Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Dương Văn Khánh (ngành Quản trị doanh nghiệp thương mại, Trường Đại học Thương Mại, dưới sự hướng dẫn của Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm) tập trung nghiên cứu hoạt động mua hàng tại một doanh nghiệp thương mại và sản xuất vật liệu xây dựng. Trong bối cảnh kinh tế hội nhập, hoạt động mua hàng đóng vai trò quyết định đến việc kiểm soát chất lượng và chi phí đầu vào, từ đó trực tiếp tác động tới năng lực cạnh tranh và lợi nhuận của doanh nghiệp. Qua khảo sát thực tế tại Công ty TNHH Trung Hà, tác giả nhận thấy công tác tổ chức mua hàng tuy đã được ban lãnh đạo quan tâm đầu tư nhưng vẫn bộc lộ nhiều điểm bất cập, làm giảm hiệu quả thu mua và gia tăng chi phí.

Về tổng quan tình hình nghiên cứu, tác giả đã điểm qua một số công trình có hướng tiếp cận liên quan như: đề tài nghiên cứu công tác mua hàng thiết bị điện tại Công ty Cổ phần Hoàng Thịnh Đạt của Nguyễn Thị Bông (2013); đề tài cải tiến quy trình mua hàng tại khách sạn Fortuna Hanoi của Nguyễn Thanh Thủy (2014); và đề tài hoàn thiện tổ chức mua hàng tại Công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam của Vũ Lệ Giang (2014). Tác giả xác định tại thời điểm thực hiện (năm 2016), chưa có công trình nào nghiên cứu toàn diện về thực trạng tổ chức mua hàng tại Công ty TNHH Trung Hà.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định gồm 3 nhiệm vụ cụ thể:

  1. Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp thương mại.
  2. Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại Công ty TNHH Trung Hà, chỉ ra những kết quả đạt được, hạn chế và nguyên nhân tồn tại trong giai đoạn 2013 – 2015.
  3. Đề xuất hệ thống giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại Công ty TNHH Trung Hà.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu chuyên sâu về công tác tổ chức mua hàng và các kết quả kinh doanh liên quan tại Công ty TNHH Trung Hà.
  • Phạm vi không gian: Nghiên cứu thực tế tại Công ty TNHH Trung Hà (trụ sở tại Thôn Hoàng Kênh, xã Trung Kênh, huyện Lương Tài, tỉnh Bắc Ninh và văn phòng đại diện tại TP. Bắc Ninh), khảo sát trực tiếp tại các phòng ban như Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán, Phòng Tổ chức nhân sự, Phòng Dự án.
  • Phạm vi thời gian: Tập trung thu thập, xử lý và phân tích số liệu hoạt động kinh doanh và mua hàng giai đoạn 2013 – 2015.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết của khóa luận được xây dựng dựa trên các tài liệu giáo trình và công trình học thuật chuyên ngành quản trị tác nghiệp thương mại:

  • Khái niệm và bản chất của quản trị mua hàng dựa theo công trình của TS. Dương Hữu Hạnh (2012, Quản Trị Doanh Nghiệp, NXB Lao động xã hội).
  • Khái niệm và cấu trúc quá trình tổ chức triển khai mua hàng dựa trên tài liệu của PGS.TS Phạm Vũ Luận (2005, Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, NXB Thống kê, Hà Nội).
  • Hệ thống định nghĩa về nhà cung cấp, tìm kiếm, lựa chọn, thương lượng, đặt hàng, giao nhận, thanh toán và đánh giá mua hàng được trích dẫn theo giáo trình của PGS.TS Lê Quân và PGS.TS Hoàng Văn Hải (2010, Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, NXB Thống kê).
  • Khung phân tích môi trường gồm môi trường bên trong (chiến lược, chính sách mua, cơ sở vật chất kỹ thuật, năng lực tài chính, nhân lực) và môi trường bên ngoài (nhà cung cấp, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, công nghệ, cơ quan quản lý nhà nước).
  • Quy trình lựa chọn nhà cung cấp 7 bước: Thu thập thông tin $\rightarrow$ Lập danh sách ban đầu $\rightarrow$ Lập tiêu chí đánh giá $\rightarrow$ Tiến hành đánh giá $\rightarrow$ Lựa chọn chính thức $\rightarrow$ Lưu hồ sơ $\rightarrow$ Đánh giá lại nhà cung cấp.

Phương pháp nghiên cứu kết hợp giữa thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp:

  • Dữ liệu sơ cấp:
    • Phương pháp điều tra bảng hỏi trắc nghiệm: Thực hiện thiết kế phiếu khảo sát và thu thập ý kiến từ cán bộ nhân viên thuộc Phòng Kinh doanh, Phòng Vật tư và các bộ phận liên quan (quy mô xử lý từ 50 đến 100 phiếu hợp lệ cho từng nhóm câu hỏi về nguồn thông tin, tiêu chí lựa chọn và nhân tố ảnh hưởng).
    • Phương pháp phỏng vấn chuyên sâu: Phỏng vấn trực tiếp 2 cán bộ quản lý cấp cao của doanh nghiệp gồm Ông Đoàn Văn Thà (Giám đốc công ty) và Ông Đoàn Văn Luyện (Phó Giám đốc kiêm Trưởng phòng Kinh doanh) nhằm làm rõ quy trình tác nghiệp thực tế, các khó khăn phát sinh trong đàm phán, giao nhận và thanh toán.
  • Dữ liệu thứ cấp: Thu thập báo cáo tài chính, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, hồ sơ theo dõi nhà cung cấp, hợp đồng kinh tế và số liệu thống kê thu mua từ các phòng ban chức năng của Công ty TNHH Trung Hà trong 3 năm liên tiếp (2013 – 2015).

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

Chương này hệ thống hóa toàn bộ cơ sở lý luận về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại. Tác giả phân định rõ 3 tiêu chí phân loại nhà cung cấp: theo giá trị hàng mua (nhà cung cấp chính và phụ), theo tính chất quan hệ (nhà cung cấp truyền thống và nhà cung cấp mới), và theo phạm vi địa lý (trong nước và nước ngoài). Nội dung công tác tổ chức mua hàng được chia thành các giai đoạn tác nghiệp kế tiếp nhau: tìm kiếm nhà cung cấp qua các nguồn tin nội bộ, đại chúng và tiếp xúc trực tiếp; lập hồ sơ theo dõi; xây dựng tiêu chuẩn lựa chọn (chất lượng, giá thành, thời hạn giao hàng, năng lực sản xuất, dịch vụ sau bán, tình hình tài chính); tiến hành đàm phán thương lượng các điều khoản hợp đồng; tổ chức giao nhận, kiểm tra chất lượng - số lượng và thực hiện thanh toán; cuối cùng là đánh giá kết quả và quy trình mua hàng. Tác giả cũng phân tích chi tiết tác động của các nhân tố thuộc môi trường nội bộ và môi trường vĩ mô/vi mô bên ngoài đến toàn bộ quá trình thu mua.

Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại công ty trách nhiệm hữu hạn Trung Hà

Tác giả trình bày bức tranh tổng quan về Công ty TNHH Trung Hà (thành lập ngày 15/08/2001, vốn điều lệ 112 tỷ đồng tính đến 01/02/2013). Công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng (xi măng, thép), vận tải đường thủy - đường bộ và sản xuất một số sản phẩm (xi măng đen từ 2002, cát vàng từ 2004, khuôn gỗ cốt pha từ 2005, xi măng trắng từ 2007, nhà máy số 2 hoàn thành năm 2013). Về kết quả kinh doanh 2013 – 2015, tổng doanh thu năm 2014 tăng 24,42% so với 2013, lợi nhuận sau thuế năm 2014 tăng 45,76%; sang năm 2015 tổng doanh thu giảm 8,68% và lợi nhuận sau thuế giảm 11,38% do thị trường xây dựng hạ nhiệt.

Đi sâu vào thực trạng từng khâu tổ chức mua hàng:

  • Tìm kiếm và phân loại nhà cung cấp: Nhà cung cấp của công ty 100% ở trong nước. Nguồn tìm kiếm thông tin chủ yếu dựa vào mối quan hệ với các chi nhánh trong công ty (chiếm 30% số phiếu) và hồ sơ lưu trữ nội bộ (chiếm 24%), trong khi các kênh đại chúng, internet và triển lãm chỉ chiếm tỷ lệ thấp.
Nhà cung cấp Địa chỉ Ngành nghề kinh doanh chủ yếu Phân loại Điểm mạnh Điểm yếu
Hoàng Thạch Kinh Môn, Hải Dương Sản xuất, kinh doanh xi măng NCC chính Vị trí gần, giao hàng đúng hẹn, chất lượng tốt, giá hợp lý Không kịp thời với đơn hàng nhỏ, lẻ
Nghi Sơn Tĩnh Gia, Thanh Hóa Sản xuất, kinh doanh xi măng NCC phụ Giá hợp lý, chất lượng tốt Thời gian giao hàng đôi khi chậm, chưa kịp thời
Bỉm Sơn Bỉm Sơn, Thanh Hóa Sản xuất, kinh doanh xi măng NCC chính Chất lượng tốt, giá hợp lý, giao hàng đúng hẹn Đáp ứng đơn hàng phát sinh không kịp thời
Thép Thái Nguyên TP. Thái Nguyên Kinh doanh và phân phối thép NCC chính Giá hợp lý, chất lượng tốt, đúng hẹn Không kịp thời với đơn hàng nhỏ, lẻ
Thép Hòa Phát Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội Kinh doanh và phân phối thép NCC chính Chất lượng tốt, giao hàng đúng hẹn, giá hợp lý Không kịp thời với đơn hàng nhỏ, lẻ
Thép An Kiệt Quận 1, TP. Hồ Chí Minh Kinh doanh và phân phối thép NCC phụ Chất lượng tốt, giao hàng đúng hẹn Giá cả không ổn định như NCC khác
  • Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp: Khảo sát tiêu chuẩn lựa chọn cho thấy tiêu chí chất lượng sản phẩm chiếm tỷ trọng cao nhất (44% số phiếu chọn), giá bán chiếm 22%, thời hạn giao hàng chiếm 10%. Công ty sử dụng phương pháp chấm điểm theo trọng số để lựa chọn đối tác cung ứng:
    • Đối với mặt hàng xi măng: Công ty Xi măng Hoàng Thạch và Công ty Xi măng Bỉm Sơn cùng đạt tổng điểm cao nhất là 8,1 điểm (được chọn làm NCC chính); Công ty Xi măng Nghi Sơn đạt 6,8 điểm (NCC phụ).
    • Đối với mặt hàng thép: Thép Hòa Phát và Thép Thái Nguyên cùng đạt 8,0 điểm (NCC chính); Thép An Kiệt đạt 6,9 điểm (NCC phụ).
  • Thương lượng và đặt hàng: Doanh nghiệp áp dụng 3 hình thức thương lượng gồm thư tín, điện thoại và trực tiếp.
Phương thức thương lượng Năm 2013 (Hợp đồng / Tỷ lệ) Năm 2014 (Hợp đồng / Tỷ lệ) Năm 2015 (Hợp đồng / Tỷ lệ)
Thương lượng qua thư tín 146 HĐ (46,90%) 170 HĐ (47,62%) 178 HĐ (48,63%)
Thương lượng qua điện thoại 150 HĐ (48,23%) 175 HĐ (49,02%) 182 HĐ (49,45%)
Thương lượng trực tiếp 15 HĐ (4,87%) 12 HĐ (3,36%) 8 HĐ (1,92%)

Tác giả minh họa quy trình đặt hàng bằng hợp đồng mua bán kinh tế tiêu biểu ký ngày 16/02/2015 giữa Công ty TNHH Trung Hà và Công ty Xi măng Hoàng Thạch, quy định mua 32.760 tấn xi măng đen và 5.910 tấn xi măng trắng với tổng giá trị 39.207.670.000 VNĐ.

  • Giao nhận và thanh toán: Thực hiện quy trình kiểm tra 4 bước tại kho (kiểm tra chủng loại/mẫu mã $\rightarrow$ kiểm tra chất lượng $\rightarrow$ kiểm tra số lượng $\rightarrow$ kiểm tra hóa đơn chứng từ). Điều khoản thanh toán chia làm 2 đợt: đợt 1 thanh toán $1/3$ giá trị lô hàng ngay sau khi giao nhận; đợt 2 thanh toán $2/3$ còn lại sau 180 ngày.

Chương 3: Một số đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty trách nhiệm hữu hạn Trung Hà

Dựa trên các định hướng mở rộng thị trường và duy trì mục tiêu chất lượng của ban giám đốc, tác giả đề xuất nhóm giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng:

  • Mở rộng kênh tìm kiếm và xây dựng hệ thống hồ sơ theo dõi nhà cung cấp mới, tránh sự phụ thuộc quá mức vào các nguồn cung truyền thống.
  • Hoàn thiện hệ thống tiêu chí đánh giá và chấm điểm lựa chọn nhà cung cấp, bổ sung các thang đo định lượng về mức độ ổn định giá và khả năng đáp ứng đơn hàng đột xuất.
  • Cải tiến quy trình kiểm soát giao nhận hàng hóa tại kho nhằm giảm thiểu tình trạng sai sót chủng loại, quy cách hoặc nhầm lẫn số liệu trên chứng từ thanh toán.
  • Đào tạo, nâng cao kỹ năng đàm phán và nghiệp vụ thị trường cho đội ngũ nhân viên thuộc bộ phận thu mua.
  • Đưa ra các kiến nghị với cơ quan quản lý nhà nước về việc kiểm soát thị trường vật liệu xây dựng, minh bạch hóa chính sách thuế và hỗ trợ thông tin kinh tế.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã hệ thống hóa và lượng hóa được bức tranh thực trạng tổ chức mua hàng tại Công ty TNHH Trung Hà giai đoạn 2013 – 2015 với các dữ kiện thực tế:

  • Tổng hợp chi tiết danh mục 6 đối tác cung ứng chủ lực trong ngành xi măng và thép, phân loại rõ ràng thành nhóm nhà cung cấp chính (Hoàng Thạch, Bỉm Sơn, Hòa Phát, Thái Nguyên) và nhà cung cấp phụ (Nghi Sơn, An Kiệt).
  • Làm rõ xu hướng dịch chuyển trong phương thức thương lượng hợp đồng: tỷ trọng giao dịch qua điện thoại và thư tín tăng đều qua các năm (chiếm trên 97% tổng số hợp đồng vào năm 2015), trong khi thương lượng trực tiếp giảm từ 4,87% (2013) xuống còn 1,92% (2015).
  • Phản ánh cơ cấu điều khoản tín dụng thương mại đặc thù của doanh nghiệp ngành vật liệu xây dựng (thanh toán ngay $1/3$ giá trị lô hàng và trả chậm phần còn lại trong vòng 180 ngày).
  • Đóng góp riêng của đề tài: Đây là công trình đầu tiên đi sâu nghiên cứu và xây dựng bảng chấm điểm trọng số lựa chọn đối tác cung ứng áp dụng trực tiếp cho danh mục vật liệu xây dựng tại Công ty TNHH Trung Hà.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của khóa luận:

  • Phạm vi dữ liệu thực nghiệm giới hạn trong phạm vi hẹp tại một doanh nghiệp thương mại - sản xuất quy mô vừa thuộc tỉnh Bắc Ninh trong giai đoạn 2013 – 2015.
  • Mẫu khảo sát sơ cấp chủ yếu tập trung vào cán bộ nhân viên nội bộ công ty (quy mô mẫu từ 20 đến 100 lượt phiếu), chưa thực hiện khảo sát độc lập đối với chính các đối tác cung ứng để có đánh giá đa chiều.
  • Chưa phân tích sâu tác động của các công cụ mua hàng điện tử (E-procurement) hay phần mềm quản trị chuỗi cung ứng hiện đại do điều kiện ứng dụng công nghệ thực tế tại doanh nghiệp còn đơn giản.

Hướng nghiên cứu tiếp theo:

  • Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang chuỗi cung ứng tổng thể kết hợp giữa quản trị mua hàng và quản trị dự trữ hàng tồn kho vật liệu xây dựng.
  • Nghiên cứu mô hình số hóa quy trình quản trị nhà cung cấp và tích hợp hệ thống thông tin kế toán - kho vận trong các doanh nghiệp thương mại cùng ngành.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho các đối tượng sau:

  • Sinh viên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị doanh nghiệp thương mại, Logistics và Quản trị chuỗi cung ứng có thể tham khảo phương pháp thiết kế phiếu điều tra, cấu trúc bảng chấm điểm trọng số lựa chọn nhà cung cấp và khung phân tích thực trạng mua hàng.
  • Cán bộ quản lý mua hàng tại các doanh nghiệp phân phối vật liệu xây dựng có thể tham khảo mẫu hợp đồng kinh tế mua bán xi măng quy mô lớn, quy trình kiểm soát giao nhận 4 bước và các điều khoản thanh toán giãn nợ 180 ngày để vận dụng vào đàm phán hợp đồng thực tế.

Câu hỏi thường gặp

1. Doanh nghiệp trong khóa luận kinh doanh những mặt hàng chính nào và nguồn cung ứng hàng hóa đến từ đâu?
Công ty TNHH Trung Hà kinh doanh chính các mặt hàng vật liệu xây dựng gồm xi măng (xi măng đen, xi măng trắng) và thép xây dựng, kết hợp vận tải thủy - bộ. Nguồn hàng của công ty 100% được nhập từ các nhà sản xuất và phân phối lớn trong nước như Xi măng Hoàng Thạch (Hải Dương), Xi măng Bỉm Sơn (Thanh Hóa), Xi măng Nghi Sơn (Thanh Hóa), Thép Hòa Phát (Hà Nội), Thép Thái Nguyên (Thái Nguyên) và Thép An Kiệt (TP.HCM).

2. Điểm số đánh giá lựa chọn nhà cung cấp chính cho mặt hàng xi măng và thép của Công ty Trung Hà được tính như thế nào?
Dựa trên 6 tiêu chuẩn có tính trọng số (Chất lượng sản phẩm chiếm trọng số 0,3; Giá bán và phương thức thanh toán 0,2; Uy tín 0,2; Số lượng tối đa 0,1; Phương thức giao hàng 0,1; Thời hạn giao hàng 0,1), kết quả chấm điểm cụ thể là:

  • Mặt hàng xi măng: Hoàng Thạch (8,1 điểm) và Bỉm Sơn (8,1 điểm) được chọn làm nhà cung cấp chính; Nghi Sơn (6,8 điểm) làm nhà cung cấp phụ.
  • Mặt hàng thép: Hòa Phát (8,0 điểm) và Thái Nguyên (8,0 điểm) được chọn làm nhà cung cấp chính; An Kiệt (6,9 điểm) làm nhà cung cấp phụ.

3. Tỷ trọng các phương thức thương lượng hợp đồng mua hàng tại Công ty Trung Hà giai đoạn 2013 – 2015 thay đổi ra sao?
Giai đoạn 2013 – 2015 ghi nhận sự áp đảo của hình thức gián tiếp: thương lượng qua điện thoại tăng từ 48,23% (150 HĐ năm 2013) lên 49,45% (182 HĐ năm 2015); thương lượng qua thư tín tăng từ 46,90% (146 HĐ năm 2013) lên 48,63% (178 HĐ năm 2015). Ngược lại, thương lượng trực tiếp giảm từ 4,87% (15 HĐ năm 2013) xuống còn 1,92% (8 HĐ năm 2015) do hai bên đã thiết lập mối quan hệ đối tác truyền thống lâu năm.

4. Điều khoản thanh toán trong hợp đồng mua bán tiêu biểu giữa Công ty Trung Hà và Công ty Xi măng Hoàng Thạch được quy định như thế nào?
Theo hợp đồng mua bán số ký ngày 16/02/2015 với tổng trị giá lô hàng 39.207.670.000 VNĐ, tiền mua hàng được chia làm hai đợt: đợt 1 thanh toán $1/3$ tổng giá trị ngay sau khi bên bán giao hàng; đợt 2 thanh toán toàn bộ giá trị còn lại sau 180 ngày kể từ ngày giao hàng.

5. Những hạn chế lớn nhất trong công tác tổ chức mua hàng của Công ty Trung Hà được tác giả chỉ ra là gì?
Hạn chế chính gồm: sự phụ thuộc lớn vào nhóm nhà cung cấp truyền thống và thiếu chủ động tìm kiếm nguồn cung mới; các nhà cung cấp lớn đôi khi không đáp ứng kịp thời các đơn hàng phát sinh nhỏ lẻ; công tác kiểm tra giao nhận và đối soát hóa đơn chứng từ thanh toán đôi khi vẫn xảy ra sai sót, nhầm lẫn.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Dương Văn Khánh đã phản ánh một cách có hệ thống và chân thực thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại Công ty TNHH Trung Hà trong giai đoạn 2013 – 2015. Bằng việc kết hợp giữa lý luận tác nghiệp thương mại với các số liệu khảo sát, hợp đồng kinh tế và báo cáo tài chính thực tế, tác giả đã làm rõ quy trình tìm kiếm, đánh giá nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng và kiểm soát giao nhận - thanh toán của doanh nghiệp. Đề tài cung cấp những giải pháp cụ thể giúp doanh nghiệp khắc phục hạn chế về sự phụ thuộc đối tác, nâng cao hiệu quả đàm phán và tối ưu hóa chi phí thu mua đầu vào.