Chương I : Giới thiệu phần mềm Microsoft Excel và ngôn ngữ lập trình VBA. Giới thiệu phần mềm Microsoft Excel 1. Bộ phần mềm Microsoft Office. Microsoft là một tập đoàn đa quốc gia của Hoa Kỳ đặt trụ sở chính tại Redmond, Washington; chuyên phát triển, sản xuất, kinh doanh bản quyền phần mềm và hỗ trợ trên diện rộng các sản phẩm và dịch vụ liên quan đến máy tính.
Công ty được sáng lập bởi Bill Gates và Paul Allen vào ngày 4 tháng 4 năm 1975. Chức năng chính Microsoft là thiết kế hệ điều hành cho máy tính, điện thoại di động và bộ phần mềm văn phòng. Các sản phẩm đại diện cho hai lĩnh vực này là hệ điều hành Micrisoft Windows và bộ phần mềm Microsoft Office. Microsoft Office là một bộ phần mềm văn phòng dành cho máy tính.
Office được giới thiệu lần đầu vào ngày 1 tháng 8 năm 1989, phiên bản đầu tiên của bộ Office bao gồm các phần mềm: Microsoft Word, Microsoft Excel và Microsoft Powerpoint. Phiên bản hiện tại là Office 365 dành cho Windows 8, được phát hành vào ngày 29 tháng 1 năm 2013 và Office 365 dành cho Mac OS X, phát hành vào ngày 29 tháng 1 năm 2013. Trong phiên bản mơi nhất, Microsoft Office bao gồm các tiện ích sau: 4 Microsoft Word: chương trình soạn thảo văn bản. Microsoft Excel: chương trình xử lý bảng tính.
Microsoft PowerPoint: chương trình trình diễn. Microsof Access: chương trình quản lý cở sở dữ liệu. Ngoài ra còn có: • Publisher : phần mềm thiết kế lịch, bìa sách, thiệp mời. 5 • InfoPath : chương trình ứng dụng phát triển XML.
• OneNote : chương trình ghi chép thông tin không định dạng và hỗ trợ làm việc nhóm với nhiều người sử dụng. • Outlook : chương trình quản lý liên lạc, ghi chú, email, … • Project : chương trình quản lí dự án. • Visio: chương trình vẽ sơ đồ thông minh. • Accounting : chương trình tính toán toàn diện.
• Communicator : chương trình kết nối liên lạc, chia sẻ thư mục và video giữa các người dùng với nhau. • Document Scanning : chương trình hỗ trọ quét các văn bản thông qua các máy quét. • Document Imaging : công cụ xử lý văn bản đã được quét vào máy tính. • Groove : chương trình chia sẻ dữ liệu để làm việc nhóm • Picture Manager : chương trình quản lý và duyệt ảnh số.
• Document Image Writer : chương trình máy in ảo. Các chương trình dành cho máy chủ: • SharePoint Server • Excel Services • InfoPath Forms Services • Communications Server • Forms Server • Groove Server • Project Server • Project Portfolio Server • PerformancePoint Server Tiện ích web • Microsoft Office Live • Office Web Apps • Microsoft Office Live Meeting • Microsoft Office Online • Microsoft Update 6 1. Phần mềm Microsoft Excel Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tính của hãng Microsoft dùng trong việc tổ chức, sắp xếp, trình bày, tính toán dữ liệu trong công việc hàng ngày dưới dạng số, chữ trong bảng gồm nhiều cột, hàng. Các thành phần của Excel.
Cửa sổ Excel bao gồm các thành phần: 7 • Title bar : Thanh tiêu đề, ở đó có tên của tài liệu đang soạn thảo. • Menu bar : Thực đơn chứa các mục từ File đến Help. • Standard Toolbar : Thanh công cụ chuẩn, chứa các biểu tượng của các lệnh thường dùng. • Formatting Toolbar : Chứa các biểu tượng của các lệnh định dạng.
• Formula Bar : Thanh công thức gồm các hộp tên ở bên trái, trong hộp ghi tọa độ ô hiện hành hay tên vùng, bên phải hiển thị nội dung dữ liệu chứa trong ô hiện hành. Khi đang nhập dữ liệu vào ô thì trên Formula Bar có thêm các nút : • fx (Function Wizard) : Chèn hàm vào công thức. • Status Bar : Thanh tình trạng nằm ở cuối cửa sổ Excel. Gồm vùng chỉ báo bên trái và vùng tình trạng bên phải.
Workbook: Trong Excel, 1 file tương ứng với 1 workbook. Khi ta tạo một file mới nghĩa là ta tạo một workbook mới. Trong một workbook mới được tạo sẽ có mặc định 3 worksheet với tên lần lượt là Sheet1, Sheet2, Sheet3. Một workbook có tối đa là 255 worksheet.
Có thể mở nhiều workbook cùng 1 lúc Worksheet: Worksheet là một bảng tính gồm có nhiều dòng (row) và nhiều cột (column), điểm giao nhau giữa dòng và cột được gọi là 1 ô (cell). Column (cột): Mỗi cột trong bảng tính được xác định dựa vào tiêu đề cột. Tiêu đề cột là chữ cái được đánh theo thứ tự A, B, C…. Sau 26 cột đầu tiên được đánh thứ tự từ A đến Z thì cột tiếp theo sẽ được đánh là AA, AB,…, AZ.
Mỗi worksheet có tối đa 256 cột. Row (dòng): Mỗi dòng trong bảng tính được xác định dựa vào tiêu đề dòng. Tiêu đề dòng là số được đánh theo thứ tự từ 1, 2, 3, …, 65536. Như vậy với 256 cột và 65536 dòng thì một worksheet có tối đa là 16,777,216 ô.
Mỗi một ô được xác định bằng cách dựa vào tiêu đề cột và tiêu đề dòng của ô đó gọi là địa chỉ ô. 8 Ô là nơi để nhập dữ liệu vào bảng tính. Tại một thời điểm chỉ có 1 ô đang ở trạng thái chờ nhập dữ liệu đó chính là ô được chọn, và ô được chọn này được nhận biết dựa vào đường viền đen, đậm bao quanh ô gọi là con trỏ ô. Các loại dữ liệu.
Dữ liệu trong một bảng tính phải là một trong các kiểu sau: - Kiểu chuỗi : Bao gồm các ký tự từ : A - Z, a - z, 0 - 9, khoảng trắng và một số ký hiệu khác. Nếu dữ liệu nhập vào có số và chữ lẫn lộn thì Excel hiểu ngầm là kiểu chuỗi. Khi nhập vào, dữ liệu kiểu chuỗi sẽ mặc nhiên được canh trái. Nếu một chuỗi cụ thể nào đó được dùng trong công thức thì phải đặt chúng trong cặp dấu ngoặc kép.
Ví dụ : “lớp 510CNT” - Kiểu số : Bao gồm các ký số từ 0 - 9, dấu ( ), $, %,. Khi được nhập vào hợp lệ, số sẽ mặc nhiên canh phải trong ô. Nếu chiều rộng cột không đủ để hiển thị hết con số thì Excel sẽ hiển thị số theo dạng khoa học (vd : 1.259E+08) hoặc hiển thị các dấu “#”, trong trường hợp này ta phải mở rộng cột cho đến khi số hiển thị đầy đủ. Khi nhập một dữ liệu kiểu số ta không cần phải nhập dấu phân cách hàng ngàn nhưng phải nhập dấu phân cách thập phân.
Ví dụ : ta chỉ cần nhập 37923.87 sau khi định dạng số sẽ tự động đổi thành 37,923.87 - Kiểu ngày, giờ : Thực chất là kiểu số chỉ số thứ tự từ ngày 01/01/1900 trở đi. Phải nhập ngày và giờ theo đúng dạng đã chọn trong Control Panel của Windows, còn cách hiển thị thì chọn trong menu Format - Cells - Number - Date. - Kiểu công thức : • Bắt đầu bằng dấu = hoặc @ hoặc + • Thành phần một công thức gồm các toán tử như +, -, *, /, ^,. các hằng số, các địa chỉ hay tên vùng, các toán tử so sánh như : <, <=, >, >=, < >, =.
- Kiểu Logic : Gồm các giá trị : TRUE, FALS 9 1. Hàm được xem như các công thức do Excel thiết kế sẵn nhằm thực hiện các yêu cầu tính toán chuyên biệt. Dạng tổng quát của hàm là =tên hàm(đối số 1, đối số 2, ., đối số n) • Tên hàm : phải dùng đúng theo tên của Excel đã đặt, không được viết tắt. • Đối số : có thể là chuỗi, địa chỉ ô, tên vùng, số, trị dạng luận lý và có thể là các hàm khác.
Đối số phải được nằm trong ngoặc đơn và phải được phân cách nhau bằng dấu phẩy. • Hàm phải được bắt đầu bằng dấu = • Trong hàm không được phép có khoảng trắng, tuy nhiên trong một chuỗi thì được nhưng lúc này chuỗi phải được nằm trong dấu nháy kép. • Có thể dùng một hàm để làm đối số cho hàm khác nhưng lúc này ta không gõ dấu “=” trước tên hàm đó. Cơ sở dữ liệu.
Cơ sở dữ liệu (database) của Excel là một bảng chứa dữ liệu bao gồm nhiều dòng và nhiều cột và được lập trực tiếp ngay trên bảng tính. Dòng đầu tiên của cơ sở dữ liệu chứa tên đại diện cho mỗi cột dữ liệu gọi là dòng tên vùng (Fieldname). Vùng (Field) là các cột trong bảng, mỗi cột chứa cùng một loại dữ liệu và cùng một thuộc tính như nhau. Tập hợp các mục tin trên cùng một dòng trong bảng mô tả một đối tượng nào đó gọi là mẫu tin (Record).
Các mẫu tin này nối đuôi nhau bắt đầu từ dòng số 2 trở đi trên cơ sở dữ liệu (Database). Ta nên xóa các dòng trắng hoặc các dòng không cần thiết (nếu có) trong cơ sở dữ liệu để dễ dàng xử lý về sau. 10 Ngoài các thành phần cơ bản trên, Excel cũng như các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office còn hỗ trợ thêm ngôn ngữ lập trình dành cho nhà phát triển (các lập trình viên): ngôn ngữ lập trình VBA. Giới thiệu ngôn ngữ lập trình VBA 2.
Tổng quát về ngôn ngữ lập trình VBA. VBA (viết tắt của từ Visual Basic for Applications) là ngôn ngữ lập trình được tích hợp trong bộ Microsoft Office. Nó đã được thay thế và mở rộng trên khả năng của ngôn ngữ macro, và có thể được sử dụng để điều khiển hầu hết tất cả khía cạnh của ứng dụng chủ. Nó là một ngôn ngữ lập trình hướng sự kiện và hướng đối tượng, cho phép xây dựng các hàm do người dùng tự định nghĩa và các tiến trình tự động.
Như tên gọi của mình, VBA khá gần gũi với Visual Basic, nhưng nó chỉ có thể chạy trong ứng dụng chủ chứ không phải một chương trình độc lập. 11 Lúc đầu Excel chỉ là một bảng tính thuần túy và ít chức năng. Nhờ có VBA mà sức mạnh của Excel được tăng lên đáng kể. Điều quan trọng là nó luôn luôn chạy ổn định và tương thích tuyệt đối với hệ điều hành Windows bởi vì chúng cùng là sản phẩm của Microsoft.
Khả năng của ngôn ngữ lập trình VBA. Chúng ta đều biết, excel là một phần mềm bảng tính vô cùng hữu dụng và mạnh mẽ. Nó được áp dụng trong nhiều ngành nghề, từ kỹ thuật cho đến tài chính, kế toán. Tiềm năng ứng dụng và sức mạnh của Excel khiến người sử dụng luôn kinh ngạc và nể phục.
Tuy nhiên, nhiều người cũng chỉ biết dùng những gì có sẵn trên excel. Đôi khi, có những công việc lặp đi lặp lại các thao tác giống nhau, và họ chỉ biết làm công việc này một cách thủ công là lặp lại các thao tác đó bằng tay.