Tổng quan nghiên cứu

Nguồn thu từ học phí và dịch vụ đào tạo đóng vai trò huyết mạch trong cơ cấu tài chính của các trường đại học công lập khi triển khai cơ chế tự chủ theo Nghị định 60/2021/NĐ-CP. Năm 2023, tổng thu hoạt động của Trường Đại học Sư phạm – Đại học Đà Nẵng đạt 175,59 tỷ đồng, trong đó nguồn thu sự nghiệp giáo dục và đào tạo chiếm tới 153,63 tỷ đồng (tương đương 87,49%), trong khi kinh phí hỗ trợ chi thường xuyên từ Ngân sách Nhà nước giảm xuống còn 17,06 tỷ đồng so với mức 17,56 tỷ đồng của năm 2021. Thực tế này đòi hỏi công tác quản trị dòng tiền phải đảm bảo ghi nhận đúng, ghi nhận đủ và kịp thời.

Mặc dù trường đã áp dụng phần mềm tích hợp thông tin trong quản lý đào tạo, nhiều công đoạn trong chu trình thu học phí vẫn còn xử lý thủ công, tiềm ẩn rủi ro phát sinh sai sót, gian lận và thất thoát dòng tiền. Mục tiêu trọng tâm của nghiên cứu là khảo sát, nhận diện và đánh giá toàn diện thực trạng kiểm soát quy trình thu học phí tại Trường Đại học Sư phạm – Đại học Đà Nẵng giai đoạn 2021 – 2024, từ đó xây dựng hệ thống giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ. Luận văn mang ý nghĩa thực tiễn sâu sắc khi giúp đơn vị tối ưu hóa 100% quy trình thu nợ, kiểm soát 07 nhóm rủi ro trọng yếu, đồng thời nâng cao chỉ số thặng dư tài chính đạt trên 28,53 tỷ đồng một cách bền vững.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu xây dựng trên nền tảng khung kiểm soát nội bộ theo hướng dẫn của Tổ chức Quốc tế các Cơ quan Kiểm toán Tối cao (INTOSAI 1992, 2013), kết hợp mô hình COSO và chuẩn mực kiểm toán khu vực công của Văn phòng Tổng kiểm toán Nhà nước Hoa Kỳ (GAO 1999). Khung lý thuyết bao gồm 05 thành phần cơ bản: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và trao đổi thông tin, Hoạt động giám sát. Đặc biệt, INTOSAI nhấn mạnh các giá trị cốt lõi trong khu vực công như tính chính trực, trách nhiệm giải trình, đạo đức công vụ và bảo vệ nguồn lực nhà nước chống lãng phí, thất thoát.

Hệ thống khái niệm chính bao gồm: kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, thủ tục ủy quyền xét duyệt chứng từ, và quản trị rủi ro tài chính công. Cơ sở pháp lý vận dụng trực tiếp gồm: Luật Kế toán 2015, Luật Ngân sách Nhà nước 2015, Luật Giáo dục Đại học sửa đổi 2018, Nghị định 60/2021/NĐ-CP về cơ chế tự chủ tài chính, Nghị định 81/2021/NĐ-CP và Nghị định 97/2023/NĐ-CP quy định về cơ chế thu và quản lý học phí, cùng Thông tư 107/2017/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp chọn mẫu có chủ đích (purposive sampling) với cỡ mẫu khảo sát trực tiếp gồm 07 cán bộ viên chức thuộc Phòng Kế hoạch - Tài chính và 05 cán bộ đầu mối từ các phòng ban liên quan (Phòng Đào tạo, Phòng Công tác sinh viên, Phòng Khoa học và Hợp tác quốc tế). Mẫu chứng từ phân tích bao quát toàn bộ 04 đợt thu học phí mỗi kỳ của hơn 15.000 hồ sơ sinh viên, học viên thuộc hệ chính quy, sau đại học, vừa làm vừa học và lưu học sinh diện tài trợ trong giai đoạn từ năm 2021 đến tháng 07/2024.

Lý do lựa chọn phương pháp phân tích tài liệu kết hợp phỏng vấn sâu và đối chiếu thực chứng là nhằm nhận diện các điểm nghẽn vận hành và các kẽ hở kiểm soát vốn khó bộc lộ qua các mô hình định lượng đơn thuần. Nguồn dữ liệu thứ cấp được trích xuất từ phần mềm kế toán MISA Mimosa 2022, Hệ thống quản lý học tập tích hợp (qlht.ued.udn.vn) và các báo cáo quyết toán tài chính thường niên giai đoạn 2021 – 2023. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phỏng vấn trực tiếp kế toán viên, thủ quỹ và ghi nhận dòng luân chuyển của 240 bộ chứng từ thu tiền thực tế.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Nguồn thu giáo dục và đào tạo của nhà trường ghi nhận mức tăng trưởng 34,28% trong vòng 3 năm, từ 114,41 tỷ đồng năm 2021 lên 153,63 tỷ đồng vào năm 2023, nâng mức chênh lệch thu chi tích lũy từ 17,92 tỷ đồng lên 28,53 tỷ đồng. Tuy nhiên, tốc độ hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chưa bắt kịp tốc độ tăng trưởng quy mô tài chính, thể hiện qua các phát hiện trọng yếu:

Thứ nhất, tồn tại tình trạng vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong khâu thu tiền mặt. Do phòng làm việc của bộ phận kế toán và thủ quỹ tách biệt ở 02 không gian khác nhau, vào các đợt cao điểm đầu khóa có trên 1.000 sinh viên nhập học, kế toán thu học phí đã thực hiện vừa viết biên lai vừa trực tiếp thu tiền hộ rồi mới chuyển giao thủ quỹ.

Thứ hai, việc lập bảng kê và xuất phiếu thu tiền mặt bị chậm trễ kéo dài. Trích xuất bảng kê thu học phí cao học cho thấy các khoản thu phát sinh từ ngày 19/07 đến ngày 31/07/2024 nhưng đến tận ngày 31/07/2024 mới lập Phiếu thu số PT 240 với tổng số tiền 52 triệu đồng, tức tồn tại độ trễ hơn 10 ngày so với quy định hạch toán hàng ngày.

Thứ ba, nhà trường chưa có văn bản quy định hạn mức tồn quỹ tiền mặt tối đa trong ngày, dẫn đến số dư tiền mặt cuối ngày có thời điểm vượt quá 1,21 tỷ đồng nhưng chưa có kế hoạch giải ngân ngắn hạn, làm giảm hiệu quả sử dụng dòng tiền và gia tăng rủi ro bảo quản ngân quỹ.

Thứ tư, dữ liệu giữa Hệ thống quản lý thông tin đào tạo, phần mềm MISA và ngân hàng thu hộ chưa được kết nối tự động. Kế toán thu học phí phải xuất bảng kê ra tập tin trung gian, đối chiếu thủ công rồi mới bàn giao cho kế toán tổng hợp nhập lại vào phần mềm MISA và kế toán ngân hàng kết chuyển tài khoản. Bên cạnh đó, việc quản lý nợ còn lỏng lẻo khi sinh viên nợ học phí vẫn được tham gia thi kết thúc học phần, chỉ bị dừng đăng ký tín chỉ ở kỳ kế tiếp.

Thảo luận kết quả

Các phát hiện thực trạng được hệ thống hóa trực quan qua Bảng 1.1 phản ánh diễn biến tài chính giai đoạn 2021 – 2023 và Bảng 1.2 tổng hợp ma trận 07 rủi ro cùng các hoạt động kiểm soát tương ứng. Dòng luân chuyển chứng từ được minh họa qua sơ đồ xử lý dữ liệu từ khâu sinh viên đăng ký tín chỉ đến khâu kết chuyển tài khoản ngân hàng và xuất hóa đơn điện tử.

Nguyên nhân cốt lõi của các hạn chế trên xuất phát từ việc khối lượng công việc phân bổ cho 07 nhân sự Phòng Kế hoạch - Tài chính là quá lớn, trong khi đơn vị chưa thành lập bộ phận kiểm soát nội bộ độc lập. Công tác nhận diện rủi ro chủ yếu dựa vào kinh nghiệm cá nhân thay vì một quy trình chuẩn hóa. So sánh với các nghiên cứu tài chính công cùng lĩnh vực, việc thiếu vắng quy chế luân chuyển chứng từ trong 24 giờ và thiếu kết nối API tự động giữa cổng đào tạo với ngân hàng là nguyên nhân trực tiếp làm tăng chi phí quản lý và kéo dài thời gian quyết toán các khoản cấp bù học phí trị giá hơn 84,74 tỷ đồng từ Ngân sách Nhà nước.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả nghiên cứu, 04 nhóm giải pháp cụ thể được đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát quy trình thu học phí:

  • Kiện toàn môi trường kiểm soát và chuẩn hóa chính sách nhân sự: Ban Giám hiệu cùng Phòng Tổ chức - Hành chính thiết lập khung mô tả công việc và tiêu chuẩn năng lực chi tiết cho 07 vị trí việc làm thuộc Phòng Kế hoạch - Tài chính. Bổ sung phần thi kiến thức chuyên môn khi tuyển dụng kế toán từ tháng 09/2024. Triển khai đánh giá chéo nội bộ định kỳ hàng quý bằng phiếu khảo sát trực tuyến ẩn danh, đồng thời xây dựng thang đo hiệu suất làm việc để phân phối thu nhập tăng thêm, khuyến khích nhân sự cập nhật các thông tư tài chính mới.
  • Xây dựng quy chế quản lý ngân quỹ và triệt để tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Ban hành văn bản quy định mức tiền mặt tồn quỹ tối đa cuối ngày không vượt quá 50 triệu đồng. Quy định thời hạn bắt buộc phải nộp 100% tiền mặt thu được trong ngày vào tài khoản ngân hàng hoặc bàn giao thủ quỹ xuất phiếu thu trong vòng 24 giờ. Chấm dứt hoàn toàn việc kế toán thu học phí trực tiếp thu tiền mặt hộ thủ quỹ.
  • Tự động hóa luân chuyển dữ liệu và tích hợp hệ thống phần mềm: Phòng Kế hoạch - Tài chính phối hợp với bộ phận Công nghệ thông tin triển khai giải pháp kết nối API tự động giữa Hệ thống tích hợp thông tin sinh viên, ngân hàng thu hộ BIDV/Agribank và phần mềm kế toán MISA Mimosa trước quý 1/2025. Thiết lập quy trình tự động gạch nợ học phí và xuất hóa đơn điện tử gửi email cho người học trong vòng 05 giây sau khi giao dịch thành công.
  • Tăng cường quản trị nợ học phí và giám sát độc lập: Ban hành biểu mẫu chuẩn hóa cho quy trình xét miễn, giảm và hoàn học phí với thời gian xử lý tối đa 03 ngày làm việc. Thành lập Tổ Kiểm soát nội bộ trực thuộc Ban Giám hiệu để thực hiện kiểm tra định kỳ 02 lần/năm và kiểm tra đột xuất quy trình thu tiền mặt, đồng thời thiết lập cơ chế thông báo đôn đốc nợ học phí 02 tuần một lần trong suốt học kỳ.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  • Ban Giám hiệu và các nhà quản lý cơ sở giáo dục đại học: Cung cấp mô hình quản trị tài chính thực tiễn, giúp nâng cao hiệu quả điều hành dòng thu tự chủ theo Nghị định 60/2021/NĐ-CP và kiểm soát nguồn vốn an toàn.
  • Đội ngũ kế toán trưởng, kiểm soát viên nội bộ tại các đơn vị sự nghiệp có thu: Cung cấp ma trận nhận diện 07 nhóm rủi ro thu tiền mặt và phương pháp thiết lập chốt kiểm soát phân định trách nhiệm bất kiêm nhiệm.
  • Giảng viên, nghiên cứu sinh và học viên cao học chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Tài liệu tham khảo giá trị về việc vận dụng khung lý thuyết INTOSAI và COSO vào phân tích case study thực tế trong lĩnh vực tài chính công.
  • Các chuyên gia công nghệ và nhà phát triển phần mềm quản lý giáo dục: Tham khảo cấu trúc luân chuyển chứng từ học phí để tối ưu hóa thiết kế hệ thống thanh toán tự động và tích hợp hóa đơn điện tử liên thông ngân hàng.

Câu hỏi thường gặp

Việc bố trí phòng làm việc tách rời giữa kế toán và thủ quỹ dẫn đến rủi ro gì?
Việc bố trí tách rời khiến kế toán thu học phí phải thu tiền mặt hộ thủ quỹ khi có trên 1.000 sinh viên nộp tiền đồng thời. Điều này trực tiếp phá vỡ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, tạo cơ hội cho hành vi chiếm dụng tạm thời hoặc thất thoát tiền mặt trước khi nhập quỹ.

Cơ chế cấp bù học phí sư phạm được kiểm soát như thế nào?
Quy trình phối hợp giữa 04 phòng ban (Đào tạo, Công tác sinh viên, Khoa học Hợp tác quốc tế, Kế hoạch - Tài chính) đối chiếu danh sách sinh viên theo Nghị định 116/2020/NĐ-CP, lập dự toán rút từ Kho bạc Nhà nước về tài khoản chi thường xuyên với quy mô hơn 84,74 tỷ đồng mỗi năm.

Giải pháp nào giúp giải quyết triệt để tình trạng nợ học phí kéo dài?
Nhà trường cần thiết lập hệ thống cảnh báo tự động gửi thông báo nợ 02 tuần/lần qua ứng dụng sinh viên, ban hành quy chế siết chặt điều kiện thi học phần và áp dụng chính sách gia hạn nợ thông qua các biểu mẫu chuẩn hóa được phê duyệt trước 10 ngày thi.

Tích hợp API giữa ngân hàng và phần mềm MISA mang lại lợi ích gì?
Tích hợp API giúp tự động hóa 100% việc gạch nợ học phí, tự động ghi nhận doanh thu và xuất hóa đơn điện tử trong 05 giây, loại bỏ hoàn toàn các bước trích xuất tập tin Excel thủ công và xóa bỏ độ trễ đối soát kéo dài trên 10 ngày.

Điểm khác biệt cốt lõi giữa khung kiểm soát INTOSAI và COSO trong đề tài là gì?
Trong khi COSO tập trung vào giảm thiểu sai sót báo cáo tài chính doanh nghiệp, INTOSAI nhấn mạnh việc bảo tồn ngân sách công, trách nhiệm giải trình và chuẩn mực đạo đức của 07 nhân sự kế toán nhằm ngăn ngừa lãng phí nguồn lực nhà nước.

Kết luận

  • Luận văn đã phân tích sâu sắc tầm quan trọng của nguồn thu đào tạo chiếm 87,49% tổng thu hoạt động của Trường Đại học Sư phạm – Đại học Đà Nẵng trong bối cảnh tự chủ tài chính.
  • Nhận diện toàn diện 07 nhóm rủi ro trong công tác kiểm soát quy trình thu học phí, nổi bật là các vi phạm về nguyên tắc bất kiêm nhiệm và chậm luân chuyển chứng từ tiền mặt.
  • Chỉ rõ các điểm nghẽn về hạ tầng phần mềm khi chưa tích hợp liên thông tự động giữa cổng thông tin đào tạo, ngân hàng và phần mềm kế toán MISA Mimosa.
  • Đề xuất hệ thống 04 nhóm giải pháp đồng bộ bao gồm: nâng cao năng lực nhân sự từ tháng 09/2024, giới hạn tồn quỹ dưới 50 triệu đồng, tích hợp API thanh toán tự động trong quý 1/2025 và tăng cường giám sát độc lập.
  • Đóng góp nguồn tài liệu tham khảo thực chứng sâu sắc cho các cơ sở giáo dục đại học công lập trong việc tái cấu trúc hệ thống kiểm soát nội bộ và chuyển đổi số quy trình tài chính.

Hãy liên hệ và khai thác toàn văn đề án tốt nghiệp thạc sĩ để nắm bắt chi tiết phương pháp xây dựng ma trận kiểm soát nội bộ chu trình thu học phí tối ưu cho đơn vị giáo dục của bạn!