CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CHO VAY KHÁCH HÀNG CÁ NHÂN TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1. Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315 – Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ: “ KSNB là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra , kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý, nhằm bảo vệ,quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.
Hệ thống KSNB bao gồm: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”. Khi quy mô của một đơn vị càng lớn dần thì chức năng quản lý và kiểm soát càng trở nên cấp thiết, các nhà quản lý phải gắn vào đó sự kiểm soát của mình về mọi phương diện thông qua các chính sách, thủ tục quy định về tổ chức và hoạt động. Hệ thống chính sách và thủ tục đó chính là hệ thống KSNB của một đơn vị. Bất kỳ một doanh nghiệp nào dù muốn hay không đều có hệ thống KSNB riêng, nói cách khác hệ thống KSNB tồn tại một cách khách quan.
Bởi vì trong doanh nghiệp, kiểm soát là một chức năng vô cùng quan trọng giúp cho doanh nghiệp có thể tự quản lý hoạt động từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của mình chỉ có điều nó hữu hiệu hay kém hữu hiệu mà thôi. Tập hợp tất cả các công cụ kiểm soát được gọi là hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB). Kiểm soát nội bộ theo định nghĩa của COSO ( Committee of sponsoring orangization ) là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây: - Sự tin cậy của báo cáo tài chính - Sự tuân thủ các luật lệ, quy định SVTH: Hồ Thị Bảo Sương Trang 3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Hồ Tuấn Vũ - Sự hữu hiệu và hiệu quả hoạt động Ngoài ra, Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Insttute of Certificated Public Accountant – AICPA) định nghĩa kiểm soát nội bộ như sau: “ Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài”.
Như vậy, hệ thống KSNB bao gồm nhiều hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy, chính sách được nhà quản lý thiết lập để điều hành nhân viên và thực hiện những hoạt động trong tổ chức. KSNB có vai trò hết sức quan trọng: ngăn ngừa thiếu sót trong hệ thống xử lý nghiệp vụ, bảo vệ đơn vị trước những thất thoát tài sản có thể xảy ra, đảm bỏa việc chấp hành chính sách kinh doanh. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Một hệ thống KSNB thường hướng tới các mục tiêu sau đây: - Bảo đảm độ tin cậy các thông tin: Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán thu thập, xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc ra quyết định của nhà quản lý bên trong và ngoài đơn vị. Vì vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính.
- Bảo đảm việc tuân thủ các chế độ pháp lý: KSNB được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải tuân thủ đúng mức. - Bảo đảm hiệu quả và hiệu lực của hoạt động: KSNB giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị. Các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB Theo quan điểm của Uỷ ban COSO thì một hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 5 yếu tố: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, thông tin và truyền thông, hoạt động kiểm soát, giám sát. SVTH: Hồ Thị Bảo Sương Trang 4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.
Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát là tất cả các nhân tố mang tính môi trường, có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế sự vận hành và tính hữu hiệu của KSNB.Nó phản ánh sắc thái chung của đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB. Các nhân tố chính của môi trường kiểm soát bao gồm: 2. Quan điểm kinh doanh, phong cách lãnh đạo của Nhà quản lý Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý, phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện mục tiêu của đơn vị.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong cách thức nhà quản lý: cách thức tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với nhân viên hay cách thức điều hành công việc theo một trật tự đã được xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị. Tính hữu hiệu của hệ thống KSNB còn phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của toàn thể nhân viên trong đơn vị. Để đáp ứng yêu cầu này, nhà quản trị cần phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên có hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Muốn vậy, những nhà quản lý cần phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phổ biến những quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp.
Đồng thời để nâng cao tính hữu hiệu của KSNB, nhà quản trị cần phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có những hành vi thiếu trung thực. Thí dụ, gian lận trong báo cáo tài chính có thể xuất phát từ việc các nhân viên bị ép buộc phải thực hiện các mục tiêu phi thực tế của nhà quản lý. Những hành động không đúng cũng có thể phát sinh khi quyền lợi của nhà quản lý lại gắn chặt với số liệu báo cáo. Cơ cấu tổ chức Là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, giữa các thành viên trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc giúp đơn vị đạt SVTH: Hồ Thị Bảo Sương Trang 5 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.
Hồ Tuấn Vũ được mục tiêu của mình. Một cơ cấu phù hợp là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Vì thế, khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống, thực hiện sự phân chia tách biệt gữa các chức năng bảo đảm sự độc lập tương đối gữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc.
Chính sách nhân sự Nhân sự là yếu tố then chốt quyết định sự phát triển của mọi tổ chức. Ngân hàng nào có được một đội ngũ cán bộ, nhân viên có năng lực cao, phẩm chất tốt và đáng tin cậy thì quá trình kiểm soát sẽ có thể không cần thiết mà vấn có các báo cáo tài chính đáng tin cậy. Ngược lại, nếu lực lượng này của ngân hàng yếu kém về năng lực, tinh thần làm việc và đạo đức, thì dù cho đơn vị có thiết kế và duy trì một hệ thống KSNB đúng đắn và chặt chẽ cũng sẽ không phát huy được hiệu quả. Đối với hoạt động tín dụng nói chung và cho vay nói riêng, yêu cầu đặt ra với các nhân viên là phải nắm vững các quy trình làm việc, tuân thủ tuyệt đối các văn bản quy định trong nội bộ ngân hàng và có tư cách đạo đức nghề nghiệp.
Nhân viên chịu sự chi phối của các chính sách nhân sự trong công ty như chính sách tuyển dụng, chính sách đào tạo, chính sách khen thưởng, kỉ luật… nên nếu chính sách nhân sự được thực hiện tốt sẽ tạo cơ hội cho ngân hàng có một môi trường kiểm soát thuận lợi. Kế hoạch và dự toán Kế hoạch và dự toán là việc theo dõi và kiểm tra quá trình thực hiện các kế hoạch và dự toán đã lập ra. Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát.Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công SVTH: Hồ Thị Bảo Sương Trang 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Hồ Tuấn Vũ cụ kiểm soát rất hữu hiệu.Vì vậy, trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, định kỳ so sánh giữa số liệu thực hiện và kế hoạch để phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kịp thời.
Đây cũng chính là một khía cạnh rất quan trọng của hệ thống KSNB.