CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ Mục tiêu: Sau khi nghiên cứu xong chương này, người đọc có thể: - Hiểu được các khái niệm, vai trò, lịch sử hình thành và phát triển của KSNB; - Giới thiệu về KSNB thông qua Báo cáo COSO; - Nhận biết rủi ro trong một tổ chức; phân biệt và phân tích được sự khác nhau giữa gian lận và sai sót. TÓM TẮT LÝ THUYẾT Hình 1.1: Sơ đồ hóa các vấn đề chính học phần kiểm soát nội bộ 12 1. MỘT SỐ KHÁI NIỆM 1. Kiểm soát và kiểm soát nội bộ Kiểm soát là : i.
Phương thức mà các nhà quản lý sử dụng để đạt được mục tiêu đã đề ra. Một chức năng quan trọng trong quản lý, được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức nhằm mục đích làm giảm thiểu những yếu tố gây tác động xấu tới hoạt động của một đối tượng nào đó. Kiểm soát được thực hiện thường xuyên, liên tục trong mọi hoạt động của từng đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu cao nhất của tổ chức. Kiểm soát đóng vai trò bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu và hiệu quả; đồng thời phát hiện kịp thời những vấn đề gian lận và sai sót cũng như những khó khăn trong quá trình thực hiện mục tiêu; từ đó kịp thời đưa ra những biện pháp giải quyết để đạt được mục tiêu.của tổ chức.
Và định nghĩa về IC đã được trình bày bởi các tổ chức sau: - Theo Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa kỳ (AICPA: American Institute of Certified Public Accountants) năm 1936: “KSNB bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong DN để đảm bảo an toàn tài sản của tổ chức, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài”. - Theo Chuẩn mực về Kiểm soát của Hiệp hội giám định viên kế toán Canada (CICA: Canadian Institute of Chartered Accountants), “KSNB bao gồm tất cả các thành phần của tổ chức hỗ trợ để đạt được mục tiêu của tổ chức. Các thành phần này bao gồm nguồn lực, hệ thống, tiến trình, văn hóa, cơ cấu và nhiệm vụ”; - Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC: International Federation of Accountant) kiểm soát nội bộ là “một hệ thống chính sách và thủ tục đựơc thiết lập nhằm đạt đựơc 4 mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động”. - Ủy ban thuộc Hội đồng Quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính (COSO - The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) đã định nghĩa: “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: Sự hữu hiệu và hiệu quả hoạt động, sự tin cậy của báo cáo tài chính, sự tuân thủ pháp luật và các quy định”.
Với khái niệm này, COSO đã nhấn mạnh vào các yếu tố chính để xây dựng nên KSNB là: 13 Con người, quá trình, tính đảm bảo hợp lý và pháp luật. Đây cũng là định nghĩa được chấp nhận rộng rãi hiện nay. - Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA 315), dưới góc độ của các kiểm toán viên: “KSNB là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của BCTC, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan”. - Luật kế toán 2015 số 88/2015/QH13 nói về nội hàm của KSNB, theo đó “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra”.
Tóm lại: Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu qua hoạt động IC đối với các chu trình kinh doanh trong doanh nghiệp nhằm mục đích quản trị nội bộ. IC là một quy trình được thực hiện thống nhất trong một tổ chức, từ Hội đồng quản trị, Ban giám đốc đến toàn thể nhân viên thông qua một loạt các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy, chính sách và nỗ lực của các thành viên đó nhằm mục tiêu kiểm soát mọi hoạt động trong tổ chức. Thông qua đó cũng thực hiện việc nhìn nhận, ngăn ngừa và xử lý những rủi ro có khi xảy ra để đảm bảo tổ chức hoạt động liên tục, thống nhất theo đúng định hướng chiến lược kinh doanh đã đề ra, góp phần vào sự phát triển lâu dài của đơn vị. Cụ thể: (i) KSNB là tập hợp các hoạt động trong các chu trình kinh doanh trong doanh nghiệp, với mục đích bảo vệ tài sản, giảm thiểu sai sót và đảm bảo rằng các hoạt động được tiến hành theo cách thức đã được phê duyệt; (ii) KSNB là quy trình, điều này có nghĩa KSNB là một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay một công việc.
Quy trình thường được thể hiện bằng văn bản. Như vậy, thông thường các đơn vị phát triển các “quy trình” nhằm thực hiện và kiểm soát các “quá trình” của mình. Một quy trình có thể nhằm kiểm soát nhiều quá trình, và ngược lại, một quá trình có thể được kiểm soát bằng nhiều quy trình; (iii) KSNB được xem là một phương tiện giám sát và đo lường kiểm soát rủi ro nhằm giảm bớt nguy cơ tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh thông qua phát hiện và ngăn chặn gian lận và bảo vệ các nguồn lực của tổ chức, đảm bảo định hướng hoạt động; 14 (iv) KSNB là các biện pháp kiểm soát cũng hữu ích để tạo ra các báo cáo tài chính đáng tin cậy một cách nhất quán. Ở cấp độ tổ chức, các mục tiêu KSNB liên quan đến độ tin cậy của BCTC, phản hồi kịp thời về việc đạt được các mục tiêu hoạt động hoặc chiến lược, và việc tuân thủ pháp luật và các quy định.
Ở cấp độ giao dịch cụ thể, kiểm soát nội bộ đề cập đến các hành động được thực hiện để đạt được một mục tiêu cụ thể (ví dụ: cách đảm bảo các khoản thanh toán của tổ chức cho bên thứ ba là để cung cấp các dịch vụ hợp lệ); (v) KSNB chỉ đảm bảo sự hợp lý không phải tuyệt đối trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức. Hệ thống kiểm soát nội bộ Kiểm soát tuân thủ trong quản lý chuỗi các quy trình kinh doanh liên kết của các nhà quản trị đặt ra yêu cầu về cách thức tiếp cận KSNB của tổ chức phải mang tính hệ thống. Hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) có xu hướng tăng tính toàn diện khi đơn vị tăng quy mô. Việc phát triển hệ thống KSNB đã được nghiên cứu bởi những tổ chức và hiệp hội nghề nghiệp với các góc nhìn khác nhau và thể hiện nội hàm về HTKSNB như sau: Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (International Federation Of Accountants – IFAC): HTKSNB “là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo”, “là một hệ thống chính sách và thủ tục đựơc thiết lập một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả, kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý nhằm đạt đựơc bốn mục tiêu, bao gồm bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động”; Theo Hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountants – EAA), HTKSNB là một hệ thống kiểm soát toàn diện có kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhau được thành lập bởi Ban quản lý nhằm: - Tiến hành hoạt động kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả; - Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị; - Giữ an toàn tài sản; - Đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán, những thành phần riêng lẻ của HTKSNB được coi là hoạt động kiểm tra hoặc hoạt động kiểm tra nội bộ Theo Uỷ ban Hỗ trợ tổ chức của Mỹ.
Tóm lại: HTKSNB là các quy định và thủ tục kiểm soát do đơn vị xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo việc tuân thủ pháp luật và các quy định, đồng thời nhằm kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; nhằm lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; và 15 nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. HTKSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát. Đó là: (i) HTKSNB bao gồm cả KSNB và bản thân con người cùng với những phương tiện có tính chất kỹ thuật, cấu trúc hướng vào kiểm soát mang tính bền vững, ổn định, đảm bảo và lâu dài; (ii) HTKSNB thường được bản thân các lãnh đạo đơn vị xây dựng dựa trên sự phù hợp của văn hóa, được thiết lập nhằm kiểm soát các hoạt động trong phạm vi và trách nhiệm của đơn vị; (iii) HTKSNB nhằm vào ba vấn đề lớn, cụ thể: Tuân thủ luật pháp và quy định; Đảm bảo mục tiêu của hoạt động (hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý); Đảm bảo độ tin cậy của BCTC; (iv) HTKSNB là nói đến hệ thống chính sách và thủ tục được vận hành liên tục ở tất cả các cấp độ của đơn vị; (v) Các hoạt động kiểm soát do lãnh đạo đơn vị thiết kế có tính chất bao trùm tất cả mọi lĩnh vực trong đơn vị nhằm đạt được bốn mục tiêu: Hiệu quả và hiệu năng hoạt động; Độ tin cậy, tính hoàn thiện và cập nhật của thông tin tài chính và thông tin quản lý; Tuân thủ; và Đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý.