Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong giai đoạn nền kinh tế đối mặt với nhiều biến động, lĩnh vực xây dựng và sản xuất vật liệu xây lắp chịu áp lực cạnh tranh gay gắt cùng nhiều rủi ro thị trường. Đối với các đơn vị hoạt động trong ngành xây lắp, nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, cấu thành nên thực thể sản phẩm và chiếm tỷ trọng rất lớn, dao động từ 70% đến 80% trong tổng chi phí xây dựng công trình. Sự biến động về số lượng, chất lượng và đơn giá nguyên vật liệu tác động trực tiếp đến tổng giá trị tài sản, kết quả kinh doanh và các quyết định tổ chức thi công của doanh nghiệp.

Việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu khoa học, chặt chẽ và cung cấp thông tin kịp thời là tiền đề cốt lõi để hạch toán chi phí sản xuất, tính đúng tính đủ giá thành sản phẩm, đồng thời phục vụ hiệu quả công tác kiểm tra, kiểm soát chi phí nhằm hạ giá thành công trình. Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó, đề tài "Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Ngọc Minh - UDIC" được sinh viên Đinh Thị Mơ (lớp LT15F.KT6, Viện Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân) thực hiện dưới sự hướng dẫn của Thầy giáo Nguyễn Quốc Trung vào năm 2016.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của chuyên đề tập trung vào ba nội dung trọng tâm:

  1. Hệ thống hóa đặc điểm, cơ cấu danh mục và quy trình tổ chức quản lý nguyên vật liệu trong quy trình sản xuất bê tông và xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Ngọc Minh - UDIC.
  2. Khảo sát và phản ánh toàn diện thực trạng công tác hạch toán ban đầu, kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp nguyên vật liệu đang áp dụng tại doanh nghiệp.
  3. Đưa ra các đánh giá khách quan về ưu điểm, tồn tại, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp và kiến nghị cụ thể nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị.

Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là toàn bộ công tác tổ chức quản lý và thực hành kế toán nguyên vật liệu. Phạm vi nghiên cứu về không gian được thực hiện tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Ngọc Minh - UDIC (địa chỉ: Số 27 Phố Tạ Quang Bửu, Phường Bách Khoa, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội), tập trung chuyên sâu vào quy trình nhập - xuất nguyên vật liệu phục vụ sản xuất các loại bê tông (cọc bê tông ly tâm ứng lực trước, cọc vuông, cọc tròn). Phạm vi thời gian nghiên cứu sử dụng dữ liệu số liệu thực tế phát sinh trong tháng 01 năm 2016.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp được xây dựng dựa trên hệ thống chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam, trọng tâm là:

  • Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
  • Phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho: Phương pháp Kê khai thường xuyên.
  • Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Phương pháp Thẻ song song.
  • Phương pháp xác định giá trị nguyên vật liệu xuất kho: Phương pháp Bình quân cả kỳ dự trữ (bình quân gia quyền cuối kỳ).
  • Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT): Phương pháp khấu trừ thuế.
  • Hình thức sổ kế toán tổng hợp: Hình thức Nhật ký chung.

Tác giả sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu thực tiễn chuyên ngành kế toán, bao gồm:

  • Phương pháp phân tích và tổng hợp chứng từ kế toán: Thu thập, kiểm tra tính hợp lệ và xử lý các chứng từ gốc như Hóa đơn GTGT, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Giấy đề nghị cấp vật tư.
  • Phương pháp đối chiếu và ghi sổ: So sánh, đối chiếu số liệu ghi chép giữa Thẻ kho do thủ kho theo dõi với Sổ chi tiết nguyên vật liệu, Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu, Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái tài khoản 152 do kế toán lập.
  • Phương pháp thống kê, mô tả thực nghiệm: Ghi nhận số liệu nhập - xuất - tồn thực tế tại hai kho vật tư và phòng kế toán của công ty trong kỳ kế toán tháng 01/2016.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu là các số liệu, tài liệu, biểu mẫu thực tế được thu thập trực tiếp tại Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật và hệ thống kho bãi của Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Ngọc Minh - UDIC.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Ngọc Minh - UDIC

Chương I phân tích toàn diện các đặc thù kinh tế - kỹ thuật của nguyên vật liệu và bộ máy quản lý vật tư tại công ty. Hoạt động chính của đơn vị là sản xuất các loại cọc bê tông (cọc bê tông ly tâm ứng trước, cọc vuông, cọc tròn) và phục vụ thi công xây lắp. Nguyên vật liệu có tính chất cồng kềnh, khối lượng lớn, giá trị cao, chiếm nhiều diện tích kho bãi và dễ bị biến chất, oxy hóa nếu tiếp xúc với thời tiết ngoài trời (đặc biệt là sắt thép, xi măng).

Doanh nghiệp thực hiện phân loại nguyên vật liệu căn cứ vào vai trò và tác dụng trong sản xuất:

  • Nguyên vật liệu chính (VLC): Xi măng (xi măng rời PCB40, xi măng thường), đá (đá 1x2, đá 2x4), cát vàng, thép (thép cuộn $\Phi 8$, thép thanh $\Phi 16$, $\Phi 28$, thép hình U100x5x6000), phụ gia, tôn.
  • Nguyên vật liệu phụ (VLP): Que hàn, bột màu, nhựa thông.
  • Nhiên liệu (NL): Xăng A92, A76, dầu diezen, dầu DP14, IC2, mỡ, than.
  • Phụ tùng thay thế (PT): Lốp xe ô tô, bóng đèn, zoăng, pit-tông, con lăn, ốc vít, bu lông.

Để hỗ trợ quản lý và xử lý dữ liệu, doanh nghiệp xây dựng hệ thống mã hóa nguyên vật liệu kết hợp giữa ký hiệu chữ cái đầu của nhóm vật tư và chữ số/ký hiệu quy cách:

STT Tên nhóm nguyên vật liệu Nhóm mã hóa Tên nguyên vật liệu chi tiết Mã số chi tiết
1 Vật liệu chính VLC - Xi măng rời PCB40
- Xi măng thường
- Đá 1x2
- Đá 2x4
- Cát vàng
- Thép $\Phi 8$
- Thép $\Phi 16$
- Thép $\Phi 28$
- Thép U100x5x6000		 XM01
XMT01, XMT02
ĐA12
ĐA24
CV01, CV02
T08
T16
T28
T100
2 Vật liệu phụ VLP - Que hàn
- Nhựa thông		 QH56, QH34
NT
3 Nhiên liệu NL - Xăng các loại
- Dầu các loại
- Than		 NL01
NL02
NL03
4 Phụ tùng PT - Ốc vít
- Bu lông		 PT01
PT02

Về phương pháp xác định giá:

  • Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho = Giá mua chưa thuế GTGT trên hóa đơn + Chi phí thu mua (vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản) - Các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại.
  • Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp Bình quân cả kỳ dự trữ:

$$\text{Đơn giá bình quân 1 đơn vị} = \frac{\text{Trị giá thực tế tồn đầu kỳ} + \text{Trị giá thực tế nhập trong kỳ}}{\text{Số lượng tồn đầu kỳ} + \text{Số lượng nhập trong kỳ}}$$

Công tác tổ chức quản lý vật tư được phân định chặt chẽ qua ba khâu: Khâu thu mua (Phòng Kinh doanh lập kế hoạch và thực hiện giao dịch trực tiếp với nhà cung cấp lớn, uy tín); Khâu bảo quản (hệ thống 2 kho kiên cố: Kho 1 chứa xi măng, phụ gia, thép do thủ kho Nguyễn Thị Thu quản lý; Kho 2 chứa vật liệu phụ, phụ tùng do thủ kho Nguyễn Thu Linh quản lý); Khâu sử dụng (xuất kho theo định mức kỹ thuật do Phòng Quản lý sản xuất lập và Giám đốc phê duyệt). Doanh nghiệp quy định kiểm kê định kỳ 4 lần/năm (cuối mỗi quý), định mức hao hụt cho phép tối đa không quá 2%; nếu vượt định mức thì thủ kho phải bồi thường.

Chương II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Ngọc Minh - UDIC

Chương II mô tả chi tiết toàn bộ nghiệp vụ kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp nguyên vật liệu phát sinh tại đơn vị.

1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết.

  • Tại kho: Thủ kho mở Thẻ kho (Mẫu số S12-DN) cho từng danh điểm vật tư, hàng ngày ghi chép chỉ tiêu số lượng nhập, xuất và tính ra số lượng tồn cuối ngày, cuối tháng.
  • Tại phòng kế toán: Kế toán vật tư mở Sổ chi tiết nguyên vật liệu (Mẫu số S10-DN) cho từng danh điểm theo từng kho. Trong tháng chỉ ghi nhận số lượng xuất, đến cuối tháng tính đơn giá bình quân gia quyền để tính thành tiền xuất kho. Cuối tháng, kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu (Mẫu số S11-DN) để đối chiếu số lượng với Thẻ kho và đối chiếu tổng giá trị với Sổ Cái TK 152.

Quy trình luân chuyển chứng từ nhập và xuất vật tư được cụ thể hóa bằng các nghiệp vụ thực tế ngày 02/01/2016:

  • Nhập kho xi măng: Mua của Công ty CP Thương mại Xi măng theo Hóa đơn GTGT số 00156723 gồm 2.345 kg xi măng rời PCB40, đơn giá 2.300 đồng/kg, thuế GTGT 10% (539.350 đồng), tổng tiền 5.932.850 đồng, chi phí vận chuyển bằng tiền mặt 126.000 đồng; kiểm nghiệm theo Biên bản số 05 và nhập kho theo Phiếu nhập kho số 06.
  • Nhập kho đá: Mua của Công ty Xi măng Hoàng Thạch theo Hóa đơn GTGT số 00156724 gồm $924\text{ m}^3$ Đá 1x2, đơn giá 200.000 đồng/$\text{m}^3$, tiền hàng 184.800.000 đồng, thuế GTGT 10% (18.480.000 đồng), tổng tiền 203.280.000 đồng; kiểm nghiệm theo Biên bản số 06 và nhập kho theo Phiếu nhập kho số 07.
  • Nhập kho thép: Mua của Tổng công ty Thép Việt Nam theo Hóa đơn GTGT số 00156725 gồm thép U100x5x6000, kiểm nghiệm theo Biên bản số 07 và nhập kho theo Phiếu nhập kho số 08.
  • Xuất kho sản xuất: Ngày 31/01/2016, căn cứ Giấy đề nghị cấp vật tư số 35 của Phân xưởng 1, kế toán lập Phiếu xuất kho số 35 xuất 590 kg Thép U100x5x6000 (đơn giá bình quân 13.910 đồng/kg, thành tiền 8.206.900 đồng) và $1.400\text{ m}^3$ Đá 1x2 (đơn giá bình quân 200.075 đồng/$\text{m}^3$, thành tiền 280.105.000 đồng) để sản xuất cọc tròn, tổng giá trị xuất kho là 288.311.900 đồng (hoặc 288.157.910 đồng theo tổng cộng phiếu).

2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên theo hình thức sổ Nhật ký chung và hệ thống tài khoản quy định tại Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC:

  • Tài khoản 152 "Nguyên liệu, vật liệu" được chi tiết thành:
    • TK 152.1: Nguyên vật liệu chính (15211 - Xi măng, 15212 - Cát, 15213 - Đá, 15214 - Thép).
    • TK 152.2: Vật liệu phụ (15221 - Que hàn, 15222 - Nhựa thông).
    • TK 152.3: Nhiên liệu (15231 - Xăng, 15232 - Dầu).
    • TK 152.4: Phụ tùng thay thế.
    • TK 152.5: Phế liệu và vật liệu khác.
  • Các tài khoản đối ứng liên quan: TK 111, TK 112, TK 133, TK 141, TK 331, TK 621, TK 627, TK 641, TK 642.

Quy trình ghi sổ tổng hợp: Hàng ngày, kế toán kiểm tra chứng từ gốc, ghi chép định khoản nghiệp vụ tăng/giảm vào Sổ Nhật ký chung. Định kỳ lập Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu (tập hợp chi phí trực tiếp vào Nợ TK 621, chi phí chung vào Nợ TK 627, ghi Có TK 152). Cuối tháng, kế toán khóa sổ Nhật ký chung và chuyển số liệu vào Sổ Cái TK 152, lập Bảng cân đối số phát sinh để lập Báo cáo tài chính.

Chương III: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Ngọc Minh - UDIC

Chương III tổng kết những thành tựu và hạn chế trong tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại đơn vị, từ đó đưa ra các khuyến nghị:

  • Ưu điểm: Bộ máy quản lý vật tư hoạt động chặt chẽ; phương pháp thẻ song song giúp kiểm tra, đối chiếu trực tiếp giữa thủ kho và kế toán; quy trình kiểm nghiệm và nhập kho có đầy đủ chứng từ, kiểm soát được chất lượng đầu vào.
  • Hạn chế:
    • Việc áp dụng phương pháp tính giá bình quân cả kỳ dự trữ khiến toàn bộ công tác tính giá và vào sổ thành tiền xuất kho bị dồn vào thời điểm cuối tháng, gây áp lực lớn cho kế toán và làm chậm tiến độ quyết toán chi phí.
    • Quá trình luân chuyển chứng từ giấy tờ qua nhiều khâu thủ công dẫn đến tốn thời gian đối chiếu.
    • Hệ thống mã hóa vật liệu và tổ chức phân loại kho cần tiếp tục được chuẩn hóa để nâng cao tốc độ tra cứu và quản trị dữ liệu.
  • Kiến nghị hoàn thiện: Đề xuất các giải pháp đồng bộ về cải tiến quy trình luân chuyển chứng từ xuất nhập kho, nghiên cứu áp dụng phương pháp tính giá xuất kho phù hợp hơn, hoàn thiện bảng mã hóa danh mục vật tư chi tiết và nâng cao hiệu quả công tác quản lý tồn kho tại các phân xưởng sản xuất bê tông.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và lượng hóa được thực tế hạch toán nguyên vật liệu tại một doanh nghiệp sản xuất bê tông và xây lắp với các kết quả cụ thể:

Tiêu chí Nội dung thực hiện tại doanh nghiệp
Tỷ trọng chi phí NVL Chiếm từ 70% đến 80% trong tổng chi phí xây dựng công trình
Phương pháp kế toán chi tiết Phương pháp Thẻ song song (mẫu S12-DN tại kho và S10-DN tại phòng kế toán)
Phương pháp kế toán tổng hợp Kê khai thường xuyên; Hình thức sổ Nhật ký chung theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC
Phương pháp tính giá xuất kho Bình quân cả kỳ dự trữ (bình quân gia quyền cuối tháng)
Hệ thống kho bãi 02 kho chuyên biệt (Kho 1: Xi măng, thép, phụ gia; Kho 2: Vật liệu phụ, phụ tùng)
Chế độ kiểm kê và định mức Kiểm kê 4 lần/năm (cuối mỗi quý); định mức hao hụt cho phép $\le 2%$
Trích xuất số liệu tháng 01/2016 - Mua xi măng rời PCB40: 2.345 kg (HĐ 00156723, giá 2.300 đ/kg chưa VAT)
- Mua Đá 1x2: $924\text{ m}^3$ (HĐ 00156724, giá 200.000 đ/$\text{m}^3$ chưa VAT)
- Mua Thép U100x5x6000: HĐ 00156725
- Xuất kho SX cọc tròn (PXK 35): 590 kg thép U100 và $1.400\text{ m}^3$ đá 1x2 (Nợ TK 621)

Đóng góp của chuyên đề là đã phản ánh trung thực quy trình kết nối giữa các phòng ban (Phòng Kinh doanh, Ban Kiểm nghiệm vật tư, Ban Quản lý kho, Phòng Kỹ thuật và Phòng Tài chính - Kế toán) trong việc kiểm soát vòng đời của nguyên vật liệu, chỉ rõ điểm nghẽn của phương pháp tính giá bình quân cuối kỳ trong doanh nghiệp sản xuất xây dựng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số giới hạn do điều kiện nghiên cứu thực tế:

  • Phạm vi dữ liệu và minh chứng chứng từ chỉ tập trung thu thập sâu vào chu kỳ hoạt động của tháng 01 năm 2016, chưa so sánh biến động chi phí qua các quý hoặc các năm tài chính liền kề.
  • Khảo sát thực tế chủ yếu đi sâu vào quy trình xuất nhập nguyên vật liệu phục vụ sản xuất cọc bê tông tại các phân xưởng, chưa mở rộng toàn diện sang các công trình xây lắp đặc thù ngoài công trường của công ty.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát việc ứng dụng phần mềm kế toán tự động hóa trong quy trình luân chuyển chứng từ và đánh giá hiệu quả của phương pháp tính giá bình quân liên hoàn (bình quân sau mỗi lần nhập).

Giá trị tham khảo

Báo cáo chuyên đề thực tập mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Nguồn tài liệu tham khảo cụ thể về phương pháp lập chuyên đề thực tập tốt nghiệp, quy trình trích xuất hệ thống chứng từ gốc (Biên bản kiểm nghiệm, Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập/xuất kho) và cách lập Thẻ kho, Sổ chi tiết NVL, Bảng tổng hợp chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song.
  • Kế toán viên doanh nghiệp sản xuất và xây dựng: Tham khảo mô hình phân loại, xây dựng bảng mã hóa danh mục nguyên vật liệu cho quy trình sản xuất bê tông đúc sẵn và thi công xây lắp.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Ngọc Minh - UDIC áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết và tổng hợp nguyên vật liệu nào? Công ty áp dụng phương pháp Thẻ song song đối với kế toán chi tiết và phương pháp Kê khai thường xuyên đối với kế toán tổng hợp, ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung dựa trên Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC.

2. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho được công ty sử dụng là gì và có ưu, nhược điểm ra sao? Doanh nghiệp áp dụng phương pháp Bình quân cả kỳ dự trữ (bình quân gia quyền cuối kỳ). Phương pháp này có ưu điểm là đơn giá tính toán có độ chính xác cao và giá trị tồn kho cuối kỳ sát với giá thực tế thị trường; nhược điểm là toàn bộ công việc tính đơn giá và ghi nhận số tiền xuất kho bị dồn vào cuối tháng, làm chậm tiến độ quyết toán chi phí.

3. Ban kiểm nghiệm vật tư của công ty gồm những thành phần nào và có nhiệm vụ gì? Ban kiểm nghiệm vật tư gồm Trưởng phòng Kỹ thuật (Trưởng ban), Trưởng phòng Kinh doanh (Ủy viên) và Thủ kho (Ủy viên). Ban có nhiệm vụ kiểm tra quy cách, phẩm chất và số lượng vật liệu nhận về so với hợp đồng kinh tế và hóa đơn trước khi cho phép lập Phiếu nhập kho.

4. Quy định kiểm kê và tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu tại đơn vị được thực hiện như thế nào? Doanh nghiệp tổ chức kiểm kê định kỳ 4 lần trong năm vào cuối mỗi quý trên tất cả các kho. Biên bản kiểm kê được lập thành 3 bản (bản gốc gửi Phòng Kỹ thuật, bản sao lưu tại Phòng Kế toán và 1 bản do Thủ kho giữ). Tỷ lệ thiếu hụt cho phép trong định mức là không quá 2%; nếu hao hụt vượt quá mức này thì thủ kho phải chịu trách nhiệm bồi thường.

5. Chi phí nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất cọc bê tông được hạch toán vào tài khoản nào? Chi phí nguyên vật liệu xuất trực tiếp phục vụ sản xuất sản phẩm (như thép, xi măng, đá để đúc cọc bê tông) được kế toán định khoản ghi Nợ Tài khoản 621 ("Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp") và ghi Có Tài khoản 152.1 ("Nguyên vật liệu chính").

Kết luận

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của sinh viên Đinh Thị Mơ đã phản ánh đầy đủ thực trạng tổ chức quản lý và công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Ngọc Minh - UDIC năm 2016. Đề tài đã hệ thống hóa quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp thẻ song song trong hạch toán chi tiết và phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán tổng hợp. Các đánh giá về ưu - nhược điểm cùng các giải pháp hoàn thiện được xây dựng bám sát thực tiễn sản xuất bê tông và xây lắp tại doanh nghiệp.