Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đẩy mạnh hội nhập kinh tế và xã hội, các doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều cơ hội lẫn thách thức cạnh tranh, đòi hỏi hoạt động kinh doanh phải liên tục thích ứng và đổi mới. Đối với các đơn vị sản xuất kinh doanh nói chung, tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả kinh doanh là giai đoạn then chốt nhằm thu hồi vốn, tạo lập doanh thu, gia tăng lợi nhuận và phát triển vốn chủ sở hữu. Đối với loại hình doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ thuần túy, sản phẩm mang tính chất vô hình, không có sự quy chuẩn hóa cố định và quá trình cung cấp dịch vụ diễn ra đồng thời với quá trình tiêu thụ. Vì vậy, công tác quản lý và tổ chức hạch toán kế toán bán hàng đòi hỏi tính khoa học, chuẩn xác để hỗ trợ kiểm soát tài chính hiệu quả.

Nghiên cứu được thực hiện nhằm giải quyết các nhiệm vụ cụ thể sau:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp.
  2. Khảo sát, phân tích và phản ánh thực trạng tổ chức kế toán bán hàng (bao gồm kế toán doanh thu, kế toán giá vốn hàng bán và kế toán chi phí bán hàng) tại Công ty Cổ phần Công nghệ Bình Minh - Chi nhánh Lạng Sơn.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán bán hàng phù hợp với đặc điểm kinh doanh dịch vụ của đơn vị.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán bán hàng, bao gồm quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp hạch toán trên hệ thống tài khoản, tổ chức sổ kế toán chi tiết và tổng hợp liên quan đến doanh thu, giá vốn hàng bán và chi phí bán hàng.
  • Phạm vi nghiên cứu:
    • Không gian: Công ty Cổ phần Công nghệ Bình Minh - Chi nhánh Lạng Sơn (địa chỉ: Số 33, đường Yết Kiêu, Phường Tam Thanh, Thành phố Lạng Sơn, Tỉnh Lạng Sơn).
    • Thời gian: Dữ liệu hạch toán thực tế phát sinh trong kỳ kế toán năm 2017 (trọng tâm là số liệu thực tế tháng 01/2017).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận vận dụng hệ thống quy định pháp lý và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành tại thời điểm nghiên cứu, bao gồm:

  • Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, áp dụng hệ thống tài khoản kế toán (TK 111, 131, 154, 331, 3331, 511, 632, 641, 911) và hình thức kế toán Nhật ký chung trên phần mềm máy tính.
  • Các căn cứ pháp lý trong giao kết hợp đồng kinh tế và cung ứng dịch vụ: Luật Thương mại số 36/2005/QH11 và Bộ luật Dân sự số 33/2005/QH11.
  • Lý luận hạch toán ngành dịch vụ: Đặc trưng giá thành dịch vụ không qua nhập kho thành phẩm mà tập hợp trực tiếp theo từng hợp đồng, sự vụ cụ thể; doanh thu được ghi nhận khi dịch vụ hoàn thành, được xác định tương đối chắc chắn và khách hàng nghiệm thu thanh lý hợp đồng.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả triển khai trong quá trình thực tập bao gồm:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp từ các phòng ban chức năng và phòng kế toán của chi nhánh.
  • Phương pháp chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, tính giá và tổng hợp cân đối kế toán.
  • Phương pháp nghiên cứu tình huống (case study): Trích dẫn, phân tích quy trình xử lý nghiệp vụ thông qua hợp đồng cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện cụ thể phát sinh trong tháng 01/2017.
  • Phương pháp so sánh, đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết, sổ tổng hợp và báo cáo tài chính nội bộ.

Nguồn dữ liệu thực tế gồm hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng, hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Có của ngân hàng, thông báo cước, phiếu thanh toán dịch vụ, sổ chi tiết vụ việc, sổ chi tiết tài khoản, sổ Nhật ký chung và sổ cái các tài khoản liên quan tại công ty.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty CP Công nghệ Bình Minh - CN Lạng Sơn

Công ty Cổ phần Công nghệ Bình Minh - Chi nhánh Lạng Sơn là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ thuần túy. Danh mục sản phẩm dịch vụ của chi nhánh được phân chia thành 5 nhóm chính:

  • Dịch vụ tổ chức sự kiện: Hội nghị, hội thảo; lễ ký kết, họp báo, khai trương; hội chợ, triển lãm; giới thiệu sản phẩm, khuyến mại; tiệc ngoài trời; teambuilding.
  • Dịch vụ hỗ trợ sự kiện: Cung cấp nhân sự phục vụ sự kiện, nhân sự cao cấp; đón khách VIP tại sân bay; cấp Visa nhập cảnh; cung cấp phương tiện đi lại; đặt phòng khách sạn trong nước và quốc tế.
  • Cho thuê thiết bị: Thiết bị trình chiếu, âm thanh, ánh sáng; thiết bị văn phòng; thiết bị dịch đa ngôn ngữ; thiết kế và dàn dựng sân khấu.
  • Dịch vụ thiết kế, in ấn: Thiết kế và sản xuất các loại ấn phẩm phục vụ hội nghị, ấn phẩm quảng cáo.
  • Tổ chức tour du lịch: Tour du lịch trong nước và tour du lịch nước ngoài.

Thị trường hoạt động của công ty tập trung chủ yếu tại thành phố Lạng Sơn và mở rộng tới một số địa bàn lớn như Hà Nội, Khánh Hòa - Nha Trang. Khách hàng gồm các đoàn thể, cơ quan, trường học, hiệp hội và doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức sự kiện trọn gói hoặc thuê lẻ từng dịch vụ.

Về phương thức bán hàng, công ty thực hiện bán hàng trực tiếp. Khách hàng thảo luận nhu cầu, tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế (hoặc xuất phiếu xác nhận dịch vụ đối với các dịch vụ nhỏ lẻ). Về phương thức thanh toán, công ty áp dụng thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng; thời hạn thanh toán thường trong vòng 30 ngày kể từ khi hoàn thành dịch vụ, riêng các hợp đồng dưới 10.000.000 đồng được thanh toán ngay khi hoàn tất.

Cơ cấu quản lý bán hàng tại đơn vị gồm 5 phòng chức năng trực thuộc Giám đốc chi nhánh:

  • Phòng kinh doanh (thuộc phòng tổ chức sự kiện): Khảo sát thị trường, tìm kiếm khách hàng, đàm phán và lập hợp đồng kinh tế (chuyển 1 bản sao lưu tại phòng kế toán).
  • Bộ phận điều hành: Liên hệ đặt dịch vụ khách sạn, nhà hàng, hướng dẫn viên, địa điểm tổ chức hội nghị và nhân sự hỗ trợ.
  • Bộ phận thiết bị và hỗ trợ sự kiện: Chuẩn bị phương tiện vận chuyển, thiết bị sẵn có của công ty hoặc liên hệ thuê ngoài khi cần thiết.
  • Phòng kế toán: Theo dõi, thu thập chứng từ đầu vào, xuất hóa đơn đầu ra theo tiến độ hợp đồng, kiểm soát công nợ và ghi sổ kế toán.
  • Ban Giám đốc: Phê duyệt kế hoạch kinh doanh, giải quyết vướng mắc phát sinh và trực tiếp ký biên bản thanh lý hợp đồng.

Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Công nghệ Bình Minh - CN Lạng Sơn

Chương này trình bày chi tiết thực tế hạch toán 3 mảng nghiệp vụ: doanh thu, giá vốn hàng bán và chi phí bán hàng thông qua quy trình chứng từ, sổ chi tiết và sổ tổng hợp.

1. Kế toán doanh thu

Doanh thu dịch vụ được ghi nhận khi xác định tương đối chắc chắn, công ty đã hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế và xác định được các chi phí liên quan. Chứng từ sử dụng gồm: Hợp đồng kinh tế, Phiếu xác nhận dịch vụ, Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Giấy báo Có ngân hàng, Séc thanh toán, Bảng sao kê ngân hàng.

Tác giả minh họa qua nghiệp vụ thực tế: Hợp đồng dịch vụ số 135/2017/HĐTCHN ngày 25/01/2017 ký với Công ty TNHH Thương mại Sơn Hà về việc tổ chức chương trình "Hội nghị khách hàng lần thứ 5" tại Khách sạn Marriott (Hà Nội):

  • Ngày 25/01/2017: Khách hàng ứng trước 50.000.000 đồng bằng tiền mặt theo Phiếu thu số 65PT (Nợ TK 111: 50.000.000 đồng / Có TK 131: 50.000.000 đồng).
  • Ngày 27/01/2017: Dịch vụ hoàn tất, công ty xuất Hóa đơn GTGT số 0000890 (Ký hiệu PV/16P) với tổng giá trị thanh toán 219.000.000 đồng (Doanh thu chưa thuế: 199.000.000 đồng, Thuế GTGT 10%: 19.000.000 đồng).
  • Ngày 28/01/2017: Hai bên ký Biên bản thanh lý hợp đồng số 135/2017/HĐTCHN.
  • Ngày 30/01/2017: Khách hàng chuyển khoản toàn bộ số tiền còn lại vào tài khoản của công ty tại Ngân hàng TMCP Á Châu (ACB) - CN Lạng Sơn theo Giấy báo Có số tiền 219.000.000 đồng.

Hệ thống tài khoản chi tiết doanh thu được mở theo từng nhóm dịch vụ:

  • TK 5111: Doanh thu dịch vụ tổ chức sự kiện.
  • TK 5112: Doanh thu dịch vụ tổ chức tour du lịch.
  • TK 5113: Doanh thu dịch vụ lẻ.

Kế toán ghi chép vào Sổ chi tiết TK 5111, Sổ chi tiết bán hàng, Bảng tổng hợp chi tiết doanh thu theo từng gói dịch vụ hoàn thành (mẫu S17-DN), Sổ Nhật ký chung (mẫu S03a-DNN) và Sổ cái TK 511 (mẫu S03b-DNN). Cuối tháng 01/2017, tổng doanh thu kết chuyển sang TK 911 trên Sổ cái TK 511 là 3.467.xxx.xxx đồng.

2. Kế toán giá vốn hàng bán

Do đặc điểm dịch vụ thuần túy không tạo ra sản phẩm vật chất lưu kho, giá thành dịch vụ bao gồm các chi phí trực tiếp gắn liền với từng hợp đồng cụ thể. Chứng từ gồm: Hóa đơn mua hàng, hợp đồng và hóa đơn dịch vụ thuê ngoài, phiếu chi tiền mặt, Sổ chi tiết vụ việc (thẻ tính giá thành).

Nghiệp vụ chi phí cho Hợp đồng số 135/2017/HĐTCHN:

  • Chi phí tiệc trưa cho 90 khách theo Hóa đơn GTGT số 0000110 ngày 27/01/2017 của Trung tâm Hội nghị Quốc gia: Tiền dịch vụ chưa thuế là 134.455.000 đồng, Thuế GTGT 10% là 13.545.000 đồng, tổng thanh toán 147.000.000 đồng. Chi nhánh lập Phiếu chi thanh toán trực tiếp (Nợ TK 331 / Có TK 111: 147.000.000 đồng).
  • Chi phí vận chuyển khách của Công ty TNHH Vận tải Hà Trang: 6.000.000 đồng (Nợ TK 154 / Có TK 331).
  • Tập hợp chi phí vào Sổ chi tiết vụ việc mã 14P10.051, tổng giá vốn dịch vụ tổ chức hội thảo là 140.455.000 đồng, kế toán kết chuyển: Nợ TK 632 / Có TK 154: 140.455.000 đồng.

Kế toán theo dõi chi tiết trên TK 6321 (Giá vốn dịch vụ tổ chức sự kiện), Bảng tổng hợp chi tiết giá vốn, Sổ Nhật ký chung và Sổ cái TK 632. Cuối tháng 01/2017, toàn bộ giá vốn phát sinh được kết chuyển sang bên Nợ TK 911.

3. Kế toán chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng tại công ty phát sinh ít, gồm: chi phí tiếp khách, giao dịch hợp đồng, đặt quảng cáo trên website, hoa hồng môi giới, tiền cước điện thoại bán hàng.

Chứng từ sử dụng: Hóa đơn dịch vụ viễn thông, phiếu thanh toán, phiếu chi tiền mặt.

  • Thông báo cước di động tháng 01/2017 của VNPT Lạng Sơn cho nhân viên kinh doanh Nguyễn Thị Hồng Phước: Tổng tiền thanh toán 110.098 đồng (chưa thuế: 100.098 đồng, thuế GTGT: 10.000 đồng).
  • Phiếu thanh toán nước uống tiếp khách tại Cafe MÂY ngày 12/01/2017 của nhân viên Nguyễn Tiến Hùng (58.000 đồng) và Phiếu chi thanh toán tiếp khách ngày 12/01/2017 số tiền 106.000 đồng.

Hạch toán chi phí bán hàng được thực hiện trên TK 641 (chi tiết TK 6411 - Chi phí bán hàng) theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Các khoản phát sinh trong tháng như tiếp khách (106.000 đồng), cước điện thoại (1.240.000 đồng), hoa hồng môi giới HĐ 895 (1.000.000 đồng) được nhập vào phần mềm, lên Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh, Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 641 và kết chuyển về TK 911 vào ngày 31/01/2017.

Chương 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty CP Công nghệ Bình Minh - CN Lạng Sơn

Chương 3 tập trung đánh giá thực trạng và đưa ra hệ thống giải pháp:

  • Đánh giá thực trạng: Đơn vị đã áp dụng hệ thống kế toán trên phần mềm máy tính theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, tổ chức hạch toán doanh thu và giá vốn gắn với từng hợp đồng cụ thể. Tuy nhiên, công tác luân chuyển chứng từ đôi lúc còn chậm trễ, việc phân loại tài khoản chi tiết và lập báo cáo quản trị phục vụ phân tích hiệu quả từng dòng dịch vụ còn hạn chế.
  • Các nhóm giải pháp đề xuất:
    1. Hoàn thiện công tác quản lý bán hàng và kiểm soát hợp đồng kinh tế.
    2. Hoàn thiện quy trình luân chuyển, kiểm tra và lưu trữ chứng từ bán hàng, chứng từ chi phí dịch vụ thuê ngoài.
    3. Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán sử dụng và phương pháp định khoản các nghiệp vụ đặc thù.
    4. Hoàn thiện biểu mẫu, cách thức ghi chép trên hệ thống sổ kế toán chi tiết (sổ chi tiết vụ việc, sổ chi tiết doanh thu, giá vốn).
    5. Hoàn thiện sổ kế toán tổng hợp và tổ chức đối chiếu tự động trên phần mềm kế toán.
    6. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị liên quan đến hoạt động bán hàng (báo cáo phân tích biên lợi nhuận theo từng mảng dịch vụ sự kiện, du lịch, cho thuê thiết bị).
    7. Xác định các điều kiện về nhân sự, cơ sở vật chất và công nghệ để triển khai giải pháp khả thi.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu đã phản ánh chi tiết thực trạng kế toán bán hàng tại một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ thông qua hệ thống chứng từ và số liệu thực tế trong tháng 01/2017:

Chỉ tiêu / Nghiệp vụ Hợp đồng 135/2017/HĐTCHN (Sơn Hà) Tài khoản hạch toán Chứng từ thực tế liên quan
Doanh thu chưa thuế 199.000.000 VNĐ Có TK 511 (5111) Hóa đơn GTGT số 0000890, Biên bản thanh lý HĐ 135
Thuế GTGT đầu ra (10%) 19.000.000 VNĐ Có TK 3331 Hóa đơn GTGT số 0000890
Tổng giá trị thanh toán 219.000.000 VNĐ Nợ TK 131 Hợp đồng số 135/2017/HĐTCHN
Tạm ứng tiền mặt 50.000.000 VNĐ Nợ TK 111 / Có TK 131 Phiếu thu số 65PT ngày 25/01/2017
Thanh toán chuyển khoản 219.000.000 VNĐ Nợ TK 112 / Có TK 131 Giấy báo Có ACB ngày 30/01/2017
Giá vốn: Tiệc trưa (90 khách) 134.455.000 VNĐ Nợ TK 154 / Có TK 331 Hóa đơn 0000110 (TT Hội nghị Quốc gia), Phiếu chi
Giá vốn: Vận chuyển khách 6.000.000 VNĐ Nợ TK 154 / Có TK 331 Chứng từ vận tải (Cty Hà Trang)
Tổng giá vốn kết chuyển 140.455.000 VNĐ Nợ TK 632 / Có TK 154 Sổ chi tiết vụ việc mã 14P10.051
Chi phí bán hàng (mẫu) 106.000 VNĐ (tiếp khách) / 110.098 VNĐ (cước ĐT) Nợ TK 641 / Có TK 111 Phiếu chi ngày 12/01, Thông báo cước VNPT

Đóng góp của khóa luận thể hiện ở việc làm rõ mô hình kế toán bán hàng đặc thù cho ngành dịch vụ sự kiện - du lịch (vốn không có kho thành phẩm, chi phí cấu thành trực tiếp theo từng vụ việc), đồng thời đưa ra quy trình luân chuyển chứng từ từ khâu tạm ứng, thực hiện, thanh lý đến quyết toán công nợ và kết chuyển lãi lỗ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Khóa luận sử dụng dữ liệu thực tế khảo sát chủ yếu trong phạm vi tháng 01/2017 tại một chi nhánh độc lập (Chi nhánh Lạng Sơn), chưa bao quát toàn bộ chu kỳ kinh doanh cả năm hoặc so sánh đối chiếu với trụ sở chính và các chi nhánh khác trong cùng công ty. Phần đề xuất giải pháp ở Chương 3 mang tính chất định hướng chuyên môn nghiệp vụ kế toán tài chính, chưa đi sâu vào việc thiết lập mô hình tính giá thành kế toán quản trị nâng cao.
  • Hướng phát triển: Mở rộng nghiên cứu sang việc thiết lập hệ thống kế toán quản trị doanh thu - chi phí chuyên sâu cho từng sự vụ/dự án tổ chức sự kiện; phân tích biến động biên lợi nhuận giữa các mảng dịch vụ (tour du lịch, sự kiện, cho thuê thiết bị) theo dữ liệu chuỗi thời gian nhiều năm.

Giá trị tham khảo

Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp này có giá trị tham khảo thiết thực đối với:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc chuyên đề thực tập về mảng đề tài kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh.
  • Kế toán viên và cán bộ quản lý tại các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ sự kiện, du lịch lữ hành, truyền thông quảng cáo nhằm tham khảo phương pháp mở sổ chi tiết vụ việc (thẻ tính giá thành từng hợp đồng), quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng và phương thức hạch toán doanh thu, giá vốn theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty CP Công nghệ Bình Minh - CN Lạng Sơn kinh doanh những mảng dịch vụ nào?
Công ty kinh doanh dịch vụ thuần túy gồm 5 nhóm: dịch vụ tổ chức sự kiện, dịch vụ hỗ trợ sự kiện (đưa đón VIP, visa, đặt phòng khách sạn, cung cấp phương tiện), cho thuê thiết bị (âm thanh, ánh sáng, máy chiếu), dịch vụ thiết kế - in ấn và tổ chức tour du lịch trong nước/quốc tế.

2. Công ty ghi nhận doanh thu và theo dõi chi tiết trên những tài khoản nào?
Công ty ghi nhận doanh thu khi dịch vụ hoàn thành và hai bên ký biên bản thanh lý hợp đồng. Kế toán sử dụng TK 511 và mở chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2: TK 5111 (Doanh thu dịch vụ tổ chức sự kiện), TK 5112 (Doanh thu dịch vụ tổ chức tour du lịch) và TK 5113 (Doanh thu dịch vụ lẻ).

3. Giá vốn hàng bán của dịch vụ tổ chức sự kiện được tập hợp như thế nào?
Do không có sản phẩm hữu hình nhập kho, các chi phí phát sinh cho từng hợp đồng (thuê hội trường, ăn uống, vận chuyển, thuê thiết bị) được tập hợp trực tiếp vào bên Nợ TK 154 thông qua Sổ chi tiết vụ việc (mã vụ việc). Khi dịch vụ hoàn thành, kế toán kết chuyển từ Nợ TK 632 (chi tiết TK 6321) đối ứng Có TK 154.

4. Chi phí bán hàng tại đơn vị gồm những khoản mục nào và hạch toán vào đâu?
Chi phí bán hàng bao gồm chi phí tiếp khách đàm phán hợp đồng, tiền cước điện thoại bán hàng của nhân viên kinh doanh/điều hành, chi phí hoa hồng môi giới hợp đồng và chi phí quảng cáo. Các khoản này được hạch toán vào bên Nợ TK 641 (chi tiết TK 6411 - Chi phí bán hàng) theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC.

5. Hình thức sổ kế toán nào được đơn vị áp dụng trong công tác hạch toán bán hàng?
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung trên phần mềm kế toán máy tính. Hàng ngày, dữ liệu từ chứng từ gốc hợp lệ được nhập vào máy để tự động ghi chép vào Sổ Nhật ký chung (Mẫu S03a-DNN), Sổ chi tiết tài khoản và Sổ cái các tài khoản (Mẫu S03b-DNN) TK 511, TK 632, TK 641.

Kết luận

Chuyên đề thực tập chuyên ngành của tác giả Long Thị Lan đã phản ánh bức tranh toàn diện về thực trạng tổ chức kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Công nghệ Bình Minh - Chi nhánh Lạng Sơn theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Thông qua các chứng từ, sổ chi tiết vụ việc và số liệu thực tế phát sinh trong tháng 01/2017, đề tài đã làm sáng tỏ quy trình luân chuyển chứng từ và phương pháp hạch toán doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng đối với loại hình dịch vụ sự kiện - du lịch. Các giải pháp được đề xuất tại Chương 3 cung cấp định hướng thiết thực nhằm hoàn thiện công tác quản lý tài chính, luân chuyển chứng từ và nâng cao hiệu quả hạch toán kế toán tại đơn vị.