CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CƠ QUAN BẢO HIỂM XÃ HỘI 1.1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1 Khái quát về lịch sử ra đời và phát triển lý luận kiểm soát nội bộ 1.1 Khái quát về quản lý và kiểm soát nội bộ trong quản lý Để một tổ chức tồn tại và phát triển thì cần phải có quản lý. Có rất nhiều quan điểm khác nhau về quản lý. Nhìn nhận quản lý theo hoạt động, James H. Donnelly và các cộng sự đưa ra khái niệm về quản lý nhấn mạnh trên khía cạnh hành vi của quản lý: “Quản lý là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện, nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được” [14, tr52].
Nhận định quản lý theo chức năng GS.TS Nguyễn Quang Quynh nói “Quản lý là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt được hiệu quả cao nhất” [13, tr8]. Quá trình định hướng này bao gồm nhiều giai đoạn, đầu tiên cần phải dự báo và kiểm tra các thông tin về nguồn lực và mục tiêu cần đạt tới, sau đó xây dựng kế hoạch và chương trình hành động, cuối cùng là tổ chức thực hiện các kế hoạch và chương trình đã định. Cùng với sự phát triển của xã hội loài người, sự nhận thức của con người ngày càng được mở rộng nên lý giải trong khái niệm về quản lý càng trở nên rõ rệt. Để hình thành nên hoạt động quản lý cần xác định ba vấn đề: Chủ thể quản lý, đối tượng quản lý, mục đích quản lý, hoạt động này được tiến hành trong một môi trường và điều kiện nhất định nào đó.
Hoạt động quản lý cần vận dụng chức năng và phương pháp quản lý để đạt được mục đích quản lý. Chủ thể quản lý ở đây chính là bộ máy quản lý của đơn vị bao gồm cán bộ lãnh đạo các cấp, các bộ phận cán bộ chuyên môn thực thi các nghiệp vụ quản lý điều hành đơn vị. Đối tượng quản lý chính là con người và các sự vật hiện tượng diễn ra trong đơn vị, đối tượng quản lý khác nhau do đó quá trình quản lý cũng phát sinh những vấn đề phức tạp. Vì vậy thực hiện chức năng quản lý có hiệu quả sẽ góp phần đưa doanh nghiệp phát triển không ngừng, lấy hiệu quả 7 kinh tế thực tế làm nguyên tắc hoạt động.
Kiểm soát có liên quan mật thiết với quản lý, nó có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định của nhà quản lý, nó là một trong năm chức năng của quản lý bao gồm: Xác định mục tiêu và lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, phối hợp, kiểm soát. Thông qua kiểm soát nhà quản lý nhìn nhận được những thiếu sót trong hệ thống tổ chức để đề ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời. Khi có kiểm soát nhà quản lý sẽ có đầy đủ thông tin để ra quyết định thích hợp nhằm thích ứng với môi trường, đạt được mục tiêu đề ra. Có nhiều quan điểm khác nhau về kiểm soát, theo Henri Fayol “Kiểm soát là việc kiểm tra để khẳng định mọi việc có thực hiện theo đúng kế hoạch hoặc các chỉ dẫn và các nguyên tắc đã được thiết lập hay không, từ đó nhằm chỉ ra các yếu kém và sai phạm cần điều chỉnh, tìm ra các nguyên nhân để ngăn ngừa chúng không được phép tái diễn” [14, tr49].
Theo Anthony và các cộng sự thì cho rằng “Kiểm soát là một quá trình thực hiện một tập hợp các thay đổi nhằm đạt được các mục tiêu đã định” [14, tr20] khái niệm này nhấn mạnh đến sự điều khiển theo phạm vi rộng của kiểm soát. Theo quan điểm kiểm soát là chức năng của quản lý GS.TS Nguyễn Quang Quynh cho rằng “Kiểm soát không phải là một pha hay một giai đoạn của quá trình quản lý mà là một chức năng không thể tách rời của quản lý. Trong suốt quá trình quản lý, kiểm soát luôn luôn tồn tại trước, trong và sau mỗi hoạt động định hướng hoặc tổ chức để thực hiện hoặc điều chỉnh mỗi hoạt động đó. Một cách tổng hợp nhất, kiểm soát được hiểu là tổng hợp các phương sách để nắm lấy và điều hành đối tượng hoặc khách thể quản lý” [13, tr9].TS Nguyễn Thị Phương Hoa đã đưa khái niệm về kiểm soát quản lý “Kiểm soát là quá trình đo lường, đánh giá và tác động lên đối tượng kiểm soát nhằm đảm bảo mục tiêu, kế hoạch của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả” [13, tr14].
Từ các khái niệm trên có thể khái quát kiểm soát bao gồm những hoạt động chính: thiết lập tiêu chuẩn, đánh giá thực tế bằng cách so sánh thực tế với tiêu chuẩn, tìm ra được các nguyên nhân và chỉnh sửa các sai lệch đó. 8 Mỗi đơn vị, tổ chức để đảm bảo hiệu quả hoạt động đều tự kiểm tra mọi hoạt động của mình trong tất cả các khâu: rà soát các tiềm năng, xem xét các dự báo, các mục tiêu và định mức, đối chiếu và truy tìm các thông số về sự kết hợp, soát xét lại các thông tin thực hiện để điều chỉnh kịp thời trên quan điểm bảo đảm hiệu năng của mọi nguồn lực và hiệu quả kinh tế cuối cùng của mọi hoạt động. Công việc rà soát này được gọi là kiểm soát. Một cách chung nhất, kiểm soát được hiểu là tổng hợp những phương sách để nắm lấy để điều hành đối tượng hoặc khách thể quản lý.
Với ý nghĩa đó, kiểm soát có thể hiểu theo nhiều chiều: cấp trên kiểm soát cấp dưới thông qua biện pháp hoặc chính sách cụ thể, đơn vị này kiểm soát đơn vị khác thông qua việc chi phối đáng kể về quyền sở hữu và lợi ích tương ứng, nội bộ đơn vị kiểm soát lẫn nhau thông qua quy chế và thủ tục quản lý. Trong đó, thông dụng nhất là KSNB trong đơn vị.[13;tr46] Hoạt động tài chính gắn liền với mọi hoạt động không phân biệt mục tiêu, lĩnh vực, sở hữu. Trong khi đó, kế toán tài chính là sự phản ánh hoạt động tài chính: đó là hệ thống thông tin và kiểm tra về tình hình tài sản bằng hệ thống phương pháp khoa học như chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp - cân đối kế toán. Một trong những đặc trưng cơ bản của kế toán là thực hiện hai chức năng thông tin và kiểm tra, hai chức năng này có sự gắn kết chặt chẽ với nhau không chỉ trên cả chu trình kế toán mà ngay trên từng yếu tố của chu trình đó.
Nhưng kiểm tra kế toán dù khoa học cũng chỉ kiểm tra phần thông tin đã thu được, còn những thông tin chưa thu được nhưng cần có để xác minh thực trạng tài chính rõ ràng thì cần đến sự kiểm tra ngoài kế toán. Trong nền kinh tế thị trường, thông tin kinh tế, tài chính của một đơn vị được nhiều đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị quan tâm như các cơ quan quản lý Nhà nước, các nhà đầu tư, các nhà quản lý, cán bộ công nhân viên, ngân hàng, kho bạc, khách hàng, nhà cung cấp. Do vậy, thông tin tài chính phải là những thông tin ược tổng hợp và xử lý theo những chuẩn mực nhất định. Thực tế luôn tồn tại khách quan một sự khác biệt về mục đích giữa những người cung cấp thông tin và người sử dụng thông tin.
Người cung cấp thông tin 9 muốn đưa ra những thông tin tốt, có lợi cho mình, còn những người sử dụng thông tin luôn muốn có được những thông tin chính xác, khách quan. để giảm bớt khoảng cách này, các thông tin tài chính trước khi đưa đến người sử dụng cần được kiểm tra và xác nhận tính trung thực, khách quan và đáng tin cậy, do đó cần thiết phải có những người làm kiểm toán, thực hiện công tác kiểm tra các thông tin tài chính. Nhưng để các thông tin tài chính phản ánh trung thực, khách quan tình hình tài chính của đơn vị thì sự kiểm soát ngay từ bên trong đơn vị đóng một vai trò quan trọng, và phương pháp có hiệu quả nhất chính là việc xây dựng một hệ thống KSNB hoạt động có hiệu lực và hiệu quả. Trong mọi hoạt động của đơn vị, chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống KSNB.2 Lịch sử ra đời và phát triển lý luận về kiểm soát nội bộ Hoạt động trong các đơn vị là một chuỗi các quy trình nghiệp vụ đan xen nhau một cách có hệ thống và ở bất kì khâu nào của các quy trình nghiệp vụ cũng cần chức năng kiểm soát.
Hoạt động kiểm soát luôn giữ một vị trí quan trọng trong quá trình quản lý và điều hành kinh doanh. Thông qua việc kiểm soát hữu hiệu, nhà quản lý có thể đánh giá và điều chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra với hiệu suất cao nhất. Công cụ chủ yếu để thực hiện chức năng kiểm soát của các nhà quản lý là hệ thống KSNB (Internal Control System). Trước năm 1992 (giai đoạn tiền COSO) Năm 1929, Công bố của Cục Dự trữ Liên bang Hoa Kỳ - lần đầu đưa ra khái niệm về KSNB và chính thức công nhận vai trò của KSNB trong doanh nghiệp.
Khái niệm KSNB lúc này được sử dụng trong các tài liệu kiểm toán và được hiểu như là một biện pháp giúp cho việc: - Bảo vệ tiền không bị các nhân viên gian lận; - Bảo vệ tài sản không bị thất thoát; - Ghi chép kế toán chính xác; - Tuân thủ chính sách của nhà quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động của 10 doanh nghiệp. Vào thập niên những năm 1940, các tổ chức kế toán công và kiểm toán nội bộ tại Hoa Kỳ đã phát hành khá nhiều các báo cáo, hướng dẫn và tiêu chuẩn về tìm hiểu KSNB trong các cuộc kiểm toán. Giữa thập niên những năm 1970, KSNB được quan tâm đặc biệt trong các lĩnh vực thiết kế hệ thống kế toán và kiểm toán, chủ yếu hướng vào cách thức cải tiến hệ thống KSNB và vận dụng trong các cuộc kiểm toán. Năm 1977, sau vụ bê bối Watergate với các khoản thanh toán bất hợp pháp cho chính phủ nước ngoài, Quốc hội Mỹ đã thông qua Điều Luật Hành Vi Hối lộ ở nước ngoài.
Trong đó, KSNB rất được quan tâm đề cập đến để kiểm soát mọi hoạt động và khái niệm KSNB lần đầu tiên được xuất hiện trong văn bản pháp luật.