cho người mua theo đúng các điều khoản quy định trong hợp đồng kinh tế đã ký giữa hai bên. Quá trình bán hàng được coi là kết thúc khi đã hoàn tất việc giao hàng và bên mua đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán cho số sản phẩm hàng hóa đó. Khi quá trình bán hàng chấm dứt doanh nghiệp sẽ có một khoản tiền gọi là doanh thu về tiêu thụ sản phẩm, vật tư, hàng hóa¸ hay còn gọi là doanh thu bán hàng.
Thời điểm xác định doanh thu là thời điểm mà doanh nghiệp thực sự mất quyền sở hữu hàng hóa đó, người mua thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Khi đó mới xác định là tiêu thụ, mới được ghi nhận là doanh thu của công ty. Cuối mỗi kỳ kế toán, doanh nghiệp xác định doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, từ đó tính được doanh thu thuần, sau khi xác định giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, sẽ xác định được lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh trong kỳ hạch toán. Sinh viên: Nguyễn Thị Liên Lớp: LC 18/21.13 6 Luận văn tốt nghiệp Học Viện Tài Chính 1.6 Các phương thức bán hàng 1.1 Phương thức bán hàng trực tiếp Theo phương thức này, khi doanh nghiệp giao hàng hóa, thành phẩm hoặc lao vụ dịch vụ cho khách hàng, đồng thời được khách hàng thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán đảm bảo các điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng.
Các phương thức bán hàng trực tiếp bao gồm:Bán hàng thu tiền ngay; Bán hàng được người mua chấp nhận thanh toán ngay (không có lãi trả chậm); Bán hàng đổi hàng… 1. Phương thức chuyển hàng chờ chấp nhận Theo phương thức này, định kỳ doanh nghiệp sẽ gửi hàng cho khách hàng theo những thỏa thuận trong hợp đồng. Khách hàng có thể là các đơn vị nhận bán hàng đại lí hoặc là khách hàng mua thường xuyên theo hợp đồng kinh tế. Khi ta xuất kho hàng hóa – thành phẩm giao cho khách hàng thì số hàng hóa – thành phẩm đó vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, bởi vì chưa thỏa mãn đồng thời 5 điều kiện ghi nhận doanh thu theo VAS 14.
Khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì mới được phép ghi nhận doanh thu do doanh nghiệp đã chuyển các lợi ích gắn với quyền sở hữu hàng hóa – thành phẩm cho khách hàng. Phương thức bán hàng qua đại lý, ký gửi Bán hàng đại lý, là phương thức mà bên chủ hàng xuất hàng giao cho bên nhận đại lý, bên đại lý sẽ được hưởng thù lao đại lý dưới hình thức hoa hồng hoặc chênh lệch giá. Doanh thu hàng bán được hạch toán khi đại lý trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Phương thức bán hàng trả chậm ,trả góp Theo phương thức này, khi giao hàng cho người mua thì số hàng đó được coi là tiêu thụ và doanh nghiệp không còn quyền sở hữu số hàng đó.
Sinh viên: Nguyễn Thị Liên Lớp: LC 18/21.13 7 Luận văn tốt nghiệp Học Viện Tài Chính Người mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua. Số tiền người mua chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo phải chịu một tỷ lệ lãi nhất định.