Chương 1: Cơ sở lý luận về dự án và quản lý dự án. Chương 2: Thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng tại Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình Nông nghiệp và Phát triển nông thôn thành phố Hà Nội. Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng của Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình Nông nghiệp và Phát triển nông thôn thành phố Hà Nội. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 1.
Tổng quan về Dự án và Quản lý Dự án 1. Tổng quan về Dự án đầu tư 1. Khái niệm về dự án Có nhiều cách định nghĩa dự án. Tùy theo mục đích mà nhấn mạnh một khía cạnh nào đó.
Trên phương diện phát triển, có hai cách hiểu về dự án: cách hiểu “tĩnh” và cách hiểu “động”. Theo cách hiểu “tĩnh” thì dự án là hình tượng về một tình huống (một trạng thái) mà ta muốn đạt tới. Theo cách hiểu thứ hai “động” có thể định nghĩa dự án như sau: Theo định nghĩa chung nhất, dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cần phải được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới. Trên phương diện quản lý, có thể định nghĩa dự án như sau: Dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất.
Định nghĩa này nhấn mạnh hai đặc tính: (1) Nỗ lực tạm thời (hay có thời hạn). Nghĩa là, mọi dự án đầu tư đều có điểm bắt đầu và kết thúc xác định. Dự án kết thúc khi mục tiêu của dự án đã đạt được hoặc dự án bị loại bỏ; (2) Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất. Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất là sản phẩm hoặc dịch vụ khác biệt so với những sản phẩm tương tự đã có hoặc dự án khác.
Đặc trưng cơ bản của dự án Từ những định nghĩa khác nhau có thể rút ra một số đặc trưng cơ bản của dự án như sau: Dự án có mục đích, kết quả xác định. Tất cả các dự án đều phải có kết quả được xác định rõ. Kết quả này có thể là một tòa nhà, một dây chuyền sản xuất hiện đại hay là chiến thắng của một chiến dịch vận động tranh cử vào một vị trí chính trị. Mỗi dự án lại bao gồm một tập hợp nhiều nhiệm vụ cần được thực hiện.
Mỗi nhiệm 8 vụ cụ thể lại có một kết quả riêng, độc lập. Tập hợp các kết quả cụ thể của các nhiệm vụ hình thành nên kết quả chung của dự án. Nói cách khác, dự án là một hệ thống phức tạp, được phân chia thành nhiều bộ phận, phân hệ khác nhau để thực hiện và quản lý nhưng đều phải thống nhất đảm bảo các mục tiêu chung về thời gian, chi phí và việc hoàn thành với chất lượng cao. Dự án có chu kì phát triển riêng và có thời gian tồn tại hữu hạn.
Dự án là một sáng tạo. Giống như các thực thể sống, dự án cũng trải qua các giai đoạn: hình thành, phát triển, có thời điểm bắt đầu và kết thúc… Dự án không kéo dài mãi mãi. Khi dự án kết thúc, kết quả dự án được chuyển giao cho bộ phận quản lý vận hành, nhóm quản trị dự án giải tán. Sản phẩm của dự án mang tính chất đơn chiếc, độc đáo (mới lạ).
Khác với quá trình sản xuất liên tục và giai đoạn, kết quả của dự án không phải là sản phẩm sản xuất hàng loạt, mà có tính chất khác biệt cao. Sản phẩm và dịch vụ do dự án đem lại là duy nhất, hầu như không lặp lại như Kim tự tháp ở Ai Cập,. Tuy nhiên, ở nhiều dự án khác, tính duy nhất ít rõ ràng hơn và bị che đậy bởi tính tương tự giữa chúng. Nhưng nhiều khẳng định là chúng có thiết kế khác nhau, vị trí khác, khách hàng khác… Điều ấy cũng tạo nên nét duy nhất, độc đáo, mới lạ của dự án.
Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa bộ phận quản lý chức năng với quản lý dự án. Dự án nào cũng có sự tham gia của nhiều bên hữu quan như chủ đầu tư, người thụ hưởng dự án, các nhà tư vấn, nhà thầu, các cơ quản lý nhà nước. Tùy theo tính chất của dự án và các yêu cầu của chủ đầu tư mà sự tham gia của các thành phần trên cũng khác nhau. Giữa các bộ phận quản lý chức năng và bộ phận quản lý dự án thường xuyên có quan hệ với nhau và cùng phối hợp thực hiện nhiệm vụ nhưng mức độ tham gia của các bộ phận không giống nhau.
Để thực hiện thành công mục tiêu của dự án, các nhà quản lý dự án cần duy trì thường xuyên mối quan hệ với các bộ phận quản lý khác. Môi trường hoạt động “va chạm”. Quan hệ giữa các dự án là quan hệ chia nhau cùng một nguồn lực khan hiếm của tổ chức. Dự án “cạnh tranh” lẫn nhau và với các hoạt động tổ chức sản xuất khác về tiền vốn, nhân lực, thiết bị,… Trong quản lý, nhiều trường hợp, các thành viên BQL dự án lại có “hai thủ trưởng” nên không biết 9 phải thực hiện mệnh lệnh của cấp trên trực tiếp nào nếu hai lệnh lại mâu thuẫn nhau.
Do đó, môi trường quản lý dự án có nhiều quan hệ phức tạp nhưng năng động. Tính chất bất định và độ rủi ro cao. Hầu hết các dự án đòi hỏi qui mô tiền vốn, vật tư và lao động rất lớn để thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Mặt khác, thời gian đầu tư và vận hành kéo dài nên các dự án đầu tư phát triển thường có độ rủi ro cao.
Khái niệm về quản lý dự án Phương pháp QLDA lần đầu được áp dụng trong quân sự của Mỹ vào những năm 50 của thế kỷ 20, đến nay nó nhanh chóng được ứng dụng rộng rãi vào các lĩnh vực kinh tế, quốc phòng và xã hội. Có hai lực lượng cơ bản thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của phương pháp quản lý dự án là: (1) nhu cầu ngày càng tăng về những hàng hóa và dịch vụ sản xuất phức tạp, chất lượng cao trong khi khách hàng ngày càng “khó tính”; (2) kiến thức của con người (hiểu biết tự nhiên, xã hội, kinh tế,.) ngày càng tăng. QLDA là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã quy định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. Nội dung của quản lý dự án theo các giai đoạn của chu kì Dự án QLDA bao gồm ba giai đoạn chủ yếu.
Đó là lập kế hoạch, điều phối thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí và thực hiện giám sát các công việc dự án nhằm đạt được những mục tiêu xác định. Lập kế hoạch: Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định công việc, dự tính nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch hành động thống nhất, theo trình tự logic, có thể biểu diễn dưới dạng các sơ đồ hệ thống hoặc theo các phương pháp lập kế hoạch truyền thống. 10 Điều phối thực hiện dự án. Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm tiền vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ thời gian.
Giai đoạn này chi tiết hóa thời gian, lập lịch trình cho từng công việc và toàn bộ dự án (khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc), trên cơ sở đó, bố trí tiền vốn, nhân lực và thiết bị phù hợp. Giám sát là quá trình theo dõi kiểm tra tiến độ dự án, phân tích tình hình thực hiện, báo cáo hiện trạng và đề xuất biện pháp giải quyết những vướng mắc trong quá trình thực hiện. Cùng với hoạt động giám sát, công tác đánh giá dự án giữa kỳ và cuối kỳ cũng được thực hiện nhằm tổng kết rút kinh nghiệm, kiến nghị các pha sau của dự án. Các giai đoạn của quá trình QLDA hình thành một chu trình năng động từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó phản hồi cho việc tái lập kế hoạch dự án như hình bên dưới.
Lập kế hoạch - Thiết lập mục tiêu - Dự tính nguồn lực - Xây dựng kế hoạch Điều phối thực hiện Giám sát - Bố trí tiến độ thời gian - Đo lường kết quả - Phân phối nguồn lực - So sánh với mục tiêu - Phối hợp các hoạt động - Báo cáo - Khuyến khích động viên - Giải quyết các vấn đề p Hình 1.1 Chu trình quản lý dự án (Nguồn Quản lý dự án 2008, Nxb Kinh tế quốc dân) 11 1. Quản lý dự án đầu tư xây dựng 1. Tổng quan về dự án đầu tư 1. Khái niệm Theo Luật Đầu tư năm 2018:” Dự án đầu tư là tập hợp đề xuất bỏ vốn trung hạn hoặc dài hạn để tiến hành các hoạt động đầu tư kinh doanh trên địa bàn cụ thể, trong khoảng thời gian xác định”.
Theo Luật Xây dựng năm 2018:” Dự án đầu tư xây dựng là tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc sử dụng vốn để tiến hành hoạt động xây dựng để xây dựng mới, sửa chữa, cải tạo công trình xây dựng nhằm phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm, dịch vụ trong thời gian và chi phí xác định. Ở giai đoạn chuẩn bị dự án đầu tư xây dựng, dự án được thể hiện thông qua Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi đầu tư xây dựng. Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi đầu tư xây dựng hoặc Báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng”. Tùy vào tính chất, mục đích thì khái niệm dự án đầu tư có thể diễn đạt khác nhau nhưng có thể khái quát chung như sau: DAĐT là tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc sử dụng vốn trong một khoảng thời gian xác định nhằm đạt được mục tiêu nhất định.
Bản chất của các dự án đầu tư xây dựng Bản chất của QLDA là quá trình lập kế hoạch, điều phối và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo hoàn thành các mục tiêu đã đề ra.