CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1. KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm và đặc điểm kiểm soát trong doanh nghiệp 1. Quản trị doanh nghiệp Trong nền kinh tế hiện đại, doanh nghiệp có tương đối nhiều điểm giống với một thực thể tự nhiên, đó là trải qua đầy đủ các quá trình phát tiển có tính chu kỳ: ra đời, phát triển nhanh chóng, phát triển chậm lại, ổn định, suy thoái, diệt vong.
Nhiều doanh nghiệp đã thích nghi nhanh chóng với điều kiện thực tiễn và duy trì giai đoạn ổn định để tồn tại và phát triển. Chìa khóa tạo nên sự tồn tại và phát triển? Đó chính là quản trị doanh nghiệp. Theo Stoner và Robbins “Quản trị là một tiến trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức, quản trị con người và kiểm tra các hoạt động trong đơn vị một cách có hệ thống nhằm hoàn thành các mục tiêu của đơn vị đó”. Hoặc “Quản trị là quá trình làm việc cùng và thông qua người khác để đạt các mục tiêu của tổ chức trong một môi trường thay đổi và trọng tâm của quản trị là việc sử dụng có hiệu quả và hiệu lực các nguồn lực giới hạn” (Stonner và Freeman).
Theo từ điển Oxford thì “Quản trị (management) có ý nghĩa là quản trị, quản lý nhưng được dùng chủ yếu với nghĩa là quản trị. Đây là quá trình xử lý hoặc kiểm soát với các sự việc hoặc con người”. Theo ghi nhận hiện có ba quan điểm khác nhau về “quản trị” và “quản lý”: Quan điểm thứ nhất cho rằng quản lý có phạm vi rộng hơn so với quản trị như Oliver Shelton, Milward, Lansberg…Quan điểm thứ hai cho rằng quản lý là một phần của quản trị theo E. Breech có liên quan đến việc thiết lập và duy trì, hướng dẫn hoạt động của doanh nghiệp.
Quan điểm thứ ba cho rằng quản lý và quản trị có ý nghĩa như nhau, quản trị thường dùng cho hoạt động của doanh nghiệp, còn quản lý dùng cho tầm vĩ mô như quản lý nhà nước, các tổ chức xã hội. Như vậy, xét trên mục tiêu duy trì sự ổn định và phát triển bền vững doanh nghiệp trong nền kinh 6 tế hiện đại, quản trị là thuật ngữ thích hợp hơn và có thể khái quát khái niệm về quản trị như sau “quản trị là một quá trình mà chủ thể quản trị thực hiện các tác động và kiểm soát với đối tượng của quản trị để nhằm đạt mục tiêu của đơn vị trên cơ sở sử dụng hiệu quả các nguồn lực ”[5]. Xét về chức năng, quản trị có năm chức năng sau: Lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm soát (Quan điểm của Henri Fayol) hoặc quan điểm mở rộng hơn là quản trị gồm có 8 chức năng là: Lập kế hoạch, ra quyết định, tổ chức, nhân sự, truyền thông, động viên, lãnh đạo và kiểm soát. Như vậy, kiểm soát là chức năng quan trọng với quản trị doanh nghiệp, và phải được thực hiện trong mọi khâu của quản trị doanh nghiệp giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu mong muốn.
Kiểm soát trong doanh nghiệp Kiểm soát đã tồn tại từ khi xuất hiện các hoạt động kinh doanh. Hoạt động kinh doanh càng phát triển thì kiểm soát lại càng chiếm một vị trí quan trọng trong quá trình quản lý doanh nghiệp. Thông qua các hoạt động kiểm soát, nhà quản trị đánh giá và chấn chỉnh hoạt động của doanh nghiệp mình với mục đích là giữ cho tổ chức đi đúng con đường mà họ mong muốn và bảo vệ được tài sản trong kinh doanh. Khái niệm kiểm soát lúc đầu được sử dụng như một phương pháp giúp kiểm toán viên xác định phương pháp hiệu quả nhất trong việc lập kế hoạch kiểm toán, đến chỗ được coi là một bộ phận chủ yếu trong hệ thống quản trị doanh nghiệp.
Không có định nghĩa duy nhất cho thuật ngữ này mà tùy vào góc độ khác nhau, có các định nghĩa khác nhau. Theo Schoderbek, Peter P. Cosier and John C. Aplin (1988), kiểm soát là hoạt động đánh giá và chỉnh sửa lệch lạc từ tiêu chuẩn.
Với định nghĩa này có thể thấy kiểm soát chính là việc xây dựng các tiêu chuẩn, sau đó sẽ đánh giá dựa trên các tiêu chuẩn đã được thiết lập và cuối cùng sẽ chỉnh sửa các sai lệch (nếu có). Ở đây mặc dù đã nói đến các hoạt động trong quá trình kiểm soát nhưng lại không chỉ chi tiết xem tổ chức cần dựa vào đâu để xây dựng tiêu chuẩn này. 7 Theo Jones and George (2003), kiểm soát là quá trình nhà quản lý giám sát và điều tiết tính hiệu quả và hiệu lực của một tổ chức và các thành viên trong việc thực hiện các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. Ở đây kiểm soát là một chuỗi các hoạt động hiện diện ở mọi bộ phận trong doanh nghiệp và quá trình kiểm soát là phương tiện nhằm giúp cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu của mình.
Với định nghĩa này mặc dù đã đưa ra các mục tiêu cần đạt được nhưng lại không đưa ra các tiêu chuẩn cụ thể để giúp doanh nghiệp đánh giá các hoạt động của mình [11].Fayol trong kinh doanh, kiểm soát được hiểu là việc đo lường và điều chỉnh hoạt động của doanh nghiệp và mọi bộ phận của doanh nghiệp để tin chắc rằng các mục tiêu và giải pháp nhằm đạt được các mục tiêu đề ra vẫn đang được hoàn thành. Tại Việt Nam, quan điểm về kiểm soát được thể hiện khác nhau tùy lĩnh vực như sau: Theo Từ điển Tiếng Việt giải thích như sau “kiểm soát là xem xét để phát hiện, ngăn chặn những gì trái với quy định” hoặc “đặt trong phạm vi, quyền hành của đối tượng nào đó”. Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 07 “Kế toán các khoản đầu tư vào công ty liên kết” đã định nghĩa về kiểm soát “là quyền chi phối các chính sách tài chính và hoạt động của doanh nghiệp nhằm thu được lợi ích kinh tế từ các hoạt động của doanh nghiệp”[1]. Với tư cách một chức năng quản trị, kiểm soát được hiểu là: “Quá trình xác định thành quả đạt được trên thực tế, so sánh nó với những tiêu chuẩn đã xây dựng; trên cơ sở đó phát hiện ra sự sai lệch và nguyên nhân của sự sai lệch đó; đồng thời đề ra các giải pháp cho một chương trình hành động nhằm khắc phục sự sai lệch để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã định”.
Từ định nghĩa trên, có thể thấy những điểm nổi bật. Có thể thấy hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu: - Cung cấp thông tin đáng tin cậy: cung cấp các thông tin đầy đủ, trung thực, 8 chính xác, kịp thời nhằm giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao nhất. - Bảo vệ tài sản và sổ sách: mọi tài sản của doanh nghiệp kể cả sổ sách chứng từ kế toán phải được bảo vệ dể tránh bị mất mát, hư hỏng hoặc bị lạm dụng. - Tăng tính hiệu quả trong hoạt động điều hành: ngăn ngừa mọi sự chồng chéo hoặc vượt quá thẩm quyền, ngăn ngừa và phát hiện mọi hành vi lãng phí, gian lận, sử dụng tài sản không đúng mục đích, sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực.
- Đẩy mạnh và khuyến khích việc thực hiện các chế độ, quy định đã đề ra của Hội đồng quản trị và Ban giám đốc, từ đố nhằm giúp mọi thành viên trong đơn vị tuân thủ các chính sách và quy định đã đề ra của doanh nghiệp. Theo quá trình phát triển của khoa học quản trị kinh doanh, kiểm soát luôn được coi là một chức năng của quản trị doanh nghiệp và là một trong các chức năng quản trị cơ bản dù trước đây quan niệm quản trị doanh nghiệp gồm 5 chức năng (định hướng, tổ chức, phối hợp, điều khiển, kiểm soát), quan niệm quản trị doanh nghiệp có 3 chức năng (định hướng, tổ chức và kiểm soát) hay ngày nay có tác giả quan niệm 4 chức năng pha trộn (định hướng, tổ chức, quản trị nhân lực, kiểm soát). Kiểm soát với tư cách một chức năng của hoạt động quản trị hoàn toàn không tách rời mà luôn luôn gắn liền với các chức năng quản trị khác. Chính sự gắn liền chức năng kiểm soát với các chức năng quản trị khác đã làm cho hoạt động kiểm soát tiến hành một cách liên tục [14].
Tổng hợp lại, trên góc độ quản trị doanh nghiệp, kiểm soát có thể hiểu là quá trình thực hiện các hoạt động xem xét, đánh giá, ngăn ngừa hoặc điều chỉnh đối với các đối tượng cần phải kiểm soát trong đơn vị, dự báo những rủi ro có thể xảy ra, để đảm bảo mục tiêu và kế hoạch của đơn vị đạt được thực hiện một cách hiệu quả và hiệu lực. Phân loại kiểm soát Từ hệ thống các quan điểm và lý thuyết về kiểm soát, việc phân chia các loại hình kiểm soát trong doanh nghiệp được thực hiện trên cơ sở các tiêu thức là mức 9 độ ảnh hưởng của chủ thể kiểm soát đối với các đối tượng kiểm soát; phạm vi nội dung, đối tượng, mục đích, mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể kiểm soát. - Phân loại theo nội dung kiểm soát Kiểm soát tổ chức: là loại kiểm soát được thiết lập nhằm đảm bảo sự tuân thủ của tổ chức đối với các quy định của pháp luật và quy định của đơn vị, hiệu lực, hiệu quả của tổ chức trong quá trình thực hiện hoạt động nhằm đảm bảo hoạt động đúng mục tiêu, sử dụng nguồn lực kinh tế và hiệu quả. Kiểm soát tổ chức nhằm hướng tới các hoạt động về nhân sự, cơ cấu tổ chức, công nghệ, kế hoạch, chất lượng, nghiên cứu, triển khai.
Kiểm soát kế toán: là loại kiểm soát tập trung vào việc kiểm tra các thông tin cung cấp cho việc ra quyết định nhằm đảm bảo tính trung thực, hợp lý của thông tin, bảo vệ tài sản trong đơn vị. - Phân loại theo đối tượng kiểm soát Kiểm soát đầu ra: là kiểm soát được áp dụng ở mọi cấp độ trong doanh nghiệp thông qua việc nhà quản trị chọn tiêu chuẩn đánh giá đầu ra thích hợp với mục tiêu của từng cấp quản lý và sau đó đo lường kết quả đạt được. Kiểm soát hành vi: kiểm soát này được thiết kế để giám sát, hỗ trợ và khích lệ nhân viên trong quá trình thực hiện hoạt động. Kiểm soát hành vi bao gồm có ba cơ chế là giám sát trực tiếp, quản lý theo mục tiêu, kiểm soát hành chính.
Giám sát trực tiếp là việc nhà quản trị tự giám sát cấp dưới.