Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường kinh tế, các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao chất lượng quản lý và kiểm soát hoạt động kinh doanh để đảm bảo hiệu quả và sự phát triển bền vững. Kiểm soát nội bộ (KSNB) được xem là công cụ quản lý quan trọng giúp doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro, gian lận và sai sót trong các quy trình nghiệp vụ. Đặc biệt, chu trình bán hàng và thu tiền là một trong những hoạt động trọng yếu, gắn liền với lợi ích kinh tế và trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp.

Công ty TNHH Xổ số kiến thiết Bình Định hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xổ số với quy mô lớn, có 7 văn phòng đại diện và 7 chi nhánh tại các tỉnh thành miền Trung và Tây Nguyên, cùng đội ngũ nhân sự trình độ cao. Chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty diễn ra liên tục, phức tạp và có nhiều rủi ro tiềm ẩn. Mặc dù Công ty đã thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ, nhưng vẫn còn tồn tại những hạn chế cần được hoàn thiện để nâng cao hiệu quả quản lý.

Mục tiêu nghiên cứu là hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Xổ số kiến thiết Bình Định, nhằm giảm thiểu sai sót, gian lận và rủi ro, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh. Nghiên cứu tập trung trên dữ liệu từ năm 2017 đến 2020, trong phạm vi hoạt động của Công ty tại tỉnh Bình Định và các chi nhánh liên quan. Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, giúp Công ty phát triển bền vững và tăng cường uy tín trên thị trường.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên khung lý thuyết kiểm soát nội bộ theo mô hình COSO 2013, bao gồm năm thành phần chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Mô hình này cung cấp cơ sở toàn diện để thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, phù hợp với đặc thù doanh nghiệp kinh doanh xổ số.

Ngoài ra, nghiên cứu áp dụng các khái niệm chuyên ngành về chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp, đặc biệt là các quy trình nghiệp vụ đặc thù của doanh nghiệp kinh doanh xổ số như xử lý đơn đặt hàng, phê chuẩn bán chịu, xuất kho, lập hóa đơn, ghi nhận doanh thu, thu tiền và xử lý hàng trả lại. Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ như phân công phân nhiệm, bất kiêm nhiệm, phê chuẩn đúng đắn cũng được vận dụng để đánh giá và hoàn thiện hệ thống kiểm soát.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp tổng hợp tài liệu, phỏng vấn và quan sát thực tế để thu thập dữ liệu. Cỡ mẫu gồm các nhân viên thuộc phòng tài chính – kế toán, phòng kế hoạch hành chính và các bộ phận liên quan tại Công ty TNHH Xổ số kiến thiết Bình Định. Phương pháp chọn mẫu là chọn mẫu phi xác suất theo phương pháp thuận tiện và chuyên gia nhằm đảm bảo thu thập thông tin chính xác, đa chiều.

Nguồn dữ liệu bao gồm dữ liệu thứ cấp từ báo cáo tài chính, sổ sách kế toán, chứng từ nghiệp vụ và các tài liệu pháp lý liên quan; dữ liệu sơ cấp thu thập qua phỏng vấn trực tiếp và gián tiếp với các cán bộ quản lý và nhân viên. Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng phương pháp mô tả, so sánh và đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ, kết hợp với phân tích SWOT để xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức.

Timeline nghiên cứu kéo dài từ năm 2017 đến 2020, tập trung đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát chưa đồng bộ và thiếu chặt chẽ: Khoảng 90% nhân viên có trình độ đại học trở lên, tuy nhiên, môi trường kiểm soát chưa thực sự lành mạnh do một số cá nhân kiêm nhiệm nhiều vị trí, dẫn đến rủi ro về trách nhiệm và hiệu quả kiểm soát. Việc phân công nhiệm vụ chưa rõ ràng, gây khó khăn trong việc giám sát và phát hiện sai sót.

  2. Đánh giá rủi ro chưa toàn diện: Công ty chưa có quy trình đánh giá rủi ro hệ thống cho chu trình bán hàng và thu tiền, đặc biệt là rủi ro liên quan đến bán chịu và thu hồi công nợ đại lý. Tỷ lệ nợ khó đòi chiếm khoảng 5-7% tổng doanh thu, gây ảnh hưởng đến dòng tiền và hiệu quả kinh doanh.

  3. Hoạt động kiểm soát còn nhiều hạn chế: Các thủ tục kiểm soát như phê duyệt đơn hàng, kiểm tra hóa đơn, đối chiếu công nợ chưa được thực hiện đầy đủ và kịp thời. Việc kiểm soát chứng từ và sổ sách kế toán chưa chặt chẽ, dẫn đến sai lệch thông tin doanh thu và công nợ. Ví dụ, có trường hợp ghi sai lệch số lượng vé xuất kho và không đối chiếu kịp thời với số tiền thu được.

  4. Thông tin và truyền thông chưa hiệu quả: Hệ thống thông tin kế toán chưa được cập nhật liên tục, thiếu kênh truyền thông nội bộ hiệu quả để phản hồi và xử lý các vấn đề phát sinh. Báo cáo công nợ gửi đại lý chưa được thực hiện định kỳ đầy đủ, gây khó khăn trong việc theo dõi và thu hồi nợ.

  5. Giám sát kiểm soát chưa thường xuyên và chưa có hệ thống đánh giá định kỳ: Công tác giám sát chủ yếu dựa vào kiểm toán nội bộ không thường xuyên, chưa có quy trình giám sát liên tục và báo cáo kịp thời các khiếm khuyết trong hệ thống kiểm soát nội bộ.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ việc chưa xây dựng môi trường kiểm soát nội bộ vững chắc, thiếu sự phân công rõ ràng và chưa áp dụng đầy đủ các nguyên tắc kiểm soát nội bộ. So với các nghiên cứu trong ngành, tỷ lệ nợ khó đòi và sai sót trong ghi nhận doanh thu tại Công ty cao hơn khoảng 2-3% so với mức trung bình của các doanh nghiệp kinh doanh xổ số khác, cho thấy cần thiết phải hoàn thiện hệ thống kiểm soát.

Việc thiếu quy trình đánh giá rủi ro toàn diện làm giảm khả năng nhận diện và xử lý kịp thời các rủi ro tiềm ẩn, đặc biệt trong hoạt động bán chịu và thu hồi công nợ đại lý. Hạn chế trong hoạt động kiểm soát và truyền thông nội bộ làm giảm hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận, ảnh hưởng đến tính chính xác và kịp thời của thông tin kế toán.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ so sánh tỷ lệ nợ khó đòi qua các năm và bảng tổng hợp các sai sót phát hiện trong chu trình bán hàng và thu tiền, giúp minh họa rõ ràng mức độ ảnh hưởng của các yếu tố kiểm soát nội bộ đến hiệu quả hoạt động.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát nội bộ: Thiết lập cơ cấu tổ chức rõ ràng, phân công nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể cho từng bộ phận và cá nhân liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền. Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm để tránh xung đột lợi ích. Thời gian thực hiện: 6 tháng; Chủ thể: Ban Giám đốc và phòng Nhân sự.

  2. Xây dựng quy trình đánh giá rủi ro toàn diện: Áp dụng phương pháp đánh giá rủi ro theo chuẩn COSO, tập trung vào các rủi ro liên quan đến bán chịu, thu hồi công nợ và gian lận trong ghi nhận doanh thu. Thiết lập hệ thống cảnh báo sớm và biện pháp xử lý rủi ro. Thời gian: 9 tháng; Chủ thể: Phòng Kiểm soát nội bộ và Phòng Tài chính – Kế toán.

  3. Tăng cường hoạt động kiểm soát nghiệp vụ: Hoàn thiện thủ tục phê duyệt đơn hàng, kiểm tra hóa đơn, đối chiếu công nợ và ghi nhận doanh thu. Áp dụng công nghệ thông tin để tự động hóa quy trình kiểm soát và giảm thiểu sai sót. Thời gian: 12 tháng; Chủ thể: Phòng Tài chính – Kế toán và Phòng Công nghệ thông tin.

  4. Nâng cao hiệu quả thông tin và truyền thông nội bộ: Thiết lập kênh truyền thông nội bộ hiệu quả, cập nhật thường xuyên các báo cáo công nợ và doanh thu cho các bộ phận liên quan và đại lý. Đào tạo nhân viên về tầm quan trọng của thông tin chính xác và kịp thời. Thời gian: 6 tháng; Chủ thể: Phòng Truyền thông và Phòng Tài chính – Kế toán.

  5. Tăng cường giám sát và đánh giá định kỳ: Thiết lập quy trình giám sát thường xuyên và định kỳ, bao gồm kiểm toán nội bộ và báo cáo kịp thời các khiếm khuyết. Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả kiểm soát nội bộ theo KPI. Thời gian: 12 tháng; Chủ thể: Ban Kiểm soát nội bộ và Hội đồng Quản trị.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp kinh doanh xổ số: Giúp hiểu rõ về tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền, từ đó xây dựng chiến lược quản lý hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

  2. Phòng Tài chính – Kế toán và Kiểm soát nội bộ: Cung cấp hướng dẫn chi tiết về các thủ tục kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro và giám sát nội bộ, giúp cải thiện chất lượng báo cáo tài chính và quản lý công nợ.

  3. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành Kế toán, Quản trị kinh doanh: Là tài liệu tham khảo quý giá về lý thuyết và thực tiễn kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp kinh doanh xổ số, hỗ trợ nghiên cứu và học tập chuyên sâu.

  4. Cơ quan quản lý nhà nước và kiểm toán độc lập: Giúp đánh giá hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các khuyến nghị chính sách và biện pháp giám sát phù hợp.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kiểm soát nội bộ là gì và tại sao quan trọng trong doanh nghiệp?
    Kiểm soát nội bộ là hệ thống quy trình do doanh nghiệp thiết lập nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả, báo cáo tài chính đáng tin cậy và tuân thủ pháp luật. Nó giúp phòng ngừa rủi ro, gian lận và sai sót, từ đó bảo vệ tài sản và nâng cao uy tín doanh nghiệp.

  2. Chu trình bán hàng và thu tiền gồm những bước chính nào?
    Chu trình bao gồm xử lý đơn đặt hàng, phê chuẩn bán chịu, xuất kho, chuyển giao hàng hóa, lập và kiểm tra hóa đơn, ghi nhận doanh thu, thu tiền và xử lý hàng trả lại. Mỗi bước cần có kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.

  3. Những rủi ro phổ biến trong chu trình bán hàng và thu tiền là gì?
    Rủi ro thường gặp gồm ghi sai lệch thông tin, giao hàng sai số lượng hoặc loại vé, thất thoát vé, thu tiền không đúng, không kiểm soát được công nợ đại lý, và gian lận trong ghi nhận doanh thu.

  4. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả kiểm soát nội bộ?
    Hiệu quả được đánh giá qua việc kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của các thủ tục kiểm soát, mức độ tuân thủ quy trình, khả năng phát hiện và xử lý sai sót, cũng như sự cải thiện liên tục qua các đợt giám sát và kiểm toán.

  5. Giải pháp nào giúp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền?
    Các giải pháp bao gồm hoàn thiện môi trường kiểm soát, xây dựng quy trình đánh giá rủi ro, tăng cường thủ tục kiểm soát nghiệp vụ, nâng cao truyền thông nội bộ và tăng cường giám sát định kỳ. Việc áp dụng công nghệ thông tin cũng góp phần nâng cao hiệu quả kiểm soát.

Kết luận

  • Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Xổ số kiến thiết Bình Định còn nhiều hạn chế về môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, truyền thông và giám sát.
  • Tỷ lệ nợ khó đòi và sai sót trong ghi nhận doanh thu cao hơn mức trung bình ngành, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh.
  • Nghiên cứu đã đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, tập trung vào phân công nhiệm vụ, đánh giá rủi ro, thủ tục kiểm soát, truyền thông và giám sát.
  • Việc triển khai các giải pháp dự kiến trong vòng 6-12 tháng sẽ giúp Công ty nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu rủi ro và tăng cường uy tín trên thị trường.
  • Khuyến nghị Ban Giám đốc và các phòng ban liên quan phối hợp chặt chẽ để thực hiện các giải pháp, đồng thời tiếp tục nghiên cứu và cập nhật hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu hành trình hoàn thiện kiểm soát nội bộ ngay hôm nay để đảm bảo sự phát triển bền vững và thành công lâu dài cho Công ty TNHH Xổ số kiến thiết Bình Định!