CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 1. Khái niệm về hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc - Đánh giá kết quả thực hiện công việc là tiến trình đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên theo mục tiêu đã đặt ra trong một giai đoạn nhất định. Quá trình đánh giá diễn ra liên tục và kết quả là một tài liệu xác nhận quá trình thực hiện công việc chính thức của nhân viên trong kỳ đánh giá. Tài liệu này xác định mức độ thực hiện công việc của nhân viên trên cơ sở các tiêu chuẩn đã được thiết lập trước.
- Hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc theo “lát cắt dọc” bao gồm toàn bộ quy trình đánh giá, phương pháp đánh giá, các bảng biểu mẫu đánh giá… Hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc theo “lát cắt ngang” bao gồm hai loại hình đánh giá là đánh giá năng lực và đánh giá thành tích (hay đánh giá mức độ hoàn thành công việc). Trong đó, đánh giá năng lực chuẩn nhất dựa vào Từ điển năng lực của Công ty hoặc là tiêu chuẩn chức danh công việc. Việc đánh giá năng lực có mục tiêu phục vụ cho công tác tuyển dụng, đào tạo phát triển, luân chuyển cán bộ, bổ nhiệm, sa thải., gắn liền với định hướng lộ trình công danh cho nhân viên. Còn đánh giá thành tích dựa trên kết quả công việc thực hiện của nhân viên.
Phương pháp phổ biến là dùng hệ thống KPI và quản lý theo mục tiêu (MBO). Mục tiêu đánh giá thành tích chủ yếu phục vụ công tác lương thưởng, nhất là lương mềm và thưởng cuối kỳ kinh doanh, nó cũng là một căn cứ chính xác chứng minh năng lực nhân viên để phục vụ các công tác thăng tiến hay sa thải, luân chuyển. Mục đích của việc đánh giá kết quả thực hiện công việc Trong trang 237-238, sách Quản trị nguồn nhân lực của tác giả Trần Kim Dung, năm 2011, NXB Tổng hợp TP.HCM có trình bày mục đích của việc đánh giá kết quả thực hiện công việc như sau: Các chương trình đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên được sử dụng rộng rãi từ những năm 1980 khi cạnh tranh trên thị trường trở nên gay gắt, các doanh nghiệp bắt buộc phải chú trọng và khuyến khích nhân viên thực hiện tốt các TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 6 mục tiêu, yêu cầu trong công việc. Đánh giá kết quả thực hiện công việc chính thức được sử dụng trong nhiều mục đích khác nhau như: - Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên biết mức độ thực hiện công việc của họ so với tiêu chuẩn mẫu và so với các nhân viên khác, từ đó, giúp nhân viên điều chỉnh, sữa chữa các sai lầm nếu có trong quá trình làm việc.
- Kích thích, động viên nhân viên có những ý tưởng sáng tạo, phát triển nhận thức về trách nhiệm, và thúc đẩy nổ lực thực hiện công việc tốt hơn thông qua những điều khoản về đánh giá, ghi nhận, hỗ trợ - Lập các kế hoạch nguồn nhân lực. Cung cấp thông tin làm cơ sở cho việc lập các kế hoạch nguồn nhân lực như đào tạo, trả lương, khen thưởng, thuyên chuyển nhân viên, cải tiến cơ cấu tổ chức v. - Phát triển nhân viên thông qua việc giúp tổ chức xác định người lao động nào cần đào tạo, đào tạo ở lĩnh vực nào để phát huy tối đa tiềm năng của cá nhân và đóng góp nhiều nhất cho doanh nghiệp. - Truyền thông, giao tiếp làm cơ sở cho những cuộc thảo luận giữa cấp trên và cấp dưới về vấn đề liên quan đến công việc.
Thông qua sự tương tác và quá trình phản hồi hiệu quả, hai bên hiểu nhau tốt hơn, quan hệ tốt đẹp hơn. Đồng thời, phát triển sự hiểu biết về công ty thông qua đàm thoại về các cơ hội và hoạch định nghề nghiệp. - Tuân thủ quy định pháp luật là cơ sở khách quan, công bằng cho việc thăng cấp, khen thưởng và kỷ luật. - Hoàn thiện hệ thống quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp.
Các thông tin đánh giá năng lực và kết quả thực hiện công việc của nhân viên sẽ giúp doanh nghiệp kiểm tra lại chất lượng của các hoạt động quản trị nguồn nhân lực khác như tuyển chọn, định hướng và hướng dẫn công việc, đào tạo, trả công, v. Đánh giá kết quả thực hiện công việc sẽ tác động lên cả tổ chức lẫn các cá nhân. Nhân viên, đặc biệt những người có xu hướng tự đánh giá họ thấp; những người có kết quả thực hiện công việc không cao hoặc những người không tin tưởng là việc đánh giá là công bằng, hợp lý sẽ cảm thấy lo lắng, sợ hãi, thậm chí không an tâm khi làm việc trong doanh nghiệp. Ngược lại, những nhân viên thực hiện công TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 7 việc ở mức độ xuất sắc, có nhiều tham vọng, cầu tiến sẽ coi việc đánh giá kết quả thực hiện công việc như những cơ hội giúp họ khẳng định vị trí của họ trong doanh nghiệp và thêm cơ hội thăng tiến trong nghề nghiệp.
Nội dung, trình tự thực hiện đánh giá kết quả thực hiện công việc Mỗi doanh nghiệp sẽ áp dụng những cách đánh giá khác nhau. Trong phần nội dung này, tác giả đã trích một phần nội dung, trình tự thực hiện đánh giá kết quả thực hiện công việc từ trang 239-242, sách Quản trị nguồn nhân lực của tác giả Trần Kim Dung, năm 2011, NXB Tổng hợp TP.HCM như sau: 1. Xác định các tiêu chí cần đánh giá: Bước đầu tiên trong quá trình đánh giá, các nhà lãnh đạo cần xác định các lĩnh vực, kỹ năng, kết quả nào cần đánh giá và những yếu tố này liên hệ với việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp như thế nào. Các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc cần đáp ứng nguyên tắc SMART: Cụ thể, chi tiết: Các tiêu chí phải phản ánh được sự khác biệt giữa người thực hiện công việc tốt và người thực hiện công việc không tốt (S).
Các tiêu chí phải đo lường được và không quá khó khăn trong việc thu thập dữ liệu hoặc dữ liệu quá phân tán (M) Phù hợp thực tiễn: Các tiêu chí thực hiện công việc gắn kết với kết quả thực tế, khả thi, hợp lý (A) Có thể tin cậy được. Các tiêu chí đo lường thực hiện công việc phải nhất quán, đáng tin cậy. Những người đánh giá khác nhau cùng xem xét kết quả thực hiện công việc của một nhân viên, thì phải có kết luận không quá khác nhau về kết quả thực hiện công việc của nhân viên đó (R). Thời gian thực hiện/hoàn thành công việc (T).
Tiêu chí đánh giá cần xem xét kết quả hoàn thành công việc tương ứng với thời gian quy định. Thông thường, những tiêu chí này có thề suy ra từ bảng mô tả công việc và bao gồm cả hai phần: Tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn về kết quả thực hiện công TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail. Ví dụ, Trưởng phòng kinh doanh của công ty có thể sẽ được đánh giá theo các tiêu thức sau: Kết quả tài chính: o Doanh số o Tỷ lệ lợi nhuận o Tỷ lệ dư nợ quá hạn/doanh số Phát triển thị trường, khách hàng o Báo cáo nghiên cứu thị trường o Hiệu quả của chương trình khuyến mãi o Thị phần o Đánh giá của khách hàng o Phát triển mạng lưới đại lý, cửa hàng o Đánh giá của chính quyền địa phương o Doanh số sản phẩm mới Đào tạo và phát triển nhân viên trong phòng và bản thân o Đào tạo và phát triển nhân viên trong phòng o Đào tạo bản thân Quy trình làm việc o Thiết lập quy trình làm việc (bán hàng, chăm sóc khách hàng, v. Lựa chọn phương pháp đánh giá thích hợp Trong thực tế có rất nhiều phương pháp đánh giá kết quả thực hiện công việc khác nhau và không có phương pháp nào được cho là tốt nhất cho tất cả mọi tổ chức.
Ngay trong nội bộ một doanh nghiệp, cũng có thể sử dụng các phương pháp khác nhau đối với các bộ phận, đơn vị khác nhau hoặc đối với các nhóm nhân viên thuộc các chức năng khác nhau như bán hàng, sản xuất, tiếp thị, hành chính.v… TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail. Xác định người đánh giá và huấn luyện về kỹ năng đánh giá thực hiện công việc Đánh giá kết quả thực hiện công việc thường thực hiện giữa cán bộ quản lý trực tiếp và cấp dưới. Tuy nhiên, để công tác đánh giá khách quan, chính xác hơn, có thể thu hút các đối tượng khác tham gia đánh giá như sau: Đánh giá của cán bộ quản lý trực tiếp (cấp trên một bậc) và cán bộ quản lý cấp trên (cấp trên hai bậc). Ví dụ: Trưởng phòng Kinh doanh và tổ trưởng Kinh doanh cùng tham gia đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên Kinh doanh.
Điều này tránh được sự thiên vị từ phía một cán bộ quản lý và tăng thông tin cho việc đánh giá, đồng thời giảm được áp lực cho Trưởng phòng phải đánh giá quá nhiều nhân viên trong phòng. Đánh giá bởi đồng nghiệp của người được đánh giá: Những đồng nghiệp cùng làm chung công việc một tổ/đội hoặc đồng nghiệp ngang chức vụ thường xuyên có liên lạc trong công việc (ví dụ trưởng phòng) sẽ tham gia đánh giá về mức độ hợp tác, hỗ trợ trong công việc. Điều này khuyến khích tinh thần đồng đội, hợp tác, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc. Đánh giá bởi nhân viên cấp dưới của người được đánh giá về uy tín lãnh đạo và sự phân công, hỗ trợ để cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Đánh giá bởi khách hàng về năng lực phục vụ, thái độ phục vụ tận tụy đối với khách hàng (nếu có), sử dụng đối với công việc có giao tiếp nhiều với bên ngoài của nhân viên kinh doanh, tiếp thị, bán hàng, v.v…hoặc khách hàng bên trong là các bộ phận trong tổ chức (đối với công việc của nhân viên Hành chính, Nhân sự, v. Tự đánh giá: Người lao động tự đánh giá bản thân với các tiêu chí theo quy định. Nhận thức sai lệnh về tầm quan trọng của đánh giá, sử dụng phương pháp không thích hợp hoặc xác định các nguyên tắc, các tiêu chuẩn và điểm đánh giá không chính xác sẽ dẫn đến tình trạng không công bằng, lãng phí hoặc làm cho quyết định trả lương, khen thưởng không chính xác. Do đó, những người làm công tác TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 10 đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên cần được huấn luyện về quan điểm, nhận thức và các kỹ năng đánh giá 1.