Khoá luận tốt nghiệp hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán tại công ty cổ phần thương mại vận tải xuất nhập khẩu vũ gia

Khoá luận tốt nghiệp phân tích và hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty CP TM VT XNK Vũ Gia.

• Tác giả: Ngô Thị Minh Ngọc
• Người hướng dẫn: ThS. Trần Thị Thanh Phương
• Trường học: Trường Đại học Dân lập Hải Phòng
• Chuyên ngành: Kế toán – Kiểm toán
• Đề tài: Hoàn thiện kế toán thanh toán với người mua và người bán tại Công ty cổ phần thương mại vận tải xuất nhập khẩu Vũ Gia
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Hải Phòng

Tóm tắt

I. Cơ sở lý luận chung về công tác kế toán thanh toán với người mua người bán trong doanh nghiệp

Công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán là một phần quan trọng trong hoạt động quản lý tài chính của doanh nghiệp. Để thực hiện tốt công tác này, cần nắm rõ các hình thức thanh toán, nguyên tắc kế toán và các chứng từ liên quan. Hình thức thanh toán có thể chia thành hai loại chính: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt. Thanh toán bằng tiền mặt thường được sử dụng cho các giao dịch nhỏ, trong khi thanh toán không dùng tiền mặt ngày càng trở nên phổ biến nhờ vào sự tiện lợi và tiết kiệm thời gian. Việc áp dụng các hình thức thanh toán phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tốt công nợ mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh.

1.1. Các hình thức thanh toán

Các hình thức thanh toán trong doanh nghiệp bao gồm thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt. Thanh toán bằng tiền mặt thường áp dụng cho các giao dịch nhỏ, trong khi thanh toán không dùng tiền mặt như chuyển khoản ngân hàng, ủy nhiệm chi, và séc đang trở thành xu hướng chính. Việc lựa chọn hình thức thanh toán phù hợp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình thanh toán và giảm thiểu rủi ro tài chính.

1.2. Nội dung kế toán thanh toán với người mua

Nội dung kế toán thanh toán với người mua bao gồm việc theo dõi các khoản phải thu, hạch toán chi tiết cho từng đối tượng và từng nội dung phải thu. Nguyên tắc kế toán yêu cầu phải phân loại các khoản phải thu theo thời gian thanh toán và theo đối tượng để có kế hoạch thu hồi nợ hiệu quả. Các chứng từ như hợp đồng bán hàng, hóa đơn GTGT và biên bản thanh lý hợp đồng là những tài liệu quan trọng trong quá trình này.

II. Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua người bán tại Công ty cổ phần thương mại vận tải xuất nhập khẩu Vũ Gia

Công ty Vũ Gia đã áp dụng nhiều hình thức thanh toán khác nhau để quản lý công nợ với người mua và người bán. Tuy nhiên, thực trạng cho thấy còn nhiều vấn đề cần cải thiện, đặc biệt là trong việc theo dõi và quản lý các khoản phải thu và phải trả. Việc thiếu sót trong công tác kế toán thanh toán có thể dẫn đến tình trạng nợ xấu và ảnh hưởng đến dòng tiền của công ty. Do đó, việc đánh giá và phân tích thực trạng công tác kế toán là rất cần thiết để đưa ra các giải pháp hoàn thiện.

2.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty Vũ Gia

Công ty cổ phần thương mại vận tải xuất nhập khẩu Vũ Gia hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực vận tải và thương mại. Đặc điểm này yêu cầu công ty phải có một hệ thống kế toán thanh toán hiệu quả để quản lý các giao dịch với người mua và người bán. Việc nắm bắt kịp thời thông tin về công nợ sẽ giúp công ty duy trì mối quan hệ tốt với đối tác và đảm bảo dòng tiền ổn định.

2.2. Thực trạng kế toán thanh toán với người mua và người bán

Thực trạng công tác kế toán thanh toán tại Công ty Vũ Gia cho thấy nhiều vấn đề tồn tại trong việc quản lý công nợ. Các khoản phải thu từ người mua thường không được theo dõi chặt chẽ, dẫn đến tình trạng nợ xấu. Bên cạnh đó, việc ghi chép và phân tích các nghiệp vụ thanh toán với người bán cũng chưa được thực hiện đầy đủ, ảnh hưởng đến khả năng thanh toán của công ty. Cần có những biện pháp cải thiện để nâng cao hiệu quả công tác kế toán.

III. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua người bán tại Công ty cổ phần thương mại vận tải xuất nhập khẩu Vũ Gia

Để hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Công ty Vũ Gia, cần thực hiện một số giải pháp như tăng cường quản lý công nợ, áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán và sử dụng phần mềm kế toán. Những giải pháp này không chỉ giúp cải thiện quy trình thanh toán mà còn nâng cao khả năng kiểm soát tài chính của công ty. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán sẽ giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình ghi chép.

3.1. Tăng cường quản lý công nợ

Quản lý công nợ là một trong những yếu tố quan trọng giúp công ty duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả. Cần thiết lập hệ thống theo dõi công nợ chặt chẽ, thường xuyên kiểm tra và đối chiếu các khoản phải thu từ người mua. Việc này sẽ giúp công ty có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính và đưa ra các quyết định kịp thời để thu hồi nợ.

3.2. Áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán

Chính sách chiết khấu thanh toán có thể khuyến khích người mua thanh toán sớm hơn, từ đó giúp công ty cải thiện dòng tiền. Việc áp dụng chính sách này cần được thực hiện một cách linh hoạt và hợp lý, đảm bảo lợi ích cho cả hai bên. Cần có các quy định rõ ràng về mức chiết khấu và thời gian áp dụng để tránh gây nhầm lẫn trong quá trình thanh toán.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Các hình thức thanh toán Khái niệm thanh toán: Là sự chuyển giao tài sản của một bên sang cho một bên khác, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm, dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý. Hình thức thanh toán: Là tổng thể các quy định về một cách thức trả tiền là sự liên kết các yếu tố của quá trình thanh toán.

Hình thức thanh toán cổ xưa nhất đó là hàng đổi hàng, còn hiện nay có rất nhiều hình thức thanh toán gồm: tiền mặt, chuyển khoản, ghi nợ, tín dụng, séc,… Đây là những cách thức nhận trả tiền hàng trong giao dịch mua bán giữa các cá nhân, đơn vị, doanh nghiệp với nhau. Hai bên phải cùng thống nhất phương thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó. Trong giao dịch thương mại thanh toán phải đi kèm với hóa đơn và biên nhận. Hiện nay, có hai hình thức thanh toán cơ bản: Thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt.

 Hình thức thanh toán bằng tiền mặt: Hình thức thanh toán bằng tiền mặt hiện nay không được các doanh nghiệp sử dụng nhiều. Thanh toán bằng tiền mặt chủ yếu dùng cho các nghiệp vụ phát sinh số tiền nhỏ (hiện nay áp dụng cho số tiền dưới 20 triệu), nghiệp vụ đơn giản và khoảng cách địa lý giữa hai bên hẹp. Hình thức thanh toán bằng tiền mặt có thể chia thành: - Thanh toán bằng Việt Nam đồng - Thanh toán bằng ngoại tệ - Thanh toán bằng vàng, bạc, kinh khí quý, đá quý hoặc các giấy tờ có giá trị. - Thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng  Hình thức thanh toán không bằng tiền mặt: Là hình thức thanh toán thực hiện bằng cách chuyển khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng.

Sinh viên: Ngô Thị Minh Ngọc – QT 1903K 3 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Thanh toán không dùng tiền mặt còn được định nghĩa là hình thức thanh toán không trực tiếp dùng tiền mặt mà dựa vào các chứng từ hợp pháp như giấy nhờ thu, giấy ủy nhiệm chi, séc… để trích chuyển vốn tiền tệ từ tài khoản của đơn vị này sang tài khoản của đơn vị khác ở ngân hàng. Thanh toán không dùng tiền mặt gắn với sự ra đời của đồng tiền ghi sổ. Hình thức này ngày càng được sử dụng phổ biến vì tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như giảm đáng kể lượng tiền mặt trong lưu thông. Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt chủ yếu: Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: Ủy nhiệm chi là giấy tờ ủy nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp, nộp ngân sách Nhà nước, và mốt số khoản thanh toán khác,.

Nhờ thu kèm chứng từ : Là phương thức trong đó người bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua không những căn cứ vào hối phiếu mà còn căn cứ vào bộ chứng từ gửi hàng kèm theo với điều kiện là nếu người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu thì ngân hàng mớitrao bộ chứng từ gửi hàng cho người mua để nhận hàng. Nhờ thu phiếu trơn: Là phương thức trong đó người bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua căn cứ vào hối phiếu do mình lập ra, còn chứng từ gửi ngân hàng thì gửi thẳng cho người mua không qua ngân hàng. Hình thức tín dụng chứng từ: Là hình thức thanh toán, trong đó theo yêu cầu của khách hàng, một ngân hàng sẽ phát hành một bức thư (gọi là thư tín dụng) cam kết trả tiền hoặc chấp nhận hối phiếu cho một bên thứ ba khi người này xuất trình cho ngân hàng bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những điều kiện và điều khoản quy định trong thư tín dụng. Nội dung kế toán thanh toán với người mua 1.

Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau: - Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kì hạn thu hồi và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả Sinh viên: Ngô Thị Minh Ngọc – QT 1903K 4 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính. Không phản ánh vào nội dung này các nghiệp vụ bán hàng hóa, cung cấp lao vụ dịch vụ trả tiền ngay. - Đối với các khoản phải thu có gốc ngoại tệ thì phải theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi theo đồng Việt Nam.

Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo thực tế. - Đối với các khách hàng giao dịch thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản. - Đối với các khoản phải thu phát sinh bằng vàng, bạc, đá quý cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế.

- Cần phải phân loại các khoản phải thu khách hàng theo thời gian thanh toán cũng như theo đối tượng nhất là những đối tượng có vấn đề để có kế hoạch và biện pháp thu hồi nợ. Chứng từ, tài khoản và sổ sách trong kế toán thamh toán với người mua a. Chứng từ sử dụng - Hợp đồng bán hàng - Phiếu xuất kho. - Hóa đơn GTGT do doanh nghiệp lập.

- Chứng từ thu tiền: Phiếu thu, Giấy báo có Ngân hàng - Biên bản bù trừ công nợ. - Biên bản thanh lý hợp đồng - Giấy nộp tiền - Các chứng từ khác có liên quan. Tài khoản sử dụng Để theo dõi các khoản thanh toán với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tài khoản kế toán sử dụng tài khoản 131- Phải thu của khách hàng. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, dịch vụ cung Sinh viên: Ngô Thị Minh Ngọc – QT 1903K 5 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP cấp.

Tài khoản 131 có kết cấu như sau : Bên Nợ: - Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, TSCĐ đã giao, dịch vụ đã cung cấp và được xác định là đã bán trong kỳ. - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng. Bên Có: - Số tiền khách hàng đã trả nợ; - Khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại hay chiết khấu thanh toán,chiết khấu thương mại cho khách hàng. - Số tiền đã nhận ứng trước của khách hàng.

+ Số Dư Bên Nợ: - Số tiền còn phải thu của khách hàng. + Số Dư Bên Có (nếu có): Phản ánh số tiền đã nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Sổ sách sử dụng: - Sổ cái TK 131. - Sổ chi tiết phải thu của khách hàng.

- Sổ tổng hợp TK 131. Kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thanh toán với người mua trong doanh nghiệp. Khi bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ chưa thu được ngay bằng tiền (kể các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác), kế toán ghi nhận doanh thu, ghi: a) Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế, các khoản thuế gián thu phải nộp được tách riêng ngay khi ghi nhận doanh thu (kể cả thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp), ghi: Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng (tổng giá thanh toán) Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá chưa có thuế) Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. Sinh viên: Ngô Thị Minh Ngọc – QT 1903K 6 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP b) Trường hợp không tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế phải nộp.

Định kỳ kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, ghi: Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. Kế toán chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán a) Trường hợp số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán đã ghi ngay trên hóa đơn bán hàng, kế toán phản ánh doanh thu theo giá đã trừ chiết khấu, giảm giá (ghi nhận theo doanh thu thuần) và không phản ánh riêng số chiết khấu, giảm giá. b) Trường hợp trên hóa đơn bán hàng chưa thể hiện số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán do khách hàng chưa đủ điều kiện để được hưởng hoặc chưa xác định được số phải chiết khấu, giảm giá thì doanh thu ghi nhận theo giá chưa trừ chiết khấu (doanh thu gộp). Sau thời điểm ghi nhận doanh thu, nếu khách hàng đủ điều kiện được hưởng chiết khấu, giảm giá thì kế toán phải ghi nhận riêng khoản chiết khấu giảm giá để định kỳ điều chỉnh giảm doanh thu gộp, ghi: Nợ TK 521 - Các khoản giảm trừ doanh thu (5211, 5212) (giá chưa có thuế) Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế của hàng giảm giá, chiết khấu thương mại) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng (tổng số tiền giảm giá) (3).

Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.