Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất, đang phải đối mặt với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt. Công ty Cổ phần Giày Bình Định, một doanh nghiệp sản xuất giày dép có vị thế chủ đạo trên thị trường, cũng không nằm ngoài xu thế này. Hoạt động bán hàng và thu tiền đóng vai trò sống còn trong chu trình sản xuất kinh doanh, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng vốn và khả năng duy trì, mở rộng sản xuất. Tuy nhiên, thực tế tại Công ty CP Giày Bình Định cho thấy tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền còn nhiều hạn chế như quản lý công nợ chưa tự động, dữ liệu không đồng bộ, phối hợp giữa các bộ phận còn khó khăn.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm hệ thống hóa lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền, đánh giá thực trạng tại Công ty CP Giày Bình Định năm 2019, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả quản lý doanh thu và thu hồi công nợ. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho các cấp quản lý, góp phần tăng cường năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trong ngành sản xuất giày dép.

Phạm vi nghiên cứu tập trung vào chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty CP Giày Bình Định trong năm 2019, với trọng tâm là tổ chức thông tin kế toán và các quy trình liên quan. Qua đó, nghiên cứu cung cấp cái nhìn toàn diện về thực trạng và giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý kế toán doanh thu, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình về hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT), trong đó HTTTKT được định nghĩa là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp, bao gồm con người, phương tiện, phương pháp kế toán nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh. Hai chức năng chính của HTTTKT là cung cấp thông tin và kiểm tra, giám sát.

Nghiên cứu áp dụng cách tiếp cận tổ chức HTTTKT theo chu trình, tập trung vào chu trình bán hàng và thu tiền, bao gồm các khái niệm chính: đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, chuẩn bị và giao hàng, lập hóa đơn, theo dõi công nợ và thu tiền. Mô hình chu trình này giúp tăng cường phối hợp giữa các bộ phận, đảm bảo tính chính xác, kịp thời và minh bạch của thông tin kế toán.

Ngoài ra, nghiên cứu tham khảo các lý thuyết về kiểm soát nội bộ trong chu trình doanh thu nhằm ngăn ngừa sai sót và gian lận, đồng thời đề xuất các biện pháp kiểm soát phù hợp với đặc thù của Công ty CP Giày Bình Định.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp định tính và định lượng.

  • Nguồn dữ liệu: Bao gồm dữ liệu thứ cấp từ báo cáo tài chính, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, chứng từ kế toán, sổ sách kế toán của Công ty CP Giày Bình Định năm 2019; dữ liệu sơ cấp thu thập qua quan sát trực tiếp, phỏng vấn và khảo sát các bộ phận liên quan như Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán.

  • Phương pháp phân tích: Sử dụng phương pháp tổng hợp, phân tích số liệu tài chính để đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán; phương pháp so sánh để đối chiếu các chỉ tiêu hoạt động qua các năm 2016-2018; phân tích định tính nhằm nhận diện các hạn chế, rủi ro và đề xuất giải pháp.

  • Cỡ mẫu và chọn mẫu: Tập trung nghiên cứu toàn bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty trong năm 2019, với sự tham gia của các bộ phận chủ chốt trong quy trình nhằm đảm bảo tính toàn diện và chính xác của dữ liệu.

  • Timeline nghiên cứu: Nghiên cứu được thực hiện trong năm 2019, với các giai đoạn thu thập dữ liệu, phân tích và đề xuất giải pháp được triển khai liên tục trong năm.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Hiệu quả hoạt động kinh doanh qua các năm: Doanh thu của Công ty CP Giày Bình Định đạt khoảng 207 tỷ đồng năm 2016, tăng lên 223 tỷ đồng năm 2017, và giảm nhẹ còn 216 tỷ đồng năm 2018. Lợi nhuận sau thuế dao động từ 4,3 đến 5,9 tỷ đồng trong giai đoạn này, cho thấy sự biến động nhưng vẫn duy trì mức lợi nhuận ổn định.

  2. Tổ chức bộ máy kế toán tập trung: Phòng Kế toán trung tâm đảm nhận toàn bộ công tác kế toán từ thu thập chứng từ đến lập báo cáo, với các nhân viên kế toán chuyên trách từng phần hành như kế toán công nợ, kế toán thanh toán, kế toán tổng hợp. Tuy nhiên, việc phối hợp giữa các bộ phận trong chu trình bán hàng và thu tiền còn chưa đồng bộ, gây khó khăn trong việc cập nhật và đối chiếu dữ liệu.

  3. Ứng dụng công nghệ thông tin: Công ty sử dụng phần mềm kế toán Bravo 6 để hỗ trợ công tác kế toán, tuy nhiên hệ thống chưa được tích hợp đầy đủ các chức năng tự động hóa trong quản lý công nợ, kiểm tra hạn mức tín dụng và đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận. Điều này dẫn đến việc quản lý công nợ và thu tiền chưa hiệu quả, tỷ lệ thu hồi tiền bán hàng chưa đạt tối ưu.

  4. Kiểm soát nội bộ còn hạn chế: Qua khảo sát và phân tích, phát hiện một số rủi ro như sai sót trong lập hóa đơn, chậm trễ trong thu hồi công nợ, thiếu đồng bộ thông tin giữa bộ phận bán hàng và kế toán công nợ. Các biện pháp kiểm soát chưa được thực hiện nghiêm ngặt, dẫn đến nguy cơ thất thoát tài sản và giảm hiệu quả quản lý.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ việc tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền chưa được hoàn thiện, thiếu sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận. So với các nghiên cứu trong ngành sản xuất khác, Công ty CP Giày Bình Định còn chưa áp dụng triệt để các giải pháp công nghệ thông tin hiện đại như hệ thống ERP tích hợp, dẫn đến việc xử lý thông tin còn thủ công, gây chậm trễ và sai sót.

Việc tổ chức HTTTKT theo chu trình bán hàng và thu tiền là xu hướng phù hợp nhằm tăng cường phối hợp, kiểm soát và nâng cao hiệu quả quản lý doanh thu. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ dòng dữ liệu chu trình bán hàng, bảng tổng hợp doanh thu theo từng khách hàng và báo cáo công nợ chi tiết, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi và ra quyết định kịp thời.

Kết quả nghiên cứu khẳng định tầm quan trọng của việc hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP): Triển khai hệ thống ERP tích hợp các chức năng quản lý bán hàng, công nợ, kho và kế toán nhằm tự động hóa quy trình, đồng bộ dữ liệu, giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý thông tin. Thời gian thực hiện dự kiến trong 12-18 tháng, do Ban Giám đốc và Phòng CNTT chủ trì.

  2. Hoàn thiện quy trình tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền: Xây dựng và chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ từ tiếp nhận đơn hàng, kiểm tra tín dụng, giao hàng, lập hóa đơn đến thu tiền, đảm bảo tính liên kết và kiểm soát chặt chẽ. Thời gian triển khai 6-9 tháng, do Phòng Kinh doanh phối hợp Phòng Kế toán thực hiện.

  3. Tăng cường kiểm soát nội bộ: Thiết lập các chính sách kiểm soát chặt chẽ như phân quyền truy cập hệ thống, đối chiếu số liệu định kỳ giữa các bộ phận, kiểm tra và phê duyệt các chứng từ liên quan đến bán hàng và thu tiền. Thực hiện liên tục, do Ban Kiểm soát và Phòng Kế toán phối hợp giám sát.

  4. Đào tạo nâng cao năng lực nhân sự: Tổ chức các khóa đào tạo về công nghệ thông tin, nghiệp vụ kế toán và quản lý công nợ cho nhân viên các bộ phận liên quan nhằm nâng cao kỹ năng và nhận thức về tầm quan trọng của tổ chức thông tin kế toán. Kế hoạch đào tạo hàng năm, do Phòng Tổ chức Hành chính phối hợp Phòng Kế toán thực hiện.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp sản xuất: Giúp hiểu rõ vai trò của tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược nâng cao hiệu quả quản lý doanh thu và công nợ.

  2. Phòng Kế toán và Tài chính: Cung cấp kiến thức chuyên sâu về tổ chức HTTTKT theo chu trình, các phương pháp kiểm soát nội bộ và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý kế toán doanh thu.

  3. Phòng Kinh doanh và Quản lý bán hàng: Hỗ trợ xây dựng quy trình bán hàng hiệu quả, phối hợp chặt chẽ với kế toán trong việc kiểm tra tín dụng, quản lý đơn hàng và thu hồi công nợ.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên ngành Kế toán, Quản trị kinh doanh: Là tài liệu tham khảo thực tiễn về tổ chức thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt trong lĩnh vực giày dép, góp phần phát triển nghiên cứu khoa học và ứng dụng thực tế.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền lại quan trọng?
    Tổ chức thông tin kế toán giúp đảm bảo thông tin về doanh thu và công nợ được ghi nhận chính xác, kịp thời, hỗ trợ quản lý hiệu quả, giảm thiểu rủi ro thất thoát và sai sót trong doanh nghiệp.

  2. Các yếu tố chính cấu thành hệ thống thông tin kế toán là gì?
    Bao gồm con người (nhân viên kế toán), phần cứng và phần mềm công nghệ thông tin, dữ liệu kế toán, các quy trình và thủ tục kế toán được tổ chức khoa học.

  3. Làm thế nào để kiểm soát rủi ro trong chu trình bán hàng và thu tiền?
    Thông qua thiết lập các chính sách kiểm soát nội bộ như phân quyền, đối chiếu số liệu định kỳ, kiểm tra chứng từ, áp dụng công nghệ thông tin để tự động hóa và giám sát quy trình.

  4. Ứng dụng công nghệ thông tin có tác động thế nào đến tổ chức thông tin kế toán?
    Công nghệ thông tin giúp tự động hóa quy trình, đồng bộ dữ liệu, giảm thiểu sai sót, tăng tốc độ xử lý và cung cấp thông tin kịp thời, nâng cao hiệu quả quản lý kế toán.

  5. Giải pháp nào phù hợp để hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán tại doanh nghiệp sản xuất?
    Triển khai hệ thống ERP tích hợp, chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, tăng cường kiểm soát nội bộ và đào tạo nhân sự là các giải pháp thiết thực và hiệu quả.

Kết luận

  • Hệ thống thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền là công cụ thiết yếu giúp Công ty CP Giày Bình Định nâng cao hiệu quả quản lý doanh thu và công nợ.
  • Thực trạng tổ chức thông tin kế toán tại công ty còn tồn tại hạn chế về đồng bộ dữ liệu, kiểm soát nội bộ và ứng dụng công nghệ thông tin chưa tối ưu.
  • Nghiên cứu đề xuất các giải pháp hoàn thiện bao gồm ứng dụng ERP, chuẩn hóa quy trình, tăng cường kiểm soát và đào tạo nhân sự.
  • Việc triển khai các giải pháp này dự kiến trong vòng 1-2 năm sẽ góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững của công ty.
  • Khuyến nghị các doanh nghiệp sản xuất tương tự tham khảo và áp dụng mô hình tổ chức thông tin kế toán theo chu trình để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

Hành động tiếp theo là xây dựng kế hoạch chi tiết triển khai các giải pháp và theo dõi đánh giá hiệu quả nhằm điều chỉnh kịp thời, đảm bảo mục tiêu đề ra được thực hiện thành công.