Tổng quan về giáo trình

Giáo trình mô đun "Lập hồ sơ" (Mã mô đun: MĐ17) là tài liệu giảng dạy chuyên môn bắt buộc thuộc chương trình đào tạo nghề Văn thư Hành chính trình độ trung cấp, do Trường Cao đẳng Kinh tế – Kỹ thuật Bạc Liêu biên soạn và ban hành năm 2020 dưới sự chủ biên của tác giả Phạm Mạnh Cường. Mô đun có tổng thời lượng đào tạo 45 giờ, bao gồm 15 giờ lý thuyết, 28 giờ thực hành và 2 giờ kiểm tra định kỳ. Trong kết cấu chương trình đào tạo, mô đun giữ vai trò hoàn thiện năng lực nghiệp vụ, bảo đảm tính tích hợp và liên thông giữa khâu văn thư hiện hành và công tác lưu trữ cơ quan.

Mục tiêu học tập của giáo trình được xác định cụ thể theo 3 chuẩn đầu ra:

  • Kiến thức: Trình bày hệ thống khái niệm, yêu cầu kỹ thuật, phân loại hồ sơ, trách nhiệm của các chủ thể và quy trình nghiệp vụ lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ giấy, lập hồ sơ điện tử cùng thủ tục nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
  • Kỹ năng: Thực hiện thành thạo các bước lập danh mục hồ sơ, mở hồ sơ, thu thập tài liệu, phân loại - sắp xếp, đánh số tờ, biên mục hồ sơ và hoàn thiện thủ tục giao nhận hồ sơ nộp lưu.
  • Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Rèn luyện tính cẩn thận, chính xác, bảo đảm tính pháp lý và tính toàn vẹn của hồ sơ, tài liệu trong phạm vi công việc được giao phụ trách.

Cấu trúc giáo trình gồm 1 bài mở đầu và 4 bài học nghiệp vụ. Điểm đặc thù của tài liệu là việc chuẩn hóa quy trình lập hồ sơ giấy song hành cùng quy trình quản lý hồ sơ điện tử, bám sát các quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ, Thông tư số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ và Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012.

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương/chủ đề chính

Nội dung giáo trình được cấu trúc logic qua 5 phần bài học:

  1. Bài mở đầu: Những vấn đề chung về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan

    • Xác định khái niệm hồ sơ, tài liệu, tài liệu văn thư.
    • Phân loại 3 loại hồ sơ hiện hành cơ bản: Hồ sơ công việc (hình thành từ khi bắt đầu đến khi kết thúc sự việc), Hồ sơ nguyên tắc (tập hợp văn bản quy phạm pháp luật làm căn cứ tra cứu), Hồ sơ nhân sự (tài liệu liên quan trực tiếp đến một cá nhân).
    • Quy định trách nhiệm pháp lý: Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan; người đứng đầu bộ phận hành chính; người đứng đầu đơn vị và từng cá nhân trực tiếp giải quyết công việc.

  2. Bài 1: Lập danh mục hồ sơ

    • Trình bày định nghĩa, tác dụng và 5 căn cứ lập Danh mục hồ sơ (DMHS).
    • Quy trình 2 phương án tổ chức lập và ban hành DMHS vào đầu năm hành chính.
    • Các bước xây dựng khung đề mục (theo cơ cấu tổ chức hoặc lĩnh vực hoạt động); quy tắc đặt tiêu đề hồ sơ theo các cấu trúc chuẩn; phương pháp xác định thời hạn bảo quản và đánh số, ký hiệu hồ sơ (bao gồm mã dự phòng).

  3. Bài 2: Lập hồ sơ giấy

    • Tiêu chuẩn mẫu bìa hồ sơ theo TCVN 9251:2012.
    • Quy trình 3 bước: Mở hồ sơ; Thu thập, cập nhật văn bản (nguyên tắc xếp kế hoạch vào năm đầu, báo cáo nhiều năm vào năm cuối); Kết thúc và biên mục hồ sơ.
    • Kỹ thuật phân loại và sắp xếp văn bản theo 5 phương pháp; quy chuẩn đánh số tờ bằng bút chì mềm; lập Mục lục văn bản (áp dụng cho hồ sơ bảo quản vĩnh viễn) và lập Chứng từ kết thúc theo mẫu.

  4. Bài 3: Lập hồ sơ điện tử

    • Các khái niệm: Văn bản điện tử, văn bản số hóa từ văn bản giấy (quét tệp định dạng *.pdf có chữ ký số), hồ sơ điện tử, hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
    • Bảng đặc tả 11 trường thông tin đầu vào (Metadata) quản lý hồ sơ: Mã hồ sơ (FileCode gồm OrganId, FileCatalog, FileNotation), Tiêu đề (Title), Thời hạn bảo quản (Maintenance), Chế độ sử dụng (Rights), Người lập (Creator), Ngôn ngữ (Language), Thời gian bắt đầu (StartDate), Thời gian kết thúc (EndDate), Tổng số văn bản (DocTotal), Tổng số trang (PageTotal), Ghi chú (Description).
    • Cấu trúc thông tin đầu ra (Mục lục văn bản, Mục lục hồ sơ) và quy trình 3 bước xử lý trên Hệ thống.

  5. Bài 4: Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

    • Yêu cầu và thời hạn nộp lưu: 03 tháng đối với hồ sơ xây dựng cơ bản kể từ ngày quyết toán; 01 năm đối với các hồ sơ khác kể từ ngày công việc kết thúc (gia hạn giữ lại phục vụ công việc không quá 02 năm khi có văn bản đồng ý).
    • Trình tự lập Mục lục hồ sơ nộp lưu (Phụ lục V Nghị định 30/2020/NĐ-CP) và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu (lập 02 bản) đối với hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử.

Kiến thức nền tảng được xây dựng

  • Hệ thống lý thuyết quản trị tài liệu: Bản chất của hồ sơ hiện hành, vị trí mắt xích của khâu lập hồ sơ trong chu trình tài liệu từ văn thư sang lưu trữ lịch sử.
  • Nguyên tắc phân loại học thuật: Phương pháp phân chia tài liệu theo cơ cấu tổ chức và lĩnh vực hoạt động; nguyên tắc lập đơn vị bảo quản độc lập khi hồ sơ dày quá 3 cm.
  • Khung pháp lý định mức thời hạn: Áp dụng bảng thời hạn bảo quản mẫu ban hành kèm Thông tư số 09/2011/TT-BNV đối với 13 nhóm tài liệu hình thành phổ biến (Tài liệu tổng hợp; Quy hoạch - Kế hoạch - Thống kê; Tổ chức - Cán bộ; Lao động - Tiền lương; Tài chính - Kế toán; Xây dựng cơ bản; Khoa học công nghệ; Hợp tác quốc tế; Thanh tra và giải quyết khiếu nại tố cáo; Thi đua khen thưởng; Pháp chế; Hành chính - Quản trị công sở; Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ).

Kỹ năng phát triển

  • Kỹ năng nghiệp vụ kỹ thuật: Kỹ thuật ghi chép và biên mục bìa hồ sơ theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012; kỹ thuật đánh số tờ bằng bút chì mềm phía trên bên phải (cách mép 1cm); kỹ thuật viết chứng từ kết thúc và lập bảng mục lục văn bản.
  • Kỹ năng số hóa và thao tác dữ liệu: Chuyển đổi định dạng tệp quét *.pdf, kiểm tra chữ ký số, nhập và kiểm soát 11 trường dữ liệu đặc tả trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
  • Kỹ năng phân tích và xử lý văn bản: Phân biệt chính xác văn bản chính/bản sao có giá trị như bản chính; sắp xếp văn bản theo 5 trật tự nghiệp vụ (diễn biến công việc, mốc thời gian, bảng chữ cái ABC, số hiệu, cấp độ tác giả); lập mục lục và biên bản bàn giao lưu trữ theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

Phương pháp giảng dạy và học tập

Giáo trình được thiết kế theo phương pháp đào tạo tích hợp (Integrated Pedagogical Approach), kết hợp giảng dạy lý thuyết nghiệp vụ song song với rèn luyện kỹ năng thực hành theo cấu trúc 45 giờ học (Lý thuyết: 15 giờ; Thực hành: 28 giờ; Kiểm tra: 2 giờ). Tỷ lượng thời gian thực hành chiếm 62,2% tổng thời lượng mô đun.

       PHÂN BỔ THỜI LƯỢNG MÔ ĐUN MĐ17 (45 GIỜ)

Phương pháp học tập và hệ thống bài tập thực hành được phân định rõ cho từng chủ đề:

  • Bài tập lập khung đề mục danh mục hồ sơ: Người học thực hành phân chia các đề mục lớn (chữ số La Mã) và đề mục nhỏ (chữ số Ả Rập) theo hai phương án: Khung cơ cấu tổ chức (mô hình Văn phòng Sở, Thanh tra, Phòng Cải cách hành chính, Phòng Tổ chức biên chế...) hoặc Khung lĩnh vực hoạt động (Tổng hợp, Nội chính, Công nghiệp - Xây dựng, Tài chính - Thương mại...).
  • Bài tập biên mục và sắp xếp tài liệu giấy: Thực hành sắp xếp tập lưu văn bản đi theo 3 cách (theo thời gian/số văn bản; theo tên loại và thời gian; theo tên loại và số hiệu); thực hành thiết lập hồ sơ công việc thực tế (hồ sơ hội nghị/cuộc họp), hồ sơ nhân sự giả định; thực hành ghi bìa theo mẫu TCVN 9251:2012 và viết chứng từ kết thúc.
  • Bài tập xử lý trên phần mềm: Nhập liệu hồ sơ công việc, hồ sơ hội thảo trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành; thực hiện kiểm tra trường dữ liệu bắt buộc (FileCode, Title, Creator, Maintenance...).
  • Bài tập lập biểu mẫu giao nhận: Soạn thảo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (Phụ lục V) và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu giữa đơn vị hình thành phông và bộ phận Lưu trữ cơ quan.

Phương thức đánh giá người học được thực hiện qua các bài kiểm tra thực hành định kỳ (2 giờ), đánh giá trực tiếp trên sản phẩm hồ sơ hoàn chỉnh, độ chính xác của bảng danh mục, mức độ hoàn thiện của các trường dữ liệu và tính hợp thức của biên bản bàn giao.

Điểm nổi bật và cập nhật

Nội dung giáo trình thể hiện tính chuẩn hóa về mặt pháp lý và kỹ thuật nghiệp vụ tại thời điểm ban hành:

  • Tích hợp văn bản quy phạm pháp luật hiện hành: Toàn bộ hệ thống biểu mẫu, quy trình lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ được đối chiếu và xây dựng dựa trên các quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư, thay thế các quy định cũ về quản lý văn bản và hồ sơ lưu trữ.
  • Hệ thống hóa quy trình quản lý hồ sơ điện tử: Giáo trình dành trọn vẹn Bài 3 để thiết lập khung quy trình tạo lập, quản lý và kết thúc hồ sơ điện tử. Xác lập chi tiết cấu trúc 11 trường dữ liệu đầu vào (Bảng 4.1), chuẩn hóa việc sử dụng chữ ký số và định dạng tệp quét (*.pdf) đối với tài liệu chuyển đổi từ văn bản giấy vào Hệ thống.
  • Cập nhật tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia: Áp dụng trực tiếp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 (ban hành kèm theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN của Bộ Khoa học và Công nghệ) cho quy cách mẫu bìa hồ sơ lưu trữ, bảo đảm thống nhất về kích thước, thông tin trình bày và phân định các trường số lưu trữ (phông số, mục lục số, đơn vị bảo quản số).
  • Hệ thống tra cứu thời hạn bảo quản chi tiết: Tích hợp bảng danh mục thời hạn bảo quản gồm 169 loại hồ sơ, tài liệu thuộc 13 nhóm nghiệp vụ phổ biến theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ, cung cấp căn cứ pháp lý để phân định thời hạn vĩnh viễn hoặc có thời hạn (5 năm, 10 năm, 15 năm, 20 năm, 50 năm, 70 năm) ngay trong quá trình lập DMHS và nộp lưu.

Đối tượng sử dụng giáo trình

Giáo trình "Lập hồ sơ" được biên soạn phục vụ các nhóm đối tượng cụ thể:

  • Sinh viên trình độ trung cấp nghề: Tài liệu học tập bắt buộc cho sinh viên theo học nghề Văn thư Hành chính tại Trường Cao đẳng Kinh tế – Kỹ thuật Bạc Liêu và các cơ sở giáo dục nghề nghiệp đào tạo ngành/nghề tương đương.
  • Điều kiện tiên quyết (Prerequisites): Người học cần hoàn thành các học phần đại cương về quản trị văn phòng, nắm vững kiến thức cơ bản về hệ thống văn bản quản lý nhà nước, kỹ thuật soạn thảo văn bản và thao tác tin học văn phòng cơ bản trước khi tiếp cận mô đun MĐ17.
  • Giảng viên và cán bộ giảng dạy: Tài liệu chuẩn hóa cấu trúc bài giảng lý thuyết (15 giờ) và tổ chức hướng dẫn bài tập thực hành nghiệp vụ (28 giờ), sử dụng làm căn cứ biên soạn đề kiểm tra, đánh giá kỹ năng tay nghề của người học.
  • Cán bộ, công chức, viên chức nghiệp vụ: Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ, thư ký văn phòng tại các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội và doanh nghiệp sử dụng làm tài liệu tra cứu quy chuẩn kỹ thuật biên mục, quản lý hồ sơ giấy, lập hồ sơ điện tử và thủ tục bàn giao tài liệu lưu trữ.

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với ai?

Giáo trình được biên soạn phục vụ học sinh, sinh viên trình độ trung cấp nghề Văn thư Hành chính; giảng viên giảng dạy mô đun Lập hồ sơ (MĐ17); cán bộ văn thư, lưu trữ và công chức, viên chức phụ trách xử lý văn bản, tài liệu tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

2. Cần kiến thức nền nào để học mô đun này?

Người học cần có kiến thức cơ bản về hệ thống văn bản quản lý nhà nước, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, nguyên lý quản lý công văn đi - đến và kỹ năng sử dụng máy tính, phần mềm văn phòng.

3. Điểm khác biệt của giáo trình so với các tài liệu truyền thống?

Giáo trình tích hợp đồng thời quy trình xử lý hồ sơ giấy truyền thống (theo TCVN 9251:2012) và quy trình quản lý hồ sơ điện tử (theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP), cung cấp bảng đặc tả 11 trường metadata đầu vào và hệ thống 13 nhóm thời hạn bảo quản tài liệu theo Thông tư 09/2011/TT-BNV.

4. Làm sao để tự học và thực hành hiệu quả với giáo trình?

Người học cần kết hợp đọc lý thuyết từng bài với việc hoàn thành hệ thống bài tập tình huống ở cuối mỗi bài; thực hành kẻ vẽ, ghi chép biểu mẫu (bìa hồ sơ, mục lục văn bản, chứng từ kết thúc, danh mục hồ sơ) và đối chiếu trực tiếp các dạng hồ sơ phát sinh với Bảng thời hạn bảo quản tài liệu ở phần phụ lục.

5. Có tài liệu bổ trợ nào kèm theo giáo trình?

Tài liệu bổ trợ được tích hợp trực tiếp trong giáo trình bao gồm:

  • Hệ thống mẫu biểu: Mẫu Danh mục hồ sơ, Mẫu Mục lục văn bản, Mẫu Bìa hồ sơ TCVN 9251:2012, Mẫu Chứng từ kết thúc, Mẫu Mục lục hồ sơ nộp lưu, Mẫu Biên bản giao nhận hồ sơ.
  • Phụ lục Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV (gồm 169 mục).

Kết luận

Giáo trình mô đun "Lập hồ sơ" (MĐ17) của Trường Cao đẳng Kinh tế – Kỹ thuật Bạc Liêu là tài liệu nghiệp vụ chuẩn mực về công tác văn thư - lưu trữ ở trình độ trung cấp. Giáo trình thiết lập lộ trình học tập logic 4 bước: xây dựng nhận thức nền tảng và trách nhiệm pháp lý $\rightarrow$ kỹ thuật lập Danh mục hồ sơ $\rightarrow$ quy trình xử lý thực tế trên cả hai phương thức hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử $\rightarrow$ thủ tục giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

Hệ thống biểu mẫu nghiệp vụ, bảng đặc tả trường dữ liệu và phụ lục thời hạn bảo quản theo các văn bản pháp quy hiện hành (Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Thông tư 09/2011/TT-BNV, TCVN 9251:2012) cung cấp đầy đủ căn cứ lý thuyết và thực tiễn để phục vụ đào tạo và tra cứu nghiệp vụ hành chính.