mở đầu cho quá trình tiến hành đàm phán. Mục đích là tạo không khí cho cuộc đàm phán, tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện các bƣớc tiếp theo. Giai đoạn này đƣợc dùng để thảo luận các vấn đề nằm ngoài vấn đề thƣơng lƣợng nhƣ các vấn đề về kinh tế, thể thao, văn hóa, nghệ thuật, thời tiết, đất nƣớc, con ngƣời, sở thích cá nhân…. nhằm giới thiệu các bên với nhau.
Thời gian và chủ đề tiếp cận phụ thuộc vào sở thích và văn hóa của các bên tham gia đàm phán. Trao đổi thông tin Những ngƣời thƣơng lƣợng cung cấp và thu nhận thông tin về nội dung của cuộc đàm phán để chuẩn bị cho các giai đoạn tiếp theo, làm cho các bên hiểu đƣợc quan điểm, lập trƣờng, mục tiêu và quyền lợi của nhau, làm cơ sở cho các quyết định sau này. Trong giai đoạn trao đổi thông tin ngƣời đàm phán phải sử dụng các kỹ thuật: kỹ thuật đặt câu hỏi, trả lời câu hỏi, xử lý những câu hỏi không rõ ràng, kỹ thuật trình bày, truyền thông tin không lời…Tùy từng điều kiện cụ thể, văn hóa của đối tác mà sử dụng, kết hợp các kỹ thuật để tối ƣu hóa quá trình truyền đạt thông tin. Giai đoạn thuyết phục Thực chất của giai đoạn thuyết phục là giai đoạn giành giật, bảo về quyền lợi của mình, thực hiện các mục tiêu đã đề ra, sử dụng kỹ thuật thuyết phục và kỹ thuật vô hiệu hóa đối tác.
- Quá trình thuyết phục có thể tiến hành theo các bƣớc sau: Bƣớc 1: Xác định những vấn đề cần thuyết phục. Bƣớc 2: Từ việc xác định những vấn đề cần thuyết phục, xác định những nguyên nhân tiềm ẩn dẫn đến sự không nhất trí của đối tác. 13 Bƣớc 3: So sánh mục tiêu, quyền lợi, chiến lƣợc, điểm mạnh, điểm yếu của đối phƣơng so với mình để đƣa ra các định hƣớng thuyết phục đối tác. Bƣớc 4: Trên cơ sở định hƣớng thuyết phục, lựa chọn phƣơng pháp và chiến thuật thuyết phục.
Bƣớc 5: Tiến hành thuyết phục. Giai đoạn nhượng bộ và thỏa thuận Các bên cần phải có sự nhƣợng bộ và thỏa thuận để giải quyết các mâu thuận còn tồn tại thì mới đƣa cuộc đàm phán đến thành công. Có hai phƣơng pháp cơ bản để nhƣợng bộ và thỏa thuận: - Phƣơng pháp dùng phễu giải pháp, gồm 3 bƣớc: Bƣớc 1: Xác định tất cả các giải pháp mà các bên đƣa ra. Bƣớc 2: Các bên phân tích để tìm ra các giải pháp có tính khả thi.
Bƣớc 3: Lựa chọn giải pháp tối ƣu nhất cho tất cả các bên. - Phƣơng pháp kết hợp các giải pháp đàm phán: thích hợp khi các giải pháp mà các bên tham gia có sự khác nhau từng phần. Nguyên tắc cơ bản là kết hợp từng bộ phận của nhiều giải pháp thành một giải pháp mới mà các bên có thể chấp nhận đƣợc, có thể tiến hành theo các bƣớc: Bƣớc 1: Xác định các giải pháp mà các bên đề nghị. Bƣớc 2: Xác định những giải pháp có thể kết hợp đƣợc.
Bƣớc 3: Xác định những vấn đề trong mỗi giải pháp có thể kết hợp đƣợc. Bƣớc 4: Tiến hành kết hợp đƣa ra giải pháp chung. Bước 3: Kết thúc đàm phán Nếu đàm phán không đi đến thống nhất khi các bên đối tác đƣa ra những đề nghị không thể chấp nhận đƣợc hoặc trong quá trình đàm phán xuất hiện những thông tin làm cho những thỏa thuận đối với ta không còn hấp dẫn nữa, phƣơng án kinh doanh không còn hiệu quả thì điều tốt nhất là nên rút lui khỏi cuộc đàm phán, phải tìm lý lẽ giải thích hợp lý để vẫn giữa đƣợc mối quan hệ tốt đẹp giữa các bên. Nếu đàm phán thành công, các bên tiến hành ký kết hợp đồng hoặc đã đạt đƣợc những thỏa thuận nhất định, cần đàm phán thêm mới có thể ký kết hợp đồng thì các bên phải tiến hành xác nhận những thỏa thuận đã đạt đƣợc.
Bước 4: Kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm 14 Sau mỗi lần đàm phán phải kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm, so sánh kết quả đạt đƣợc với mục tiêu đề ra, từ dó phân tích ƣu nhƣợc điểm, rút kinh nghiệm cho các hoạt động đàm phán sau. Các yếu tố ảnh hưởng tới Quy trình đàm phán hợp đồng mua hàng nhập khẩu Quá trình đàm phán hợp đồng mua hàng nhập khẩu không chỉ chịu tác động của các yếu tố bên ngoài (khách quan) mà còn bị ảnh hƣởng bởi các yếu tố nội tại (chủ quan) của các bên tham gia. Các yếu tố khách quan Tình hình thị trường: Thứ nhất, thị trƣờng có thể ảnh hƣởng lớn đến giá cả và điều kiện giao dịch nếu cầu cao và cung thấp, nhà cung cấp có thể đƣa ra các điều kiện khắt khe hơn. Thứ hai, hiện nay mức độ cạnh tranh trong ngành hàng cụ thể có thể quyết định khả năng thƣơng lƣợng giá và điều kiện hợp đồng.
Chính sách thương mại và quy định pháp lý: Các quy định về thuế nhập khẩu có thể ảnh hƣởng đến chi phí và quyết định mua hàng. Hay chính sự thay đổi trong chính sách của chính phủ cũng có thể ảnh hƣởng đến quy trình và thời gian giao hàng. Tình hình kinh tế toàn cầu: Những biến động kinh tế có thể ảnh hƣởng đến tỷ giá hối đoái, ngân sách và khả năng chi trả của bên mua, cũng nhƣ giá thành của hàng hóa. Yếu tố văn hóa: Sự khác biệt về phong tục tập quán, cách thức giao tiếp giữa các quốc gia có thể tạo ra những hiểu lầm trong quá trình đàm phán.
Hoặc phong cách đàm phán khác nhau cũng có thể ảnh hƣởng đến cách thức tiếp cận và thƣơng lƣợng. Tình hình chính trị: Tình hình chính trị của quốc gia có thể tác động đến khả năng giao dịch và niềm tin giữa các bên. Sự bất ổn có thể làm tăng rủi ro trong các thỏa thuận. Các yếu tố chủ quan Kinh nghiệm và kỹ năng của bên đàm phán + Kinh nghiệm: Kinh nghiệm của ngƣời đại diện trong đàm phán ảnh hƣởng lớn đến khả năng đƣa ra các lập luận thuyết phục và xử lý các tình huống phát sinh.
+ Kỹ năng thƣơng lƣợng: Kỹ năng giao tiếp, lắng nghe và thuyết phục của ngƣời đàm phán có thể tạo ra sự khác biệt trong quá trình thƣơng lƣợng. Mối quan hệ giữa các bên 15 + Lịch sử giao dịch: Một mối quan hệ tốt giữa bên mua và bên bán có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc thƣơng lƣợng và giải quyết tranh chấp. + Sự tin tƣởng: Mức độ tin tƣởng giữa các bên cũng ảnh hƣởng đến khả năng đạt đƣợc thỏa thuận nhanh chóng và hiệu quả. Mục tiêu và chiến lược của bên đàm phán + Mục tiêu cụ thể: Các bên cần có mục tiêu rõ ràng trong đàm phán.
+ Chiến lƣợc đàm phán: Sự lựa chọn chiến lƣợc phù hợp (cứng rắn, linh hoạt hay hợp tác) sẽ ảnh hƣởng đến cách thức tiếp cận và kết quả cuối cùng. Tâm lý và cảm xúc: Tâm trạng và cảm xúc của ngƣời đàm phán có thể ảnh hƣởng đến cách họ giao tiếp và quyết định. Nguồn lực và khả năng tài chính + Nguồn lực sẵn có: Khả năng tài chính và nguồn lực của bên mua sẽ ảnh hƣởng đến khả năng thƣơng lƣợng giá cả và các điều khoản thanh toán. + Khả năng cung ứng: Bên bán cần đánh giá khả năng cung ứng và sản xuất để đảm bảo đáp ứng đƣợc yêu cầu của bên mua.
16 CHƢƠNG III: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG ĐÀM PHÁN MUA HÀNG NHẬP KHẨU HÀNG HÓA CỦA CÔNG TY CỐ PHẨN AVLUS 3. Giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ Phần AVPlus 3. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty Cổ phần AV Plus Việt nam chính thức đi vào hoạt động vào ngày 22/8/2016 với định hƣớng ban đầu là tập trung vào kinh doanh hệ thống điện thông minh. Tuy nhiên từ năm 2018 cho đến nay, xu thế của thế giới về âm thanh, ánh sáng, trình chiếu 3D, trí tuệ nhân tạo phát triển mạnh mẽ, không nằm ngoài xu thế, AV Plus đã mở rộng lĩnh vực kinh doanh và tập trung nhiều hơn về mảng cung cấp hệ thống âm thanh, ánh sáng, tƣ vấn thiết kế giải pháp thông minh.
Công ty đã ngày 1 phát triển nhƣ kì vọng của ban lãnh đạo và sẵn sàng đón đầu xu thế mới để tiến xa hơn trong tƣơng lai Thông tin Doanh nghiệp Bảng 3. Thông tin chung về Công ty Cổ phần AV PLus Tên Công ty Công ty cổ phần AV PLUS Logo công ty Tên quốc tế AV Plus Corporation Tên viết tắt Av Plus Corp Mã số thuế 0107543383 Ngày hoạt động 22/8/2016 Loại hình doanh nghiệp Công ty cổ phần ngoài NN Ngƣời đại diện pháp luật Vũ Ngọc Tiệp Tầng 3, B (SH06), Ô đất B4, Khu đô thị mới Trụ sở chính Nam Trung Yên, Phƣờng Yên Hoà, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam 17 Đà nẵng: 04A Đƣờng Phƣớc Lộc 1, Phƣờng Thọ Quang, Quận Sơn Trà, Đà Nẵng Chi nhánh Hồ Chí Minh; D816 chung cƣ Phạm Viết Chánh, Phƣờng 19, Quận Bình Thạnh, TP HCM Website https://avplus.000 đồng Vốn điều lệ theo giấy phép ĐKKD (Hai mƣơi tỷ Việt Nam đồng) ❖ Chức năng Công ty Cổ phần AV Plus có chức năng chủ yếu là tƣ vấn giúp khách hàng hiểu hệ thống AV (Audio Visual), thiết kế, xây dụng giải pháp theo yêu cầu về hệ thống, cung cấp các thiết bị âm thanh, hình ảnh cho dự án, lắp đặt, lập trình, kiểm thử và cân chỉnh hệ thống, đào tạo chuyển giao công nghệ, hƣớng dẫn và thực hiện bảo trì cho hệ thống phạm vi toàn quốc. ❖ Sứ mệnh Một là, luôn cầu nối chuyển giao công nghệ tân tiến trên thế giới đến Việt nam nhằm nâng cao chất lƣợng và cuộc sống thông qua các giải pháp nghe nhìn thông minh, tiện ích và sang trọng 3. Lĩnh vực kinh doanh Với hơn 5 năm kinh nghiệm trong hoạt động kinh doanh bán lẻ, bán buôn và xuất nhập khẩu công ty tự tin mang lại các sản phẩm tốt nhất cho khách hàng.
Hiện nay, công ty đang thực hiện kinh doanh trong các lĩnh vực sau: ● Tƣ vấn giúp khách hàng hiểu hệ thống AV (Audio Visual) ● Thiết kế, xây dựng giải pháp theo yêu cầu về hệ thống ● Cung cấp các thiết bị âm thanh, hình ảnh cho dự án (Loa, máy chiếu, camera, màn hình) ● Lắp đặt, lập trình, kiểm thử và cân chỉnh hệ thống ● Đào tạo chuyển giao công nghệ, hƣớng dẫn và thực hiện bảo trì cho hệ thống 18 3.3 Cơ cấu tổ chức của công ty Sơ đồ 3.