Hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ logistics đường biển của Logistics Bưu điện VN

Phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ logistics đường biển tại công ty Logistics Bưu điện Việt Nam (VNP).

• Tác giả: Trần Đăng Lâm
• Người hướng dẫn: Thạc sĩ Vũ Anh Tuấn
• Trường học: Trường Đại học Thương mại
• Chuyên ngành: Kinh tế & Kinh doanh quốc tế
• Đề tài: Hoàn thiện quy trình logistics biển tại VNP Logistics
• Loại tài liệu: Luận văn tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Khái quát về dịch vụ logistics đường biển tại VNP Logistics

Logistics đường biển là một trong những dịch vụ vận tải quan trọng nhất trong hoạt động xuất nhập khẩu quốc tế. VNP Logistics (Công ty Logistics Bưu điện Việt Nam) cung cấp các dịch vụ giao nhận hàng hóa chuyên nghiệp, đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp trong việc vận chuyển hàng hóa qua đường biển. Dịch vụ này bao gồm việc sắp xếp tàu, chuẩn bị chứng từ, nhận hàng và quyết toán chi phí. Với kinh nghiệm nhiều năm hoạt động, VNP Logistics đã xây dựng một hệ thống quy trình logistics toàn diện, giúp tối ưu hóa chi phí vận chuyển và đảm bảo chất lượng dịch vụ. Tuy nhiên, để nâng cao tính cạnh tranh, công ty cần tiếp tục hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ và thích ứng với những thay đổi của thị trường quốc tế.

1.1. Định nghĩa và đặc điểm dịch vụ giao nhận đường biển

Dịch vụ giao nhận đường biển là quá trình vận chuyển hàng hóa qua đại dương, bao gồm các hoạt động từ chuẩn bị tài liệu, sắp xếp tàu cho đến giao nhận hàng tại cảng đích. Đặc điểm nổi bật là chi phí vận chuyển thấp, sức chứa lớn và phù hợp cho hàng hóa khối lượng cao. Tuy nhiên, quy trình logistics đường biển phức tạp với nhiều khâu liên quan đến hải quan, bảo hiểm và thanh toán.

1.2. Vai trò của VNP Logistics trong chuỗi cung ứng quốc tế

VNP Logistics đóng vai trò as nhà cung cấp dịch vụ logistics trung gian, giúp kết nối các nhà xuất khẩu với thị trường quốc tế. Công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa toàn diện, từ nhận hàng, lên tàu, hải quan cho đến giao nhận tại cảng đích, góp phần đơn giản hóa quy trình và giảm rủi ro cho khách hàng.

II. Thực trạng quy trình cung ứng dịch vụ logistics tại VNP Logistics

Quy trình hiện tại của VNP Logistics bao gồm các bước chính: nắm tình hình hàng hóa, chuẩn bị chứng từ, nhận hàng tại cảng, quyết toán chi phí và giao nhận cuối cùng. Tuy đã được vận hành ổn định trong giai đoạn 2021-2023, nhưng quy trình này vẫn tồn tại một số hạn chế. Cụ thể, quá trình xử lý hàng hóa còn mất nhiều thời gian do sự phối hợp giữa các bộ phận chưa hiệu quả. Ngoài ra, hệ thống quản lý chứng từ chưa được số hóa hoàn toàn, dẫn đến độ trễ trong xử lý thông tin. Các nguyên nhân hạn chế chính bao gồm công nghệ lạc hậu, nhân lực chưa đủ kỹ năng chuyên môn và thiếu sự tích hợp giữa các bộ phận trong công ty.

2.1. Các bước trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu

Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bắt đầu từ việc nắm tình hình hàng hóa, chuẩn bị các chứng từ logistics cần thiết như bill of lading, hóa đơn thương mại. Tiếp theo là nhận hàng tại cảng, kiểm tra số lượng và chất lượng, sau đó thực hiện quyết toán chi phí và giao nhận cuối cùng cho khách hàng.

2.2. Những hạn chế hiện tại trong quá trình vận chuyển

Các hạn chế chính bao gồm: độ trễ trong xử lý chứng từ logistics, thiếu minh bạch thông tin, khả năng theo dõi hàng hóa thấp, và chi phí vận hành cao. Thêm vào đó, hệ thống quản lý hàng hóa chưa được tối ưu, gây khó khăn trong việc nâng cao hiệu suất hoạt động và sự hài lòng của khách hàng.

III. Định hướng phát triển logistics đường biển giai đoạn tới

Để hoàn thiện quy trình logistics tại VNP Logistics, công ty cần theo đuổi những định hướng chiến lược rõ ràng. Thứ nhất, công ty cần đầu tư công nghệ mới để số hóa quy trình, đặc biệt là hệ thống quản lý hàng hóa và xử lý chứng từ. Thứ hai, cải thiện năng lực nhân lực thông qua đào tạo kỹ năng chuyên môn cho cán bộ nhân viên. Thứ ba, tăng cường hợp tác với các đối tác logistics quốc tế để mở rộng mạng lưới dịch vụ. Thứ tư, cần tối ưu hóa chi phí vận hành bằng cách nâng cao hiệu quả hoạt động. Các định hướng này sẽ giúp VNP Logistics cải thiện chất lượng dịch vụ cung ứng, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường logistics quốc tế.

3.1. Xu hướng phát triển của ngành giao nhận vận tải

Ngành giao nhận vận tải đang chứng kiến sự chuyển dịch mạnh mẽ về số hóa và tự động hóa. Các doanh nghiệp logistics hàng đầu đang áp dụng AI, blockchain, và IoT để tối ưu hóa quy trình vận chuyển. Trend này yêu cầu VNP Logistics phải kịp theo kịp để không bị tụt hậu trong cuộc cạnh tranh quốc tế.

3.2. Mục tiêu phát triển của VNP Logistics

Mục tiêu của VNP Logistics là trở thành nhà cung cấp dịch vụ logistics hàng đầu tại Việt Nam, cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa chất lượng cao với chi phí cạnh tranh. Công ty hướng tới việc hoàn thiện quy trình vận chuyển để giảm thời gian xử lý từ 5-7 ngày còn 2-3 ngày, đồng thời nâng mức hài lòng khách hàng lên 95%.

IV. Đề xuất hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ logistics biển

Để hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ logistics tại VNP Logistics, cần thực hiện một loạt biện pháp toàn diện. Thứ nhất, xây dựng hệ thống quản lý tích hợp kết nối các bộ phận hoạt động như nhập khẩu, hải quan, kho bãi. Thứ hai, số hóa toàn bộ quy trình xử lý chứng từ để giảm sai sót và tăng tốc độ. Thứ ba, triển khai ứng dụng theo dõi hàng hóa thời gian thực, giúp khách hàng biết chính xác tình trạng hàng. Thứ tư, nâng cấp kỹ năng nhân viên thông qua các khóa đào tạo chuyên biệt về logistics quốc tế. Thứ năm, thiết lập đối tác chiến lược với các cảng lớn và tàu biển để tối ưu chi phí vận chuyển hàng hóa. Cuối cùng, cần đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế về an toàn, chất lượng để nâng cao thương hiệu VNP Logistics.

4.1. Giải pháp công nghệ thông tin cho quản lý logistics

Triển khai hệ thống ERP chuyên biệt cho logistics giúp quản lý toàn bộ quy trình từ đơn hàng đến giao nhận. Sử dụng phần mềm quản lý kho bãi, hệ thống theo dõi GPS cho hàng hóa, và nền tảng giao dịch điện tử để xử lý chứng từ nhanh chóng. Công nghệ này giúp giảm chi phí và nâng cao hiệu suất hoạt động lên 40%.

4.2. Cải tiến về cơ chế quản lý và nhân sự

Đào tạo nhân lực chuyên gia logistics với chứng chỉ quốc tế, tăng lương và phúc lợi để giữ chân nhân tài. Xây dựng quy trình làm việc chuẩn hóa, đánh giá hiệu suất rõ ràng, và khuyến khích sáng kiến. Nâng cao năng lực quản lý để quy trình vận hành hiệu quả và phục vụ khách hàng tốt hơn.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương I: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu - Chương II: Một số vấn đề lý luận cơ bản về quy trình cung ứng dịch vụ giao nhận bằng đường biển tại doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa quốc tế. - Chương III: Thực trạng quy trình cung ứng dịch vụ Logistics bằng đường biển của công ty Logistics bưu điện Việt Nam (VNP) - Chương IV: Định hướng phát triển và đề xuất hoàn thiện quy trình 6 CHƯƠNG II MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUY TRÌNH CUNG ỨNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI DOANH NGHIỆP VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA QUỐC TẾ 2. Khái quát về dịch vụ giao nhận bằng đường biển 2. Khái niệm về dịch vụ giao nhận bằng đường biển - Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận, dịch vụ giao nhận được định nghĩa là bất kỳ dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.

- Khái niệm về nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển: Giao nhận bằng đường biển là quá trình thực hiện các hoạt động như vận chuyển, lưu kho, quản lý hải quan, xử lý đóng gói, quản lý thông tin, và các dịch vụ liên quan khác để đảm bảo rằng hàng hóa được nhận từ phương tiện vận tải và giao cho chủ hàng nhận đúng thời gian, địa điểm và trong tình trạng an toàn. Đặc điểm của dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển - Tính vô hình: Quá trình giao nhận hàng hóa quốc tế là làm hàng hoá có sự dịch chuyển từ nơi này đến nơi khác. Sản phẩm của quá trình vận chuyển này có tính vô hình, nghĩa là các chủ thể tham gia quá trình không thể nhìn thấy, cân đong, đo đếm như đối với hàng hoá hữu hình. - Tính không lưu trữ: Hoạt động giao nhận chỉ xuất hiện khi có nhu cầu của khách hàng nên người cung cấp dịch vụ không thể sản xuất hàng loạt dịch vụ.

Dịch vụ được cung ứng ra bao nhiêu thì sử dụng hết bấy nhiêu, không có khả năng tồn kho. - Tính không sở hữu: Khách hàng chỉ nhận được thông báo là hàng hoá được di chuyển đến đích, chứ không được chuyển giao quyền sở hữu với phương tiện vận tải, công cụ vận tải. Hàng hoá được chủ hàng giao cho người vận chuyển nhưng quyền sở hữu hàng hóa lại không được chuyển giao trong hợp đồng vận chuyển. 7 - Tính không thể chia cắt – sản xuất đi đôi tiêu thụ: Thể hiện sự đồng thời cả về không gian và thời gian giữa sản xuất và tiêu thụ dịch vụ vận chuyển.

Khi hàng hoá được vận chuyển là lúc người vận tải cung cấp dịch vụ vận chuyển và khách hàng đang tiêu dùng dịch vụ vận chuyển được cung cấp. Do không thể sản xuất hàng loạt, sản xuất trước nên người giao nhận cần có kế hoạch, dự trữ phương tiện, nhiên liệu và dự báo dc nhu cầu của khách hàng. - Tính thay đổi: Thể hiện ở việc dịch vụ vận tải không giống nhau giữa các lần sử dụng dịch vụ, dù là cùng một nhân viên vận chuyển, cùng một nhà cung cấp hay một loại dịch vụ. Sản phẩm dịch vụ vận tải không bao giờ lặp lại do nhiều yếu tố như điều kiện thời tiết, trình độ nhân viên, tâm lý, trình độ cảm nhận của khách hàng.

- Tính thích ứng: Sản phẩm vận tải không có sản phẩm dở dang hay bán thành phẩm như các loại hàng hoá hữu hình nên dịch vụ vận tải luôn thích ứng với các yêu cầu thay đổi của người thuê. Phân loại dịch vụ giao nhận bằng đường biển - Dịch vụ khai báo hải quan và thông quan hàng hoá: Hiện nay thủ tục khai báo hải quan điện tử đã thay thế cho việc khai báo hải quan bằng giấy, giúp các doanh nghiệp có nhu cầu thực hiện thủ tục hải quan trở nên nhanh chóng, hiệu quả hơn, tránh được nhiều rủi ro hơn khi khai thủ tục hải quan theo cách truyền thống. Dịch vụ này sẽ thay mặt cho doanh nghiệp của bạn thực hiện các thủ tục thông quan hàng hóa theo đúng quy định của pháp luật. Có hai hình thức trong dịch vụ khai báo hải quan: Khai thuê hải quan và Đại lý hải quan: + Khai thuê hải quan: Doanh nghiệp sẽ làm giấy giới thiệu và sau đó ủy quyền cho một đơn vị cung cấp dịch vụ khai báo hải quan.

Sau đó, đơn vị cung cấp dịch vụ khai báo hải quan sử dụng giấy giới thiệu và thay mặt cho doanh nghiệp để làm thủ tục thông quan. Đơn vị trực tiếp làm dịch vụ thông qua giấy giới thiệu sẽ không xuất hiện tên pháp nhân trên các chứng từ hải quan. + Đại lý hải quan: đơn vị cung cấp dịch vụ khai báo hải quan sẽ đứng tên cùng với chữ ký số xuất hiện trong tờ khai. Sau đó, chứng từ sẽ được sao y nguyên để nộp hồ sơ hải quan.

Với hình thức này, công ty 8 kinh doanh dịch vụ cũng sẽ sử dụng chính tên đơn vị mình để làm dịch vụ thông quan cho khách hàng. Sau khi khai báo hải quan, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận sẽ tiếp tục thực hiện trình diện hồ sơ, hàng hóa cho Hải quan để kiểm tra. Nếu không có bất kỳ điểm nào chưa phù hợp với quy định thì hàng hóa sẽ được thông quan nhanh chóng. Ngược lại nếu có thì sẽ phải khai bổ sung thông tin đối với hàng hóa luồng vàng và kiểm tra thực tế hàng hoá đối với hàng hoá bị phân vào luồng đỏ.

- Dịch vụ vận chuyển đường bộ: Sau khi hàng hóa được thông quan, nếu bên khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng hóa từ cảng, kho bãi về địa điểm giao hàng mà khách hàng mong muốn như: xưởng sản xuất, địa điểm kinh doanh, … thì khách hàng có thể ký thêm hợp đồng vận chuyển hàng hóa với bên doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận. Tuỳ vào khối lượng và loại hàng hoá mà bên doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận sẽ tìm phương tiện vận tải phù hợp: xe tải hạng nhẹ/ trung/ nặng/ siêu trường siêu trọng; xe thùng kín, xe tải lạnh,… - Dịch vụ cho thuê kho, thuê bãi: Khách hàng có thể sử dụng dịch vụ này nhằm tối ưu hoá chi phí cũng như để bảo quản hàng hoá. Ví dụ như thuê kho ngoại quan: ưu điểm chính của nó là hoãn việc nộp thuế hải quan. Giống như kho tiêu chuẩn, kho ngoại quan cho phép các doanh nghiệp lưu trữ hàng hóa của họ gần hơn với khách hàng ở nước ngoài để giao hàng nhanh hơn, với ưu điểm là đẩy nhanh việc thanh toán thuế hải quan cho đến khi hàng hóa được đưa ra khỏi kho ngoại quan.

Loại kho này có thể được sử dụng để lưu trữ hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu. Khi gửi hàng tại kho ngoại quan, doanh nghiệp có thể trực tiếp ủy quyền cho doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thực hiện các thủ tục như phân chia, đóng gói, điều hòa, bảo dưỡng hàng hóa,… Ngoài ra, còn có thể chuyển hàng hóa hai chiều giữa các kho 2. Vai trò của dịch vụ giao nhận bằng đường biển Trái đất có diện tích biển chiếm 2/3 diện tích bề mặt, chính vì vậy vận tải bằng đường biển chiếm giữ một vai trò rất quan trọng trong việc giao thương hàng 9 hoá, dịch vụ giữa các nước trên thế giới, đặc biệt là trong bối cảnh toàn thế giới đang trong giai đoạn toàn cầu hoá kinh tế. Đối với nền kinh tế vĩ mô, dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu giúp thúc đẩy thương mại quốc tế, tạo ra cơ hội kinh doanh cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu đồng thời tạo ra nhu cầu sử dụng dịch vụ giao nhận hàng hoá góp phần tạo thêm cơ hội cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa cho các công ty giao nhận.

Giao nhận hàng hóa bằng đường biển giúp các công ty thương mại xuất nhập khẩu đưa sản phẩm của doanh nghiệp ra thị trường quốc tế. Tăng cường xúc tiến thương mại với các nước, tham gia vào chuỗi cung ứng toàn cầu, đẩy mạnh hợp tác kinh tế và thúc đẩy đầu tư nước ngoài. Đối với các doanh nghiệp thương mại, xuất nhập khẩu dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển giúp các doanh nghiệp quản lý lịch trình hàng hóa, tối ưu hoá được các chi phí về vận chuyển cũng như thời gian vận chuyển hàng vì khả năng cung ứng và thời gian gian giao hàng rất quan trọng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Giảm thiểu được chi phí vận tải sẽ góp phần làm cho giá cả hàng hóa trên thị trường giảm xuống, mang lại nhiều lợi ích cho khách hàng, tăng yếu tố cạnh tranh trong các doanh nghiệp.

Quy trình cung ứng dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 2. Nắm tình hình hàng hoá và phương tiện vận tải Sau khi hai bên mua bán ký hợp đồng thoả thuận xong các điều khoản có trong hợp đồng, người nhập khẩu sẽ tìm các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận và cung cấp các thông tin cần thiết của hàng hoá để các doanh nghiệp hỏi giá với các Đại lý nước ngoài: Các thông tin cần thiết phải có: - Tên hàng hoá. - Loại hàng: hàng thường, hàng nguy hiểm, hàng hóa chất, hàng đã qua sử dụng, … - Trọng lượng hàng, số lượng hàng hoá, số kiện hàng - Kích thước hàng. - Điều kiện giao hàng (Terms) (đối với điều kiện EXW thì cần phải có thêm thông tin về địa chỉ lấy hàng để báo cho Đại lý lấy hàng).

10 - Khách hàng có yêu cầu thêm gì không, ví dụ như: thời gian lưu kho, lưu bãi (DEM, DET), … - Thời gian người bán có thể cung cấp hàng. Sau khi có đầy đủ các thông tin bên doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận sẽ gửi thông tin cho phía đại lý nước ngoài, nhân viên Làm giá sẽ hỏi giá với Đại lý sau đó tổng hợp lại, tiếp tục cộng thêm chi phí dịch vụ đầu nhận hàng sau đó làm bản báo giá gửi cho người nhập khẩu. Người nhập khẩu sau khi xem báo giá dịch, đồng ý với giá dịch vụ và chấp nhận sử dụng; nhân viên Kinh doanh sẽ báo cho Đại lý nước ngoài để lấy hàng cho Người nhập khẩu, vận chuyển hàng đến cảng và đặt cước tàu biển,. đồng thời cùng các thông tin về hàng hoá sau khi xác nhận với người nhập khẩu, thông tin người gửi hàng và người nhận hàng (Đầy đủ tên, Địa chỉ, Số điện thoại), ETD, ETA, Mã chuyến Tàu.