CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1. Khái quát về kiểm soát nội bộ. Khái niệm, bản chất của kiểm soát nội bộ. Theo Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính (thành lập năm 1985 theo đề xuất, thống nhất của năm tổ chức: Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ, Hội Kế toán Hoa Kỳ, Hiệp hội các nhà quản trị tài chính, Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ và Hiệp hội kế toán viên quản trị) “KSNB là hoạt động có hiệu lực theo quyết định của các nhà lãnh đạo, quản lý và các cá nhân trong tổ chức, nhằm cung cấp một sự bảo đảm hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu liên quan tới tính hiệu quả và hiệu lực trong vận hành của tổ chức, độ tin cậy của việc báo cáo tài chính, sự phù hợp với các quy tắc và quy định pháp luật”.
Tại Việt Nam, theo Kiểm toán Nhà nước: KSNB là một chức năng của quản lý, trong phạm vi đơn vị cơ sở, KSNB là việc tự kiểm tra và giám sát mọi hoạt động trong tất cả các khâu của quá trình quản lý nhằm đảm bảo các hoạt động đúng luật pháp và đạt được các kế hoạch, mục tiêu đề ra với hiệu quả kinh tế cao nhất và đảm bảo sự tin cậy của báo cáo tài chính. Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 đưa ra khái niệm: “KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”. Bộ Tài chính đã ban hành Quy chế về tự kiểm tra tài chính, kế toán tại các cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phí NSNN, đây là một nội dung của 11 hoạt động KSNB về sử dụng NS-TSNN tại các cơ quan HCSN.
Theo Ngân hàng Nhà nước Việt Nam tại Thông tư số 16/2011/TT- NHNN ngày 17/8/2011 quy định về KSNB có khái niệm: “KSNB là công việc mà các cá nhân hoặc cá nhân của tổ chức KSNB chuyên trách tại đơn vị kiểm tra việc thực hiện công việc của từng cá nhân, đơn vị trong quá trình thực thi các quy chế, cơ chế, quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ có liên quan nhằm đảm bảo an toàn tài sản, thực hiện có hiệu quả các mục tiêu đã đề ra tại đơn vị”. Bộ Tài chính với vai trò người đứng đầu cơ quan hành chính đối với các cơ quan HCSN trực thuộc đã ban hành Quy chế KSNB tại Quyết định số 1871/QĐ-BTC ngày 06/6/2005. Trong đó đã quy định về một bộ phận của hoạt động KSNB là “kiểm tra nội bộ của cơ quan HCSN cấp trên đối với các cơ quan HCSN trực thuộc và tự kiểm tra nội bộ tại cơ quan HCSN”; Quy chế KSNB tại Quyết định số 2269/QĐ-BTC ngày 18/9/2009 và Quy chế KSNB tại Quyết định số 791/QĐ-BTC ngày 30/3/2012 quy định về một bộ phận của hoạt động KSNB là “kiểm tra nội bộ, kiểm toán nội bộ của cơ quan HCSN cấp trên đối với các cơ quan HCSN trực thuộc và tự kiểm tra nội bộ tại cơ quan HCSN về hoạt động sử dụng NS - TSNN”. Các khái niệm trên đã mô tả về hoạt động KSNB nói chung, trong đó các khái niệm của Kiểm toán Nhà nước, Ngân hàng Nhà nước, Bộ Tài chính đã mô tả hoạt động KSNB theo phạm vi tổ chức thực hiện nhiệm vụ.
Trong điều kiện Việt Nam tại Điều 8 Hiến pháp năm 2013 đã chỉ rõ “Công dân có quyền tham gia QLNN và xã hội”, các khái niệm này chưa thể hiện được quyền lực giám sát của công dân. Xu hướng tự chủ, tự quản, tự chịu trách nhiệm ngày càng mở rộng, nhưng không tổ chức nào độc lập tuyệt đối, thoát ly luật pháp, do vậy các 12 cơ quan trong cơ cấu lớn đặc biệt là bộ máy Nhà nước đều phải có sự kiểm soát theo nguyên tắc tập trung, cấp trên có trách nhiệm tổ chức kiểm soát toàn diện đối với cấp dưới. KSNB có ranh giới rõ ràng trong một cơ quan, như chủ nhà chỉ có quyền kiểm soát trong khuôn khổ nhà mình sở hữu và có tính tổng hợp bao quát các chức năng, nhiệm vụ, nên nó không thể thay thế hoặc bác bỏ công tác ngoại kiểm, có tác dụng chỉ dẫn, phối hợp giải trình với công tác ngoại kiểm. Thực chất hoạt động KSNB là hoạt động trong nội bộ của mỗi cơ quan, có thể thực hiện ngay tại cơ quan đó hoặc có thể là hoạt động của cơ quan HCSN đứng đầu, cấp trên đối với các cơ quan HCSN trực thuộc theo cấp hành chính.
Như vậy, KSNB là một hệ thống biện pháp, quy trình, thủ tục, chương trình, kế hoạch được thiết lập và tổ chức thực hiện tại cơ quan, tổ chức, đơn vị để đánh giá, xác nhận các hoạt động theo chuẩn mực, chế độ quy định, theo mục tiêu, yêu cầu; tư vấn và có biện pháp tác động nâng cao hiệu quả của quản lý, sử dụng các nguồn lực, hệ thống kiểm soát để đạt được kết quả đã được xác định và phòng tránh rủi ro. -Cùng với sự phát triển của khoa học quản lý, bản chất của KSNB cũng thay đổi và có sự khác nhau nhất định theo các chuẩn quốc gia, quốc tế, Nhà nước và hiệp hội. Tóm tắt bản chất chung của KSNB bằng hai quan điểm quốc tế như sau: Theo Hội đồng kế toán viên công chứng Hoa Kỳ: “KSNB gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp, biện pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra sự chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đã đề ra”. Theo Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính: KSNB là một quá trình, có hiệu lực theo quyết định 13 của các nhà lãnh đạo, quản lý và các cá nhân trong tổ chức, được thiết kế nhằm cung cấp một sự bảo đảm hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu liên quan tới: Tính hiệu quả và hiệu lực trong vận hành của tổ chức; độ tin cậy của việc báo cáo tài chính; sự phù hợp với các quy tắc và quy định của pháp luật.
Mục tiêu của kiểm soát nội bộ Các mục tiêu chủ yếu mà bất cứ cơ quan HCSN nào cũng mong muốn đạt được khi thực hiện hoạt động KSNB là: - Hỗ trợ cơ quan HCSN thực hiện tốt hơn chức năng, nhiệm vụ được giao, vì đây là nhiệm vụ quan trọng nhất của cơ quan HCSN. - Phải thực hiện kiểm soát và duy trì việc tuân thủ chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động của cơ quan HCSN và bảo vệ các nguồn lực tài chính, tài sản của cơ quan HCSN, bao gồm tài sản hữu hình, tài sản vô hình và các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng, thông tin. - Phát hiện, ngăn ngừa và có biện pháp xử lý nghiêm các hành vi tham nhũng, lãng phí kinh phí, tài sản, các nguồn lực vật chất, nhân lực, thông tin; bảo đảm sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả các nguồn lực. - Bảo đảm hệ thống thông tin về thực trạng sử dụng NS - TSNN của cơ quan HCSN chính xác, trung thực và kịp thời; làm căn cứ tin cậy, quan trọng hình thành các quyết định quản lý.
- Phải thực hiện kiểm soát và duy trì việc tuân thủ các cam kết quốc tế có liên quan đến các hoạt động của cơ quan HCSN.1: Các mục tiêu của hoạt động KSNB Các mục tiêu nêu trên của hoạt động KSNB nằm trong một thể thống nhất, song đôi khi cũng có mâu thuẫn như đạt mục tiêu bảo vệ tài sản,. cần chi phí lớn sẽ mâu thuẫn với mục tiêu tính hiệu quả hoạt động. Do vậy phải kết hợp hài hoà các mục tiêu phù hợp với thực tế của từng cơ quan HCSN. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ: Hệ thống KSNB của các đơn vị HCSN được hoạch định bởi ban lãnh đạo của đơn vị và được vận hành một cách đồng bộ, đúng pháp luật nhằm đảm bảo các mục tiêu của các đơn vị HCSN.
Hướng dẫn về Chuẩn mực KSNB cho đơn vị khu vực công do Tổ chức quốc tế các Cơ quan Kiểm toán Tối cao INTOSAI ban hành. Theo đó HTKSNB là một quá trình độc lập bị tác động bởi nhà quản lý và các cá nhân trong tổ chức và được thiết kế để nhận diện rủi ro và cung cấp giải pháp tin cậy nhằm đạt được sứ mạng của tổ chức. Theo INTOSAI 2013 15 HTKSNB chịu sự tác động bởi 5 nhân tố hình thành nên hệ thống KSNB đơn vị HCSN. Theo đó, KSNB trong các đơn vị HCSN bao gồm năm thành phần chính, đó là: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát; Thông tin và truyền thông và hoạt động giám sát kiểm soát.
Tùy thuộc vào đặc điểm, quy mô và nhu cầu của từng đơn vị HCSN mà KSNB được thiết kế và thực hiện theo cách phù hợp, tuy nhiên, mô hình KSNB được cho là phù hợp và hiệu quả. Dựa trên nghiên cứu các quan điểm của các nhà khoa về KSNB trong các đơn vị HCSN, sau đây tác giả sẽ trình bày chi tiết về nội dung của các yếu tố cấu thành của KSNB. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát (MTKS) là yếu tố quyết định toàn bộ các mặt hoạt động KSNB trong đơn vị. MTKS là nền tảng ý thức, là văn hóa của tổ chức, phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, tác động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong đơn vị nên nó là nền tảng cho yếu tố còn lại của KSNB nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp.
Khi đơn vị xây dựng MTKS tốt thì có thể hạn chế được sự thiếu sót của các thủ tục kiểm soát vì nó tạo ra cấu trúc, giá trị và quy tắc cho các bộ phận nhằm thúc đẩy mọi thành viên thực hiện đúng trách nhiệm trong quá trình KSNB và hướng tới việc theo đuổi mục tiêu chung của đơn vị, thực hiện được mong muốn của nhà quản lý.
