CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Các khái niệm có liên quan Mua hàng: Mua hàng là một hoạt động nghiệp vụ kinh doanh thương mại của doanh nghiệp thương mại, sau khi xem xét mẫu chào hàng, mẫu hàng, chất lượng hàng hóa, giá cả hàng hóa, doanh nghiệp thương mại cùng với đơn vị bán hàng thỏa thuận điều kiện mua hàng, giao nhận, thanh toán tiền hàng bằng hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc trao đổi hàng tiền. Mua hàng có thể là kết quả của quá trình tạo nguồn hàng của doanh nghiệp thương mại, cũng có thể là kết quả của quá trình khảo sát, tìm hiểu của doanh nghiệp thương mại.Tuy nhiên hai quá trình này luôn gắn bó với nhau và tạo điều kiện để doanh nghiệp thương mại có nguồn hàng vững chắc, phong phú và đa dạng. Hoàng Minh Đường và PGS.
Nguyễn Thừa Lộc, 2005, Quản trị doanh nghiệp thương mại, NXB Lao động xã hội) Quản trị mua hàng: Quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng, tổ chức triển khai mua hàng và kiểm soát mua hàng nhằm đạt được mục tiêu trong doanh nghiệp. Dương Hữu Hạnh, 2009, Quản trị doanh nghiệp, NXB Lao động xã hội) Tổ chức mua hàng Tổ chức mua hàng là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, tiến hành thương lượng và đặt hàng, triển khai giao nhận và thanh toán hợp đồng mua hàng. Lê Quân và PGS. Hoàng Văn Hải, 2010, Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, NXB Thống kê) Nhà cung cấp Nhà cung cấp là các cá nhân hay tổ chức đã, đang và sẽ cung cấp hàng hóa dịch vụ cho doanh nghiệp để nhận lại các khoản tiền hay những điều khoản thỏa thuận khác.
Như vậy các nhà cung cấp không giao dịch trực tiếp với người tiêu dung cuối cùng, mà họ thông qua các doanh nghiệp thương mại hoặc các cửa hàng đại lý… Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp Sinh viên thực hiện: Vũ Lệ Giang Luan van Khóa luận tốt nghiệp 6 GVHD: Th.S Hoàng Cao Cường Đây là quá trình doanh nghiệp tiến hành tìm hiểu thông tin về các nhà cung cấp trên tất cả các thị trường, cả trong nước và ngoài nước như: thương hiệu, uy tín, chất lượng giao hàng, chất lượng nguồn hàng, chất lượng dịch vụ… Tìm kiếm nhà cung cấp là giai đoạn quan trọng giúp doanh nghiệp hiểu rõ nhà cung cấp của mình, đánh giá được khả năng đáp ứng nhu cầu cũng như khả năng phục vụ của nhà cung cấp. Từ đó tạo ra lợi thế trong việc đàm phán cũng như hợp tác lâu dài với họ. Thương lượng và đặt hàng - Thương lượng với nhà cung cấp: được hiểu là quá trình giao dịch, đàm phán với nhà cung cấp để đi đến những thỏa thuận giữa hai bên (người mua và người bán) nhằm mục đích cùng có lợi. Đó là một giai đoạn rất quan trọng của quá trình mua hàng.
Nó quyết định đến chất lượng và hiệu quả của công tác mua hàng - Đặt hàng: là kết quả của quá trình thương lượng, là việc doanh nghiệp thương mại đặt hàng với nhà cung cấp, theo các hình thức chủ yếu như kí kết hợp đồng mua bán (đứng tên người mua và người bán), hóa đơn bán hàng, thư đặt hàng. Trong đó hình thức hợp đồng mua bán là quan trọng và có tính pháp lý cao nhất. Giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng - Giao nhận hàng: bao gồm việc thúc giục giao hàng và tổ chức giao nhận hàng thông qua việc giám sát, theo dõi quá trình giao hàng. Khi giao nhận hàng cần thực hiện cẩn trọng, nghiêm túc các nội dung kiểm tra sau: kiểm tra về chủng loại, mẫu mã hàng hóa, kiểm tra chất lượng hàng hóa, kiểm tra số lượng hàng hóa, kiểm tra hóa đơn thanh toán tiền mua hàng.
- Thanh toán tiền mua hàng: trên cơ sở phương thức, hình thức thanh toán, thời hạn, đồng tiền thanh toán và các điều kiện thanh toán khác đã được thỏa thuận được nghi trong hợp đồng, doanh nghiệp thương mại tiến hành thanh toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp (bên bán). Các nội dung lý luận của vấn đề nghiên cứu 1. Tìm kiếm nhà cung cấp 1. Phân loại nhà cung cấp Có nhiều cách phân loại nhà cung cấp, trong đó có 3 cách phân loại nhà cung cấp theo các hình thức sau: Theo giá trị hàng mua: - Nhà cung cấp chính: là NCC mà giá trị mua được từ đó chiếm tỷ trọng lớn Sinh viên thực hiện: Vũ Lệ Giang Luan van Khóa luận tốt nghiệp 7 GVHD: Th.S Hoàng Cao Cường nhất và chủ yếu trong khối lượng hàng hóa mà DN mua về để cung cấp cho khách hàng trong một thời gian nhất định.
NCC này quyết định khối lượng hàng hóa mua vào và độ ổn định của quá trình mua nên cần phải được quan tâm thường xuyên. - Nhà cung cấp phụ: Là NCC mà giá trị hàng hóa mua vào chiếm tỷ trọng nhỏ trong khối lượng hàng hóa mua được. Khối lượng hàng hóa mua được từ nguồn này không ảnh hưởng lớn đến kế hoạch mua và doanh số bán chúng trong tương lai, nhất là đối với những nguồn hàng mới. Theo tính chất quan hệ: - Nhà cung cấp truyền thống: DN đã có quan hệ mua bán với NCC trước đó, trong một thời gian dài.
Hai bên đã có hiểu biết lẫn nhau. Mức độ rủi ro khi mua hàng tại NCC truyền thống thấp - Nhà cung cấp mới: DN chưa có hoặc có ít quan hệ thương mại với NCC này, DN cần nhiều thông tin hơn về NCC để đưa ra quyết định. Thông thường DN sẽ triển khai một số hợp đồng mua hàng không lớn để thăm dò và đánh giá năng lực và chất lượng NCC. Theo phạm vi địa lý: - Nhà cung cấp trong nước: Là những NCC có cơ sở văn phòng tại Việt Nam.
DN có thể chủ động tìm hiểu những thông tin cần thiết có liên quan đến NCC và việc mua hàng của họ. DNTM có khả năng kiểm soát tình hình cung cấp hàng hóa của họ theo các hợp đồng đã kí kết - Nhà cung cấp nước ngoài: Đây chính là nguồn hàng nhập khẩu của DN. Doanh nghiệp có thể kí kết trực tiếp với các DN nước ngoài để nhập hàng hoặc qua trung gian. Các nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp Nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp bao gồm: Nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp: nguồn này có được nhờ vào quá trình lưu trữ thông tin về nhà cung cấp đã từng có quan hệ với doanh nghiệp.
Nguồn này có thể đến từ các cá nhân trong doanh nghiệp, các hồ sơ nhà cung cấp đang được lưu trữ tại doanh nghiệp. Nguồn thông tin đại chúng: bao gồm các nguồn thông tin từ báo, tạp chí chuyên ngành hay các phương tiện truyền hình, internet,… Sinh viên thực hiện: Vũ Lệ Giang Luan van Khóa luận tốt nghiệp 8 GVHD: Th.S Hoàng Cao Cường Nguồn thông tin từ phía các nhà cung cấp: như các thư chào hàng, catalog quảng cáo hay trực tiếp từ những người chào hàng (đại diện bán), hội chợ, triển lãm và giới thiệu sản phẩm , hồ sơ dự thầu cung cấp các sản phẩm dịch vụ của các NCC… 1. Lập hồ sơ nhà cung cấp Để lập hồ sơ các NCC, DN tiến hành thu thập được các thông tin về các nhà cung cấp của doanh nghiệp, doanh nghiệp tiến hành đánh giá, xử lý thông tin về các nhà cung cấp theo các nguyên tắc mà doanh nghiệp đã đề ra. Hồ sơ nhà cung cấp cần chứa đựng những thông tin cơ bản sau: - Tên hiệu của nhà cung cấp - Chức năng , nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh - Phạm vi hoạt động theo thị trường - Chất lượng sản phẩm dịch vụ - Uy tín, nhãn hiệu, thương hiệu sản phẩm, dịch vụ - Các điều kiện cung cấp sản phẩm, dịch vụ - Khả năng tài chính - Khả năng cung cấp và đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp Về nguyên lý, doanh nghiệp cần tìm kiếm các NCC theo quan điểm đầu tư, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và làm ăn lâu dài với họ.
Tuy nhiên phải hết sức thận trọng khi thu thập và tìm hiểu thông tin về NCC, nhất là các NCC nước ngoài vì các thông tin về họ rất khó kiểm chứng hoặc phức tạp. Trong trường hợp này , đòi hỏi DN ưu tiên mua hàng của những thương hiệu uy tín. Lựa chọn nhà cung cấp Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp: Để lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xây dựng được các tiêu chuẩn, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp. - Các tiêu chuẩn chính: Chất lượng nhà cung cấp: thường thể hiện qua tiêu chuẩn chất lượng mà họ đạt được qua các kì kiểm tra và đánh giá chất lượng như các tiêu chuẩn ISO, huy chương tại các hội chợ… Chất lượng NCC được đánh giá là một trong những tiêu chí quan trọng trong việc lựa chọn NCC cho doanh nghiệp nhằm đảm bảo hàng hóa có chất lượng cao.
Sinh viên thực hiện: Vũ Lệ Giang Luan van Khóa luận tốt nghiệp 9 GVHD: Th.S Hoàng Cao Cường Thời hạn giao hàng: là thời gian mà NCC giao hàng kể từ khi có đơn đặt hàng từ phía DN. Đánh giá NCC qua thời hạn giao hàng thì phải trả lời các câu hỏi như thời gian giao hàng có được đảm bảo không? NCC thường xuyên giao hàng đúng hẹn hay sai hẹn và tại sao sai hẹn, nếu sai hẹn thì trách nhiệm của họ là gì.? Giá thành hàng mua: bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiện thanh toán…; để đánh giá giá thành mua hàng DN cần căn cứ vào giá thị trường , chi phí vận chuyển, thuế, các ưu đãi trong thanh toán và mua hàng… nhằm tìm được NCC có giá bán thấp nhất để tạo tối đa lợi nhuận cho DN. - Các tiêu chuẩn khác: Khả năng sản xuất của nhà cung cấp: là khả năng sản xuất của nhà cung cấp bảo đảm tính liên tục cũng như chất lượng của nhà cung cấp hàng hóa, cụ thể bao gồm chất lượng của trang thiết bị, khả năng nhân sự, tổ chức sản xuất, hệ thống kiểm tra chất lượng, điều kiện làm việc. Dịch vụ sau bán và dịch vụ bảo trì: là dịch vụ sau khi DN mua hàng của NCC, nếu xảy ra lỗi hàng hóa, thì bên NCC sẽ đáp ứng dịch vụ bảo hành như thế nào? Nhanh hay chậm, dịch vụ có tốt không? Khả năng tài chính của nhà cung cấp: là việc đánh giá NCC đang ở giai đoạn ổn định và phát triển với tình hình tài chính lành mạnh hay đang trong thời kì thua lỗ và khó khăn về tài chính.