CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH CẤP NƯỚC SẠCH NÔNG THÔN 1.1 Dự án đầu tư và Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình 1.1 Những khái niệm về dự án đầu tư xây dựng công trình Dự án: Theo định nghĩa của tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn ISO, trong tiêu chuẩn ISO 9000:2000 và TCVN ISO 9000:2000 thì: Dự án là một quá trình đơn nhất, gồm một tập hợp các hoạt động có phối hợp và kiểm soát, có thời hạn bắt đầu và kết thúc, được tiến hành để đạt được mục tiêu phù hợp với các yêu cầu quy định, bao gồm cả các ràng buộc về thời gian, chi phí và nguồn lực. Các dự án đều có đặc điểm chung là: Các dự án đều được thực hiện bởi con người; đều bị ràng buộc bởi các nguồn lực hạn chế là con người và tài nguyên; đều được hoạch định, thực hiện và kiểm soát. Theo Điều 3 - Luật Xây dựng số 50/2014/QH13 thì Dự án đầu tư xây dựng công trình: là một tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc sử dụng vốn để tiến hành hoạt động xây dựng để xây dựng mới, sửa chữa, cả tạo công trình xây dựng nhằm phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm, dịch vụ trong thời hạn và chi phí xác định. Ở giai đoạn chuẩn bị dự án đầu tư xây dựng, dự án được thể hiện thông qua Báo các nghiên cứu tiền khả thi đầu tư xây dựng, Báo các nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng hoặc Báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng.
Các đặc trưng cơ bản của dự án đầu tư xây dựng công trình: Dự án có mục đích, mục tiêu rõ ràng; Có chu kỳ riêng và thời gian tồn tại hữu hạn: Hình thành, phát triển, có điểm bắt đầu và kết thúc; Liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận quản lý chức năng và quản lý dự án; Sản phẩm cơ bản mang tính đơn chiếc và độc đáo; Bị hạn chế bởi các nguồn lực; Luôn có tính bất định và rủi ro; Tính trình tự trong quá trình thực hiện; Đều có người uỷ quyền chỉ định riêng hay còn gọi là khách hàng.2 Phân loại dự án đầu tư xây dựng công trình Dự án đầu tư XDCT thường được (i) phân loại theo qui mô, tính chất, loại công trình chính của dự án, (ii) theo nguồn vốn sử dụng. - Phân loại dự án đầu tư XDCT theo qui mô đầu tư: Dự án đầu tư xây dựng được phân loại theo quy mô, tính chất, loại công trình chính của dự án gồm: Dự án quan trọng 6 quốc gia, dự án nhóm A, dự án nhóm B và dự án nhóm C được quy định chi tiết tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 59/2015/NĐ-CP ngày 18/6/2015 về quản lý dự án. - Dự án đầu tư xây dựng công trình chỉ cần yêu cầu lập Báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng gồm: Công trình xây dựng sử dụng cho mục đích tôn giáo; Công trình xây dựng mới, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp có tổng mức đầu tư dưới 15 tỷ đồng (không bao gồm tiền sử dụng đất). Dự án đầu tư xây dựng được phân loại theo loại nguồn vốn sử dụng gồm: Dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước, dự án sử dụng vốn nhà nước ngoài ngân sách và dự án sử dụng vốn khác.
- Phân loại theo nhóm sản phẩm: (i) Công trình dân dụng; (ii)Công trình công nghiệp; (iii) Công trình giao thông; (iv) Công trình nông nghiệp và phát triển nông thôn; (v) Công trình hạ tầng kỹ thuật; (vi) Công trình quốc phòng an ninh.3 Khái niệm quản lý dự án Quản lý dự án thực chất là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm, dịch vụ bằng phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. Tác dụng chủ yếu là: Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án; Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa các nhóm quản lý dự án với khách hàng chủ đầu tư và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án; Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên, chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia; Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được. Tạo điều kiện cho sự đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết những bất đồng; Tạo ra các sản phẩm dịch vụ có chất lượng cao hơn. Có ý nghĩa vô cùng quan trọng đó là: Thông qua việc quản lý dự án có thể tránh được những sai sót trong những công trình lớn, phức tạp; Áp dụng 7 phương pháp quản lý dự án sẽ có thể khống chế, điều tiết hệ thống mục tiêu dự án; Thông qua việc quản lý dự án có thể thúc đẩy sự trưởng thành nhanh chóng của các nhân tài chuyên ngành.4 Nội dung quản lý dự án Chu trình quản lý dự án xoay quanh 03 nội dung chủ yếu là: Lập kế hoạch; phối hợp thực hiện mà chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí thực hiện; và giám sát các công việc của dự án nhằm đạt được các mục tiêu đã định.
Lập kế hoạch: là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định công việc, dự tính nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch hành động thống nhất, theo trình tự lôgíc, có thể biểu diễn dưới dạng các sơ đồ hệ thống hoặc theo các phương pháp lập kế hoạch truyền thống; Điều phối thực hiện: là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm tiền vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ. Giai đoạn này chi tiết hoá thời gian, lập lịch trình cho từng công việc và toàn bộ dự án, trên cơ sở đó bố trí nguốn vốn, nhân lực và thiết bị phù hợp; Giám sát: là quá trình theo dõi, kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình thực hiện, báo cáo hiện trạng và đề xuất giải quyết những vướng mắc trong quá trình thực hiện. Cùng với hoạt động giám sát, công tác đánh giá dự án giữa kỳ và cuối kỳ cũng được thực hiện, nhằm tổng kết, rút kinh nghiệm để thực hiện tốt hơn các giai đoạn tiếp theo của dự án. Các giai đoạn của quá trình quản lý dự án hình thành một chu trình năng động từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó phản hồi cho việc tái lập kế hoạch dự án.
Cụ thể, quản lý dự án có những nội dung cơ bản sau: Quản lý vĩ mô: Còn được gọi là quản lý nhà nước đối với các dự án bao gồm tổng thể các biện pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, thực hiện và kết thúc dự án;Những công cụ quản lý của nhà nước bao gồm chính sách, kế hoạch, quy hoạch như chính sách về tài chính, tiền tệ, tỷ giá, lãi suất, chính sách đầu tư, chính sách thuế,…Quản lý vi mô: Nó bao gồm nhiều khâu công việc như lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát, … các hoạt động của dự án. Quản lý dự án bao gồm hàng loạt các vấn đề như quản lý thời gian, chi phí, nguồn nhân lực, chất lượng, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán, … Quá trình quản lý được thực hiện trong suốt các giai đoạn từ chuẩn bị đầu tư đến giai đoạn 8 vận hành các kết quả của dự án. Các nội dung của quản lý dự án có tác động qua lại lẫn nhau và cơ bản không có nội dung nào tồn tại độc lập. Nguồn lực phân bổ cho các khâu quản lý phụ thuộc vào các ưu tiên cơ bản, ưu tiên vào các hình thức lựa chọn để quản lý.5 Các phương thức quản lý dự án Quản lý sản xuất kinh doanh nói chung và QLDA nói riêng có nhiều phương thức khác nhau.
Theo thời gian, các phương thức quản lý ngày một phát triển và cho đến nay nhìn lại có thể nhận thấy 4 phương thức (hay thế hệ) quản lý sau đây: Thế hệ thứ nhất: Quản lý bằng cách tự làm: Đây là thế hệ quản lý khi sản xuất chưa phát triển, người quản lý cũng chính là người thực hiện làm công việc do mình quản lý. Thế hệ thứ hai: Quản lý bằng cách chỉ đạo: Khi sản xuất phát triển hơn, kiểu quản lý bằng cách tự làm không còn phù hợp và nó được thay đổi thành kiểu quản lý bằng cách chỉ đạo. Trong kiểu quản lý này sẽ có người quản lý và những người thực hiện công việc. Người quản lý sẽ chỉ bảo những người làm việc phải làm gì và làm như thế nào.
Thế hệ thứ ba: Quản lý theo kết quả công việc: Khi sản xuất phát triển hơn nữa, qui trình sản xuất ngày càng phức tạp và đặc biệt với sự xuất hiện của nền công nghiệp, có nhiều máy móc tham gia vào quá trình sản xuất thì kiểu quản lý bằng cách chỉ đạo không còn thích hợp nữa, người quản lý không thể nào chỉ bảo một cách chính xác cho đội ngũ đông đảo nhiều người làm việc. Vì thế kiểu quản lý theo kết quả công việc ra đời. Theo kiểu quản lý này, người quản lý để mặc những người khác tự nghĩ ra cách thực hiện công việc được giao, người quản lý chỉ quan tâm tới kết quả công việc. Thế hệ thứ tư: Quản lý theo mô hình ''Tam giác Joiner'': Chất lượng - Tiếp cận khoa học - Ê kíp làm việc thống nhất: Trong nền sản xuất hiện đại, cách quản lý theo kết quả công việc đã bộc lộ những hạn chế và nhược điểm của nó.
Chính vì để người thực hiện tự nghĩ ra cách thực hiện công việc, người quản lý chỉ quan tâm tới kết quả công việc cuối cùng nên tỉ lệ sai hỏng trong quá trình thực hiện công việc lớn, gây lãng phí, 9 làm giảm hiệu quả sản xuất. Vì vậy một phương thức quản lý mới đã xuất hiện, đó là: Quản lý theo mô hình 'Tam giác Joiner'': Chất lượng - Tiếp cận khoa học - Ê kíp làm việc thống nhất mô hình được xây dựng trên nền tảng 3 yếu tố cốt lõi của quản lý, gồm: - Chất lượng: Chất lượng được định nghĩa bởi khách hàng.
