Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong tiến trình chuyển đổi số và hội nhập kinh tế toàn cầu, các doanh nghiệp tại Việt Nam đang đứng trước yêu cầu cấp thiết về việc nâng cao năng suất vận hành và tối ưu hóa năng lực quản trị để gia tăng sức cạnh tranh. Hoạt động quản lý vận hành của doanh nghiệp bao gồm nhiều nghiệp vụ phức tạp như quản lý nguồn nhân lực, quản lý khách hàng, lập kế hoạch và điều phối dự án. Đối với các doanh nghiệp vừa, nhỏ và các hộ kinh doanh cá thể, việc áp dụng các phần mềm riêng lẻ cho từng bộ phận thường dẫn đến sự thiếu đồng bộ dữ liệu, gia tăng chi phí nhân lực và thời gian xử lý.

Đề tài "Hệ thống hỗ trợ quản trị doanh nghiệp dựa trên Odoo" (tên tiếng Anh: Development of Odoo-Based Corporate Governance Support System, tên hệ thống: TripleC Enterprise Management System) được tác giả Bùi Thị Hoàng Giang thực hiện dưới sự hướng dẫn của TS. Nguyễn Trịnh Đông tại Khoa Kỹ thuật Phần mềm, Trường Đại học Công nghệ Thông tin – Đại học Quốc gia TP.HCM (thời gian thực hiện từ ngày 29/09/2023 đến ngày 30/12/2023). Đề tài giải quyết bài toán ứng dụng khung làm việc mã nguồn mở Odoo để số hóa và tích hợp các nghiệp vụ quản trị then chốt trong một hệ sinh thái duy nhất.

Mục tiêu cụ thể của đề tài bao gồm:

  1. Nghiên cứu quy trình nghiệp vụ thực tế, xác định các yêu cầu chức năng, phi chức năng và dữ liệu đối với hệ thống quản trị trong các lĩnh vực: quản lý nhân sự, chăm sóc khách hàng, lập kế hoạch và quản lý dự án.
  2. Xây dựng và cài đặt hệ thống phần mềm web "TripleC" trên nền tảng Odoo Community hoạt động trên môi trường máy chủ cục bộ (local host).
  3. Hiện thực hóa các phân hệ chức năng cơ bản, hỗ trợ giảm tải thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành cho đơn vị áp dụng.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ, mô hình quản lý nhân sự, hệ thống chăm sóc khách hàng, cơ chế phân quyền và kiến trúc nền tảng ERP Odoo.
  • Phạm vi không gian và quy mô áp dụng: Hệ thống thiết kế tối ưu cho các doanh nghiệp có quy mô từ 5 đến 50 nhân viên; khảo sát thực tế được tiến hành tại doanh nghiệp có quy mô khoảng 20 nhân sự với 2 phòng ban nòng cốt là Phòng Nhân sự (Human Resources Department) và Phòng Chăm sóc khách hàng (Customer Care Department).
  • Phạm vi kỹ thuật: Phát triển trên phiên bản mã nguồn mở Odoo 14 Community, cơ sở dữ liệu PostgreSQL, vận hành thử nghiệm trên môi trường mạng nội bộ thông qua LogMeIn Hamachi.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đề tài vận dụng hệ thống lý thuyết về hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP) cùng các phương pháp phân tích, thiết kế phần mềm chuẩn mực trong ngành công nghệ thông tin.

Khung lý thuyết và nền tảng công nghệ Odoo

Hệ thống ERP được định nghĩa là giải pháp tích hợp các phân hệ nghiệp vụ độc lập (quản lý nhân viên, bán hàng, quan hệ khách hàng, kho bãi...) vào một phần mềm quản trị tập trung. Tác giả lựa chọn khung làm việc Odoo (tiền thân là OpenERP) với các đặc điểm kỹ thuật:

  • Ngôn ngữ lập trình chính: Python (xử lý logic phía máy chủ) kết hợp XAML.
  • Giao diện người dùng (Frontend): Xây dựng trên nền tảng JavaScript sử dụng các thư viện Backbone.js, jQuery, Underscore.js.
  • Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: PostgreSQL, sử dụng kỹ thuật liên kết ánh xạ quan hệ - đối tượng (ORM binding) để tự động chuyển đổi các lớp Python thành các bảng dữ liệu tương ứng.
  • Kiến trúc phần mềm: Kiến trúc đa tầng Model - View - Controller (MVC), hỗ trợ phát triển các mô-đun mở rộng (addons/extensions) độc lập.
  • Máy chủ chuyển tiếp (Reverse Proxy): Nginx.

Phương pháp nghiên cứu và thu thập dữ liệu

  • Phương pháp phỏng vấn trực tiếp (Interview Method): Tác giả xây dựng bộ câu hỏi khảo sát chuyên sâu và phỏng vấn trực tiếp cán bộ quản lý tại doanh nghiệp mục tiêu nhằm thu thập thông tin về cơ cấu tổ chức, phương thức điểm danh (sử dụng máy chấm công), quy trình tiếp nhận thông tin khách hàng, hiện trạng hạ tầng phần cứng/phần mềm và mong muốn đối với hệ thống mới.
  • Phương pháp mô hình hóa hướng đối tượng: Sử dụng các công cụ phân tích thiết kế như Draw.io và PlantUML để xây dựng biểu đồ ca sử dụng (Use Case Diagram), đặc tả chi tiết 32 Use Cases, xác định ma trận phân quyền và thiết lập biểu đồ lớp (Class Diagram).

Nội dung chính theo từng chương

CHAPTER 1: OVERVIEW OF TOPIC

Chương 1 giới thiệu tổng quan về bối cảnh đề tài, tính cấp thiết của việc số hóa quy trình quản trị doanh nghiệp và các mục tiêu nghiên cứu của hệ sinh thái TripleC. Tác giả trình bày cấu trúc giải pháp, công cụ sử dụng (IntelliJ IDEA, Odoo 14, GitHub, Google Drive, Excel, Word), đồng thời cung cấp bức tranh toàn diện về nền tảng Odoo: lịch sử phát triển từ OpenERP, sự khác biệt giữa phiên bản miễn phí Odoo Community và phiên bản thương mại Odoo Enterprise, dịch vụ đám mây Odoo.sh, kho ứng dụng Odoo Apps và kiến trúc kỹ thuật nội tại của framework.

CHAPTER 2: SURVEY AND ANALYSIS OF REQUIREMENT SPECIFICATIONS

Chương 2 là nội dung trọng tâm của báo cáo, bao gồm kết quả khảo sát hiện trạng, phân tích yêu cầu nghiệp vụ và mô hình hóa hệ thống:

  • Khảo sát hiện trạng tổ chức và tin học: Mô tả cơ cấu 3 bộ phận (Ban Quản lý, Phòng Nhân sự, Phòng Chăm sóc khách hàng) cùng hiện trạng trang thiết bị phần cứng tại doanh nghiệp khảo sát.
  • Yêu cầu chức năng của khách hàng: Bảng tổng hợp các tính năng phục vụ 4 tác nhân chính: Quản trị viên (Admin), Nhân viên thông thường (Staff), Nhân viên nhân sự (HR Staff), Nhân viên chăm sóc khách hàng (Customer Service Staff).
  • Yêu cầu phi chức năng và ma trận phân quyền: Ma trận phân quyền chi tiết cho 32 chức năng hệ thống theo cấp độ toàn quyền, quyền thao tác trên tài nguyên cá nhân, hoặc quyền đọc theo phạm vi địa lý.
  • Bộ quy tắc nghiệp vụ (Business Rules): Định nghĩa 22 quy tắc xử lý dữ liệu (từ BR1 đến BR22) bao gồm quy định định dạng tài khoản/mật khẩu, thời hạn hiệu lực của liên kết đổi mật khẩu, cấu trúc mẫu email gửi hàng loạt, tính hợp lệ của trạng thái báo cáo và cấm gán quyền quản trị cho nhân viên khác.
  • Đặc tả ca sử dụng (Use Case Specifications): Trình bày chi tiết luồng sự kiện chính, luồng thay thế, ngoại lệ, điều kiện tiên quyết và hậu điều kiện cho từng Use Case (như UC-1 Authenticate, UC-2 Change password, UC-3 Reset password, UC-4 Send mass email, UC-5 View customer, UC-6 Contact customer, UC-8 Edit customer status, UC-9 đến UC-13 liên quan đến hệ thống yêu cầu và tạo báo cáo, UC-14 đến UC-17 liên quan đến hồ sơ nhân viên và chấm công).
  • Biểu đồ lớp (Class Diagram): Mô hình hóa cấu trúc các thực thể dữ liệu và mối quan hệ giữa các đối tượng trong hệ thống.

CHAPTER 3: SYSTEM DESIGN

Chương 3 tập trung vào thiết kế kiến trúc hệ thống và thiết kế giao diện người dùng (Interface Design). Giao diện được thiết kế theo tiêu chí đơn giản, thẩm mỹ, trực quan, hỗ trợ đa nhiệm, giúp nhân viên và cấp quản lý dễ dàng thao tác các nghiệp vụ quản lý hồ sơ nhân viên, duyệt yêu cầu báo cáo, theo dõi danh sách chấm công và phân loại dữ liệu khách hàng.

CHAPTER 4: APPLICATION DEVELOPMENT AND INSTALLATION

Chương 4 mô tả môi trường phát triển ứng dụng, quy trình cấu hình và cài đặt hệ thống trên môi trường máy chủ thử nghiệm. Chương này đồng thời đưa ra phần kết luận, đánh giá mức độ hoàn thành so với mục tiêu đề ra và vạch ra các định hướng phát triển tiếp theo của hệ thống phần mềm.

Thiết kế và triển khai

Hiện trạng hạ tầng và yêu cầu cấu hình hệ thống

Dựa trên kết quả khảo sát tại doanh nghiệp, cấu hình phần cứng hiện tại và yêu cầu cấu hình tối thiểu phục vụ vận hành hệ thống được tổng hợp như sau:

Thành phần Hiện trạng tại doanh nghiệp khảo sát Yêu cầu đối với hệ thống TripleC
Máy tính quản lý / Khách CPU: Intel Core i3-8100, RAM: 4GB, HDD: 256GB, Intel HD Graphics 630 CPU: 2-core trở lên, RAM: 512 MB trở lên, Trình duyệt hỗ trợ Cookies
Máy tính nhân viên CPU: Intel Core i3-4130, RAM: 4GB, HDD: 256GB, Intel HD Graphics 4400 CPU: 2-core trở lên, RAM: 512 MB trở lên
Thiết bị di động (Client) Không trang bị chính thức (dùng máy tính cá nhân) CPU: 2-core trở lên, RAM: 2GB trở lên, Hệ điều hành Android 4.4 hoặc iOS
Hệ thống Máy chủ (Server) Chưa có hệ thống máy chủ chuyên dụng CPU: 4-Core trở lên, RAM: 8GB trở lên, Hệ điều hành CentOS, PostgreSQL, Nginx
Hệ điều hành máy trạm Microsoft Windows 10 có bản quyền Tương thích mọi hệ điều hành có trình duyệt web

Đặc tả tác nhân và các phân hệ chức năng

Hệ thống TripleC phân định rõ ranh giới trách nhiệm của 4 nhóm tác nhân thông qua 32 ca sử dụng:

  1. Admin (Quản trị viên): Nắm toàn quyền hệ thống, quản lý cơ cấu phòng ban (tạo mới, cập nhật, xóa, tra cứu, xem lịch sử thay đổi), điều chỉnh quyền hạn nhân viên nhưng không thể chuyển nhượng quyền Admin cho nhân viên khác (theo BR22).
  2. Staff (Nhân viên thông thường): Xác thực hệ thống, quản lý mật khẩu cá nhân, gửi email hàng loạt theo mẫu chuẩn (BR5), gửi yêu cầu lập báo cáo đến nhân viên phụ trách khác (UC-11), hủy yêu cầu báo cáo (UC-12), từ chối yêu cầu không hợp lý kèm lý do (UC-10), tạo và xuất báo cáo lưu vào cơ sở dữ liệu chung (UC-13).
  3. HR Staff (Nhân viên nhân sự): Quản lý hồ sơ nhân viên (thêm, sửa thông tin, chấm dứt hợp đồng lao động), quản trị quy trình tuyển dụng (xem danh sách ứng viên, đặt lịch phỏng vấn, xem kết quả phỏng vấn, gửi email thông báo kết quả, từ chối ứng viên, tạo danh sách đào tạo), quản lý bảng chấm công và ghi chú chấm công (UC-15, UC-16, UC-17).
  4. Customer Service Staff (Nhân viên chăm sóc khách hàng): Tra cứu danh bạ khách hàng, liên hệ khách hàng theo thông tin hồ sơ (UC-6), tiếp nhận và xử lý các yêu cầu hỗ trợ từ khách hàng (UC-7), đánh giá và cập nhật trạng thái khách hàng (khách hàng tiềm năng, vi phạm chính sách, ghi chú đặc biệt theo BR7).
+-----------------------------------------------------------------------------------+
|                            TRIPLEC SYSTEM ARCHITECTURE                            |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
|  [Presentation Layer]                                                             |
|  - Web Browsers (Desktop / Laptop) & Mobile Browsers (Android 4.4+, iOS)          |
|  - Technologies: XAML, Backbone.js, jQuery, Underscore.js                         |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
+-----------------------------------------------------------------------------------+
|  [Application / Business Logic Layer - Odoo 14 Framework (Python MVC)]           |
|  - Modules: Authentication & Access Control (AMS)                                 |
|  - Human Resource Management Module (HRS)                                         |
|  - Customer Service & Relation Module (CSS)                                       |
|  - Reporting & Request Coordination Module (RS)                                   |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
+-----------------------------------------------------------------------------------+
|  [Database Layer]                                                                 |
|  - PostgreSQL DBMS                                                                |
+-----------------------------------------------------------------------------------+

Quy tắc nghiệp vụ tiêu biểu (Business Rules)

  • BR1 & BR2: Tên người dùng và mật khẩu phải chứa ít nhất 6 ký tự, không chứa khoảng trắng. Mật khẩu mới không được trùng mật khẩu cũ.
  • BR3: Thời hạn liên kết đặt lại mật khẩu gửi qua email có hiệu lực tối đa trong vòng 15 phút. Quá thời gian trên, hệ thống báo lỗi hết hạn liên kết.
  • BR5: Quy định cấu trúc email hàng loạt gửi từ hệ thống phải chứa thông tin người gửi/phòng ban gửi, tiêu đề chuẩn hóa, lời chào, liên kết báo cáo thư rác và nội dung chi tiết.
  • BR8 đến BR21: Ràng buộc dữ liệu bắt buộc không được để trống đối với lý do hủy, họ tên, chi tiết chấm công, thông tin nhân viên, lý do thôi việc, chi tiết phỏng vấn, nội dung đào tạo và tên phòng ban (tên phòng ban không được trùng lặp).

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu và thực nghiệm

  • Hoàn thành báo cáo khảo sát thực tế và phân tích toàn diện yêu cầu tin học hóa cho mô hình doanh nghiệp vừa và nhỏ với quy mô khoảng 20 nhân sự.
  • Xây dựng hoàn chỉnh tài liệu đặc tả hệ thống gồm 32 Use Cases, 22 quy tắc nghiệp vụ (Business Rules), ma trận phân quyền và thiết kế kiến trúc kỹ thuật chi tiết.
  • Cài đặt và cấu hình thành công ứng dụng web quản trị TripleC trên nền tảng Odoo 14 Community, tích hợp cơ sở dữ liệu PostgreSQL và vận hành ổn định trong môi trường thử nghiệm cục bộ thông qua LogMeIn Hamachi.
  • Biên dịch thành công tài liệu hướng dẫn kỹ thuật và quản trị Odoo bằng tiếng Việt phục vụ công tác nghiên cứu và chuyển giao nội bộ.

Đóng góp của đề tài

  • Cung cấp một giải pháp phần mềm quản trị tích hợp đa phân hệ (nhân sự, khách hàng, báo cáo) có chi phí đầu tư ban đầu thấp, phù hợp với năng lực tài chính và hạ tầng của các doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh cá thể.
  • Đơn giản hóa quy trình phối hợp công việc liên phòng ban thông qua cơ chế yêu cầu báo cáo chéo và gửi thông báo tự động, loại bỏ sự phụ thuộc vào các công cụ bảng tính rời rạc.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của đề tài

  • Hệ thống mới chỉ được triển khai và kiểm thử trên môi trường cục bộ (local host) thông qua mạng ảo LogMeIn Hamachi do nguồn kinh phí cá nhân còn hạn chế, chưa được đưa vào vận hành thực tế trên máy chủ công cộng.
  • Nền tảng Odoo còn khá mới mẻ đối với người dùng và quản trị viên ban đầu, đòi hỏi thời gian làm quen với các thao tác đặc thù của hệ thống.
  • Sản phẩm phải đối mặt với sự cạnh tranh lớn từ các giải pháp quản lý cửa hàng và quản trị doanh nghiệp đã phát triển lâu năm trên thị trường.

Hướng nghiên cứu và phát triển tiếp theo

  • Triển khai hạ tầng trực tuyến hoàn chỉnh trên nền tảng điện toán đám mây Amazon Web Services (AWS), kết nối hệ quản trị cơ sở dữ liệu PostgreSQL từ xa.
  • Tối ưu hóa giao diện và trải nghiệm người dùng trên các thiết bị điện thoại thông minh chạy hệ điều hành Android và iOS qua trình duyệt di động hoặc ứng dụng chuyên biệt.
  • Mở rộng phạm vi ứng dụng phần mềm đến các doanh nghiệp thuộc khu vực nông thôn và vùng sâu, nơi khả năng tiếp cận các hệ thống quản trị quy mô lớn còn hạn chế.

Giá trị tham khảo

Tài liệu đồ án là nguồn tư liệu học thuật và kỹ thuật hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Kỹ thuật Phần mềm và Hệ thống Thông tin: Cung cấp tài liệu tham khảo chi tiết về phương pháp khảo sát thực tế, kỹ thuật mô hình hóa hệ thống bằng biểu đồ Use Case, ma trận phân quyền và phương pháp ánh xạ thực thể cơ sở dữ liệu trong Odoo.
  • Lập trình viên và kỹ sư phát triển giải pháp ERP: Nắm bắt quy trình xây dựng các mô-đun nghiệp vụ trên nền tảng Odoo 14 Community sử dụng ngôn ngữ Python và PostgreSQL.
  • Nhà quản trị doanh nghiệp nhỏ: Tham khảo quy trình chuẩn hóa luồng công việc giữa các phòng ban Nhân sự, Chăm sóc khách hàng và Ban Giám đốc trong giai đoạn số hóa vận hành.

Câu hỏi thường gặp

1. Hệ thống TripleC được xây dựng trên phiên bản Odoo nào và sử dụng cơ sở dữ liệu gì?

Hệ thống được phát triển trên nền tảng Odoo 14 phiên bản Community (mã nguồn mở miễn phí), kết hợp với hệ quản trị cơ sở dữ liệu PostgreSQL và máy chủ web Nginx.

2. Quy mô doanh nghiệp mục tiêu của đề tài là bao nhiêu nhân sự?

Hệ thống được thiết kế phù hợp cho các doanh nghiệp vừa, nhỏ và hộ kinh doanh có quy mô từ 5 đến 50 nhân viên. Doanh nghiệp khảo sát thực tế trong đề tài có quy mô khoảng 20 nhân viên.

3. Hệ thống phân chia bao nhiêu nhóm tác nhân và tổng cộng bao nhiêu ca sử dụng (Use Cases)?

Hệ thống xác định 4 nhóm tác nhân chính (Admin, Staff, HR Staff, Customer Service Staff) với tổng cộng 32 ca sử dụng bao quát các nghiệp vụ xác thực, quản lý nhân sự, chăm sóc khách hàng và luồng yêu cầu/lập báo cáo.

4. Quy tắc nghiệp vụ BR3 quy định thời gian xử lý liên kết đổi mật khẩu như thế nào?

Theo quy tắc BR3, khoảng thời gian từ lúc người dùng yêu cầu gửi liên kết đặt lại mật khẩu đến khi nhấp vào liên kết qua email phải dưới 15 phút. Nếu vượt quá 15 phút, hệ thống sẽ báo lỗi liên kết đã hết hạn (Send reset link is out of date).

5. Hệ thống hiện đang được thử nghiệm qua phương thức mạng nào và định hướng triển khai đám mây ra sao?

Hiện tại, hệ thống được truy cập thử nghiệm qua máy chủ cục bộ thông qua giải pháp mạng riêng ảo LogMeIn Hamachi. Định hướng tiếp theo của tác giả là triển khai hệ thống trực tuyến hoàn chỉnh trên nền tảng đám mây AWS.

Kết luận

Đồ án "Hệ thống hỗ trợ quản trị doanh nghiệp dựa trên Odoo" của sinh viên Bùi Thị Hoàng Giang đã hoàn thành việc khảo sát, phân tích yêu cầu và thiết kế giải pháp số hóa quản trị cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tác giả đã hiện thực hóa thành công hệ thống phần mềm TripleC trên nền tảng Odoo 14 Community với đầy đủ các phân hệ quản lý nhân sự, chăm sóc khách hàng và luân chuyển báo cáo. Công trình cung cấp tài liệu đặc tả kỹ thuật chi tiết cùng định hướng rõ ràng về việc nâng cấp hạ tầng lên nền tảng đám mây AWS phục vụ triển khai diện rộng trong tương lai.