Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1. Khái quát một số vấn đề về văn phòng 1. Khái niệm văn phòng Văn phòng có nhiều cách tiếp cận khác nhau. Theo Từ điển Tiếng Việt, “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan”2.
Hiểu theo nghĩa rộng, Văn phòng là bộ máy quản lý hành chính, trung tâm thu thập, xử lý, cung cấp thông tin, tổ chức triển khai các quyết định quảnlý, tổng kết tình hình, phát hiện vấn đề và tham mưu cho lãnh đạo cách giải quyết các vấn đề đặt ra từ thực tiễn3. Hiểu theo nghĩa hẹp, Văn phòng là một bộ phận cấu thành cơ cấu tổ chức của một cơ quan, tổ chức có chức năng tham mưu, tổng hợp; giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo; tổ chức đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi và kiểm soát công việc thông qua hoạt động quản lý hành chính4. Từ các định nghĩa nêu trên, trong luận văn này, văn phòng được hiểu là bộ máy làm việc phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo của một cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất - kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức. Hiện nay, không thể quan niệm văn phòng một cách đơn giản chỉ là địa điểm làm việc mà còn là nơi giúp việc cho cấp lãnh đạo, quản lý điều hành hoạt động trong một cơ quan, tổ chức.
Trong những năm gần đây, văn phòng hiện 2 Nguyễn Như Ý (2013), Đại từ Điển Tiếng Việt, Nxb Đại học quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, tr1797 3 Vũ Thị Phụng (2023), Chuyển đổi số trong quản trị văn phòng – vai trò, cơ hội, thách thức, trách nhiệm, Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Chuyển đổi số trong quản trị văn phòng”, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội và Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh, NXB Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh, tr11 4 Nguyễn Mạnh Cường (2022), Quan điểm và cách tiếp cận về văn phòng và quản trị văn phòng, Kỷ yếu hội thảo khoa học “Đổi mới và nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực Quản trị văn phòng đáp ứng yêu cầu chuẩn đầu ra và công tác kiểm định chất lượng giáo dục đại học, tr 141. 11 đại đã trở thành xu hướng thay thế cho những mô hình văn phòng theo hướng truyền thống. Văn phòng hiện đại là nơi xử lý thông tin bằng những trang thiết bị hiện đại, được tổ chức một cách khoa học với những người có tri thức hiện đại để đẩy mạnh năng suất lao động cho hiệu quả cao nhất. Thông thường, văn phòng được cấu thành bởi các yếu tố sau: Con người làm việc trong văn phòng là nhân vật trung tâm, là chủ thể của văn phòng, tất cả hoạt động của văn phòng đều xoay quanh đến yếu tố con người.
Con người làm việc trong văn phòng hiện đại cũng phải đáp ứng được công việc trong môi trường hiện đại, đó là những người ngoài được đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ, có kỹ năng giao tiếp, ứng xử… còn phải biết sử dụng thành thạo các thiết bị và ứng dụng công nghệ vào trong công việc. Trang thiết bị kỹ thuật: Đây là yếu tố không thể thiếu của văn phòng như máy vi tính, phần mềm, internet không dây tốc độ cao, hệ thống lưu trữ cơ sở dữ liệu cùng các phần mềm quản lý, xử lý tính toán trong công việc nhằm nâng cao hiệu suất lao động.… Hệ thống nguyên tắc thủ tục: Là những căn cứ, là hành lang pháp lý để cho các cán bộ, nhân viên trong cơ quan, đơn vị thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, đó là những quy định của pháp luật, của cơ quan, đơn vị quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, nghĩa vụ của các bộ phận, cá nhân trong văn phòng. Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng: là những kiến thức nghiệp vụ liên quan đến công tác văn phòng, giúp cho các hoạt động của công tác văn phòng khoa học, hiệu quả, bao gồm các nghiệp vụ: soạn thảo các loại văn bản; nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; tổ chức hội nghị, hội họp; phân loại, sắp xếp hồ sơ tài liệu…Các nghiệp vụ văn phòng được thực hiện đúng quy định, chuẩn mực, khoa học sẽ làm cho công tác văn phòng của cơ quan, đơn vị hiệu quả và do đó sẽ giúp cho hoạt động chung của cơ quan, đơn vị hiệu quả hơn. Chức năng, nhiệm vụ và vai trò của văn phòng 1.
Chức năng văn phòng 12 Lý luận và thực tiễn đã chỉ ra, văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ cơ cấu tổ chức của các cơ quan, tổ chức. Trong nhận thức chung, văn phòng có các chức năng cơ bản sau5: - Chức năng xử lý thông tin: Văn phòng là nơi thu thập và xử lý thông tin cho cơ quan, đơn vị. Đây là hoạt động quan trọng và quyết định sự thành bại trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Vì vậy, văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư, lưu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản và chuyển phát thông tin.
Nếu thông tin được thu thập đầy đủ, kịp thời, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý thì người lãnh đạo sẽ có được những quyết định chính xác và ngược lại thì quyết định của người lãnh đạo không hiệu quả, ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của cơ quan, đơn vị. - Chức năng tham mưu, tổng hợp: Sự thành công hay thất bại của cơ quan phụ thuộc nhiều yếu tố trong đó có yếu tố là mức độ đúng đắn trong quyết định quản lý của người lãnh đạo. Muốn có được quyết định đúng đắn, khoa học, người lãnh đạo không chỉ dựa vào ý chí chủ quan của mình mà còn xét đến những yếu tố khách quan như ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những người trợ giúp. Vì vậy, với chức năng tham mưu - văn phòng sẽ tổng hợp các thông tin từ bên trong hoặc bên ngoài thông qua các kênh xử lý văn bản, qua các cuộc hội họp; qua trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân; qua các phương tiện thông tin đại chúng…, báo cáo những thông tin đó để nhà lãnh đạo, quản lý nắm được vấn đề một cách tổng quát, toàn diện, đồng thời thực hiện việc phân tích, xử lý và đề xuất cho nhà lãnh đạo, quản lý từng vấn đề cụ thể mang tính chuyên sâu để ra các quyết định một các kịp thời và đúng đắn.
Chức năng này rất cần thiết và hữu hiệu vì nếu văn phòng tham mưu sai thì nhà lãnh đạo, quản lý sẽ ra quyết định không đúng cho nên cán bộ văn phòng phải luôn nên cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác, giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt chức năng tham mưu của mình. Nếu các cơ quan, đơn vị chuyên môn thực hiện chức năng tham mưu 5 Nghiêm Kỳ Hồng (2015), Giáo trình Quản trị Văn phòng, Nhà xuất bản, Đại học quốc gia thành phố Hồ Chí Minh, tr14 13 chuyên sâu về từng lĩnh vực cụ thể thì chức năng tham mưu của văn phòng chủ yếu là về tổ chức điều hành công việc trong cơ quan, tổ chức như xây dựng quy chế làm việc của cơ quan; Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, năm; Thu thập thông tin, phân tích, xử lý, tổng hợp thông tin phục vụ cho việc ra quyết định quản lý… - Chức năng phục vụ và đảm bảo hậu cần cho cơ quan: Các điều kiện vật chất - kỹ thuật như nhà cửa, phương tiện, các trang thiết bị, công cụ, bảo quản tài liệu công văn giấy tờ (lưu trữ), tổ chức các cuộc họp, quản lý tài chính của cơ quan, in ấn tài liệu phục vụ hội nghị, lưu trữ hồ sơ, giấy tờ, xây dựng các mối quan hệ với các đơn vị trong cùng một cơ quan, mối quan hệ với các cơ quan, tổ chức bên ngoài và công dân… là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo vận hành bình thường công việc của mọi cơ quan, tổ chức. Để đảm bảo chức năng này thì văn phòng phải được bố trí sao cho thuận lợi trong điều hành hoạt động, giao dịch và đỡ tốn kém nhất. Nhiệm vụ của văn phòng - Xây dựng chương trình công tác hàng tuần, quý, 6 tháng, năm của cơ quan thường xuyên theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình, kết hoạch công tác.
- Thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để xử lý, chuyển phát, bảo quản, lưu trữ thông tin để phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, quản lý. - Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ như soạn thảo văn bản, chiụ trách về mặt hình thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản; giải quyết các văn bản của các đơn vị và cá nhân theo quy định; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận. - Tổ chức đón tiếp khách, đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị, là đầu mối liên hệ công tác giữa cơ quan, đơn vị với cơ quan, tổ chức khác. - Lập kế hoạch tài chính, đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị như: mua sắm trang thiết bị cơ quan, xây dựng, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất.
14 - Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng cơ cấu tổ chức của văn phòng hợp lý; thường xuyên hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho cấp dưới. Ngoài ra, tùy vào từng điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạt động của cơ quan, đơn vị mà văn phòng có thể thêm hoặc bớt một số nhiệu vụ cho phù hợp. Vai trò của văn phòng Văn phòng là bộ phận tham mưu, thu thập, xử lý thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức, do đó, văn phòng có mối quan hệ rất gần gũi, mật thiết và mang tính thường xuyên với lãnh đạo, quản lý cũng như liên kết các bộ phận, các thành viên trong mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị. Văn phòng là bộ phận trung gian thực hiện việc nối ghép các mối quan hệ bên trong và bên ngoài cơ quan, đơn vị.