I. Tổng Quan Hiện Đại Hóa Văn Phòng Bệnh Viện Đà Nẵng
Công tác văn phòng đóng vai trò then chốt trong mọi tổ chức, đặc biệt là trong môi trường bệnh viện. Tại Bệnh viện Phục hồi Chức năng Đà Nẵng, việc hiện đại hóa văn phòng không chỉ là một xu thế mà còn là yêu cầu cấp thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động, phục vụ bệnh nhân tốt hơn. Hiện đại hóa công tác văn phòng bao gồm ứng dụng công nghệ thông tin, cải tiến quy trình làm việc, và nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ. Mục tiêu cuối cùng là xây dựng một văn phòng điện tử bệnh viện chuyên nghiệp, hiệu quả, góp phần vào sự phát triển chung của bệnh viện. Bài viết này sẽ đi sâu vào các giải pháp và định hướng cụ thể cho hiện đại hóa văn phòng bệnh viện. Theo nghiên cứu của Ngô Văn Phi Hùng (2024), việc hiện đại hóa công tác văn phòng giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Thực tế cho thấy, công tác văn phòng tại các đơn vị sự nghiệp công lập còn nhiều hạn chế, còn ảnh hưởng nặng nề của kiểu văn phòng truyền thống. Yêu cầu trong giai đoạn mới đòi hỏi công tác văn phòng phải thay đổi, trong đó có việc thay đổi tư duy, nhận mới về văn phòng và công tác văn phòng, chuyển sang mô hình văn phòng hiện đại, áp dụng các thành tựu công nghệ…nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức.
1.1. Tầm quan trọng của công tác văn phòng trong bệnh viện
Công tác văn phòng bệnh viện đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động thông suốt của bệnh viện. Văn phòng là nơi tiếp nhận, xử lý thông tin, quản lý hồ sơ bệnh án, điều phối các hoạt động hành chính và hỗ trợ các bộ phận chuyên môn. Một văn phòng bệnh viện hoạt động hiệu quả sẽ giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi của bệnh nhân, nâng cao chất lượng dịch vụ và cải thiện môi trường làm việc cho cán bộ y tế. Theo Ngô Văn Phi Hùng (2024) khẳng định, văn phòng là một bộ phận cấu thành quan trọng và không thể thiếu trong các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, và doanh nghiệp. Về mặt lý luận, chức năng của văn phòng là tham mưu, giúp việc cho các cấp lãnh đạo và quản lý, thực hiện nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin; tổ chức điều hành, điều phối các hoạt động chung; đảm bảo các cơ sở vật chất, điều kiện, phương tiện làm việc cho các cấp quản lý, cơ quan, tổ chức hoạt động một cách hiệu quả nhất.
1.2. Mục tiêu của hiện đại hóa công tác văn phòng tại bệnh viện
Mục tiêu chính của hiện đại hóa công tác văn phòng tại bệnh viện là nâng cao hiệu quả, giảm chi phí và cải thiện chất lượng dịch vụ. Các mục tiêu cụ thể bao gồm: Tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu giấy tờ, tăng cường khả năng chia sẻ thông tin, đảm bảo an ninh thông tin và nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ. Việc ứng dụng các giải pháp công nghệ cho bệnh viện, như phần mềm quản lý văn bản, hệ thống quản lý hồ sơ bệnh án điện tử, sẽ giúp đạt được các mục tiêu này. Chuyển đổi số đã đưa đến những lợi ích hết sức to lớn, tạo ra những cơ hội vô cùng thuận lợi cho hoạt động văn phòng và quản trị văn phòng; giúp cho hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức và bộ máy văn phòng được nâng cao; giảm bớt văn bản, giấy tờ, thời gian, công sức và chi phí; góp phần minh bạch hóa quy trình giải quyết công việc và thủ tục hành chính…(Ngô Văn Phi Hùng, 2024)
II. Thách Thức Hiện Đại Hóa Văn Phòng BV Đà Nẵng
Quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bệnh viện Phục hồi Chức năng Đà Nẵng đối mặt với nhiều thách thức. Các thách thức này bao gồm: thiếu nguồn lực tài chính, hạ tầng công nghệ thông tin chưa đồng bộ, trình độ công nghệ thông tin của cán bộ còn hạn chế, và sự thay đổi về tư duy và thói quen làm việc. Vượt qua các thách thức này đòi hỏi sự cam kết mạnh mẽ từ lãnh đạo bệnh viện, sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, và một kế hoạch triển khai chi tiết, khả thi. Theo Ngô Văn Phi Hùng (2024), mặc dù cơ quan, đơn vị đã quan tâm và có nhiều biện pháp hiện đại hóa công tác văn phòng nhưng hiệu quả thực tế vẫn chưa đáp ứng yêu cầu. Hiện nay, cơ quan chưa có chủ trương và kế hoạch tổng thể cho việc hiện đại hóa công tác văn phòng; việc trang bị một số máy móc phục vụ công việc của văn phòng còn chưa đồng bộ, lạc hậu hoặc chưa quan tâm đến việc nâng cao trình độ chuyên môn, phong cách làm việc chuyên nghiệp cho cán bộ viên chức khối hành chính, phục vụ; chưa áp dụng nhiều các thành tựu mới của khoa học quản trị và khoa học kỹ thuật vào công tác văn phòng; việc thực hiện chuyển đổi số trong công tác văn phòng mới chỉ bước đầu. Chính vì vậy, công tác văn phòng ở Bệnh viện còn nhiều hạn chế, hiệu quả chưa cao.
2.1. Hạn chế về nguồn lực tài chính và cơ sở hạ tầng
Việc đầu tư vào hiện đại hóa công tác văn phòng đòi hỏi nguồn lực tài chính đáng kể để nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin, mua sắm trang thiết bị hiện đại và triển khai các phần mềm quản lý chuyên dụng. Tuy nhiên, nguồn lực tài chính của bệnh viện có thể bị hạn chế, đặc biệt trong bối cảnh ngân sách nhà nước còn eo hẹp. Bên cạnh đó, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của bệnh viện có thể chưa đáp ứng được yêu cầu của việc triển khai các giải pháp công nghệ mới, như đường truyền internet chậm, hệ thống mạng không ổn định. Cơ quan chưa có chủ trương và kế hoạch tổng thể cho việc hiện đại hóa công tác văn phòng; việc trang bị một số máy móc phục vụ công việc của văn phòng còn chưa đồng bộ, lạc hậu (Ngô Văn Phi Hùng, 2024).
2.2. Rào cản về nhận thức và thói quen làm việc
Một trong những thách thức lớn nhất trong quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng là thay đổi tư duy và thói quen làm việc của cán bộ. Nhiều cán bộ có thể quen với các phương pháp làm việc truyền thống và ngại thay đổi, hoặc thiếu kiến thức và kỹ năng sử dụng các công nghệ mới. Để vượt qua rào cản này, cần có các chương trình đào tạo, tập huấn chuyên sâu, kết hợp với các biện pháp khuyến khích, động viên cán bộ tích cực tham gia vào quá trình chuyển đổi số bệnh viện. Việc thực hiện chuyển đổi số trong công tác văn phòng mới chỉ bước đầu. Chính vì vậy, công tác văn phòng ở Bệnh viện còn nhiều hạn chế, hiệu quả chưa cao. (Ngô Văn Phi Hùng, 2024)
III. Cách Hiện Đại Hóa Giải Pháp Công Nghệ Bệnh Viện
Để hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bệnh viện Phục hồi Chức năng Đà Nẵng, cần tập trung vào việc ứng dụng các giải pháp công nghệ cho bệnh viện tiên tiến. Các giải pháp này bao gồm: triển khai phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, xây dựng hệ thống quản lý thông tin bệnh viện (HIS), áp dụng chữ ký số và xác thực điện tử, và sử dụng các công cụ cộng tác trực tuyến. Ứng dụng các giải pháp công nghệ sẽ giúp tự động hóa các quy trình, giảm thiểu sai sót, nâng cao tính bảo mật và tăng cường khả năng truy cập thông tin. Việc trang bị một số máy móc phục vụ công việc của văn phòng còn chưa đồng bộ, lạc hậu hoặc chưa quan tâm đến việc nâng cao trình độ chuyên môn, phong cách làm việc chuyên nghiệp cho cán bộ viên chức khối hành chính, phục vụ; chưa áp dụng nhiều các thành tựu mới của khoa học quản trị và khoa học kỹ thuật vào công tác văn phòng. (Ngô Văn Phi Hùng, 2024)
3.1. Triển khai phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ điện tử
Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ điện tử là công cụ quan trọng giúp số hóa và quản lý hiệu quả các tài liệu của bệnh viện. Phần mềm cho phép tạo lập, lưu trữ, tìm kiếm, chia sẻ và bảo mật các văn bản, hồ sơ một cách dễ dàng. Việc sử dụng phần mềm này sẽ giúp giảm thiểu giấy tờ, tiết kiệm không gian lưu trữ và tăng cường khả năng truy cập thông tin cho cán bộ. Theo PGS.TS Vũ Thị Phụng (2021), cần đổi mới công cụ quản trị thể hiện qua việc ứng dụng thành tựu của khoa học kỹ thuật, đặc biệt là công nghệ số trong quản trị văn phòng. Điều này khẳng định tầm quan trọng của phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ điện tử.
3.2. Xây dựng hệ thống quản lý thông tin bệnh viện HIS
Hệ thống HIS là một nền tảng tích hợp giúp quản lý toàn diện các thông tin về bệnh nhân, hồ sơ bệnh án, kết quả xét nghiệm, đơn thuốc và các hoạt động khám chữa bệnh khác. Hệ thống HIS cho phép các bộ phận trong bệnh viện trao đổi thông tin một cách nhanh chóng và chính xác, từ đó nâng cao hiệu quả phối hợp và cải thiện chất lượng dịch vụ. Hệ thống này còn là nền tảng để triển khai các dịch vụ khám chữa bệnh từ xa, telehealth bệnh viện.
3.3. Ứng dụng chữ ký số và xác thực điện tử
Việc ứng dụng chữ ký số và xác thực điện tử sẽ giúp tăng cường tính pháp lý và bảo mật cho các giao dịch điện tử của bệnh viện. Chữ ký số cho phép xác định danh tính của người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản điện tử. Xác thực điện tử giúp ngăn chặn các hành vi truy cập trái phép vào hệ thống và bảo vệ dữ liệu của bệnh viện. Đảm bảo an ninh thông tin và bảo mật dữ liệu là một trong các yếu tố quan trọng trong hiện đại hóa (Ngô Văn Phi Hùng, 2024).
IV. Hướng Dẫn Tối Ưu Quy Trình Làm Việc Tại Văn Phòng
Bên cạnh việc ứng dụng công nghệ, việc tối ưu hóa quy trình làm việc cũng đóng vai trò quan trọng trong hiện đại hóa công tác văn phòng. Cần rà soát, đánh giá và cải tiến các quy trình hiện có để loại bỏ các bước thừa, giảm thiểu thời gian chờ đợi và tăng cường tính linh hoạt. Cần chú trọng đến việc xây dựng các quy trình chuẩn hóa, rõ ràng và dễ thực hiện. Thực hiện đổi mới tư duy, nâng cao nhận thức về vị trí, vai trò, chức năng của văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng (Ngô Văn Phi Hùng, 2024).
4.1. Rà soát và chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ
Việc rà soát và chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ là bước quan trọng để đảm bảo tính hiệu quả và nhất quán trong công tác văn phòng. Cần xác định rõ các bước trong mỗi quy trình, trách nhiệm của từng bộ phận và thời gian thực hiện. Các quy trình cần được xây dựng dựa trên các tiêu chuẩn quốc tế và quy định của pháp luật. Việc rà soát này sẽ giúp các cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt, từ đó thúc đẩy việc triển khai hoạt động của cơ quan, tổ chức đạt được hiệu quả hoạt động cao nhất (Ngô Văn Phi Hùng, 2024).
4.2. Xây dựng quy trình phối hợp liên phòng ban
Trong bệnh viện, công tác văn phòng thường liên quan đến nhiều phòng ban khác nhau. Do đó, việc xây dựng quy trình phối hợp liên phòng ban là rất quan trọng để đảm bảo thông tin được trao đổi kịp thời và chính xác. Quy trình cần xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng phòng ban, cách thức trao đổi thông tin và thời gian phản hồi. Văn phòng còn được xem là trung tâm, đầu mối thực hiện các hoạt động kết nối, góp phần duy trì và phát triển các mối quan hệ của cơ quan, tổ chức này với các cơ quan, tổ chức khác (Ngô Văn Phi Hùng, 2024).
V. Nâng Cao Đào Tạo Kỹ Năng Cho Cán Bộ Văn Phòng
Để hiện đại hóa công tác văn phòng thành công, cần chú trọng đến việc nâng cao năng lực và kỹ năng cho đội ngũ cán bộ văn phòng. Cán bộ cần được trang bị kiến thức và kỹ năng sử dụng các công nghệ mới, cũng như các kỹ năng mềm như giao tiếp, làm việc nhóm và giải quyết vấn đề. Cần lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch chuyển đổi số trong công tác văn phòng Bệnh viện (Ngô Văn Phi Hùng, 2024).
5.1. Tổ chức các khóa đào tạo về công nghệ thông tin
Các khóa đào tạo về công nghệ thông tin cần được tổ chức thường xuyên để cập nhật kiến thức và kỹ năng cho cán bộ. Các khóa đào tạo có thể bao gồm các nội dung như: sử dụng phần mềm quản lý văn bản, khai thác hệ thống HIS, bảo mật thông tin và ứng dụng các công cụ cộng tác trực tuyến. Cần chú trọng đến việc đào tạo thực hành để cán bộ có thể áp dụng kiến thức vào công việc thực tế. Nâng cao năng lực, kỹ năng cho đội ngũ cán bộ văn phòng để đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa (Ngô Văn Phi Hùng, 2024).
5.2. Phát triển kỹ năng mềm và kỹ năng quản lý
Bên cạnh kỹ năng về công nghệ thông tin, cán bộ văn phòng cũng cần được trang bị các kỹ năng mềm như giao tiếp, làm việc nhóm, quản lý thời gian và giải quyết vấn đề. Các kỹ năng này giúp cán bộ làm việc hiệu quả hơn, xây dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và đối tác, và giải quyết các tình huống phát sinh một cách linh hoạt. Cần chú trọng đến việc xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện và khuyến khích sự sáng tạo. Nâng cao năng lực, kỹ năng cho đội ngũ cán bộ văn phòng để đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa (Ngô Văn Phi Hùng, 2024).
VI. Tương Lai Định Hướng Phát Triển Văn Phòng Hiện Đại
Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bệnh viện Phục hồi Chức năng Đà Nẵng là một quá trình liên tục và không ngừng cải tiến. Định hướng phát triển trong tương lai là xây dựng một văn phòng không giấy, văn phòng điện tử bệnh viện thông minh, linh hoạt và đáp ứng được các yêu cầu ngày càng cao của công tác quản lý và phục vụ bệnh nhân. Trong đó, chuyển đổi số tác động mạnh mẽ đến hoạt động văn phòng và quản trị văn phòng từ việc tổ chức bộ máy đến đội ngũ nhân sự văn phòng; từ cách thức soạn thảo, quản lý văn bản, hồ sơ lưu trữ đến cách thức thu thập, xử lý thông tin; từ hoạt động chỉ đạo, điều hành đến việc lập kế hoạch, tham mưu, tổ chức hội họp, quản lý tài chính và cơ sở vật chất của cơ quan…(Ngô Văn Phi Hùng, 2024)
6.1. Mở rộng ứng dụng trí tuệ nhân tạo AI
Trí tuệ nhân tạo (AI) có tiềm năng lớn trong việc tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, phân tích dữ liệu và đưa ra các quyết định thông minh. Trong tương lai, AI có thể được ứng dụng để tự động phân loại và xử lý văn bản, dự đoán nhu cầu của bệnh nhân, và cải thiện hiệu quả quản lý kho. Chuyển đổi số đã đưa đến những lợi ích hết sức to lớn, tạo ra những cơ hội vô cùng thuận lợi cho hoạt động văn phòng và quản trị văn phòng; giúp cho hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức và bộ máy văn phòng được nâng cao; giảm bớt văn bản, giấy tờ, thời gian, công sức và chi phí (Ngô Văn Phi Hùng, 2024).
6.2. Tăng cường an ninh thông tin và bảo mật dữ liệu
Trong bối cảnh số hóa ngày càng sâu rộng, việc bảo vệ thông tin và dữ liệu của bệnh viện trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Cần tăng cường các biện pháp an ninh thông tin, như mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập và giám sát hoạt động hệ thống. Việc tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế và quy định của pháp luật là bắt buộc. Bảo mật dữ liệu là yếu tố quan trọng trong hiện đại hóa (Ngô Văn Phi Hùng, 2024).
