CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm, vai trò và chức năng của quản trị nhân lực 1. Khái niệm nhân lực Nhân lực là nguồn lực trong mỗi con người, bao gồm cả thể lực và trí lực, thể hiện ra bên ngoài bởi khả năng làm việc. Bao gồm cả sức khỏe (chiều cao, cân nặng, độ lớn, sức bền của lực….) trình độ (kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm…) tâm lý, ý thức mức độ cố gắng, sức sáng tạo, …nguồn lực trong mỗi con người có thể nói là không giới hạn.
Khái niệm nguồn nhân lực Nguồn nhân lực của doanh nghiệp (DN) là nguồn lực của toàn bộ cán bộ, công nhân viên lao động trong doanh nghiệp đó đặt trong mối quan hệ phối hợp các nguồn lực riêng của mỗi người, sự bổ trợ nhưng khác biệt trong nguồn lực của mỗi cá nhân thành nguồn lực của doanh nghiệp. Khái niệm quản trị nhân lực Quản trị nhân lực (QTNL) là việc hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, sử dụng, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho nguồn nhân lực phát huy khả năng của mình nhằm đạt được mục tiêu mà doanh nghiệp (DN) đề ra. Quản trị nhân lực bao gồm tất cả các hoạt động của doanh nghiệp nhằm: thu hút, xây dựng, phát triển, sử dụng, đánh giá, gìn giữ, bảo toàn lực lượng lao động phù hợp yêu cầu công việc về số lượng và chất lượng. Vai trò của quản trị nhân lực đối với doanh nghiệp Quản trị nhân lực giúp cho các nhà quản lý biết cách giao tiếp với người khác, biết lắng nghe, đặt câu hỏi, tìm ra tiếng nói chung đội ngũ nhân lực.
Từ đó biết lôi kéo nhân viên say mê với công việc, kích thích động viên phát huy tối đa năng lực cá nhân, tránh được những sai lầm trong công việc tuyển chọn nhân lực nhằm tăng năng suất lao động và nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp. 5 Trong một doanh nghiệp cụ thể, quản trị nhân lực giúp doanh nghiệp hướng tới mục tiêu tuyển dụng, đào tạo, sử dụng lao động hợp lý, mang tính cạnh tranh để đạt được hiểu quả tối đa cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Yếu tố giúp nhận biết được một doanh nghiệp hoạt động tốt hay không tốt, thành công hay không thành công chính là lực lượng nhân sự, những con người cụ thể với lòng nhiệt huyết và óc sáng tạo: máy móc, thiết bị, công nghệ, cơ sở vật chất có thể mua được nhưng con người là không thể. Vì vậy có thể khẳng định rằng quản trị nhân lực có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Quản trị nhân lực góp phần giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề lao động. Quản trị nhân lực gắn liền với mọi doanh nghiệp, bất kỳ cơ quan doanh nghiệp nào cũng cần có bộ phận nhân lực. Quản trị nhân lực là thành tố quan trọng của chức năng quản trị, nó có gốc rễ và cách nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi doanh nghiệp. Cung cách quản trị nhân lực tạo ra bầu không khí văn hóa cho mọi doanh nghiệp.
Đây cũng là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp. Chức năng của quản trị nhân lực Quản trị nhân lực giúp cho các nhà quản lý biết cách giao tiếp với người khác, biết lắng nghe, đặt câu hỏi, tìm ra tiếng nói chung đội ngũ nhân lực. Từ đó biết lôi kéo nhân viên say mê với công việc, kích thích động viên phát huy tối đa năng lực cá nhân, tránh được những sai lầm trong công việc tuyển chọn nhân lực nhằm tăng năng suất lao động và nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp. Quản trị nhân lực gồm 3 chức năng cơ bản: thu hút nhân lực, đào tạo- phát triển nhân lực và duy trì nhân lực.
- Chức năng thu hút nhân lực: Thực hiện các hoạt động để đảm bảo có đủ nhân lực để triển khai thực hiện các hoạt động của mình. Trên cơ sở lưu giữ và xử lý thông tin về nhân lực trong doanh nghiệp, quyết định lựa chọn các hoạt động kế tiếp như: thu hút từ nội bộ, thu hút từ bên ngoài, biên chế, thuyên chuyển, đề bạt, tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực… 6 - Chức năng đào tạo - phát triển nguồn nhân lực: Đảm bảo nhân lực trong tổ chức đáp ứng được yêu cầu về chất lượng đối với mọi điều kiện phát triển của khoa học công nghệ, những thách thức trong mọi giai đoạn. - Chức năng duy trì nguồn nhân lực: Đảm bảo đủ nhân lực về số lượng và chất lượng trong mọi thời kỳ, mọi giai đoạn hoạt động cũng như đảm bảo sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực của tổ chức. Nội dung công tác quản trị nhân lực trong doanh nghiệp 1.
Phân tích công việc Phân tích công việc là quá trình xác định và ghi chép một cách có hệ thống các thông tin liên quan đến bản chất công việc cụ thể. Là việc xác định nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc; các phẩm chất, kỹ năng, kiến thức cần thiết của người lao động để có thể thực hiện tốt công việc. Nội dung, trình tự thực hiện phân tích công việc trải qua 5 bước: - Bước 1. Mô tả công việc: Là tài liệu cung cấp thông tin về công việc đang được thực hiện bao gồm tên công việc, miêu tả ngắn gọn công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm cũng như các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc.
Xác định công việc: Là việc thiết lập một biểu liệt kê về các nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn và các hoạt động thường xuyên đột xuất, các mối quan hệ trong công tác, các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng công việc. Đề ra các tiêu chuẩn về nhân sự: Là những yêu cầu chủ yếu về năng lực, phẩm chất, hình thức mà con người đảm nhận công việc phải đạt được. Đối với các công việc khác nhau, số lượng yêu cầu mức độ khác nhau. Đánh giá công việc: Là việc đo lường và đánh giá tầm quan trọng của mỗi công việc.
Việc đánh giá công việc phải chính xác, khách quan. Đây là nhiệm vụ hết sức quan trọng vì giá trị và tầm quan trọng của mỗi công việc được đánh giá sẽ là căn cứ để xác định mức lương tương xứng với công việc này. Xếp loại công việc: Những công việc được đánh giá là tương đương nhau thì sẽ được xếp thành một nhóm, việc xếp loại như thế sẽ tiện hơn cho nhà quản trị. Kết quả của phân tích công việc có hai sản phẩm: mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc.
- Bản mô tả công việc: Bản mô tả công việc là tài liệu cung cấp thông tin về công việc đang được thực hiện bao gồm tên công việc, miêu tả ngắn gọn công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm cũng như các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. - Bản tiêu chuẩn công việc: Bản tiêu chuẩn công việc liệt kê tất cả những yêu cầu chủ yếu đối với người thực hiện công việc như yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm công tác, trình độ giáo dục và đào tạo, các yêu cầu về thể chất và tinh thần cũng như giới tính. Do các công việc rất đa dạng nên các yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công việc cũng rất đa dạng. Công tác định mức lao động Công tác định mức lao động chính là hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp xác định được lượng lao động hao phí.
Thực chất của định mức lao động là sự quy định lượng lao động sống hao phí cần thiết để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hay hoàn thành một công việc nhất định trong điều kiện tổ chức kỹ thuật nhất định. Hay định mức lao động là công việc xây dựng và quản lý các tiêu chuẩn về sử dụng lao động trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp Sản phẩm của định mức lao động là mức lao động. Mức lao động chính là tiêu chuẩn cụ thể về việc sử dụng lao động đối với công việc cụ thể của doanh nghiệp; là lượng lao động sống hao phí được quy định. Bao gồm: Mức thời gian và mức sản lượng.
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực Kế hoạch hóa nguồn nhân lực bao gồm các hoạt động: xác định nhu cầu về nguồn lực (số lượng và chất lượng), xác định nguồn cung, các chính sách và 8 giải pháp để cân đối cung - cầu nguồn nhân lực của doanh nghiệp tại 1 thời điểm nhất định nào đó trong tương lai. Nội dụng kế hoạch hóa nguồn nhân lực thường được tiến hành theo 5 bước: Xác định cầu nguồn Cân Đề Kiểm tra nhân lực đối cung ra chính Đánh - cầu sách giá nguồn kế kế hoạch nhân lực hoạch thực Xác định thực hiện nguồn cung hiện nhân lực Sơ đồ 1.1: Quy trình kế hoạch hóa nguồn nhân lực Bước 1: Xác định cầu nhân lực Xác định cầu nguồn nhân lực dựa trên kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp. Thực tế điều này có nghĩa là mục tiêu của kế hoạch nguồn nhân lực phải được lấy từ mục đích của doanh nghiệp. Ngoài chiến lược tổng thể thì xác định cầu nguồn nhân lực còn dựa vào kế hoạch cụ thể của từng bộ phận như kế hoạch tài chính, sản xuất… Bước 2: Xác định cung nhân lực Sau khi dựbáo cầu nguồn lực, việc tiếp theo phải làm là xác định nguồn cung nhân lực.
Xác định nguồn cung nhân lực bao gồm: - Nguồn cung từ bên trong: Bao gồm tất cả các cá nhân hiện đang lao động của doanh nghiệp. Dự đoán nguồn cung bên trong thực chất là quá trình phân tích lực lượng lao động hiện có của doanh nghiệp cả về số lượng và chất lượng. - Nguồn cung bên ngoài: Là lực lượng lao động tiềm năng có thể được thu hút để làm việc cho doanh nghiệp. Dự đoán nguồn cung lao động từ bên ngoài rất quan trọng bởi vì, doanh nghiệp nào cũng có nhu cầu phát triển và mở rộng sản xuất nên rất cần thêm nhân lực để hoàn thành nhiệm vụ sản xuất.
Do đó, dự đoán nguồn cung nhân lực từ thị trường lao động cho thấy rõ tiềm năng lao động, các nguồn nhân lực có thể cung cấp cho doanh nghiệp.