CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH 1.1Tìm hiểu chung về dự toán ngân sách 1.1 Khái niệm, đặc điểm, phân loại dự toán ngân sách 1.1 Khái niệm dự toán ngân sách Theo nghĩa hẹp, dự toán là việc ước tính toàn bộ thu nhập, chi phí của doanh nghiệp trong một thời kỳ để đạt được một mục tiêu nhất định. Theo nghĩa rộng, dự toán được hiểu là dự kiến các công việc, nguồn lực cần thiết để thực hiện các mục tiêu trong một tổ chức. Như vậy, Dự toán ngân sách là một kế hoạch chi tiết (Detailed plan) cho việc huy động và sử dụng nguồn lực tài chính và các nguồn lực khác trong một kỳ hoạt động – thường là trong một năm tài chính (J.Blocher và cộng sự, 2009).2 Đặc điểm của dự toán ngân sách Một dự toán ngân sách có những đặc điểm sau: - Dự toán ngân sách là một kế hoạch có tính đến sự tác động từ bên ngoài và sự tác động bên trong của doanh nghiệp - Ngân sách chỉ là dự tính, dựa trên một loạt các giả thuyết và dữ liệu thu thập được. - Ngân sách có tính linh hoạt, có thể điều chỉnh.
Khi phạm vi dự toán thay đổi hoặc có những yếu tố chi phí gia tăng thì ngân sách dự toán cũng thay đổi. - Khi lập dự toán ngân sách cần xác lập tiêu chuẩn hoàn thành cho từng công việc, đồng thời phải văn bản hóa tất cả các giả thiết khi lập dự toán. - Dự toán cho các hoạt động và nguồn lực: Các hoạt động thể hiện qua doanh thu và chi phí nên dự toán phải định lượng được doanh thu và chi phí, dự toán các nguồn lực là dự toán các loại tài sản và nguồn hỗ trợ. - Dự toán giải thích được các đối tượng và chính sách theo đuổi để đạt được mục tiêu của tổ chức.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 2 - Dự toán liên quan đến một thời hạn cụ thể trong tương lai, được thể hiện về mặt định lượng, tiền tệ.3 Phân loại dự toán ngân sách - Phân loại theo thời gian: + Dự toán ngân sách dài hạn: Là toàn bộ ngân sách dự tính cho các hoạt động của tổ chức trong thời hạn dài (thường là vài năm). Dự toán dài hạn còn được gọi là dự toán vốn hoặc dự toán đầu tư (Capital budget), được lập liên quan đến việc đầu tư của doanh nghiệp. + Dự toán ngân sách ngắn hạn: Là sự cụ thể hóa ngân sách dài hạn trong khoảng thời gian ngắn hơn. Ngân sách ngắn hạn được xây dựng gắn với các nhiệm vụ, các công việc phải hoàn thành trong từng thời kỳ.
- Phân loại theo công dụng + Dự toán ngân sách kinh doanh: Dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán mua nguyên vật liệu, dự toán nhân công. + Dự toán ngân sách tài chính: Dự toán thu chi tiền, dự toán kết quả hoạt động kinh doanh… + Dự toán ngân sách quyết định đặc biệt: Dự toán hàng tồn kho, dự toán vốn… - Phân loại theo mức độ hoạt động: + Dự toán ngân sách tĩnh (cố định): là dự toán được lập cho một mức độ hoạt động. + Dự toán ngân sách linh hoạt (biến đổi): Là dự toán được lập cho nhiều mức độ hoạt động khác nhau.2 Mục đích, tác dụng của dự toán ngân sách 1.1 Mục đích của dự toán ngân sách Mục đích cơ bản của dự toán ngân sách là hoạch định và kiểm soát hoạt động kinh doanh. Thông qua hai chức năng này mà người quản lý đạt được mục tiêu lợi nhuận của mình (Đào Tất Thắng và cộng sự, 2004).
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 3 - Hoạch định: Dự toán ngân sách đòi hỏi các nhà quản lý phải dự tính về những gì sảy ra trong tương lai, thấy được những gì cần phải làm để thay đổi các kết quả không mong muốn. - Kiểm tra: Là quá trình so sánh kết quả thực hiện kế hoạch và đánh giá việc thực hiện đó. Nếu không kiểm tra, dự toán ngân sách sẽ không phát huy hết tác dụng vốn có của nó.2 Tác dụng của dự toán ngân sách Tác dụng của công việc lập dự toán ngân sách xuất phát từ sự cần thiết của nó với công tác điều hành và quản lý doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có đối sách để khai thác tối đa nguồn thu, thực hiện có hiệu quả chính sách chi tiêu, đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Những ích lợi của việc lập dự toán ngân sách được cụ thể như sau (Nguyễn Minh Phương và cộng sự, 2007): - Lập dự toán ngân sách là tìm kiếm cho doanh nghiệp khả năng khai thác thu để thỏa mãn chi tiêu đem lại khoản lợi nhuận.
- Kế hoạch thu, chi trong dự toán ngân sách là mục tiêu và mục đích cho hoạt động, là căn cứ điều hành, kiểm tra, đánh giá các hoạt động. - Kế hoạch ngân sách là một kế hoạch tổng thể, tạo điều kiện liên kết hoạt động của các bộ phận khác nhau vì mục tiêu chung của doanh nghiệp. - Lập kế hoạch ngân sách giúp doanh nghiệp khám phá khâu sản xuất đang tiềm ẩn, khả năng để nâng cao hiệu quả cũng như lường trước những khó khăn tiềm ẩn để có phương án xử lý kịp thời và đúng đắn.3 Các mô hình lập dự toán ngân sách Theo Huỳnh Lợi, việc lập dự toán ngân sách dựa trên mô hình thông tin như sau: - Mô hình 1: Mô hình thông tin 1 xuống Trên cơ sở chiến lược dài hạn, đồng thời dựa vào kinh nghiệm, yêu cầu nhiệm vụ, các nhà quản lý cấp cao của tổ chức hoạch định việc sử dụng ngân sách chung cho đơn vị. Sau đó các thông số này được chuyển xuống cho các nhà quản lý cấp thấp hơn.
Các LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 4 nhà quản lý cấp thấp tiếp tục tính toán chi phí cho từng công việc cụ thể liên quan. Quá trình được tiếp tục cho đến cấp quản lý thấp nhất. + Ưu điểm: Ngân sách được dự toán khá phù hợp với tình hình chung của đơn vị vì ngân sách này đã được xem xét trong mối quan hệ chung và khả năng tài chính + Nhược điểm: Từ ngân sách dài hạn chuyển thành ngân sách ngắn hạn đòi hỏi phải có sự kết hợp giữa các bộ phận để đạt được một ngân sách hiệu quả. Mô hình này còn mang tính áp đặt từ ban quản lý cấp trên xuống, đồi hỏi quản lý cấp cao phải có một tầm nhìn tổng quát, toàn diện, chi tiết về mọi mặt hoạt động của đơn vị.
Mô hình này phù hợp với những đơn vị có quy mô nhỏ, ít có sự phân cấp về quản lý, hoặc sử dụng trong những trường hợp đặc biệt cần phải tuân theo sự chỉ đạo của cấp quản lý cao hơn. QUẢN LÝ CẤP CAO NHẤT QUẢN LÝ QUẢN LÝ CẤP TRUNG CẤP TRUNG GIAN GIAN QUẢN LÝ QUẢN LÝ QUẢN LÝ QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ CẤP CƠ SỞ CẤP CƠ SỞ CẤP CƠ SỞ Sơ đồ 1.1: Mô hình thông tin 1 xuống - Mô hình 2: Mô hình thông tin 2 xuống 1 lên. Để làm theo mô hình này, đầu tiên cần xây dựng khung kế hoạch ngân sách cho năm tài chính. Các chỉ tiêu ước tính này được phân bổ xuống các đơn vị, cấp quản lý thấp hơn.
Việc thực hiện dự toán được thực hiện ở các cấp. Sau đó, quá trình tổng hợp ngân sách lại được bắt đầu từ đơn vị thấp nhất đến cấp cao hơn. Bộ phận quản lý cấp cao tổng hợp lại thành ngân sách tổng thể của đơn vị. Ngân sách tổng thể này được LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5 xem xét và hiệu chỉnh lại nếu thấy cần thiết.
Sau khi được duyệt sơ bộ, các nhà quản lý cấp trung gian tiếp tục điều chỉnh ngân sách của bộ phận mình cho đến khi đạt yêu cầu. Khi dự toán ở các bộ phận được xét duyệt thông qua sẽ trở thành dự toán chính thức định hướng cho hoạt động kỳ kế hoạch. + Ưu điểm: Dự toán ngân sách được hình thành với sự tham gia của nhiều cấp quản lý, điều này đã tạo cơ hội cho các bộ phận phát huy tính sáng tạo, chủ động của mình. + Nhược điểm: Quá trình lập dự toán ngân sách kéo dài và tốn khá nhiều thời gian.
Nếu tổ chức quá trình lập dự toán không tốt, sẽ không cung cấp thông tin kịp thời cho kỳ lập kế hoạch. QUẢN LÝ CẤP CAO NHẤT QUẢN LÝ QUẢN LÝ CẤP TRUNG CẤP TRUNG GIAN GIAN QUẢN LÝ QUẢN LÝ QUẢN LÝ QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ CẤP CƠ SỞ CẤP CƠ SỞ CẤP CƠ SỞ Sơ đồ1.2: Mô hình thông tin 2 xuống 1 lên - Mô hình 3: Mô hình thông tin 1 lên 1 xuống. Ngân sách được dự toán từ thấp đến cao. Các bộ phận quản lý cấp thấp hơn căn cứ vào điều kiện của mình, sử dụng dữ liệu đã có sẵn trên cơ sở định mức sử dụng và các khoản mục đã được duyệt trước đó.
Từ đó, tổng hợp các chỉ tiêu dự toán để trình lên cấp cao hơn. Bộ phận quản lý cấp cao tổng hợp các chỉ tiêu các cấp trung gian, kết LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 hợp với tầm nhìn tổng quát, sẽ xét duyệt thông qua cho các cấp trung gian. Trên cơ sở đó, cấp quản lý trung gian xét duyệt thông qua cho các cấp cơ sở. + Ưu điểm: Những người được giao lập ngân sách là người thường xuyên tiếp xúc với các công việc, nên họ dự tính khá chính xác về nguồn lực và chi phí cần thiết.
Mô hình này cũng giúp cho các nhà quản lý cấp thấp hoàn thiện và nâng cao kỹ năng lập dự toán ngân sách của mình. + Nhược điểm: Các nhà quản lý cấp cao không có nhiều cơ hội kiểm soát quá trình lập ngân sách của cấp dưới, nên cấp thấp thường có xu hướng xác lập các chỉ tiêu dự toán dưới mức khả năng, điều kiện của mình để dễ hoàn thành chỉ tiêu dự toán. QUẢN LÝ CẤP CAO NHẤT QUẢN LÝ QUẢN LÝ CẤP TRUNG CẤP TRUNG GIAN GIAN QUẢN LÝ QUẢN LÝ QUẢN LÝ QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ CẤP CƠ SỞ CẤP CƠ SỞ CẤP CƠ SỞ Sơ đồ 1.3: Mô hình thông tin 1 lên1 xuống 1.4 Quy trình lập dự toán ngân sách Theo Stephen Brookson, quy trình dự toán ngân sách được chi làm 3 giai đoạn: chuẩn bị, soạn thảo, giám sát (Nguyễn Thị Phương Anh biên dịch, 2007). LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.