Hoàn thiện công tác tuyển dụng tại Công ty TNHH Kỹ thuật và Thương mại Ngọc Diệp

Chương này trình bày các khái niệm cơ bản về công tác tuyển dụng, bao gồm tuyển mộ, tuyển chọn, và tuyển dụng… 56 trang · Đại học Công nghệ Đông Á · 2021.

• Tác giả: Tạ Thu Hiền
• Người hướng dẫn: Th.S Lưu Công Thường
• Trường học: Đại học Công nghệ Đông Á
• Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
• Đề tài: Hoàn thiện công tác tuyển dụng tại Công ty TNHH Kỹ thuật và Thương mại Ngọc Diệp
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2021
• Địa điểm: Bắc Ninh

Mục lục chi tiết

• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TUYỂN DỤNG NGUỒN NHÂN LỰC TRONG DOANH NGHIỆP
• 1.1. Một số khái niệm về tuyển dụng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp
• 1.2. Nội dung công tác tuyển dụng nguồn nhân lực
• 1.2.1. Chuẩn bị tuyển dụng nhân lực
• 1.2.2. Xác định nhu cầu tuyển dụng
• 1.2.3. Lập kế hoạch tuyển dụng
• 1.2.4. Thành lập hội đồng tuyển dụng
• 1.2.5. Tuyển chọn nhân lực
• 1.2.5.1. Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
• 1.2.5.2. Phỏng vấn sơ bộ
• 1.2.5.3. Kiểm tra, trắc nghiệm
• 1.2.5.4. Phỏng vấn tuyển chọn
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT VÀ THƯƠNG MẠI NGỌC DIỆP
• 2.1. Tổng quan về Công ty TNHH Kỹ thuật và thương mại Ngọc Diệp
• 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
• 2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty TNHH Kỹ thuật và thương mại Ngọc Diệp
• 2.1.2.1. Sơ đồ bộ máy quản lý Công ty TNHH Kỹ thuật và thương mại Ngọc Diệp
• 2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
• 2.1.4. Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
• 2.1.5. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Công ty TNHH Kỹ thuật và thương mại Ngọc Diệp
• 2.2. Thực trạng công tác tuyển dụng nguồn nhân lực tại Công ty TNHH Kỹ thuật và thương mại Ngọc Diệp
• 2.2.1. Thực trạng lao động
• 2.2.2. Thực trạng công tác tuyển dụng nguồn nhân lực
• 2.2.2.1. Xác định nhu cầu tuyển dụng. Lập kế hoạch tuyển dụng
• 2.2.2.2. Thông báo tuyển dụng. Thu nhận và kiểm tra hồ sơ
• 2.2.2.3. Đánh giá ứng viên
• 2.2.2.4. Phỏng vấn chuyên môn
• 2.2.2.5. Kết quả tuyển dụng
• 2.2.3. Đánh giá thực trạng chất lượng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại Công ty TNHH Kỹ thuật và thương mại Ngọc Diệp
• 2.2.4. Hạn chế và nguyên nhân của hạn chế
• 3. CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT VÀ THƯƠNG MẠI NGỌC DIỆP
• 3.1. Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới
• 3.2. Giải pháp hoàn thiện công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại Công ty TNHH Kỹ thuật và thương mại Ngọc Diệp
• 3.2.1. Hoàn thiện công tác xác định nhu cầu tuyển dụng
• 3.2.2. Hoàn thiện quy trình tuyển dụng
• 3.2.3. Hoàn thiện công tác phân tích, đánh giá công việc để bố trí nhân lực hợp lý
• 3.3. Xây dựng phần mềm tuyển dụng
• 3.4. Một số kiến nghị
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Cơ sở lý luận về công tác tuyển dụng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp

Chương này trình bày các khái niệm cơ bản về công tác tuyển dụng, bao gồm tuyển mộ, tuyển chọn, và tuyển dụng nhân lực. Nó cũng phân tích nội dung của quy trình tuyển dụng, từ việc xác định nhu cầu đến lập kế hoạch và thành lập hội đồng tuyển dụng. Các yếu tố bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến quá trình tuyển dụng cũng được đề cập.

1.1. Khái niệm về tuyển dụng nguồn nhân lực

Phần này định nghĩa tuyển dụng nhân lực là quá trình tìm kiếm, thu hút, và lựa chọn ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc. Nó nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đánh giá ứng viên dựa trên các tiêu chuẩn cụ thể để đảm bảo hiệu quả tuyển dụng.

1.2. Nội dung công tác tuyển dụng

Phân tích các bước trong quy trình tuyển dụng, bao gồm chuẩn bị, xác định nhu cầu, lập kế hoạch, và thành lập hội đồng tuyển dụng. Phần này cũng đề cập đến việc sử dụng các phương pháp và hình thức tuyển dụng khác nhau để đạt hiệu quả cao.

II. Thực trạng công tác tuyển dụng tại Công ty TNHH Kỹ thuật và Thương mại Ngọc Diệp

Chương này đánh giá thực trạng công tác tuyển dụng tại Công ty TNHH Kỹ thuật và Thương mại Ngọc Diệp. Nó phân tích quy trình tuyển dụng hiện tại, từ việc xác định nhu cầu đến đánh giá ứng viên và kết quả tuyển dụng. Các hạn chế và nguyên nhân cũng được chỉ ra để làm cơ sở cho việc đề xuất giải pháp.

2.1. Tổng quan về công ty

Giới thiệu về quá trình hình thành, cơ cấu tổ chức, và lĩnh vực hoạt động của Công ty TNHH Kỹ thuật và Thương mại Ngọc Diệp. Phần này cũng trình bày kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình lao động của công ty.

2.2. Thực trạng tuyển dụng

Phân tích chi tiết quy trình tuyển dụng hiện tại, bao gồm các bước từ xác định nhu cầu, lập kế hoạch, đến đánh giá ứng viên. Các hạn chế trong quy trình và nguyên nhân được chỉ ra để làm cơ sở cho việc cải thiện.

III. Giải pháp hoàn thiện công tác tuyển dụng tại Công ty TNHH Kỹ thuật và Thương mại Ngọc Diệp

Chương này đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng tại công ty. Các giải pháp tập trung vào việc cải thiện quy trình tuyển dụng, nâng cao chất lượng đánh giá ứng viên, và xây dựng phần mềm tuyển dụng hiệu quả. Các kiến nghị cũng được đưa ra để hỗ trợ quá trình thực hiện.

3.1. Định hướng phát triển

Trình bày các định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới, bao gồm việc mở rộng quy mô và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực. Phần này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hoàn thiện quy trình tuyển dụng để đáp ứng các mục tiêu phát triển.

3.2. Giải pháp cụ thể

Đề xuất các giải pháp cụ thể để cải thiện quy trình tuyển dụng, bao gồm việc hoàn thiện công tác xác định nhu cầu, nâng cao chất lượng đánh giá ứng viên, và xây dựng phần mềm tuyển dụng. Các giải pháp này nhằm đảm bảo tuyển dụng hiệu quả và phù hợp với nhu cầu của công ty.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường và sự phát triển của khoa học - công nghệ, nguồn nhân lực giữ vị trí trung tâm đối với sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động trong lĩnh vực kỹ thuật và thương mại, việc thu hút và lựa chọn đúng lao động có trình độ chuyên môn, kỹ năng phù hợp là điều kiện tiên quyết để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh và mở rộng quy mô thị trường.

Công ty TNHH Kỹ thuật và thương mại Ngọc Diệp là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại thiết bị công nghệ thông tin, viễn thông, điện tử điện lạnh và xây lắp các công trình kỹ thuật. Mặc dù công tác tuyển dụng hàng năm thu hút số lượng lao động tương đối lớn, quy trình và cách thức tuyển dụng tại công ty vẫn bộc lộ nhiều điểm chưa hợp lý, mang tính hình thức và chưa tối ưu hóa được hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực. Nhằm giải quyết các bất cập thực tế này, đề tài "Hoàn thiện công tác tuyển dụng tại Công ty TNHH Kỹ thuật và thương mại Ngọc Diệp" được tác giả Tạ Thu Hiền thực hiện dưới sự hướng dẫn của Th.S Lưu Công Thường tại Trường Đại học Công nghệ Đông Á (khoá luận bảo vệ tháng 08 năm 2021).

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài bao gồm:

1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về tuyển dụng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
2. Phân tích, đánh giá thực trạng công tác tuyển dụng nguồn nhân lực tại Công ty TNHH Kỹ thuật và thương mại Ngọc Diệp giai đoạn 2018 - 2020, chỉ rõ kết quả đạt được, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế.
3. Đề xuất các phương hướng và giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân lực tại công ty trong thời gian tới.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Công tác tuyển dụng nhân lực tại Công ty TNHH Kỹ thuật và thương mại Ngọc Diệp.
• Phạm vi nội dung: Toàn bộ hoạt động tuyển mộ, tuyển chọn, đánh giá ứng viên, các thành tựu, tồn tại và giải pháp hoàn thiện công tác tuyển dụng tại doanh nghiệp.
• Phạm vi thời gian: Dữ liệu nghiên cứu thực tế được thu thập và phân tích trong giai đoạn từ năm 2018 đến năm 2020.
• Phạm vi không gian: Công ty TNHH Kỹ thuật và thương mại Ngọc Diệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các khái niệm cốt lõi của quản trị nhân lực:

• Nhân lực: Nguồn lực thể lực và trí lực trong mỗi con người, thể hiện qua khả năng làm việc, sức khỏe, tâm lý và lòng đam mê.
• Tuyển mộ nhân lực: Quá trình thu hút người xin việc có trình độ từ lực lượng lao động xã hội và lực lượng lao động nội bộ nhằm đáp ứng mục tiêu của tổ chức.
• Tuyển chọn nhân lực: Quá trình đánh giá ứng viên theo các yêu cầu của công việc dựa trên bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc để chọn ra người phù hợp nhất.
• Tuyển dụng nhân lực: Quy trình tổng thể bao gồm tìm kiếm, thu hút, lựa chọn, đánh giá ứng viên và hướng dẫn, định hướng hội nhập nhân viên mới vào môi trường tổ chức.
• Quy trình tuyển dụng chuẩn: Bao gồm 2 giai đoạn chính là chuẩn bị tuyển dụng (xác định nhu cầu, lập kế hoạch, thành lập hội đồng) và tuyển chọn nhân lực (tiếp nhận sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn sơ bộ, kiểm tra trắc nghiệm, phỏng vấn tuyển chọn, ra quyết định tuyển dụng và hội nhập nhân viên mới).
• Hệ thống nhân tố ảnh hưởng: Phân chia thành nhóm nhân tố bên trong (mục tiêu phát triển, hình ảnh uy tín, khả năng tài chính, năng lực chuyên viên tuyển dụng, sự phối hợp của các cấp quản lý, quan hệ lao động) và nhóm nhân tố bên ngoài (kinh tế - chính trị, văn hóa - xã hội, pháp luật và chính sách nhà nước, môi trường cạnh tranh, quan hệ cung - cầu lao động, trình độ khoa học kỹ thuật).

Về phương pháp nghiên cứu, tác giả sử dụng ba phương pháp chủ đạo:

• Phương pháp thống kê: Thu thập, phân loại và tổng hợp các chuỗi số liệu thứ cấp về kết quả sản xuất kinh doanh, cơ cấu lao động, nhu cầu tuyển dụng và kết quả tuyển dụng của công ty giai đoạn 2018 - 2020.
• Phương pháp phân tích: Xem xét, mổ xẻ các báo cáo hoạt động nội bộ, đánh giá các bước trong quy trình tuyển dụng và phân tích các phiếu tiêu chuẩn đánh giá ứng viên.
• Phương pháp so sánh: Đối chiếu các chỉ tiêu tài chính, số lượng nhân sự, tỷ lệ trúng tuyển qua các năm (2019/2018 và 2020/2019) nhằm nhận diện xu hướng biến động và hiệu quả tuyển dụng thực tế.

Nguồn dữ liệu được trích xuất trực tiếp từ các báo cáo tài chính năm 2019 và 2020 của công ty, hồ sơ quản lý lao động của Phòng Kế toán, dữ liệu tuyển dụng và mẫu biểu đánh giá của Phòng Tổ chức hành chính (Phòng Hành chính - Nhân sự).

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TUYỂN DỤNG NGUỒN NHÂN LỰC TRONG DOANH NGHIỆP

Chương 1 hệ thống hóa các vấn đề lý luận căn bản về quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Tác giả làm rõ bản chất, phân biệt giữa tuyển mộ và tuyển chọn, đồng thời khẳng định tuyển dụng là quá trình khép kín kéo dài từ khi phát sinh nhu cầu đến khi nhân viên mới hoàn thành chương trình hội nhập.

Nội dung công tác tuyển dụng được tác giả phân tích chi tiết qua từng khâu:

1. Xác định nhu cầu và lập kế hoạch tuyển dụng: Dựa trên phân tích công việc để xây dựng bản mô tả công việc (Job Description) và bản tiêu chuẩn công việc (Job Specification). Kế hoạch cần xác định rõ nguồn (nội bộ, bên ngoài), phương pháp, hình thức thi tuyển và thời gian thực hiện.
2. Thành lập hội đồng tuyển dụng: Lựa chọn những người có thẩm quyền, có năng lực chuyên môn và kinh nghiệm đánh giá để điều hành toàn bộ quá trình.
3. Quy trình tuyển chọn: Đi qua 6 bước tuần tự gồm tiếp nhận/sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn sơ bộ, kiểm tra/trắc nghiệm (thi viết, kiểm tra tay nghề, trắc nghiệm tâm lý), phỏng vấn tuyển chọn, ra quyết định tuyển dụng (ký hợp đồng lao động trên cơ sở quy định pháp luật) và tổ chức chương trình hội nhập (hội nhập tổng quát và hội nhập chuyên môn).

Chương này cũng phân tích tác động đa chiều từ môi trường vi mô và vĩ mô đến công tác tuyển dụng, làm cơ sở lý thuyết để đối chiếu với thực tiễn tại doanh nghiệp nghiên cứu.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT VÀ THƯƠNG MẠI NGỌC DIỆP

Chương 2 tập trung phân tích tổng quan doanh nghiệp và thực trạng công tác tuyển dụng tại Công ty TNHH Kỹ thuật và thương mại Ngọc Diệp (thành lập ngày 23/10/2017, mã số doanh nghiệp 0109209472). Bộ máy quản lý của công ty gồm Hội đồng thành viên, Ban Giám đốc và các phòng chức năng: Phòng Tài chính kế toán, Phòng Tổ chức hành chính, Phòng Kỹ thuật, Phòng Marketing, Phòng Kinh doanh.

Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2018 - 2020 duy trì mức tăng trưởng liên tục về doanh thu, cụ thể:

Chỉ tiêu	Năm 2018 (triệu VNĐ)	Năm 2019 (triệu VNĐ)	Năm 2020 (triệu VNĐ)	So sánh 2019/2018 (+/- %)	So sánh 2020/2019 (+/- %)
Doanh thu thuần	55.148	61.735	64.622	+11,94%	+4,68%
Giá vốn hàng bán	47.326	54.027	55.759	+14,16%	+3,20%
Lợi nhuận gộp	7.822	7.708	8.863	-1,46%	+14,99%
Chi phí quản lý kinh doanh	2.690	2.891	2.945	+7,47%	+1,87%
Lợi nhuận trước thuế	5.093	4.734	5.881	-7,05%	+24,24%
Lợi nhuận sau thuế	4.074	3.787	4.705	-7,04%	+24,24%

Quy mô lao động của công ty tăng từ 22 người (2018) lên 27 người (2019) và đạt 29 người vào năm 2020. Cơ cấu lao động theo phòng ban năm 2020 tập trung lớn nhất ở Phòng Kinh doanh (11 người, gồm 9 nam và 2 nữ, chiếm tỷ trọng cao nhất) và Phòng Kỹ thuật (8 nam), phản ánh đúng tính chất của đơn vị kinh doanh kỹ thuật và thương mại thiết bị.

Nhu cầu tuyển dụng của công ty tăng dần qua các năm: năm 2018 cần tuyển 6 người, năm 2019 cần 9 người và năm 2020 là 10 người. Nhu cầu tập trung chủ yếu ở Phòng Kinh doanh, Phòng Marketing và bộ phận kỹ thuật/thi công.

Về nguồn tuyển dụng thực tế:

• Tuyển dụng nội bộ: Năm 2018 tuyển 2 người (1 quản lý, 1 nhân viên); năm 2019 tuyển 2 nhân viên; năm 2020 tuyển 3 nhân viên.
• Tuyển dụng bên ngoài: Năm 2018 tuyển 3 nhân viên; năm 2019 tuyển 5 người (1 quản lý, 4 nhân viên); năm 2020 tuyển 5 nhân viên.
• Kênh tuyển dụng bên ngoài bao gồm: Đăng tải website công ty, fanpage Facebook, trang việc làm trực tuyến (vieclam24h.vn, vietnamworks.com), tham gia phiên giao dịch định kỳ ngày 15 hàng tháng tại Trung tâm Dịch vụ việc làm Hà Nội (215 Trung Kính, Cầu Giấy) và Hội chợ việc làm quận Hà Đông tổ chức thường niên vào cuối tháng 10.

Về quy trình và công cụ đánh giá ứng viên: Công ty áp dụng mẫu phiếu đánh giá ứng viên theo thang điểm 5 cho 10 tiêu chí có trọng số cụ thể:

STT	Chỉ tiêu đánh giá	Trọng số
1	Bằng cấp và trình độ học vấn	0,10
2	Kiến thức và kỹ năng công việc	0,20
3	Kinh nghiệm làm việc	0,20
4	Mức độ tin tưởng và sự tỉnh táo	0,10
5	Sự sáng tạo	0,05
6	Tính cách và ngoại hình	0,10
7	Giao tiếp và kỹ năng lắng nghe	0,10
8	Mức độ quan tâm tới công ty và vị trí	0,05
9	Điểm mạnh	0,05
10	Điểm yếu	0,05

Kết quả xếp loại ứng viên trúng tuyển qua các năm:

• Năm 2018: Tuyển 5 người (1 Giỏi, 3 Khá, 1 Trung bình).
• Năm 2019: Tuyển 7 người (2 Giỏi, 3 Khá, 2 Trung bình).
• Năm 2020: Tuyển 8 người (1 Giỏi, 4 Khá, 3 Trung bình).

Tỷ lệ nhân viên được tiếp nhận chính thức và ký hợp đồng lao động sau thử việc đạt trên 90%. Tỷ lệ lao động được tuyển có trình độ từ cao đẳng, đại học trở lên chiếm 80%, độ tuổi tập trung từ 30 đến 40 tuổi.

Mặc dù đạt được những kết quả nhất định, tác giả chỉ ra các hạn chế lớn trong công tác tuyển dụng:

• Chính sách ưu tiên người thân, con em nội bộ dẫn đến hiện tượng bố trí lao động không đúng chuyên ngành đào tạo.
• Kênh tuyển mộ bên ngoài chưa được khai thác triệt để, còn bỏ ngỏ các cơ sở đào tạo chuyên nghiệp.
• Sàng lọc hồ sơ mới chỉ dừng lại ở kiểm tra hình thức, chưa xác minh độ chính xác của thông tin; quy định chỉ nhận hồ sơ công chứng bản cứng trực tiếp hoặc qua bưu điện gây tốn kém thời gian của ứng viên.
• Đề thi tuyển còn nặng về lý thuyết, thiếu phần thực hành và bài tập trắc nghiệm tính cách/tâm lý.
• Buổi phỏng vấn chuyên môn kéo dài cố định 15 phút/ứng viên, câu hỏi chưa được chuẩn hóa theo mẫu chuẩn, phụ thuộc vào cảm tính của người phỏng vấn.
• Công ty chưa có bộ phận nhân sự chuyên trách mà giao chung cho Phòng Tổ chức hành chính kiêm nhiệm nhiều mảng công tác khác.

CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT VÀ THƯƠNG MẠI NGỌC DIỆP

Căn cứ vào định hướng phát triển sản xuất kinh doanh đến năm 2025 của doanh nghiệp, chương 3 đề xuất các nhóm giải pháp hoàn thiện:

1. Hoàn thiện công tác xác định nhu cầu tuyển dụng: Xây dựng bản kế hoạch nhân sự định kỳ gắn liền với đánh giá thực hiện công việc; lập dự báo sa thải, luân chuyển và đào tạo để đưa ra số lượng cần tuyển chính xác, khắc phục việc ước lượng định tính.
2. Hoàn thiện quy trình tuyển dụng:
   • Sàng lọc hồ sơ và thẩm tra: Kết hợp tiếp nhận hồ sơ với phỏng vấn sơ bộ để kiểm tra tính trung thực; xây dựng tiêu chí sàng lọc đặc thù riêng cho từng vị trí thay vì áp dụng tiêu chuẩn chung.
   • Đổi mới thi tuyển: Thiết kế đề thi bám sát yêu cầu thực tế; bổ sung các bài trắc nghiệm nhanh (trắc nghiệm cá tính, trắc nghiệm tâm thần/thể chất, trắc nghiệm tính trung thực đối với các vị trí quản lý tài chính, bảo mật phần mềm).
   • Chuẩn hóa phỏng vấn chuyên môn: Xây dựng khung câu hỏi chuẩn hóa và tiêu chí loại bỏ ứng viên khách quan; điều chỉnh linh hoạt thời gian phỏng vấn thay vì cố định 15 phút; cải thiện không khí phỏng vấn cởi mở.
3. Hoàn thiện phân tích và đánh giá công việc: Chuẩn hóa hệ thống bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc phục vụ trực tiếp cho tuyển mộ và tuyển chọn.
4. Xây dựng phần mềm tuyển dụng: Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc số hóa dữ liệu hồ sơ, tự động hóa lưu trữ cơ sở dữ liệu ứng viên dự trữ và theo dõi tiến độ tuyển dụng.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và lượng hóa bức tranh thực tế về công tác tuyển dụng tại một doanh nghiệp thương mại - kỹ thuật giai đoạn 2018 - 2020 với các dữ liệu cụ thể:

• Xác lập số liệu tuyển dụng thực tế đạt 5 người (2018), 7 người (2019) và 8 người (2020) so với nhu cầu tương ứng (6, 9 và 10 người), cho thấy doanh nghiệp chưa tuyển đủ 100% chỉ tiêu do sàng lọc chất lượng đầu vào.
• Làm rõ cơ cấu tuyển chọn với 80% nhân sự trúng tuyển đạt trình độ cao đẳng, đại học trở lên và tỷ lệ chuyển tiếp từ thử việc sang ký hợp đồng chính thức đạt trên 90%.
• Minh họa rõ ràng công cụ đánh giá tuyển dụng thông qua bảng 10 tiêu chí có trọng số (kiến thức kỹ năng và kinh nghiệm chiếm trọng số cao nhất: 0,2 mỗi loại).

Về mặt giải pháp, khóa luận đóng góp hệ thống đề xuất có tính thực thi cho doanh nghiệp:

• Đề xuất thay đổi hình thức nhận hồ sơ linh hoạt, kết hợp phỏng vấn sơ bộ tại chỗ để xác thực thông tin.
• Đề xuất bổ sung các dạng bài thi trắc nghiệm tâm lý, tính cách và bài kiểm tra tính trung thực cho các vị trí đặc thù.
• Đưa ra giải pháp chuẩn hóa khung phỏng vấn chuyên môn và xóa bỏ giới hạn thời gian cứng nhắc 15 phút nhằm đánh giá toàn diện năng lực ứng viên.

Về mặt học thuật và thực tiễn, công trình đóng vai trò là một khảo sát thực nghiệm chi tiết về công tác tuyển dụng tại mô hình doanh nghiệp thương mại - dịch vụ kỹ thuật quy mô nhỏ, phản ánh chân thực các rào cản điển hình như nhân sự kiêm nhiệm, ưu tiên tuyển dụng quan hệ nội bộ và quy trình tuyển chọn thiên về bằng cấp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số hạn chế dựa trên phạm vi nghiên cứu và nội dung văn bản:

• Phạm vi khảo sát giới hạn trong một doanh nghiệp cụ thể (Công ty TNHH Kỹ thuật và thương mại Ngọc Diệp) với quy mô nhân sự nhỏ (22 - 29 người), do đó số lượng mẫu ứng viên tuyển dụng hàng năm không lớn (5 - 8 người/năm), hạn chế khả năng khái quát hóa cho toàn ngành.
• Phương pháp thu thập dữ liệu chủ yếu dựa trên số liệu thứ cấp nội bộ từ các phòng ban, chưa tiến hành khảo sát định lượng diện rộng về mức độ hài lòng của ứng viên hoặc hiệu quả thực hiện công việc sau tuyển dụng bằng mô hình hồi quy.
• Giải pháp xây dựng phần mềm tuyển dụng mới chỉ dừng lại ở mức định hướng đề xuất, chưa có thiết kế kiến trúc hệ thống hoặc phân tích chi phí - lợi ích cụ thể.

Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát so sánh công tác tuyển dụng giữa nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ trong cùng lĩnh vực phân phối thiết bị kỹ thuật, đồng thời ứng dụng các mô hình đánh giá năng lực hiện đại (như khung năng lực ASK) vào quy trình tuyển chọn.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng:

• Sinh viên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị nhân lực: Có thể sử dụng khóa luận như tài liệu tham khảo về cấu trúc một đề tài nghiên cứu thực trạng tuyển dụng tại doanh nghiệp vừa và nhỏ; tham khảo phương pháp phân tích số liệu nhân sự kết hợp với số liệu hoạt động kinh doanh.
• Cán bộ quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVVN): Có thể tham khảo trực tiếp bảng tiêu chí đánh giá ứng viên 10 thành phần có phân bổ trọng số (Bảng 2.7 và Bảng 2.8) để áp dụng vào thực tế chấm điểm phỏng vấn tại đơn vị.
• Người làm nghiên cứu về quản trị nhân sự: Tham khảo các phân tích về ưu - nhược điểm của chính sách tuyển dụng nội bộ qua mối quan hệ quen biết và những hạn chế thường gặp trong khâu phỏng vấn chuyên môn tại doanh nghiệp Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu nhân sự của Công ty Ngọc Diệp năm 2020 phân bổ giữa các phòng ban như thế nào?
Năm 2020, công ty có tổng cộng 29 lao động. Trong đó, Phòng Kinh doanh chiếm tỷ trọng lớn nhất với 11 người (9 nam, 2 nữ, tương đương 36,67% tổng nhân sự); Phòng Kỹ thuật có 8 người (toàn bộ là nam, chiếm 26,67%); Phòng Marketing có 3 người (3 nữ, chiếm 20% theo cơ cấu nhân sự bộ phận); Phòng Kế toán có 3 người (3 nữ, chiếm 10%) và Ban Giám đốc gồm 2 người (nam).

2. Công ty Ngọc Diệp tuyển dụng thông qua những kênh bên ngoài cụ thể nào?
Công ty sử dụng các kênh: Đăng tuyển trên website nội bộ của công ty; đăng tin trên fanpage Facebook và các hội nhóm tìm việc làm; đăng trên các cổng tuyển dụng trực tuyến miễn phí (vieclam24h.vn) và trả phí (vietnamworks.com); tham gia phiên giao dịch việc làm định kỳ ngày 15 hàng tháng tại Trung tâm Dịch vụ việc làm Hà Nội (215 Trung Kính, Cầu Giấy); tham gia Hội chợ việc làm và xuất khẩu lao động quận Hà Đông tổ chức thường niên vào cuối tháng 10.

3. Khung đánh giá ứng viên phỏng vấn của công ty gồm những tiêu chí và trọng số nào?
Khung đánh giá gồm 10 tiêu chí quy về thang điểm 5:

• Kiến thức và kỹ năng công việc (trọng số 0,20)
• Kinh nghiệm làm việc (trọng số 0,20)
• Bằng cấp và trình độ học vấn (trọng số 0,10)
• Mức độ tin tưởng và sự tỉnh táo (trọng số 0,10)
• Tính cách và ngoại hình (trọng số 0,10)
• Giao tiếp và kỹ năng lắng nghe (trọng số 0,10)
• Sự sáng tạo (trọng số 0,05)
• Mức độ quan tâm tới công ty và vị trí (trọng số 0,05)
• Điểm mạnh (trọng số 0,05)
• Điểm yếu (trọng số 0,05)

4. Những nguyên nhân chính dẫn đến các hạn chế trong công tác tuyển dụng tại công ty là gì?
Theo tác giả, nguyên nhân bao gồm:

• Công ty chưa có bộ phận chuyên trách về nhân sự mà giao Phòng Tổ chức hành chính kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ chuyên môn khác.
• Kế hoạch hóa nhân sự chưa sâu sát, chỉ dừng lại ở việc ước lượng số lượng thiếu hụt chứ chưa gắn với trình độ chi tiết.
• Bản mô tả công việc và phân tích công việc chưa được xây dựng hoàn thiện để phục vụ trực tiếp cho việc sàng lọc và phỏng vấn.
• Yêu cầu công nghệ kỹ thuật đòi hỏi cao nhưng chưa có quy trình kiểm tra thực hành chuyên sâu ngay từ khâu tuyển chọn.

5. Tác giả đề xuất các loại bài trắc nghiệm nào cần bổ sung vào quy trình thi tuyển?
Tác giả đề xuất bổ sung 3 nhóm bài trắc nghiệm nhanh:

• Trắc nghiệm cá tính (đánh giá tính cách và mức độ phù hợp với công việc).
• Trắc nghiệm tâm thần (đánh giá thể lực, tinh thần và khả năng phản ứng).
• Trắc nghiệm tính trung thực (áp dụng cho các vị trí bảo mật, kế toán hoặc lập trình phần mềm thông qua hệ thống câu hỏi nghiệp vụ và câu hỏi gài bẫy).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Tạ Thu Hiền đã phản ánh một cách có hệ thống và chân thực thực trạng công tác tuyển dụng nhân lực tại Công ty TNHH Kỹ thuật và thương mại Ngọc Diệp trong giai đoạn 2018 - 2020. Thông qua việc phân tích số liệu tài chính, biến động lao động và quy trình tuyển chọn, tác giả đã chỉ ra rõ những điểm mạnh về tỷ lệ tiếp nhận lao động cũng như các điểm nghẽn về hình thức nhận hồ sơ, thời lượng phỏng vấn và cơ cấu nhân sự kiêm nhiệm. Các giải pháp được đề xuất tại Chương 3 bám sát định hướng mở rộng của doanh nghiệp, mang lại giá trị thực tiễn cho công tác quản trị nhân sự tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ngành kỹ thuật - thương mại.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TUYỂN DỤNG NGUỒN NHÂN LỰC TRONG DOANH NGHIỆP 1. Một số khái niệm về tuyển dụng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp 1. Nhân lực ‘‘Nhân lực là nguồn lực trong mỗi con người nó bao gồm cả thể lực và trí lực. Nó thể hiện ra bên ngoài bởi khả năng làm việc.

Nó bao gồm cả sức khỏe, trí lực, tâm lý, lòng đam mê’’ 1. Tuyển mộ nhân lực ‘‘Tuyển mộ là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ từ lực lượng lao động xã hội và lực lượng lao động bên trong tổ chức. Mọi tổ chức phải có đầy đủ khả năng để thu hút đủ số lượng và chất lượng lao động để nhằm đạt được các mục tiêu của mình’’ Quá trình tuyển mộ sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của quá trình tuyển chọn. Trong thực tế sẽ có người lao động có trình độ cao nhưng họ không được tuyển chọn vì họ không được biết các thông tin tuyển mộ, hoặc không có cơ hội nộp đơn xin việc.

Chất lượng của quá trình lựa chọn sẽ không đạt được những yêu cầu mong muốn hay hiệu quả thấp nếu số lượng nộp đơn xin việc bằng hoặc ít hơn số nhu cầu cần tuyển chọn. Công tác tuyển mộ có ảnh hưởng lớn đến chất lượng nguồn nhân lực trong tổ chức. Tuyển mộ không chỉ ảnh hưởng tới việc tuyển chọn, mà còn ảnh hưởng tới các chức năng khác của quản trị nguồn nhân lực như : đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, các mối quan hệ lao động. Mục tiêu của tuyển mộ là đảm bảo đủ và đúng số ứng viên cần cho tuyển chọn 1.

Tuyển chọn nhân lực ‘‘Quá trình tuyển chọn nhân lực là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu của công việc, để tìm được những người phù hợp với các yêu cầu đặt ra trong số những người đã thu hút được trong quá trình tuyển mộ. Cơ sở của tuyển chọn là các yêu cầu của công việc đã được đề ra theo bản mô tả công việc và bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc ’’ 11 Quá trình tuyển chọn là khâu quan trọng nhằm giúp cho các nhà quản trị nhân lực đưa ra các quyết định tuyển dụng một cách đúng đắn nhất. Quyết định tuyển chọn có ý nghĩa rất quan trọng đối với chiến lược kinh doanh và đối với các tổ chức, bởi vì quá trình tuyển chọn tốt sẽ giúp cho các tổ chức có được những con người có kỹ năng phù hợp với sự phát triển của tổ chức trong tương lai. Tuyển chọn tốt cũng sẽ giúp cho tổ chức giảm được các chi phí do phải tuyển chọn lại, đào tạo lại cũng như tránh được các thiệt hại rủi ro trong quá trình thực hiện các công việc.

Để tuyển chọn đạt được kết quả cao thì cần phải có các bước tuyển chọn phù hợp, các phương pháp thu thập thông tin chính xác và đánh giá các thông tin một cách khoa học. Mục tiêu của tuyển chọn là tuyển đúng, tuyển đủ được người lao động có kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu của chức danh công việc cần tuyển, có khả năng hòa nhập nhanh với công viẹc và thực hiện tốt nhiệm vụ được giao 1. Tuyển dụng nhân lực ‘‘Tuyển dụng nhân lực chính là một quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhân lực để thỏa mãn nhu cầu sử dụng của tổ chức và bổ sung lực lượng lao động cần thiết để thực hiện các mục tiêu của tổ chức’’ Một quan điểm khác cho rằng ‘‘Tuyển dụng nhân lực là quá trình thu hút các cá nhân trong và ngoài tổ chức có đủ tiêu chuẩn thích hợp tham gia dự tuyển để lựa chọn ra những ứng viên đầy đủ điều kiện đáp ứng được yêu cầu của tổ chức. Sau đố định hướng, hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập với mội trường của tổ chức’’ Tuyển dụng nhân lực là quá trình tìm kiếm, thu hút, lựa chọn và đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu của công việc, để tìm được những người phù hợp bổ sung lực lượng lao động cần thiết nhằm đáp ứng được yêu cầu sử dụng lao động của tổ chức.

Quá trình tuyển dụng được coi là hoàn tất khi bao gồm cả hoạt động định hướng nhân viên, hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập trong môi trường của tổ chức 12 1. Nội dung công tác tuyển dụng nguồn nhân lực 1. Chuẩn bị tuyển dụng nhân lực Để thực hiện được quá trình tuyển dụng thì bước chuẩn bị tuyển dụng là vô cùng quan trọng và cần thiết, là tiền đề cho việc thực hiện tuyển dụng đạt hiệu quả 1. Xác định nhu cầu tuyển dụng Xác định nhu cầu tuyển dụng nhằm xác định đúng nhu cầu nhân lực trước mắt và lâu dài cho doanh nghiệp.

Nhà quản trị cần biết rõ ràng cần tuyển bao nhiêu nhân sự? Ở vị trí nào? Và yêu cầu về trình độ chuyên môn của nhân sự đó ra sao? Căn cứ vào nhu cầu sản xuất kinh doanh, định hướng phát triển của doanh nghiệp để có thể xác định nhu cầu tuyển dụng một cách chính xác nhất. Bước này được thực hiện bằng quá trình phân tích công việc, phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan tới các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc. Kết quả của xác định nhu cầu tuyển dụng được thể hiện bằng hai tài liệu quan trọng phục vụ cho tuyển dụng của doanh nghiệp đó là: bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Bản mô tả công việc: là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến các công tác cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc.

Bản mô tả công việc bao gồm các nội dung chính như : tên công việc, mã số, cấp bậc công việc, chức năng, trách nhiệm trong công việc, quyền hạn của người thực hiện công việc, điều kiện làm việc… Bản tiêu chuẩn công việc : là bản trình bày ở các điều kiện tiêu chuẩn tối thiểu có thể chấp nhận được mà một người cần phải có để hoàn thành một công việc nhất định nào đó. Bản tiêu chuẩn công việc liệt kê tất cả những yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công việc như : trình độ văn hóa, chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, kinh nghiệm, tuổi tác, sức khỏe, tính cách, tham vọng… 13 1. Lập kế hoạch tuyển dụng Để tiến hành tuyển dụng có hiệu quả thì việc lập kế hoạch là rất quan trọng và cần thiết. Việc lập kế hoạch tốt sẽ giúp cho việc tuyển dụng có được định hướng, các bước thực hiện cụ thể và tránh được các sự việc diễn biến khó kiểm soát.

Cần phải lập kế hoạch cụ thể: nguồn tuyển dụng, phương pháp tuyển dụng và thời gian tuyển dụng. Nguồn tuyển dụng Nguồn bên trong: Nguồn tuyển dụng từ bên trong bao gồm những người làm việc bên trong công ty, tuyển mộ nguồn này tức là quá trình đề bạt họ vào vị trí cao hơn hoặc thuyên chuyển họ sang vị trí cần thiết khác. Nguồn bên ngoài: Nguồn tuyển dụng từ bên ngoài là những người đến xin việc từ ngoài công ty, nguồn này có phạm vi rộng, số lượng lớn, chất lượng phong phú và đa dạng Phương pháp tuyển dụng Đối với mỗi nguồn tuyển dụng khác nhau có thể sử dụng phương pháp tuyển dụng khác nhau. Ví dụ đối với nguồn tuyển dụng bên trong tổ chức thì nhà quản trị nên sử dụng phương pháp gì ? Và đối với nguồn tuyển dụng bên ngoài tổ chức thì nhà quản trị nên sử dụng phương pháp gì ? Khi đã xác định phương pháp tuyển dụng cụ thể thì công tác tuyển dụng sẽ được thực hiệu hiệu quả hơn.

Hình thức tuyển dụng Mỗi vị trí tuyển dụng khác nhau có hình thức thi tuyển khác nhau, vì vậy mà nhà quản trị cần lập một bản kế hoạch cụ thể cho từng vị trí dự tuyển. Các hình thức tuyển dụng có thể là : thực hiện các bài trắc nghiệm như trắc nghiệm năng khiếu, trắc nghiệm tính cách và sở thích, trắc nghiệm về tính trung thực…, hoặc phỏng vấn trực tiếp như : phỏng vấn theo tình huống, phỏng vấn theo mẫu, phỏng vấn hội đồng…, hay thực hiện các bài thi viết bao gồm các môn về nghiệp vụ, kỹ năng và môn kiến thức chung… Thời gian tuyển dụng Sau khi xác định nhu cầu tuyển dụng cần phải lập kế hoạch về thời gian tuyển dụng : thời gian bắt đầu tuyển dụng là ngày nào, tuyển dụng trong bao lâu? Đăng thông báo tuyển 14 dụng trong khoảng thời gian nào và hạn nộp hồ sơ ứng tuyển ra sao ? Sắp xếp được thời gian cụ thể cho từng công việc giúp cho công tác tuyển dụng thực hiện theo đúng tiến độ, tránh những sự việc phát sinh không mong muốn 1. Thành lập hội đồng tuyển dụng Để có thể đảm bảo cho việc tuyển dụng tiến hành theo đúng trình tự và có thể lựa chọn ra các ứng viên xuất sắc nhất cần phải thành lập hội đồng tuyển dụng sao cho có đủ thẩm quyền quyết định. Hội đồng tuyển dụng là những người có khả năng nhìn nhận, đánh giá con người, có chuyên môn nghiệp vụ cũng như kinh nghiệm phỏng vấn, tuyển chọn để đảm bảo tuyển chọn đúng người, đúng việc, đúng quy trình.

Hội đồng tuyển dụng sẽ là bộ phận quyết định, điều hành xuyên suốt quá trình tuyển dụng 1. Tuyển chọn nhân lực 1. Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ Trong bước này nhóm các nhân viên tuyển chọn có nhiệm vụ tiếp đón các ứng viên, quan sát phong thái, cử chỉ của ứng viên và xem xét hồ sơ xin việc của họ, từ đó loại bỏ ứng viên có hồ sơ không phù hợp. Nghiên cứu hồ sơ của các ứng viên được bắt đầu bằng việc nghiên cứu lý lịch, hồ sơ cá nhân và đơn xin việc, so sánh với bản tiêu chuẩn công việc của ứng viên đến thời điểm tuyển dụng.

Khi nghiên cứu hồ sơ hãy tìm những điểm không rõ ràng hay không nhất quán để xem xét kỹ hơn. Bộ phận phụ trách nhân sự chuẩn bị báo cáo phân tích và đánh giá từng ứng viên dựa trên kết quả điều tra và nghiên cứu hồ sơ. Nhân viên tiếp nhận hồ sơ cần có thái độ niềm nở và lịch sự khi tiếp đón ứng viên để tạo ấn tượng ban đầu tốt đẹp về tổ chức. Khi quyết định có loại bỏ ứng viên hay không cần được nhân viên tuyển chọn hội ý thống nhất.