CHƯƠNG 1: TÓM LƯỢC MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1.Một số khái niệm và định nghĩa cơ bản có liên quan đến công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp thương mại 1.Khái niệm mua hàng “Mua hàng là hoạt động kinh tế phản ánh mối quan hệ trao đổi hàng hóa tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt được những lợi ích của cả hai bên, trong đó người mua có được sự thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng của mình, người bán sẽ bán được hàng và thu được tiền. Khái niệm quản trị mua hàng “Quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng, tổ chức triển khai mua hàng và kiểm soát mua hàng nhằm đạt được mục tiêu trong doanh nghiệp” (TS Dương Hữu Hạnh, năm 2012, Quản Trị Doanh Nghiệp, NXB Lao động xã hội, trang 328) 1.Khái niệm tổ chức triển khai mua hàng trong doanh nghiệp Tác giả Phạm Vũ Luận,(2005) “Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại” NXB Thống kê,Hà Nội. “ Tổ chức triển khai mua hàng là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, tiến hành thương lượng và đặt hàng, triển khai giao nhận và thanh toán hợp đồng mua hàng. Trong hoạt động tổ chức hoạt động mua hàng gồm tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng, giao nhận và thanh toán tiền hàng.Khái niệm nhà cung cấp “Nhà cung cấp là các cá nhân hay tổ chức đã, đang và sẽ cung cấp hàng hóa dịch vụ cho doanh nghiệp để nhận lại các khoản tiền hay những điều khoản thỏa thuận khác.
Như vậy các nhà cung cấp không giao dịch trực tiếp với người tiêu dung cuối cùng, mà họ thông qua các doanh nghiệp thương mại hoặc các cửa hàng đại lý…” ( PGS.TS Lê Quân, PGS.TS Hoàng Văn Hải, năm 2010, Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, NXB Thống kê ) 1. Khái niệm tìm kiếm nhà cung cấp SVTH: Dương Văn Khánh 6 Lớp: K48A4 Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm “Đây là quá trình doanh nghiệp tiến hành tìm hiểu thông tin về các nhà cung cấp trên tất cả các thị trường, cả trong nước và ngoài nước như: thương hiệu, uy tín, chất lượng giao hàng, chất lượng nguồn hàng, chất lượng dịch vụ.TS Lê Quân, PGS.TS Hoàng Văn Hải, năm 2010, Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, NXB Thống kê ) 1. Khái niệm lựa chọn nhà cung cấp “Đây là quá trình doanh nghiệp tiến hành đưa ra quyết định về nhà cung cấp được lựa chọn sau khi đã tìm hiểu thông tin về các nhà cung cấp trên tất cả các thị trường, cả trong nước và ngoài nước. Lựa chon nhà nhà cung cấp là bước quan trong giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc đạt được kế hoạch và mục tiêu của mình.TS Lê Quân, PGS.TS Hoàng Văn Hải, năm 2010, Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, NXB Thống kê 1.
Khái niệm thương lượng, đăt hàng - Thương lượng với nhà cung cấp: “được hiểu là quá trình giao dịch, đàm phán với nhà cung cấp để đi đến những thỏa thuận giữa hai bên (người mua và người bán) nhằm mục đích cùng có lợi. Đó là một giai đoạn rất quan trọng của quá trình mua hàng. Nó quyết định đến chất lượng và hiệu quả của công tác mua hàng.” - Đặt hàng: “là kết quả của quá trình thương lượng, là việc doanh nghiệp thương mại đặt hàng với nhà cung cấp, theo các hình thức chủ yếu như kí kết hợp đồng mua bán (đứng tên người mua và người bán), hóa đơn bán hàng, thư đặt hàng. Trong đó hình thức hợp đồng mua bán là quan trọng và có tính pháp lý cao nhất.TS Lê Quân, PGS.TS Hoàng Văn Hải, năm 2010, Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, NXB Thống kê ) 1.
Khái niệm giao nhận và thanh toán tiên mua hàng - Giao nhận hàng: “bao gồm việc thúc giục giao hàng và tổ chức giao nhận hàng thông qua việc giám sát, theo dõi quá trình giao hàng. Khi giao nhận hàng cần thực hiện cẩn trọng, nghiêm túc các nội dung kiểm tra sau: kiểm tra về chủng loại, mẫu mã hàng hóa, kiểm tra chất lượng hàng hóa, kiểm tra số lượng hàng hóa, kiểm tra hóa đơn thanh toán tiền mua hàng.” - Thanh toán tiền mua hàng: “trên cơ sở phương thức, hình thức thanh toán, thời hạn, đồng tiền thanh toán và các điều kiện thanh toán khác đã được thỏa thuận được ghi SVTH: Dương Văn Khánh 7 Lớp: K48A4 Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm trong hợp đồng, doanh nghiệp thương mại tiến hành thanh toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp (bên bán).TS Lê Quân, PGS.TS Hoàng Văn Hải, năm 2010, Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, NXB Thống kê ) 1.Các nội dung của công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp thương mại 1. Tổ chức thực hiện công tác mua hàngtrong doanh nghiệp thương mại 1. Tìm kiếm nhà cung cấp a) Phân loại nhà cung cấp Có nhiều cách phân loại nhà cung cấp, trong đó có 3 cách phân loại nhà cung cấp theo các hình thức sau: Theo giá trị hàng mua: - Nhà cung cấp chính: là nhà cung cấp mà giá trị mua được từ đó chiếm tỷ trọng lớn nhất và chủ yếu trong khối lượng hàng hóa mà doanh nghiệp mua về để cung cấp cho khách hàng trong một thời gian nhất định.
Nhà cung cấp này quyết định khối lượng hàng hóa mua vào và độ ổn định của quá trình mua nên cần phải được quan tâm thường xuyên. - Nhà cung cấp phụ: Là nhà cung cấp mà giá trị hàng hóa mua vào chiếm tỷ trọng nhỏ trong khối lượng hàng hóa mua được. Khối lượng hàng hóa mua được từ nguồn này không ảnh hưởng lớn đến kế hoạch mua và doanh số bán chúng trong tương lai, nhất là đối với những nguồn hàng mới. Theo tính chất quan hệ: - Nhà cung cấp truyền thống: doanh nghiệp đã có quan hệ mua bán với nhà cung cấp trước đó, trong một thời gian dài.
Hai bên đã có hiểu biết lẫn nhau. Mức độ rủi ro khi mua hàng tại truyền thống thấp - Nhà cung cấp mới: doanh nghiệp chưa có hoặc có ít quan hệ thương mại với nhà cung cấp này, doanh nghiệp cần nhiều thông tin hơn về nhà cung cấp để đưa ra quyết định. Thông thường doanh nghiệp sẽ triển khai một số hợp đồng mua hàng không lớn để thăm dò và đánh giá năng lực và chất lượng nhà cung cấp. Theo phạm vi địa lý: - Nhà cung cấp trong nước: Là những nhà cung cấp có cơ sở văn phòng tại Việt Nam.
Doanh nghiệp có thể chủ động tìm hiểu những thông tin cần thiết có liên quan đến nhà cung cấp và việc mua hàng của họ. Doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tình hình cung cấp hàng hóa của họ theo các hợp đồng đã ký kết SVTH: Dương Văn Khánh 8 Lớp: K48A4 Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm - Nhà cung cấp nước ngoài: Đây chính là nguồn hàng nhập khẩu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể ký kết trực tiếp với các DN nước ngoài để nhập hàng hoặc qua trung gian. b) Nguồn tìm kiếm nhà cung cấp Nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp bao gồm: • Nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp: nguồn này có được nhờ vào quá trình lưu trữ thông tin về nhà cung cấp đã từng có quan hệ với doanh nghiệp.
Nguồn này có thể đến từ các cá nhân trong doanh nghiệp, các hồ sơ nhà cung cấp đang được lưu trữ tại doanh nghiệp. • Nguồn thông tin đại chúng: bao gồm các nguồn thông tin từ báo, tạp chí chuyên ngành hay các phương tiện truyền hình, internet,… • Nguồn thông tin từ phía các nhà cung cấp: như các thư chào hàng, catalog quảng cáo hay trực tiếp từ những người chào hàng (đại diện bán), hội chợ, triển lãm… c) Lập hồ sơ các nhà cung cấp Sau khi thu thập được các thông tin về các nhà cung cấp của doanh nghiệp, doanh nghiệp tiến hành đánh giá, xử lý thông tin về các nhà cung cấp theo các nguyên tắc mà doanh nghiệp đã đề ra. Hồ sơ nhà cung cấp cần chứa đựng những thông tin cơ bản sau: Tên hiệu của nhà cung cấp Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh Phạm vi hoạt động theo thị trường. Chất lượng sản phẩm dịch vụ Uy tín, nhãn hiệu, thương hiệu sản phẩm, dịch vụ trên thị trường.
Các điều kiện cung cấp sản phẩm, dịch vụ. Khả năng tài chính. Khả năng cung cấp và đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp. Lựa chọn nhà cung cấp a) Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp: Để lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xây dựng được các tiêu chuẩn, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp.
- Các tiêu chuẩn chính: Chất lượng nhà cung cấp: thường thể hiện qua tiêu chuẩn chất lượng mà họ đạt được qua các kỳ kiểm tra và đánh giá chất lượng như các tiêu chuẩn ISO, huy chương tại các hội chợ… Chất lượng nhà cung cấp được đánh giá là một trong những tiêu chí quan SVTH: Dương Văn Khánh 9 Lớp: K48A4 Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm trọng trong việc lựa chọn nhà cung cấp cho doanh nghiệp nhằm đảm bảo hàng hóa có chất lượng cao. Thời hạn giao hàng: là thời gian mà nhà cung cấp giao hàng kể từ khi có đơn đặt hàng từ phía doanh nghiệp. Đánh giá nhà cung cấp qua thời hạn giao hàng thì phải trả lời các câu hỏi như thời gian giao hàng có được đảm bảo không? Nhà cung cấp thường xuyên giao hàng đúng hẹn hay sai hẹn và tại sao sai hẹn, nếu sai hẹn thì trách nhiệm của họ là gì.? Giá thành hàng mua: bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiện thanh toán…; để đánh giá giá thành mua hàng doanh nghiệp cần căn cứ vào giá thị trường , chi phí vận chuyển, thuế, các ưu đãi trong thanh toán và mua hàng… nhằm tìm được nhà cung cấp có giá bán thấp nhất để tạo tối đa lợi nhuận cho doanh nghiệp. - Các tiêu chuẩn khác: Khả năng sản xuất của nhà cung cấp: là khả năng sản xuất của nhà cung cấp bảo đảm tính liên tục cũng như chất lượng của nhà cung cấp hàng hóa, cụ thể bao gồm chất lượng của trang thiết bị, khả năng nhân sự, tổ chức sản xuất, hệ thống kiểm tra chất lượng, điều kiện làm việc.