Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Chuyên đề thực tập được hoàn thành vào ngày 08 tháng 05 năm 2013, trong bối cảnh Việt Nam đẩy mạnh hội nhập kinh tế khu vực và thế giới. Tác giả lý giải rằng trong nền kinh tế với sự tồn tại đa dạng loại hình doanh nghiệp và lĩnh vực kinh doanh, doanh thu, chi phí và lợi nhuận trở thành mối quan tâm hàng đầu không chỉ của chủ doanh nghiệp mà còn của các tổ chức bên ngoài. Từ nhận thức đó, việc tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với hoạt động thực tiễn của doanh nghiệp được xem là yếu tố góp phần vào sự tồn tại và phát triển của công ty.

Mục tiêu nghiên cứu của chuyên đề bao gồm ba nhiệm vụ chính:

  1. Khảo sát và mô tả đặc điểm doanh thu, chi phí cùng tổ chức quản lý tại Công ty Cổ phần Thương mại và Công nghệ V3D Việt Nam.
  2. Phân tích thực trạng công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại công ty trong giai đoạn thực tập.
  3. Đề xuất phương hướng và giải pháp hoàn thiện công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh.

Đối tượng nghiên cứu là toàn bộ phần hành kế toán doanh thu (bao gồm doanh thu bán hàng, doanh thu hoạt động tài chính, thu nhập khác), kế toán chi phí (giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính, chi phí khác) và kế toán xác định kết quả kinh doanh thông qua tài khoản 911.

Phạm vi nghiên cứu: Về không gian, chuyên đề giới hạn tại Công ty Cổ phần Thương mại và Công nghệ V3D Việt Nam, trụ sở tại số 27, ngõ 192, tổ 24, 10113 Cầu Giấy, quận Cầu Giấy, Hà Nội. Về thời gian, dữ liệu thực tế được thu thập chủ yếu trong tháng 11 năm 2012 và bổ sung một số nghiệp vụ phát sinh vào tháng 5, tháng 7, tháng 9 năm 2012.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và chuẩn mực áp dụng

Chuyên đề dựa trên hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS) trong việc ghi nhận và trình bày doanh thu, chi phí. Công ty áp dụng nguyên tắc ghi nhận doanh thu theo hướng "đảm bảo thu được lợi ích kinh tế và xác định chắc chắn", tức là doanh thu bán hàng chỉ được ghi nhận khi kế toán có đầy đủ chứng từ hợp lệ. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được khoản doanh thu đã ghi nhận, không ghi giảm doanh thu mà ghi tăng chi phí trong kỳ.

Hệ thống tài khoản được sử dụng theo quy định hiện hành, bao gồm: TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ), TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính), TK 711 (Thu nhập khác), TK 632 (Giá vốn hàng bán), TK 641/6421 (Chi phí bán hàng), TK 642/6422 (Chi phí quản lý doanh nghiệp), TK 635 (Chi phí tài chính), TK 811 (Chi phí khác) và TK 911 (Xác định kết quả kinh doanh).

Một số phương pháp và chính sách kế toán được xác định rõ trong văn bản:

  • Phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho: FIFO (nhập trước xuất trước).
  • Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Đường thẳng.
  • Thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành: 25%.
  • Chứng từ doanh thu: Hóa đơn GTGT (mẫu số 01GTKT3/001) được lập thành 3 liên.
  • Phần mềm kế toán: Công ty sử dụng phần mềm kế toán để tự động cập nhật từ Sổ Nhật ký chung sang các sổ chi tiết và sổ Cái.

Phương pháp nghiên cứu

Chuyên đề sử dụng phương pháp nghiên cứu mô tả thực địa kết hợp phân tích tài liệu. Tác giả trực tiếp thu thập chứng từ gốc, sổ kế toán chi tiết, sổ Cái trong thời gian thực tập tại công ty, sau đó mô tả và phân tích quy trình luân chuyển chứng từ, trình tự hạch toán từng phần hành. Không có phương pháp khảo sát bảng hỏi hay phân tích định lượng thống kê.

Nguồn dữ liệu: Toàn bộ dữ liệu là sơ cấp, được thu thập trực tiếp từ hồ sơ kế toán nội bộ của Công ty V3D Việt Nam, gồm hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu chi, giấy báo Có ngân hàng, bảng tính và phân bổ khấu hao, sổ chi tiết và sổ Cái các tài khoản từ 511 đến 911.

Nội dung chính theo từng chương

Phần 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh của Công ty Cổ phần Thương mại và Công nghệ V3D Việt Nam

Phần này giới thiệu khái quát hoạt động kinh doanh của công ty, chủ yếu là buôn bán vải, quần áo, giày dép và phụ kiện thời trang thông qua hai phương thức bán buôn và bán lẻ (bán thẳng, bán qua đại lý).

Doanh thu được phân thành ba loại chính:

Loại doanh thu Mô tả
Doanh thu bán hàng (TK 511) Doanh thu từ bán vải (51101), quần áo (51102), giày dép (51103); chưa bao gồm thuế GTGT; có thể thu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc bán chịu
Doanh thu hoạt động tài chính (TK 515) Tiền lãi ngân hàng và chiết khấu thanh toán được hưởng; chi tiết theo từng ngân hàng từ 515101 đến 515107
Thu nhập khác (TK 711) Chủ yếu từ nhượng bán và thanh lý tài sản cố định; phát sinh không thường xuyên

Các khoản giảm trừ doanh thu được đề cập gồm chiết khấu thương mại (áp dụng cho khách hàng mua khối lượng lớn và thường xuyên), hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán.

Chi phí được phân thành: giá vốn hàng bán (tính theo FIFO), chi phí khấu hao (tính theo đường thẳng), chi phí hoạt động tài chính (chủ yếu là lãi vay ngân hàng), chi phí quản lý doanh nghiệp (bao gồm lương nhân viên quản lý, lương bảo vệ, văn phòng phẩm, tiền thuê nhà đất, dự phòng nợ khó đòi), chi phí bán hàng (nhân viên bán hàng, quảng cáo, vận chuyển, hoa hồng) và chi phí khác (liên quan đến thanh lý tài sản cố định).

Về tổ chức quản lý, phần này mô tả phân công quyền hạn giữa Ban Giám đốc (kiểm soát tổng thể, ra quyết định chiết khấu, điều chỉnh chiến lược theo báo cáo), Phó Giám đốc (thực hiện ủy quyền, phối hợp nguồn lực) và Phòng Tài vụ (theo dõi nghiệp vụ phát sinh, lập báo cáo phân tích). Công tác tiếp thị và ký kết hợp đồng được thực hiện tại các cửa hàng đại lý.

Phần 2: Thực trạng kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Thương mại và Công nghệ V3D Việt Nam

Đây là phần trọng tâm của chuyên đề, mô tả chi tiết quy trình kế toán từng phần hành kèm theo chứng từ và sổ sách minh họa thực tế.

Kế toán doanh thu bán hàng: Quy trình luân chuyển chứng từ bắt đầu từ đơn đặt hàng được phê duyệt, phòng kinh doanh lập phiếu đề nghị xuất hàng, thủ kho lập phiếu xuất kho (3 liên), phòng kế toán viết hóa đơn GTGT (3 liên). Kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm, phần mềm tự động cập nhật vào Sổ Nhật ký bán hàng và Sổ chi tiết TK 511. Tháng 11/2012, tổng doanh thu bán hàng ghi nhận trên TK 511 là 1.000.000 đồng (được kết chuyển sang TK 911 cuối tháng).

Bảng tổng hợp doanh thu bán hàng tháng 11/2012 cho thấy:

Loại hàng Doanh thu chưa thuế
Doanh thu bán vải 850.700 đồng
Doanh thu bán quần áo 350.500 đồng
Doanh thu bán giày 334.900 đồng

Kế toán doanh thu hoạt động tài chính: Chứng từ gốc là Giấy báo Có của ngân hàng. Ví dụ ngày 19/11/2012, Công ty nhận Giấy báo Có từ Ngân hàng Techcombank chi nhánh Ba Đình về tiền lãi gửi ngân hàng với số tiền 31.000 đồng, hạch toán vào TK 515106. Tổng phát sinh TK 515 tháng 11/2012 là 31.000 đồng.

Kế toán giá vốn hàng bán: Công ty sử dụng phương pháp FIFO. Ví dụ minh họa: tháng 5/2012, tồn đầu kỳ 500 mét vải lụa Thái Tuấn giá 200.000 đồng/mét, nhập thêm 200 mét giá 197.000 đồng/mét, xuất 600 mét thì giá vốn tính theo FIFO là 500 × 200.000 đồng. Tổng phát sinh TK 632 tháng 11/2012: 936.000 đồng, kết chuyển sang TK 911.

Kế toán chi phí bán hàng (TK 6421): Bao gồm tiền cước điện thoại 1.200 đồng, tiền tiếp khách 14.000 đồng, BHXH và BHYT 6.518 đồng, KPCĐ 621.124 đồng, tiền lương 42.254 đồng, khấu hao 15.847 đồng, tiền nước 8.000 đồng, tiền điện 29.000 đồng, tiền taxi 8.269 đồng. Tổng phát sinh TK 6421 tháng 11/2012: 165.500 đồng.

Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 6422): Tổng phát sinh tháng 11/2012: 148.000 đồng, kết chuyển sang TK 911.

Kế toán chi phí tài chính (TK 635): Chủ yếu là lãi vay các ngân hàng. Tháng 11/2012, chi trả lãi vay cho 7 ngân hàng, trong đó: Ngân hàng Công thương Hà Nội 16.500 đồng (phí chuyển khoản), Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Hà Nội 3.342 đồng, Ngân hàng Sài Gòn Thương tín 2.281 đồng, VT Bank 7.000 đồng, VI Bank 6.390 đồng, Techcombank 10.111 đồng, Ngân hàng Phương Đông 5.743 đồng. Tổng phát sinh TK 635 tháng 11/2012: 46.753 đồng.

Kế toán chi phí khác (TK 811): Tháng 11/2012 không phát sinh nghiệp vụ thanh lý tài sản cố định, do đó không có chi phí khác.

Kế toán xác định kết quả kinh doanh (TK 911): Kết quả kinh doanh được xác định bằng chênh lệch giữa doanh thu thuần và toàn bộ chi phí. Cuối kỳ, các tài khoản doanh thu (511, 515, 711) kết chuyển vào bên Có TK 911; các tài khoản chi phí (632, 641, 642, 635, 811) kết chuyển vào bên Nợ TK 911. Sổ chi tiết TK 911 và Sổ Cái TK 911 được lập để tổng hợp toàn bộ kết quả kinh doanh trong kỳ.

Phần 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Thương mại và Công nghệ V3D Việt Nam

Phần này đánh giá tổng quát thực trạng công tác kế toán, chỉ ra ưu điểm và nhược điểm, từ đó đề xuất giải pháp hoàn thiện. Tác giả xác định sự cần thiết phải hoàn thiện, nêu các yêu cầu (trang 53) và nguyên tắc hoàn thiện (trang 54) trước khi đưa ra các ý kiến đề xuất cụ thể (trang 55) và điều kiện để thực hiện các giải pháp đó (trang 56).

Kết quả và đóng góp

Kết quả mô tả thực trạng

Chuyên đề ghi lại toàn bộ quy trình kế toán doanh thu và chi phí thực tế tại V3D Việt Nam trong tháng 11/2012 với 28 bảng biểu minh họa. Các số liệu tổng hợp từ sổ sách thực tế trong tháng 11/2012:

Khoản mục Tổng phát sinh (đồng)
Doanh thu bán hàng (TK 511) 1.000.000
Doanh thu tài chính — Techcombank (TK 515106) 31.000
Giá vốn hàng bán (TK 632) 936.000
Chi phí bán hàng (TK 6421) 165.500
Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 6422) 148.000
Chi phí tài chính (TK 635) 46.753

Ưu điểm công tác kế toán được chỉ ra: Doanh nghiệp tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam trong ghi nhận doanh thu; hệ thống tài khoản chi tiết theo mặt hàng (vải, quần áo, giày dép) và theo từng ngân hàng giúp quản lý chặt chẽ công nợ khách hàng; phần mềm kế toán được ứng dụng, giảm thiểu thủ công trong cập nhật sổ sách; quy trình luân chuyển chứng từ rõ ràng với phân công cụ thể giữa các bộ phận.

Giải pháp đề xuất: Tác giả đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh (chi tiết tại trang 55), kèm theo điều kiện thực hiện tại trang 56. Các giải pháp hướng đến việc khắc phục nhược điểm được phát hiện trong quá trình phân tích thực trạng.

Đóng góp: Chuyên đề cung cấp mô tả chi tiết về cách một doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ tổ chức hệ thống kế toán doanh thu và chi phí trong thực tế, với đầy đủ chứng từ mẫu, sổ kế toán chi tiết và sổ Cái minh họa cho từng tài khoản. Đây là dạng tài liệu thực tiễn mà các giáo trình lý thuyết thường không cung cấp ở mức độ chi tiết tương đương.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Tác giả thừa nhận rõ trong lời nói đầu hai hạn chế chính: thời gian thực tập không dài và kiến thức còn hạn chế. Do phạm vi nghiên cứu giới hạn trong một doanh nghiệp thương mại cụ thể tại một thời điểm nhất định (năm 2012–2013), kết quả và giải pháp mang tính đặc thù cho V3D Việt Nam và không có tính khái quát hóa rộng.

Dữ liệu minh họa được lấy chủ yếu từ tháng 11/2012, trong khi một số nghiệp vụ (ví dụ thanh lý tài sản cố định, thu nhập khác) không phát sinh trong tháng này nên không có số liệu thực tế minh họa cho các phần hành đó.

Hướng tiếp theo có thể bao gồm mở rộng phạm vi so sánh với các doanh nghiệp thương mại cùng ngành, cập nhật theo chuẩn mực kế toán Việt Nam và hệ thống tài khoản đã có sửa đổi sau năm 2014, hoặc đánh giá mức độ tuân thủ chuẩn mực theo các quy định cập nhật hơn.

Giá trị tham khảo

Chuyên đề phù hợp cho các nhóm đối tượng sau:

  • Sinh viên ngành Kế toán, Kiểm toán đang chuẩn bị thực tập hoặc viết chuyên đề thực tập tại doanh nghiệp thương mại, cần tham khảo cách mô tả quy trình luân chuyển chứng từ và trình bày sổ sách kế toán theo đúng hình thức học thuật.
  • Sinh viên đang học phần hành kế toán doanh thu và chi phí cần đối chiếu giữa lý thuyết được học và cách áp dụng cụ thể trong doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa (phân biệt với doanh nghiệp sản xuất).
  • Người làm kế toán tại doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ có thể tham khảo mẫu chi tiết hóa tài khoản (ví dụ chi tiết TK 511 theo mặt hàng, TK 515 theo từng ngân hàng), quy trình lập Bảng tổng hợp doanh thu bán hàng và cách tính giá vốn theo FIFO có ví dụ số liệu cụ thể.

Phần đáng tham khảo nhất là Phần 2, nơi trình bày đầy đủ các mẫu chứng từ thực tế (hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu chi, giấy báo Có ngân hàng, bảng phân bổ khấu hao) và các mẫu sổ kế toán chi tiết, sổ Cái từ TK 511 đến TK 911 với số liệu thực, giúp người đọc hình dung rõ quy trình hạch toán từ đầu đến cuối.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty V3D Việt Nam sử dụng phương pháp tính giá xuất kho nào và áp dụng ra sao?

Công ty sử dụng phương pháp FIFO (nhập trước xuất trước). Ví dụ minh họa trong chuyên đề: tháng 5/2012, tồn đầu kỳ 500 mét vải lụa Thái Tuấn giá 200.000 đồng/mét; nhập thêm ngày 14/5 là 200 mét giá 197.000 đồng/mét; khi xuất 600 mét ngày 20/5, giá vốn hàng bán theo FIFO được tính là 500 mét × 200.000 đồng (lấy hết lô nhập trước).

2. Doanh thu hoạt động tài chính của công ty đến từ những nguồn nào và được theo dõi trên tài khoản nào?

Doanh thu hoạt động tài chính chủ yếu là tiền lãi tiền gửi ngân hàng và chiết khấu thanh toán được hưởng khi mua hàng. Tài khoản sử dụng là TK 515, được chi tiết thành 7 tiểu khoản theo từng ngân hàng: 515101 (Vietinbank Hà Nội), 515102 (BIDV Hà Nội), 515103 (Sacombank Hà Nội), 515104 (VT Bank), 515105 (VI Bank), 515106 (Techcombank), 515107 (Ngân hàng Phương Đông). Ví dụ thực tế: ngày 19/11/2012, TK 515106 ghi nhận lãi gửi từ Techcombank là 31.000 đồng.

3. Quy trình luân chuyển chứng từ khi bán hàng tại V3D diễn ra theo những bước nào?

Căn cứ vào đơn đặt hàng đã được phê duyệt, phòng kinh doanh lập phiếu đề nghị xuất hàng gửi thủ kho. Thủ kho lập phiếu xuất kho 3 liên (1 liên kế toán lưu, 1 liên cho khách hàng, 1 liên lưu kho). Phiếu xuất kho chuyển lên phòng kế toán để lập hóa đơn GTGT 3 liên (liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao khách hàng, liên 3 luân chuyển nội bộ để thủ kho ghi thẻ kho). Kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm, phần mềm tự động cập nhật vào Sổ Nhật ký bán hàng và Sổ chi tiết TK 511.

4. Tổng chi phí tài chính của công ty trong tháng 11/2012 là bao nhiêu và chi trả cho những ngân hàng nào?

Tổng phát sinh TK 635 (Chi phí tài chính) tháng 11/2012 là 46.753 đồng, bao gồm: phí chuyển khoản tại Ngân hàng Công thương Hà Nội 16.500 đồng; lãi vay BIDV Hà Nội 3.342 đồng; lãi vay Sacombank 2.281 đồng; lãi vay VT Bank 7.000 đồng; lãi vay VI Bank 6.390 đồng; lãi vay Techcombank 10.111 đồng; lãi vay Ngân hàng Phương Đông 5.743 đồng. Toàn bộ được kết chuyển sang TK 911 cuối kỳ.

5. Công ty xác định kết quả kinh doanh theo phương pháp nào và tài khoản trung tâm là gì?

Kết quả kinh doanh được xác định theo phương pháp chênh lệch: lấy doanh thu thuần (từ bán hàng và cung cấp dịch vụ) trừ toàn bộ chi phí bỏ ra để tạo ra doanh thu đó, gồm giá vốn hàng bán, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng. Tài khoản trung tâm là TK 911. Cuối kỳ, toàn bộ số dư các tài khoản doanh thu (511, 515, 711) kết chuyển vào bên Có TK 911; số dư các tài khoản chi phí (632, 641, 642, 635, 811) kết chuyển vào bên Nợ TK 911. Chênh lệch còn lại phản ánh lợi nhuận hoặc lỗ trong kỳ, được ghi nhận vào TK 421.

Kết luận

Chuyên đề thực tập "Hoàn thiện kế toán doanh thu và chi phí tại V3D Việt Nam" của sinh viên Nguyễn Thị Yến (MSV: CQ513495, năm 2013) là tài liệu thực tiễn mô tả toàn diện công tác kế toán phần hành doanh thu và chi phí tại một doanh nghiệp thương mại kinh doanh hàng may mặc và giày dép tại Hà Nội. Chuyên đề được cấu trúc theo ba phần logic: đặc điểm doanh nghiệp và phân loại doanh thu–chi phí, thực trạng hạch toán có minh họa bằng 28 bảng chứng từ và sổ sách thực tế, và cuối cùng là đánh giá ưu–nhược điểm kèm đề xuất hoàn thiện. Điểm nổi bật của tài liệu nằm ở mức độ chi tiết của phần minh họa thực tế, cho phép người đọc theo dõi toàn bộ vòng đời của một nghiệp vụ từ chứng từ gốc đến sổ Cái và kết chuyển cuối kỳ. Phạm vi nghiên cứu được giới hạn rõ ở một doanh nghiệp và một giai đoạn cụ thể, phù hợp với mục tiêu và điều kiện của một chuyên đề thực tập đại học chuyên ngành kế toán.