Mở đầu Theo một triết gia nổi tiếng người Ireland, có ba tuýp người: tuýp người tạo ra sự kiện, người để sự kiện xảy ra và tuýp người chỉ hỏi “Chuyện gì xảy ra vậy?” Kiểu phản ứng đơn giản, thụ động này cũng có thể áp dụng chính xác cho các nhà quản lý dự án. Có những người đảm bảo rằng phải quản lý các vấn đề và rủi ro, có những người chỉ phản ứng lại khi sự việc xảy ra và sẽ nói: “Có chuyện gì với dự án của tôi thế?” Trong vài trường hợp, những người không biết quản lý vấn đề và rủi ro vẫn rất bình thản bởi họ không biết rằng mình đã gây ra phần lớn thảm họa đó. Việc này rất giống trường hợp một tài xế tồi vô tình gây ra tắc nghẽn rồi tỏ ra ngạc nhiên vô tội khi thấy chiến địa trải dài qua gương chiếu hậu. Ngay cả một người quản lý tài giỏi nhất cũng hiếm khi làm chính xác như kế hoạch.
Chắc chắn là những sự kiện sẽ xảy ra và rất có thể sẽ làm chệch hướng dự án của bạn, trừ khi những sự kiện đó được giải quyết nhanh chóng. Quản lý các vấn đề và rủi ro chính là một công cụ then chốt trong việc dự tính cũng như giải quyết những việc này. Những sai lầm một người quản lý dự án không nên mắc phải Những lỗi hệ thống trong một thể chế tài chính lớn có thể gây ra sự đình trệ và tổn thất nghiêm trọng về doanh thu. Rồi tiếp theo trong quá trình truy lùng thủ phạm, quản lý dự án – người đã tuyển dụng kẻ phạm tội lại khoác lác rằng: “Tôi đã nghi ngờ anh ta ngay từ hôm phỏng vấn rồi.
Tôi hỏi anh ta có nhược điểm gì và anh ta thừa nhận rằng mình đôi khi rất bất cẩn”. Một vài người rất thích thú với việc cho người khác biết rằng chính họ đã biết chuyện gì sẽ xảy ra nhưng lại ngồi ung dung thờ ơ trước những hậu quả đã xảy ra bởi chính sự thụ động của mình. Quản lý các vấn đề và rủi ro Thật ngạc nhiên là có rất nhiều người trong nhóm dự án rất khó phân biệt “rủi ro” với “vấn đề”. Trong phạm vi của một dự án: • Rủi ro là một sự kiện có thể sẽ xảy ra, và nếu xảy ra nó sẽ đe dọa đến khả năng hoàn thành dự án; • Vấn đề là một tình huống không được giải quyết và nó cũng sẽ có tác động tương tự.
Định nghĩa Rủi ro là điều tồi tệ có thể sẽ xảy ra; vấn đề là điều tồi tệ đang xảy ra. Quản lý vấn đề và rủi ro là phương pháp dự tính và giải quyết những sự kiện có thể gây ra những chệch hướng nghiêm trọng so với kế hoạch của dự án. Ở một mức độ khác, quản lý vấn đề và rủi ro giúp bạn chỉ ra chính xác từng khiếm khuyết trong kế hoạch của bạn và cho bạn một cái nhìn thấu đáo về tình hình chung của dự án. Nhiều hơn cả quản lý Nói về tầm quan trọng của việc quản lý vấn đề và rủi ro, thật đáng thất vọng khi nhiều nhà quản lý dự án coi đây là một công việc hành chính buồn tẻ.
Một danh sách những sự kiện không chắc sẽ xảy ra cùng với những hậu quả nghiêm trọng đã được tạo ra ngay khi dự án bắt đầu. Bản danh sách hay còn gọi là nhật ký lập tức được sắp xếp ngăn nắp với hy vọng nếu mọi chuyện gặp trục trặc, cuốn nhật ký đó sẽ được lôi ra với tiếng kêu đắc thắng: “Tôi đã bảo rồi!” Như vậy là hoàn toàn không hiểu bản chất vấn đề. Một người quản lý dự án xuất sắc biết cách biến những vấn đề và rủi ro thành yếu tố được liên tục xem xét trong suốt quá trình thực hiện dự án. Những rủi ro và vấn đề chỉ là để nhồi nhét vào tài liệu dự án của bạn khi • Tên dự án không còn chính xác vì bản danh sách đã bị bỏ đi từ dự án trước rồi.
• Những rủi ro và vấn đề được cập nhật mới nhất từ ngày thứ hai của dự án. • Chuyện gì cũng trong rủi ro, ngay cả chuyện hết ngày rồi lại đến đêm. • Chúng được giữ bí mật với những thành viên còn lại của nhóm dự án. Tổng quan quy trình Có một quy trình được xây dựng khá tốt để đối phó với các vấn đề và rủi ro.
Quy trình này rất dễ hiểu, bao gồm ba bước: 1. Xác định những vấn đề và rủi ro chính có nguy cơ đe dọa đến thành công của dự án. Lên kế hoạch hành động. Đánh giá những việc cần làm để giải quyết vấn đề và rủi ro đó.
Kiểm tra và giám sát. Liên tục xem xét những vấn đề, rủi ro và điều chỉnh phương pháp tiếp cận của bạn khi cần. Bạn chính là người thay mặt cả đội chèo lái quy trình này, nhưng những người khác trong nhóm cũng phải được khuyến khích tham gia đánh giá những vấn đề và rủi ro tiềm tàng. Cả nhóm phải có nhiêm vụ theo đuổi những hành động mà họ đã nhất trí thông qua.
Quá trình quản lý những rủi ro là một quá trình lặp đi lặp lại. Sau khi đã xác định và đánh giá về những vấn đề và rủi ro, cần phải thiết lập cơ chế để có thể thường xuyên giám sát những vấn đề đó. Quá trình đó bao gồm cả việc cảnh giác với những rủi ro và vấn đề mới nảy sinh, đánh giá lại những vấn đề đã được kiểm soát. Phần còn lại của chương này sẽ được dành để khám phá sâu hơn từng bước của quá trình.
Bước 1: Xác định những vấn đề và rủi ro chính Bạn sẽ thường gặp những vấn đề và rủi ro được mô tả mơ hồ và gọi chung chung. Nhiều nhà quản lý dự án xem việc xác định những rủi ro như một phép thử cho trí tưởng tượng của họ. Những sự kiện không tưởng, hoàn toàn không kiểm soát nổi nào mà họ có thể nghĩ đến? Bí quyết Đừng tốn thời gian lo lắng về những thứ nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Hãy chú ý đến những rủi ro và vấn đề ảnh hưởng trực tiếp tới bạn.
Nhiều rủi ro và vấn đề quan trọng sẽ trở nên rõ ràng ngay lập tức – nhất là với những nhà quản lý dày dạn kinh nghiệm. Kinh nghiệm quản lý những dự án tương tự của bạn đặc biệt có giá trị, bởi nhiều rủi ro cũng như các vấn đề thường dễ lặp lại nhau. Khi cùng với nhóm thảo luận ra những vấn đề và rủi ro tiềm tàng, trong đầu bạn nên ý thức về ba câu hỏi cơ bản sau đây: 1. Nguy cơ nào đe dọa việc giao hàng đúng mục đích? Nó bao gồm những lo lắng về việc phải sử dụng kỹ thuật quá cao và phức tạp hay chưa đạt được những yêu cầu đặt ra.
Nguy cơ nào đe dọa việc thực hiện đúng những thỏa thuận về chi phí của dự án? Ở đây chúng tôi muốn nói về việc chi tiêu quá mức, còn việc tiêu dưới mức quy định thường không phổ biến. Nguy cơ nào đe dọa đến thời gian giao hàng? Một lần nữa, quá thời hạn là tình trạng phổ biến, các dự án hầu như không có thói quen kết thúc trước thời hạn. Bạn cũng có thể hưởng lợi từ những phương pháp mang tính hệ thống để tìm ra những rủi ro và vấn đề không hề dễ thấy. Khi đã đảm nhận được những rủi ro và vấn đề ngay trước mắt, chúng tôi khuyên bạn nên mở rộng và làm cho danh sách đó có hiệu lực bằng cách sử dụng ba kỹ năng sau.
Những kỹ năng xác định các vấn đề và rủi ro 1. Xem xét lại giả định. Xem xét xem mỗi giả định quan trọng củng cố sự an toàn cho kế hoạch của bạn ở mức nào. Rút ra những bài học.
Để ý xem những dự án khác (tương tự) xung quanh bạn gặp phải những vấn đề gì. Kiểm tra danh sách. Sử dụng danh sách về những thứ cần phải suy nghĩ cũng như những phương pháp gợi nhớ hữu ích khác. Xem xét lại giả định Bao giờ cũng vậy, sẽ có điều gì đó xảy ra và tạm thời làm chệch hướng dự án của bạn.
Khi xem xét lại vấn đề, có vẻ bạn dễ dàng nhìn thấy nó. Không may là những thứ có vẻ rõ ràng khi việc đã xảy ra rồi lại không hề dễ thấy vào thời điểm trước đó. Cách tuyệt vời để đoán trước được vấn đề đó là xem xét lại các giả định của dự án. Đây chính là cách đơn giản và khôn ngoan để xác định các rủi ro của một dự án, và để xác định một vài vấn đề khác nữa.
Để lập kế hoạch cho dự án, bạn luôn cần có một vài giả định. Những rủi ro và các vấn đề chính thường nảy sinh khi những giả định không phù hợp. Chúng có thể tồn tại dưới dạng những lập luận thực tiễn, nhưng hóa ra chỉ là những giả định không phù hợp. Định nghĩa Giả định của một dự án là cái gì đó chưa thật sự xảy ra.
Vì vậy, việc đầu tiên bạn cần làm là xem lại cẩn thận những căn cứ thực tiễn của dự án, kiểm tra xem chúng có thật sự vững chắc không. Sau đó tự hỏi chính mình về độ an toàn của mỗi giả định. Nếu câu trả lời tương tự như “không hẳn” thì hãy xếp nó vào danh sách những khả năng rủi ro. Bài học Hầu hết các dự án đều có những vấn đề và rủi ro.
Bạn có thể học hỏi từ sai lầm của người khác. Nếu không thì chắc hẳn bạn sẽ có những bài học của chính mình. Không mấy người muốn thừa nhận hay ghi chép lại những sai lầm của họ. Vì vậy thật may mắn nếu bạn có thể tìm được bất cứ báo cáo nào về những “bài học được rút ra”.
Trong mỗi sự kiện, nói chuyện với những quản lý khác và so sánh các tài liệu với họ là cách đơn giản nhất. Mọi người sẽ có xu hướng cởi mở hơn nếu cuộc gặp đó mang tính chất thân mật. Với mỗi bài học mà bạn gặp được, thử tự hỏi xem liệu có thể áp dụng nó vào dự án của mình hay không. Nếu có thể thì hãy đưa bài học đó vào danh sách.
Danh sách kiểm tra Khi bạn thấy mình đã có được một danh sách khởi đầu khá tốt, bạn có thể sử dụng danh sách kiểm tra để xác định các vấn đề và rủi ro phụ thêm. Danh sách kiểm tra bao gồm nhiều mục để bạn có thể cân nhắc. Ví dụ: Bạn có thể tìm thấy một danh sách kiểm tra được thiết kế theo kiểu dự án cụ thể của bạn.