CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1. Khái quát về khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong quản lý doanh nghiệp 1. Khái niệm, đặc điểm của chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 1. Chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là các khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa (trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển, …Cụ thể: - Chi phí nhân viên (6411): Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hóa, … bao gồm tiền lương, tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, … - Chi phí vật liệu, bao bì (6412): Phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, như chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hóa, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ, … dùng cho bộ phận bán hàng.
- Chi phí dụng cụ, đồ dùng (6413): Phản ánh chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc, … - Chi phí khấu hao TSCĐ (6414): Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ (tài sản cố định) ở bộ phận bảo quản, bán hàng, như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng, … 6 - Chi phí bảo hành (6415): Dùng để phản ánh khoản chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa. Riêng chi phí sửa chữa và bảo hành công trình xây lắp phản ánh ở tài khoản 627 “Chi phí sản xuất chung” mà không phản ánh ở tài khoản này. - Chi phí dịch vụ mua ngoài (6417): Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ phục vụ trực tiếp cho khâu bán hàng, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa đi bán, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu, … - Chi phí bằng tiền khác (6418): Phản ánh các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội khách hàng, … 1. Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí quản lý chung của toàn bộ doanh nghiệp gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,…); bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của nhân viên quản lý doanh nghiệp; chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp; tiền thuê đất, thuế môn bài; khoản lập dự phòng phải thu khó đòi; dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ…); chi phí bằng tiền khác (tiếp khách, hội nghị khách hàng…)”, cụ thể: - Chi phí nhân viên quản lý (6421): Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp, như tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp -của BGĐ, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp.
- Chi phí vật liệu quản lý (6422): Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm… vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ, … (giá có thuế, hoặc chưa có thuế GTGT). 7 - Chi phí đồ dùng văn phòng (6423): Phản ánh chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý (giá có thuế, hoặc chưa có thuế GTGT). - Chi phí khấu hao TSCĐ (6424): Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật tư kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng, … - Thuế, phí và lệ phí (6425): Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như: thuế môn bài, tiền thuế đất, … và các khoản phí, lệ phí khác. - Chi phí dự phòng (6426): Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài (6427): Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp; các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, … (không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ) được tính theo phương pháp phân bổ dần vào CPQLDN; tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ. - Chi phí bằng tiền khác (6428): Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí đã kể trên, như: Chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ, … 1. Đặc điểm của chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp * Đặc điểm chung: - Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí không liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm. - CPBH và CPQLDN bao gồm nhiều khoản mục chi phí.
Cơ sở để ghi nhận các chi phí này là dựa vào các chính sách, quy định, nghị định của Nhà nước, đơn vị, bao gồm quy định về việc chi tiền hoa hồng trong giao dịch, môi giới bán hàng, quy định về tiền công tác phí cho nhân viên bán hàng, quy chế về chi phí tiếp khách, quảng cáo,. Có thể thấy thủ tục kiểm tra các khoản mục chi phí này tương đối phức tạp. 8 - Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là các chỉ tiêu trên BCKQHĐKD có mối quan hệ chặt chẽ các chỉ tiêu phản ánh trên BCĐKT như: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng… là các yếu tố động và dễ xảy ra gian lận. - CPBH và CPQLDN là một trong các cơ sở để xác định chỉ tiêu lợi nhuận và các loại thuế khác.
CPBH và CPQLDN phản ánh sai sẽ dẫn đến sai lệch lợi nhuận trước thuế, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp và lợi nhuận sau thuế, dẫn tới việc phản ánh không chính xác và trung thực kết quả hoạt động của đơn vị. Do vậy, đây là hai khoản mục nhạy cảm có thể tồn tại các gian lận có thể xảy ra trong quá trình xác định lợi nhuận, thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp. Tất cả các chỉ tiêu về chi phí phản ánh trên BCKQHĐKD có mối quan hệ chặt chẽ với các chỉ tiêu được phản ánh trên bảng cân đối kế toán: tiền lương, công cụ dụng cụ, khấu hao tài sản cố định, tiền, thuế và các khoản phải nộp Nhà nước,. CPBH và CPQLDN liên quan mật thiết tới khâu tiêu thụ trong một doanh nghiệp, bởi nó bao gồm các chi phí khá nhạy cảm, tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và quản lý trong mỗi doanh nghiệp.
* Đặc điểm của CPBH và CPQLDN ảnh hưởng đến công tác kiểm toán: Một số đặc điểm chính của CPBH và CPQLDN ảnh hưởng đến công tác kiểm toán như sau: - Là khoản mục chi phí phát sinh nhiều, thường xuyên. Vì vậy, trong công tác kiểm toán, KTV không thể kiểm tra hết 100% được mà phải tiến hành chọn mẫu. Điều này dựa trên xét đoán, kinh nghiệm của KTV nên không thể tránh khỏi rủi ro, không phát hiện được các gian lận, sai sót. - Trong CPBH và CPQLDN đều bao gồm nhiều loại chi phí nhỏ bên trong: chi phí nhân viên; chi phí vật liệu; chi phí dụng cụ, đồ dùng; chi phí khấu hao TSCĐ;…Do vậy, yêu cầu phải có sự kết hợp với nhau trong kiểm toán các phần hành có liên quan để tạo ra sự hiệu quả trong công tác kiểm toán.
- Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí phát sinh lớn, có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ. Do vậy, trong CPBH và CPQLDN tồn tại rất nhiều các gian lận, sai sót. Điều đó yêu cầu người làm kiểm toán trước khi thực hiện kiểm toán, phải tìm hiểu rõ ràng về đặc điểm, quy mô 9 kinh doanh của khách hàng, để từ đó có sự xét đoán về chi phí phát sinh phù hợp với ngành nghề, quy mô kinh doanh của khách hàng. Từ đó nhanh chóng tìm ra các gian lận, sai sót.
- Ở từng doanh nghiệp, việc trình bày CPBH và CPQLDN là khác nhau. Do đó, KTV cần tìm hiểu rõ KSNB trong từng doanh nghiệp để từ đó khoanh vùng được các gian lận, sai sót. Kế toán đối với khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 1. Nguyên tắc hạch toán Đối với việc hạch toán CPBH và CPQLDN cần chú trọng các nguyên tắc sau: - Nguyên tắc cơ sở dồn tích: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến chi phí của doanh nghiệp phải được ghi nhận vào sổ kế toán tại thời điểm phát sinh, không căn cứ và thời điểm thực tế chi tiền hoặc thu tiền.
- Nguyên tắc phù hợp: Việc ghi nhận chi phí và doanh thu phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí liên quan đến việc tạo doanh thu đó tương ứng, gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và các chi phí của những kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu kỳ đó. - Nguyên tắc nhất quán: Các chính sách và phương pháp kế toán mà doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng nhất quán ít nhất trong một năm tài chính như chính sách khấu hao và chính sách phân bổ. Trường hợp doanh nghiệp có sự thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trên thuyết minh BCTC.