mở đầu của chu trình ngân sách cấp xã nhằm xác định các mục tiêu, nhiệm vụ động viên nguồn lực cho ngân sách cấp xã và phân phối các nguồn lực đó. Thực chất đó là việc lập kế hoạch của cấp xã về quy mô nguồn lực cần phải huy động trong xã hội để sử dụng cho các nhu cầu chi tiêu nhằm thực thi chức năng, nhiệm vụ của chính quyền cấp xã. + Căn cứ lập dự toán ngân sách cấp xã : nhiệm vụ phát triển KT-XH và bảo đảm quốc phòng, an ninh; chính sách, chế độ thu, cơ chế phân cấp nguồn thu, nhiệm vụ chi ngân sách cấp xã và tỷ lệ phần trăm phân chia nguồn thu do HĐND cấp tỉnh quy định; chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách cấp xã do các cấp có thẩm quyền quy định; số kiểm tra về dự toán ngân sách cấp xã do UBND cấp huyện thông báo; tình hình dự toán ngân sách cấp xã năm hiện hành và các năm trước. + Trình tự lập toán ngân sách cấp xã : Bộ phận tài chính kế toán cấp xã lập dự toán thu, chi và cân đối ngân sách cấp xã trình UBND cấp xã báo cáo HĐND cấp xã để xem xét gởi UBND cấp huyện và Phòng tài chính – LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 kế hoạch (TC-KH)cấp huyện.
Đối với năm đầu thời kỳ ổn định ngân sách, Phòng TC-KH cấp huyện làm việc với UBND cấp xã về cân đối thu, chi ngân sách cấp xã thời kỳ ổn định mới theo khả năng và bố trí cân đối chung của NSĐP. Đối với các năm tiếp theo thời kỳ ổn định. Phòng TC-KH cấp huyện chỉ làm việc với UBND cấp xã về dự toán ngân sách khi UBND cấp xã có yêu cầu. + Quyết định dự toán ngân sách cấp xã : dự toán ngân sách cấp xã trước hết sẽ được HĐND cấp huyện nghiên cứu, xem xét.
Sau khi thảo luận và thông qua, HĐND cấp huyện sẽ ra nghị quyết về việc phê chuẩn dự toán ngân sách cấp xã. Như vậy, dự toán ngân sách cấp xã trở thành một đạo luật tài chính mà mọi pháp nhân và thể nhân tại xã đều có trách nhiệm tổ chức thực hiện. Chấp hành dự toán ngân sách cấp xã Nội dung cơ bản của khâu này là tập trung đầy đủ, kịp thời mọi nguồn thu ngân sách cấp xã và cấp phát các khoản chi cho những nhu cầu đã được xác định trong dự toán. Nội dung chấp hành ngân sách cấp xã bao gồm : + Chấp hành thu ngân sách cấp xã : là quá trình tổ chức thu và quản lý nguồn thu của ngân sách cấp xã.
Các cơ quan tổ chức thu ở cấp xã gồm đội thu thuế xã và bộ phận tài chính kế toán cấp xã. Các cơ quan này cùng với kho bạc nhà nước (KBNN) cấp huyện tổ chức thực hiện thu nộp cho ngân sách cấp xã, trích chuyển chính xác các khoản thu vào ngân sách cấp xã với ngân sách cấp trên theo quy định, giám sát chặt chẽ các mặt có liên quan đến quá trình hình thành quỹ ngân sách cấp xã. + Chấp hành chi ngân sách cấp xã : là quá trình tổ chức cấp phát và quản lý các khoản chi của ngân sách cấp xã. Tham gia vào chấp hành chi ngân sách cấp xã gồm các tổ chức, đơn vị thuộc xã.
Tất cả các tổ chức, đơn vị đều phải mở tài khoản tại KBNN. KBNN có trách nhiệm kiểm soát các LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 hồ sơ, chứng từ và điều kiện chi, đảm bảo tất cả các khoản chi ngân sách cấp xã phải được kiểm tra, kiểm soát trước, trong và sau quá trình cấp phát, thanh toán. Mọi khoản chi phải có trong dự toán ngân sách cấp xã được duyệt, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do nhà nước có thẩm quyền quy định và đã được Chủ tịch UBND cấp xã hoặc người được ủy quyền quyết định chi, có đầy đủ các chứng từ có liên quan đến việc chi tiêu ngân sách cấp xã. Kế toán và quyết toán ngân sách cấp xã Nội dung của giai đoạn này là phản ánh, đánh giá và kiểm tra lại toàn bộ quá trình lập và chấp hành ngân sách cấp xã, các quy định về tiêu chuẩn, định mức, tình hình quản lý, sử dụng kinh phí của các bộ phận trực thuộc.
Khi kết thúc năm tài chính, cùng với việc khoá sổ kế toán, bộ phận tài chính kế toán cấp xã phải tiến hành quyết toán ngân sách cấp xã để xác định số thực thu, thực chi báo cáo UBND cấp xã xem xét trình HĐND cấp xã phê chuẩn đồng thời gởi Phòng TC-KH cấp huyện tổng hợp. Phòng TC-KH cấp huyện có trách nhiệm thẩm định quyết toán thu, chi ngân sách cấp xã, trường hợp có sai sót phải báo cáo UBND cấp huyện yêu cầu HĐND cấp xã điều chỉnh.Cơ chế quản lý ngân sách xã. Cơ chế quản lý ngân sách xã là việc triển khai thực hiện các Luật, chế độ, chính sách cũng như các công cụ quản lý ngân sách cấp xã nhằm giúp cho hoạt động của chính quyền cấp xã đảm bảo tuân thủ theo đúng pháp luật của nhà nước, công tác quản lý trong lĩnh vực ngân sách và tài chính cấp xã ngày càng hoàn thiện góp phần tích cực vào việc tăng cường và nâng cao chất lượng quản lý ngân sách cấp xã trong từng thời kỳ. Về các chế độ, chính sách áp dụng trong quản lý ngân sách cấp xã như chế độ kế toán và tài chính xã đóng vai trò tích cực trong quản lý, điều hành và kiểm soát hoạt động tài chính tại cấp xã; chế độ chính sách đối với cán bộ, LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 10 công chức cấp xã; các chính sách đặc thù của trung ương và địa phương áp dụng cho chính quyền cấp xã và các hoạt động tại xã; cơ chế phân cấp nguồn thu, nhiệm vụ chi và tỉ lệ phân chia nguồn thu cho cấp xã do HĐND cấp tỉnh quyết định; chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách cấp xã do các cấp có thẩm quyền quyết định.
Các công cụ quản lý thể hiện qua công tác kiểm tra gồm có kiểm tra thường xuyên, kiểm tra đột xuất hoặc kiểm tra theo chuyên đề; công tác giám sát quá trình phân bổ dự toán, chấp hành và quyết toán ngân sách cấp xã hàng năm; công tác thanh tra việc thực hiện ngân sách nhà nước, thanh tra theo chuyên đề nhằm quản lý hữu hiệu các hoạt động KT-XH tại cấp xã. Nhiệm vụ, yêu cầu của kế toán ngân sách xã Nhiệm vụ của kế toán ngân sách và tài chính xã - Thu thập, xử lý, kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi ngân sách, các quỹ công chuyên dùng, các khoản thu đóng góp của dân, các hoạt động sự nghiệp, tình hình quản lý và sử dụng tài sản do xã quản lý và các hoạt động tài chính khác của xã; - Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi ngân sách xã, các qui định về tiêu chuẩn, định mức; tình hình quản lý, sử dụng các quỹ công chuyên dùng, các khoản thu đóng góp của dân; tình hình sử dụng kinh phí của các bộ phận trực thuộc và các hoạt động tài chính khác của xã; - Phân tích tình hình thực hiện dự toán thu, chi ngân sách, tình hình quản lý và sử dụng tài sản của xã, tình hình sử dụng các quỹ công chuyên dùng; cung cấp thông tin số liệu, tài liệu kế toán tham mưu, đề xuất với UBND, HĐND xã các giải pháp nhằm thúc đẩy sự phát triển kinh tế, chính trị, xã hội trên địa bàn xã. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 11 - Lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách để trình ra HĐND xã phê duyệt, phục vụ công khai tài chính trước nhân dân theo qui định của pháp luật và gửi Phòng Tài chính Quận, Huyện, Thị xã (gọi chung là Huyện) để tổng hợp vào ngân sách nhà nước. Yêu cầu đối với kế toán ngân sách và tài chính xã - Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách xã; - Phản ánh kịp thời, đúng thời gian qui định các khoản thu, chi ngân sách và thu, chi hoạt động tài chính khác của xã; - Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu về tình hình thu, chi ngân sách và hoạt động tài chính của xã nhằm cung cấp những thông tin cho UBND và HĐND xã; - Phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở xã; - Thông tin số liệu kế toán ở xã phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kinh tế tài chính, từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt động.
Số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp số liệu kế toán của kỳ trước; - Phải phân loại sắp xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự, có hệ thống và có thể so sánh được. Chỉ tiêu do kế toán thu thập, phản ánh phải thống nhất với chỉ tiêu trong dự toán ngân sách về nội dung và phương pháp tính toán và phù hợp với mục lục ngân sách LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 12 Sổ kế toán và hình thức sổ kế toán Các xã phải mở sổ kế toán theo phương pháp “kế toán kép” để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lưu trữ toàn bộ số liệu kế toán và làm cơ sở lập báo cáo tài chính. Các xã có qui mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thực hiện phương pháp "kế toán đơn”, chỉ mở các sổ kế toán chi tiết cần thiết, không mở "Nhật ký - Sổ Cái". Các xã có yêu cầu quản lý chi tiết hơn được mở thêm các sổ kế toán theo yêu cầu quản lý như: sổ theo dõi thu, chi hoạt độngt ài chính khác, sổ theo dõi các khoản đóng góp của dân, bảng thanh toán các khoản nợ phải thu với các hộ, sổ theo dõi lĩnh, thanh toán biên lai.