Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh cải cách hành chính mạnh mẽ và xây dựng chính phủ điện tử tại Việt Nam, công tác lưu trữ đóng vai trò then chốt trong việc bảo đảm tính minh bạch, hiệu quả và an toàn của hoạt động quản lý nhà nước. Tại cơ quan Kho bạc Nhà nước (KBNN), việc hiện đại hóa công tác lưu trữ trở thành một trong những nhiệm vụ trọng tâm nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển nền hành chính hiện đại, đặc biệt trong giai đoạn 2014-2019. Theo Quyết định số 430/QĐ-BTC ngày 08/03/2017, mục tiêu xây dựng KBNN hiện đại, an toàn và hiệu quả được đặt ra với trọng tâm là ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) và hình thành kho bạc điện tử vào năm 2020. Tuy nhiên, thực trạng hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN vẫn còn nhiều hạn chế, chưa phát huy hết tiềm năng của công nghệ và chưa đồng bộ với các hoạt động cải cách khác.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN trong giai đoạn 2014-2019, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác này. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào cơ quan KBNN tại Hà Nội, với dữ liệu thu thập từ các báo cáo, thống kê và khảo sát thực tế trong giai đoạn trên. Ý nghĩa nghiên cứu thể hiện qua việc cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn để hoàn thiện công tác lưu trữ, góp phần nâng cao năng lực quản lý, giảm thiểu thủ tục hành chính và thúc đẩy xây dựng kho bạc điện tử, đồng thời làm mẫu tham khảo cho các cơ quan nhà nước khác trong quá trình hiện đại hóa.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình quản lý công, lưu trữ học và hiện đại hóa hành chính. Hai khung lý thuyết chính được áp dụng gồm:

  1. Lý thuyết quản lý công: Nhấn mạnh vai trò của công tác lưu trữ trong hệ thống quản lý nhà nước, đặc biệt trong việc cung cấp thông tin chính xác, kịp thời phục vụ lãnh đạo và điều hành. Lý thuyết này giúp phân tích vị trí, vai trò và nhiệm vụ của công tác lưu trữ trong tổ chức hành chính công.

  2. Lý thuyết hiện đại hóa: Định nghĩa hiện đại hóa là quá trình ứng dụng khoa học công nghệ tiên tiến nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động. Trong bối cảnh công tác lưu trữ, hiện đại hóa bao gồm việc áp dụng CNTT, cải tiến quy trình nghiệp vụ và nâng cao năng lực con người để đáp ứng yêu cầu phát triển của nền hành chính số.

Các khái niệm chuyên ngành quan trọng bao gồm: tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ, hiện đại hóa công tác lưu trữ, kho bạc điện tử, và hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, kết hợp các phương pháp nghiên cứu sau:

  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập và phân tích các văn bản pháp luật, tài liệu chuyên ngành, báo cáo ngành và các công trình nghiên cứu liên quan đến công tác lưu trữ và hiện đại hóa tại Việt Nam và quốc tế.

  • Phương pháp khảo sát thực tế và thống kê-so sánh: Thu thập số liệu về tổ chức bộ máy, nhân sự, trang thiết bị, ứng dụng CNTT và các chỉ số hiệu quả công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN giai đoạn 2014-2019. Cỡ mẫu khảo sát bao gồm toàn bộ cán bộ làm công tác lưu trữ tại Văn phòng KBNN và các đơn vị trực thuộc.

  • Phân tích định lượng và định tính: Sử dụng thống kê mô tả để đánh giá thực trạng, so sánh tỷ lệ ứng dụng CNTT, số lượng tài liệu được chỉnh lý khoa học, tỷ lệ hồ sơ tồn đọng và thời hạn bảo quản hồ sơ. Phân tích định tính nhằm làm rõ nguyên nhân, hạn chế và đề xuất giải pháp.

  • Timeline nghiên cứu: Nghiên cứu tập trung vào giai đoạn 2014-2019, phù hợp với chiến lược hiện đại hóa KBNN và xây dựng kho bạc điện tử.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ: Phòng Hành chính-Lưu trữ tại Văn phòng KBNN được thành lập độc lập, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo Văn phòng. Số lượng cán bộ làm công tác lưu trữ giai đoạn 2014-2019 duy trì ổn định, tuy nhiên trình độ chuyên môn còn hạn chế, chỉ khoảng 60% có đào tạo chuyên ngành lưu trữ. Việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao kỹ năng CNTT chưa được thực hiện thường xuyên.

  2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ: Tỷ lệ ứng dụng CNTT trong các nghiệp vụ lưu trữ tăng từ khoảng 40% năm 2014 lên 75% năm 2019. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử được triển khai nhưng chưa đồng bộ và chưa tích hợp đầy đủ với các hệ thống nghiệp vụ khác của KBNN. Việc sử dụng phần mềm quản lý lưu trữ còn hạn chế, dẫn đến hiệu quả khai thác tài liệu chưa cao.

  3. Cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ lưu trữ: Kho lưu trữ được cải tạo, nâng cấp theo tiêu chuẩn quốc gia, trang thiết bị như giá kệ, hộp đựng tài liệu được bổ sung đầy đủ. Tuy nhiên, tỷ lệ tài liệu lưu trữ tồn đọng chưa được thu thập vào kho lưu trữ cơ quan vẫn chiếm khoảng 15%, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý và bảo quản.

  4. Chất lượng công tác lưu trữ và hiệu quả khai thác: Số lượng hồ sơ, tài liệu đã chỉnh lý khoa học tăng 30% so với giai đoạn trước 2014, góp phần nâng cao khả năng tra cứu và sử dụng tài liệu. Tuy nhiên, thời hạn bảo quản hồ sơ còn chưa được tuân thủ nghiêm ngặt, với tỷ lệ hồ sơ quá hạn chiếm khoảng 10%. Việc tổ chức khai thác tài liệu còn mang tính thủ công, chưa tận dụng tối đa các công cụ tra cứu điện tử.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của những hạn chế trên xuất phát từ nhận thức chưa đầy đủ của một số lãnh đạo và cán bộ về vai trò chiến lược của công tác lưu trữ trong xây dựng kho bạc điện tử. So với các nghiên cứu trong ngành quản lý công và lưu trữ học, kết quả này tương đồng với thực trạng tại một số cơ quan nhà nước khác, nơi ứng dụng CNTT còn chậm và chưa đồng bộ. Việc thiếu nguồn lực đầu tư cho đào tạo và trang thiết bị hiện đại cũng là rào cản lớn.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ thể hiện tỷ lệ ứng dụng CNTT theo năm, bảng thống kê số lượng tài liệu chỉnh lý và tồn đọng, cùng biểu đồ tròn phân bố trình độ chuyên môn cán bộ lưu trữ. Những kết quả này nhấn mạnh sự cần thiết phải đẩy mạnh hiện đại hóa toàn diện, từ con người, quy trình đến công nghệ.

Việc nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ không chỉ giúp giảm thiểu thủ tục hành chính, tăng cường minh bạch mà còn góp phần bảo vệ bí mật nhà nước và nâng cao năng lực quản lý tài chính công. Đây là tiền đề quan trọng để KBNN hoàn thành mục tiêu xây dựng kho bạc điện tử và phát triển bền vững trong tương lai.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Nâng cao nhận thức và trách nhiệm của lãnh đạo và cán bộ lưu trữ
    Tổ chức các khóa đào tạo, hội thảo nâng cao nhận thức về vai trò của công tác lưu trữ trong quản lý nhà nước và xây dựng kho bạc điện tử. Mục tiêu đạt 100% cán bộ lưu trữ được đào tạo trong vòng 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban Lãnh đạo KBNN phối hợp với các đơn vị đào tạo chuyên ngành.

  2. Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý và quy trình nghiệp vụ lưu trữ
    Xây dựng, ban hành các quy định, hướng dẫn chi tiết về hiện đại hóa công tác lưu trữ, bao gồm tiêu chuẩn kỹ thuật, quy trình ứng dụng CNTT và bảo mật thông tin. Thời gian thực hiện trong 18 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng Hành chính-Lưu trữ phối hợp với Vụ Pháp chế.

  3. Đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại
    Mua sắm bổ sung máy chủ, máy trạm, phần mềm quản lý lưu trữ điện tử, thiết bị bảo quản tài liệu theo tiêu chuẩn quốc gia. Hoàn thành trong 24 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban Quản lý KBNN phối hợp với Bộ Tài chính.

  4. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và tích hợp hệ thống
    Phát triển và tích hợp hệ thống quản lý tài liệu điện tử với các hệ thống nghiệp vụ khác của KBNN, áp dụng công nghệ điện toán đám mây và bảo mật cao. Mục tiêu nâng tỷ lệ xử lý tài liệu điện tử lên trên 90% trong 3 năm tới. Chủ thể thực hiện: Cục Công nghệ Thông tin phối hợp với các đơn vị liên quan.

  5. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015
    Xây dựng và triển khai hệ thống quản lý chất lượng trong công tác lưu trữ nhằm chuẩn hóa quy trình, nâng cao hiệu quả và minh bạch. Thời gian thực hiện dự kiến 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng Hành chính-Lưu trữ phối hợp với Ban Kiểm soát nội bộ.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo và quản lý cơ quan Kho bạc Nhà nước
    Giúp hiểu rõ thực trạng và các giải pháp hiện đại hóa công tác lưu trữ, từ đó xây dựng chiến lược phát triển phù hợp, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính công.

  2. Cán bộ làm công tác lưu trữ và văn thư tại các cơ quan nhà nước
    Cung cấp kiến thức chuyên sâu về nghiệp vụ lưu trữ hiện đại, ứng dụng CNTT và quản lý tài liệu điện tử, giúp nâng cao năng lực chuyên môn và hiệu quả công việc.

  3. Nhà nghiên cứu và học viên ngành quản lý công, lưu trữ học
    Là tài liệu tham khảo quý giá về lý luận, thực tiễn và phương pháp nghiên cứu công tác lưu trữ trong bối cảnh hiện đại hóa hành chính nhà nước.

  4. Các cơ quan, tổ chức đang triển khai xây dựng chính phủ điện tử và kho bạc điện tử
    Hỗ trợ xây dựng các giải pháp đồng bộ về quản lý tài liệu, bảo đảm an toàn thông tin và nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hiện đại hóa công tác lưu trữ tại KBNN có ý nghĩa gì?
    Hiện đại hóa giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu, giảm thủ tục hành chính, bảo vệ bí mật nhà nước và tạo nền tảng cho kho bạc điện tử, góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch.

  2. Những yếu tố nào ảnh hưởng đến việc hiện đại hóa công tác lưu trữ?
    Bao gồm nhận thức của lãnh đạo, trình độ cán bộ lưu trữ, ứng dụng CNTT và trang thiết bị kỹ thuật, cũng như hệ thống văn bản pháp luật và quy trình nghiệp vụ.

  3. Công nghệ thông tin được ứng dụng như thế nào trong công tác lưu trữ?
    CNTT được sử dụng để xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử, phần mềm quản lý lưu trữ, hệ thống tra cứu trực tuyến và bảo mật thông tin, giúp tăng tốc độ xử lý và khai thác tài liệu.

  4. Làm thế nào để nâng cao trình độ cán bộ làm công tác lưu trữ?
    Thông qua đào tạo chuyên ngành, bồi dưỡng kỹ năng CNTT, tổ chức hội thảo, trao đổi kinh nghiệm và khuyến khích học tập liên tục nhằm thích ứng với công nghệ mới.

  5. Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 có vai trò gì trong công tác lưu trữ?
    Tiêu chuẩn này giúp chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, nâng cao chất lượng quản lý, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong xử lý tài liệu lưu trữ, đồng thời tạo điều kiện kiểm soát và cải tiến liên tục.

Kết luận

  • Công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN giữ vai trò quan trọng trong quản lý nhà nước và xây dựng kho bạc điện tử, tuy nhiên còn nhiều hạn chế về tổ chức, nhân sự và ứng dụng công nghệ.
  • Việc hiện đại hóa công tác lưu trữ là yêu cầu cấp thiết, cần thực hiện đồng bộ trên các mặt: nâng cao nhận thức, hoàn thiện quy trình, đầu tư trang thiết bị và ứng dụng CNTT.
  • Kết quả nghiên cứu cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn để đề xuất các giải pháp thiết thực, góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại KBNN.
  • Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 và tích hợp công nghệ hiện đại sẽ là bước tiến quan trọng trong quá trình hiện đại hóa.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai đào tạo, hoàn thiện văn bản quy phạm, đầu tư hạ tầng kỹ thuật và phát triển hệ thống quản lý tài liệu điện tử, nhằm hoàn thành mục tiêu xây dựng kho bạc điện tử vào năm 2025.

Hành động ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại cơ quan bạn, góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại và minh bạch!