Giáo Trình Tổ Chức Sự Kiện Phần 1 của Nguyễn Thị Kim Thanh

Giáo trình tổ chức sự kiện phần 1 của Nguyễn Thị Kim Thanh cung cấp kiến thức cơ bản và kỹ năng cần thiết cho ngành tổ chức sự kiện.

• Người hướng dẫn: Nguyễn Thị Kim Thanh
• Trường học: Đại Học Hạ Long
• Chuyên ngành: Quản Trị Khách Sạn
• Đề tài: Giáo Trình Tổ Chức Sự Kiện - Phần 1
• Loại tài liệu: giáo trình
• Năm xuất bản: 2017
• Địa điểm: Quảng Ninh

Mục lục chi tiết

• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ SỰ KIỆN VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
• 1.1. Tổng quan về sự kiện
• 1.2. Một số ý nghĩa và tác động của sự kiện
• 1.3. Sơ lược về thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam
• 1.4. Tổng quan về tổ chức sự kiện
• 1.5. Khái niệm về tổ chức sự kiện
• 1.6. Vai trò của nhà tổ chức sự kiện
• 1.7. Đặc điểm của tổ chức sự kiện
• 1.8. Quy trình tổ chức sự kiện
• 1.9. Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình tổ chức sự kiện
• 2. CHƯƠNG 2: LẬP KẾ HOẠCH VÀ NGÂN SÁCH CHO SỰ KIỆN
• 2.1. Lập kế hoạch cho sự kiện
• 2.2. Nghiên cứu nhu cầu tổ chức sự kiện cho khách hàng
• 2.3. Xác định mục tiêu của việc tổ chức sự kiện
• 2.4. Hình thành chủ đề và ý tưởng tổ chức sự kiện
• 2.5. Lập chương trình và kế hoạch tổng thể tổ chức sự kiện
• 2.6. Dự phòng và xử lý các sự cố trong tổ chức sự kiện
• 2.7. Tầm quan trọng của ngân sách
• 2.8. Dự toán sơ bộ ngân sách
• 2.9. Dự trù các khoản khó đoán trong sự kiện
• 3. CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
• 3.1. Chuẩn bị các thủ tục hành chính
• 3.2. Chuẩn bị danh sách khách mời, thư mời và marketing cho sự kiện
• 3.3. Lên danh sách và gửi thư cho khách mời
• 3.4. Hồ sơ khách mời
• 3.5. Các hoạt động marketing thu hút khách đến sự kiện
• 3.6. Chuẩn bị về địa điểm và không gian tổ chức sự kiện
• 3.7. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
• 3.8. Xác định không gian cho tổ chức sự kiện
• 3.9. Chuẩn bị kế hoạch đồ ăn, đồ uống cho sự kiện
• 3.10. Chuẩn bị phương tiện vận chuyển khách tham dự sự kiện
• 3.11. Chuẩn bị các công việc khác liên quan
• 3.12. Liên hệ với nhà cung ứng
• 3.13. Chuẩn bị về nhân sự
• 3.14. Người dẫn chương trình và diễn giả
• 4. CHƯƠNG 4: TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN
• 4.1. Tổ chức khai mạc sự kiện
• 4.2. Tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện
• 4.3. Khai mạc sự kiện
• 4.4. Điều hành diễn biến của sự kiện
• 4.5. Điều hành sân khấu/khu vực trình diễn/khu vực thi đấu
• 4.6. Điều hành, quản lý khách già và khách mời
• 4.7. Kiểm soát hoạt động dẫn chương trình và diễn giả
• 4.8. Điều hành các hoạt động phụ trợ
• 4.9. Điều hành hoạt động ăn uống
• 4.10. Điều hành bế mạc sự kiện
• 4.11. Quản lý khách rời địa điểm tổ chức sự kiện và tổ chức tiễn khách
• 5. CHƯƠNG 5: TỔNG KẾT ĐÁNH GIÁ SỰ KIỆN
• 5.1. Thanh quyết toán sự kiện
• 5.2. Thanh quyết toán với khách hàng
• 5.3. Thanh quyết toán với nhà cung cấp
• 5.4. Đánh giá, tổng kết rút kinh nghiệm
• 5.5. Đánh giá tổng kết rút kinh nghiệm với nhà cung cấp
• 5.6. Đánh giá tổng kết rút kinh nghiệm trong nội bộ doanh nghiệp
• 5.7. Lập bảng tổng kết đánh giá sự kiện
• PHỤ LỤC 1: MỘT SỐ ĐIỂM CHÚ Ý TRONG TỔ CHỨC MỘT SỐ LOẠI HÌNH SỰ KIỆN
• 1.1. Tổ chức hội thảo
• 1.2. Tổ chức Hội nghị khách hàng
• 1.3. Tổ chức Gala Dinner
• 1.4. Tổ chức Event tung sản phẩm
• 1.5. Tổ chức sự kiện liên báo
• 1.6. Tổ chức lễ khai trương
• 1.7. Tổ chức sinh hoạt và làm việc theo nhóm
• 1.8. Tổ chức các trò chơi
• 1.9. Tổ chức sự kiện trong du lịch MICE
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Giáo Trình Tổ Chức Sự Kiện Phần 1

Giáo trình tổ chức sự kiện là tài liệu quan trọng giúp sinh viên nắm vững kiến thức và kỹ năng cần thiết trong lĩnh vực này. Nội dung giáo trình không chỉ cung cấp lý thuyết mà còn hướng dẫn thực hành, giúp sinh viên hiểu rõ quy trình tổ chức sự kiện từ khâu lên kế hoạch đến thực hiện và đánh giá. Việc nắm vững giáo trình sẽ giúp sinh viên tự tin hơn khi bước vào nghề.

1.1. Ý Nghĩa Của Giáo Trình Tổ Chức Sự Kiện

Giáo trình tổ chức sự kiện giúp sinh viên hiểu rõ vai trò của sự kiện trong xã hội hiện đại. Nó cung cấp cái nhìn tổng quan về các loại hình sự kiện và tầm quan trọng của việc tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

1.2. Các Thành Phần Cơ Bản Trong Tổ Chức Sự Kiện

Các thành phần cơ bản trong tổ chức sự kiện bao gồm: mục tiêu sự kiện, đối tượng tham gia, địa điểm, ngân sách và kế hoạch thực hiện. Mỗi thành phần đều có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.

II. Vấn Đề Và Thách Thức Trong Tổ Chức Sự Kiện

Tổ chức sự kiện không phải là một công việc đơn giản. Nhiều thách thức có thể phát sinh trong quá trình tổ chức, từ việc lên kế hoạch cho đến thực hiện. Những vấn đề này có thể ảnh hưởng đến chất lượng và thành công của sự kiện. Việc nhận diện và giải quyết kịp thời các vấn đề này là rất quan trọng.

2.1. Những Thách Thức Thường Gặp Trong Tổ Chức Sự Kiện

Một số thách thức thường gặp bao gồm: quản lý thời gian, ngân sách hạn chế, và sự không chắc chắn về thời tiết. Những yếu tố này có thể gây khó khăn cho nhà tổ chức trong việc đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

2.2. Giải Pháp Để Vượt Qua Thách Thức

Để vượt qua các thách thức, nhà tổ chức cần có kế hoạch dự phòng, linh hoạt trong việc điều chỉnh ngân sách và thời gian. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng và có sự hỗ trợ từ các chuyên gia cũng là yếu tố quan trọng.

III. Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Hiệu Quả

Quy trình tổ chức sự kiện bao gồm nhiều bước quan trọng, từ việc xác định mục tiêu đến việc đánh giá kết quả sau sự kiện. Mỗi bước trong quy trình đều cần được thực hiện một cách cẩn thận để đảm bảo sự kiện đạt được thành công mong muốn.

3.1. Các Bước Cơ Bản Trong Quy Trình Tổ Chức

Quy trình tổ chức sự kiện thường bao gồm các bước như: lập kế hoạch, chuẩn bị, thực hiện và đánh giá. Mỗi bước cần được thực hiện một cách chi tiết và có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan.

3.2. Vai Trò Của Nhà Tổ Chức Trong Quy Trình

Nhà tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc điều phối các hoạt động và đảm bảo mọi thứ diễn ra theo kế hoạch. Họ cần có khả năng lãnh đạo và quản lý tốt để xử lý các tình huống phát sinh.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Giáo Trình Tổ Chức Sự Kiện

Giáo trình tổ chức sự kiện không chỉ là lý thuyết mà còn có nhiều ứng dụng thực tiễn trong ngành công nghiệp sự kiện. Sinh viên có thể áp dụng kiến thức từ giáo trình vào thực tế để tổ chức các sự kiện thành công.

4.1. Các Loại Hình Sự Kiện Thực Tế

Các loại hình sự kiện như hội thảo, triển lãm, và lễ hội đều có thể được tổ chức dựa trên kiến thức từ giáo trình. Mỗi loại hình sự kiện đều có những yêu cầu và thách thức riêng.

4.2. Kết Quả Nghiên Cứu Về Tổ Chức Sự Kiện

Nghiên cứu cho thấy rằng việc áp dụng các phương pháp tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có thể nâng cao chất lượng và sự hài lòng của khách hàng. Điều này cũng góp phần vào sự phát triển bền vững của ngành công nghiệp sự kiện.

V. Kết Luận Về Giáo Trình Tổ Chức Sự Kiện

Giáo trình tổ chức sự kiện là một tài liệu quý giá cho sinh viên và những người làm trong ngành. Nó không chỉ cung cấp kiến thức lý thuyết mà còn giúp phát triển kỹ năng thực hành cần thiết. Việc nắm vững giáo trình sẽ giúp sinh viên tự tin hơn khi bước vào nghề.

5.1. Tương Lai Của Ngành Tổ Chức Sự Kiện

Ngành tổ chức sự kiện đang phát triển mạnh mẽ và có nhiều cơ hội nghề nghiệp cho sinh viên. Việc nắm vững kiến thức từ giáo trình sẽ giúp sinh viên sẵn sàng cho những thách thức trong tương lai.

5.2. Lời Khuyên Cho Sinh Viên Ngành Tổ Chức Sự Kiện

Sinh viên nên tích cực tham gia các hoạt động thực tế và tìm kiếm cơ hội thực tập để áp dụng kiến thức đã học. Điều này sẽ giúp họ có thêm kinh nghiệm và tự tin hơn khi ra trường.

Nội dung chính

Tổng quan về giáo trình

Giáo trình Tổ chức sự kiện do tác giả Nguyễn Thị Kim Thanh biên soạn, được ban hành tại Trường Đại học Hạ Long (Ủy ban Nhân dân tỉnh Quảng Ninh) vào tháng 07 năm 2017. Học phần có thời lượng 2 tín chỉ (tương đương 2 Đơn vị học trình), giữ vị trí môn học chuyên ngành bắt buộc hoặc tự chọn chuyên sâu trong chương trình đào tạo trình độ Đại học và Cao đẳng ngành Quản trị Khách sạn và Du lịch.

Về chuẩn đầu ra (learning outcomes), giáo trình trang bị cho người học hệ thống lý luận căn bản về ngành sự kiện và nghề tổ chức sự kiện; phân tích các yếu tố môi trường vĩ mô, vi mô chi phối hoạt động sự kiện tại thị trường Việt Nam; xác định rõ vai trò, mô hình lao động của nhà quản trị sự kiện; đồng thời giúp sinh viên nắm vững và thực hiện thuần thục toàn bộ quy trình 5 bước từ lập kế hoạch, dự toán ngân sách, chuẩn bị, điều hành hiện trường đến tổng kết, thanh quyết toán và đánh giá hậu kỳ.

Cấu trúc giáo trình được thiết kế theo tiến trình quản trị dự án (Project Management) gồm 5 chương lý thuyết nghiệp vụ và 1 phần phụ lục hướng dẫn thực hành chuyên sâu. Cách tiếp cận của tài liệu kết hợp đồng thời giữa phương pháp luận marketing dịch vụ và kỹ thuật điều hành tác nghiệp thực tế. Điểm đặc sắc của giáo trình thể hiện ở việc hệ thống hóa chi tiết các công cụ quản trị (mô hình 5Ws, tiêu chuẩn SMART, chu kỳ hoạt động Activity Level), cung cấp bộ biểu mẫu tác nghiệp thực tế từ các doanh nghiệp và tích hợp các trường hợp nghiên cứu (case studies) điển hình tại Việt Nam cũng như trên thế giới.

+-------------------------------------------------------------------------+
|                  CẤU TRÚC TIẾN TRÌNH QUẢN TRỊ SỰ KIỆN                   |
|                                                                         |
| [Chương 1] Tổng quan, bản chất dịch vụ & môi trường sự kiện             |
|                                    │                                    |
|                                    ▼                                    |
| [Chương 2] Nghiên cứu Brief, mục tiêu SMART, ý tưởng 5Ws & Ngân sách   |
|                                    │                                    |
|                                    ▼                                    |
| [Chương 3] Chuẩn bị hành chính, địa điểm, F&B, nhân sự & truyền thông   |
|                                    │                                    |
|                                    ▼                                    |
| [Chương 4] Điều hành sân khấu, điều phối F&B & xử lý sự cố khách mời    |
|                                    │                                    |
|                                    ▼                                    |
| [Chương 5] Thanh quyết toán, đo lường ROI/Feedback & báo cáo số liệu    |
+-------------------------------------------------------------------------+

---

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương và chủ đề chính

Giáo trình phân bổ kiến thức qua 5 chương trọng tâm và 1 phần phụ lục chuyên đề:

• Chương 1: Tổng quan về sự kiện và tổ chức sự kiện (Trang 1 – 21): Khái quát bản chất của sự kiện theo Từ điển Tiếng Việt (1992) và các nghiên cứu học thuật quốc tế; phân loại sự kiện theo quy mô (lớn, nhỏ), thời gian (ngắn ngày, dài ngày, thường niên, không thường niên) và mục đích (nội bộ doanh nghiệp, hướng đến người tiêu dùng, sự kiện chính phủ, sự kiện cộng đồng/phi lợi nhuận, sự kiện cá nhân). Phân tích tác động hai mặt (tích cực và tiêu cực) của sự kiện đối với kinh tế, văn hóa - xã hội và du lịch. Định vị thị trường sự kiện Việt Nam, bản chất sản phẩm dịch vụ sự kiện, đặc điểm lao động và phân tích hệ thống môi trường vĩ mô (nhân khẩu học, kinh tế, tự nhiên, công nghệ, chính trị, văn hóa) và vi mô (nguồn lực nội bộ, nhà cung ứng, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, chính quyền và cư dân bản địa).
• Chương 2: Lập kế hoạch và ngân sách cho sự kiện (Trang 22 – 63): Hướng dẫn quy trình tiếp nhận thông tin từ chủ đầu tư thông qua bản yêu cầu (brief); xác lập mục tiêu theo tiêu chuẩn SMART; hình thành chủ đề (theme/concept) và phương pháp sáng tạo ý tưởng thông qua mô hình 5Ws của Dr. Joe Jeff Goldblatt (1997), kỹ thuật sơ đồ tư duy (Mindmap), kỹ thuật động não (Brainstorming) và phương pháp liên tưởng từ vựng ngẫu nhiên. Thiết lập chương trình tổng thể, bảng tiến độ triển khai và xây dựng kế hoạch dự toán ngân sách, quản trị các khoản mục chi phí khó đoán và dự phòng rủi ro.
• Chương 3: Chuẩn bị tổ chức sự kiện (Trang 64 – 126): Trình bày các bước chuẩn bị thủ tục pháp lý, xin cấp phép tổ chức tại địa phương; công tác truyền thông, lập danh sách và phát hành thư mời; lựa chọn và dàn dựng không gian sự kiện; lập kế hoạch ăn uống (F&B); điều phối phương tiện vận chuyển; đàm phán ký kết hợp đồng với các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ; phân công nhân sự, MC, diễn giả, âm thanh, ánh sáng và thiết kế tài liệu quảng bá (brochure, tập gấp).
• Chương 4: Tổ chức điều hành các hoạt động của sự kiện (Trang 127 – 139): Quy trình điều hành trực tiếp tại hiện trường bao gồm: công tác đón tiếp khách, khai mạc chương trình; kiểm soát diễn biến sân khấu, khu vực trình diễn; quản lý khán giả và điều phối hoạt động của MC/diễn giả; vận hành dịch vụ ăn uống và chương trình phụ trợ; quy trình bế mạc và tiễn khách. Chương này tập trung vào các phương án xử lý tình huống phát sinh thực tế như: khách mời đến quá ít hoặc quá đông, khách say xỉn, phàn nàn dịch vụ, thiếu thức ăn, sự cố xô xát hoặc chương trình khai mạc trễ giờ.
• Chương 5: Tổng kết đánh giá sự kiện (Trang 140 – 146): Hướng dẫn nghiệp vụ thanh quyết toán hợp đồng với khách hàng và nhà cung cấp; tổ chức họp rút kinh nghiệm nội bộ; thiết lập hệ thống tiêu chí đánh giá hiệu quả sự kiện dựa trên thông tin phản hồi của người tham dự, mức độ lan tỏa truyền thông, mức độ nhận diện thương hiệu và doanh số bán hàng; kỹ năng viết báo cáo nghiệm thu dựa trên số liệu định lượng và tỷ lệ chuyển đổi.
• Phụ lục 1: Một số điểm chú ý trong tổ chức một số loại hình sự kiện (Trang 147 – 189): Hướng dẫn tác nghiệp đặc thù cho 9 loại hình sự kiện: Hội thảo khoa học, Hội nghị khách hàng, Gala Dinner, Sự kiện ra mắt sản phẩm mới (Product Launch), Họp báo (Press Conference), Lễ khai trương (Grand Opening), Sinh hoạt/làm việc theo nhóm (Team building), Tổ chức trò chơi và Sự kiện trong du lịch MICE.

+-------------------------------------------------------------------------------------+
|                     TIẾN TRÌNH QUẢN TRỊ VÀ PHÂN BỔ NỘI DUNG                         |
+-------------------+-----------------------------------------------------------------+
| Giai đoạn         | Nội dung nghiệp vụ trọng tâm trong giáo trình                   |
+-------------------+-----------------------------------------------------------------+
| 1. Khởi tạo       | Nghiên cứu Brief, xác định mục tiêu SMART, phân tích môi trường |
| 2. Thiết kế       | Xây dựng Concept/Theme, mô hình 5Ws, Mindmap, dự toán ngân sách |
| 3. Chuẩn bị       | Xin giấy phép, chọn địa điểm, ký hợp đồng cung ứng, F&B, PR     |
| 4. Thực thi       | Điều hành sân khấu, quản trị đám đông, xử lý tình huống tại chỗ |
| 5. Đánh giá       | Thanh quyết toán tài chính, đo lường phản hồi, lập báo cáo ROI  |
+-------------------+-----------------------------------------------------------------+

Kiến thức nền tảng được xây dựng

Nền tảng lý luận của giáo trình được tổng hợp từ các học thuyết quản trị và marketing sự kiện quốc tế:

• Định nghĩa sự kiện theo hai góc nhìn của Donald Getz (1997): Tiếp cận từ góc độ của nhà tổ chức (sự kiện là một hoạt động đặc biệt diễn ra một lần hoặc không thường xuyên của đơn vị tổ chức/tài trợ) và góc độ khách tham quan (sự kiện là cơ hội trải nghiệm văn hóa, xã hội nằm ngoài các hoạt động thường nhật).
• Mô hình định lượng hóa ý tưởng 5Ws của Dr. Joe Jeff Goldblatt (1997): Bộ công cụ 5 câu hỏi gốc (Why - Mục đích; Who - Đối tượng liên quan; When - Thời điểm và tính thời vụ; Where - Địa điểm và không gian; What - Tên gọi, chủ đề và các hoạt động cấu thành).
• Mô hình cường độ làm việc của nhà quản trị sự kiện (Activity Level of Event Manager): Phân tích sự biến động mức độ tham gia của người quản lý qua 7 giai đoạn: Chuẩn bị đề án (Proposal preparation), Lập kế hoạch (Planning), Điều phối (Monitoring), Kiểm soát (Controlling), Tiền sự kiện (Pre-event), Sự kiện (Event), và Kết thúc/Thanh lý (Shutdown).
• Hệ thống cấu trúc tổ chức lao động: Phân loại và phân tích ưu - nhược điểm của 4 mô hình vận hành nhân sự sự kiện: mô hình tổ chức đơn giản, mô hình tổ chức theo chức năng, mô hình ma trận và mô hình đa cấp/cấu trúc mạng.

Kỹ năng phát triển

• Kỹ năng kỹ thuật (Technical skills): Lập bảng tiến độ công việc (Master Schedule), thiết lập bảng dự toán thu chi ngân sách chi tiết; thiết kế ấn phẩm truyền thông (brochure, standee, backdrop); xây dựng kịch bản chi tiết (timeline script) và kịch bản MC; thực hiện thủ tục pháp lý xin cấp phép tổ chức sự kiện.
• Kỹ năng phân tích (Analytical skills): Phân tích và giải mã yêu cầu khách hàng từ bản Brief; đánh giá tác động môi trường vĩ mô và vi mô; phân tích rủi ro và nhận diện các khoản chi phí phát sinh ngoài dự kiến; đo lường hiệu quả truyền thông và tỷ lệ chuyển đổi sau sự kiện.
• Kỹ năng thực hành chuyên môn (Practical competencies): Khả năng điều phối sân khấu và khu vực biểu diễn; kỹ năng làm việc với các nhà cung ứng dịch vụ (âm thanh, ánh sáng, F&B, vận chuyển); kỹ năng quản trị đám đông và xử lý khủng hoảng tại hiện trường (khách say xỉn, va chạm, thiếu hụt đồ ăn thức uống).

---

Phương pháp giảng dạy và học tập

Giáo trình triển khai phương pháp tiếp cận sư phạm lấy người học làm trung tâm, gắn kết chặt chẽ giữa lý thuyết quản trị với thực hành tình huống nghiệp vụ:

• Phương pháp phân tích tình huống thực tế (Case Studies): Giáo trình sử dụng nhiều tình huống thực tế điển hình để minh họa cho bài học lý thuyết. Tiêu biểu như trường hợp ra mắt xe Ford Focus năm 2005 tại Việt Nam (nghiên cứu về kỹ thuật tạo điểm nhấn cảm xúc cho sự kiện tung sản phẩm); trường hợp lựa chọn Tháp Sydney tại Olympic Sydney 2000 (nghiên cứu về phương pháp tìm kiếm biểu tượng độc đáo trong phát triển ý tưởng); trường hợp tổ chức Hội thảo khoa học quốc tế dự án giáo dục Đại học Việt Nam - Hà Lan tại Trường Đại học Kinh tế Quốc dân (minh họa phương pháp xác định mục tiêu và nhóm đối tác); cùng kinh nghiệm khai thác du lịch sự kiện và du lịch MICE ngoài mùa cao điểm tại Đồ Sơn - Hải Phòng và Tuần Châu - Quảng Ninh.
• Hệ thống bài tập và thực hành tác nghiệp: Mỗi chương đều tích hợp hệ thống câu hỏi ôn tập lý thuyết và bài tập nghiệp vụ có tính ứng dụng cao. Điển hình như bài tập yêu cầu sinh viên tìm kiếm, xem và viết báo cáo phân tích, so sánh 5 video clip về các sự kiện thực tế (đánh giá về mục đích tổ chức, thiết kế sân khấu, cảm xúc mang lại cho khán giả); bài tập lập kế hoạch tổ chức sự kiện theo nhóm; thực hành xây dựng bảng phân kỳ tiến độ và lập kịch bản chi tiết cho sự kiện "Ngày hội gia đình".
• Phương pháp đánh giá kết quả học tập: Đánh giá đa dạng thông qua:
  • Điểm đánh giá quá trình: Tham gia thảo luận nhóm, bài tập cá nhân phân tích clip sự kiện, bài tập nhóm xây dựng đề án sự kiện (Event Proposal).
  • Điểm thi kết thúc học phần: Thi tự luận lý thuyết kết hợp xử lý các bài tập tình huống thực tế (lập dự toán ngân sách, thiết kế phương án xử lý sự cố tại hiện trường sự kiện).
• Hướng dẫn tự học và nghiên cứu: Người học được định hướng phương pháp tự rèn luyện kỹ năng tư duy sáng tạo thông qua việc ứng dụng sơ đồ tư duy (Mindmap), kỹ thuật Brainstorming và phương pháp tìm kiếm ý tưởng ngẫu nhiên qua từ điển/sách báo; kết hợp chủ động tra cứu các văn bản pháp luật hiện hành về quản lý hoạt động biểu diễn, quảng cáo và cấp phép sự kiện tại địa phương.

---

Điểm nổi bật và cập nhật

• Tích hợp dữ liệu và bối cảnh ngành sự kiện Việt Nam: Giáo trình cập nhật các số liệu đánh giá về quy mô thị trường sự kiện trong nước (dẫn theo nghiên cứu của Lưu Văn Nghiêm, 2007 về quy mô ngân sách sự kiện hàng chục ngàn tỷ đồng); phân tích đặc thù thị trường tại quốc gia có hơn 90 triệu dân, 54 dân tộc và hệ thống hơn 60 tỉnh thành; đồng thời gắn hoạt động sự kiện với định hướng trong Chiến lược phát triển du lịch Việt Nam đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030.
• Hệ thống hóa quy trình quản trị theo chuẩn dự án hiện đại: Giáo trình chuyển đổi cách tiếp cận tổ chức sự kiện từ hoạt động mang tính kinh nghiệm, sự vụ sang một quy trình quản trị chuyên nghiệp khép kín gồm 7 mắt xích: Tiếp nhận brief (Requirements study) -> Động não sáng tạo (Brainstorming) -> Thiết kế ý tưởng (Event design) -> Lập kế hoạch (Planning) -> Triển khai (Execution) -> Dàn dựng (Set up) -> Kết thúc và đánh giá (Finish).

+-------------------------------------------------------------------------------------------------+
|                       QUY TRÌNH 7 BƯỚC TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP                            |
|                                                                                                 |
| [1. Requirements Study] -> Khai thác yêu cầu khách hàng qua bản Brief                           |
|           │                                                                                     |
|           ▼                                                                                     |
| [2. Brainstorming]      -> Động não nhóm hình thành ý tưởng (Mindmap / Liên tưởng)              |
|           │                                                                                     |
|           ▼                                                                                     |
| [3. Event Design]       -> Cụ thể hóa Concept, Theme, Key Visual và Timeline                    |
|           │                                                                                     |
|           ▼                                                                                     |
| [4. Planning]           -> Lập ngân sách chi tiết, phân công nhân sự và nhà cung ứng            |
|           │                                                                                     |
|           ▼                                                                                     |
| [5. Execution]          -> Chuẩn bị tài liệu, in ấn, đồng phục và điều phối thầu phụ            |
|           │                                                                                     |
|           ▼                                                                                     |
| [6. Set Up]             -> Dàn dựng không gian, kiểm tra kỹ thuật tại địa điểm trước 1-2 ngày   |
|           │                                                                                     |
|           ▼                                                                                     |
| [7. Finish & Shutdown]  -> Vận hành, thu dọn hiện trường, thanh quyết toán & rút kinh nghiệm    |
+-------------------------------------------------------------------------------------------------+

• Bộ công cụ biểu mẫu và bảng biểu tác nghiệp phong phú: Giáo trình cung cấp hệ thống công cụ làm việc thực tế, bao gồm:
  • Mẫu kịch bản chương trình hội thảo sản phẩm (Công ty Việt Nguyên tại Khách sạn Xã Đồ Sơn - Hải Phòng).
  • Kịch bản chi tiết chương trình "Ngày hội gia đình".
  • Bảng phân kỳ tiến độ chuẩn bị sự kiện và phân chia hạng mục công việc.
  • Bảng dự toán sơ bộ ngân sách và biểu mẫu hồ sơ danh sách khách mời.
  • Danh mục kiểm tra (Checklist) vật tư, trang thiết bị và tài liệu sự kiện.
• Hệ thống hóa phương án xử lý rủi ro hiện trường: Tài liệu xây dựng danh mục các lỗi phổ biến (do không nắm vững luật, do chủ quan trong lập kế hoạch, do thiếu phương án dự phòng, do diễn giả/MC hoặc do thiếu kiểm tra chi tiết) và cung cấp phương án xử lý trực tiếp đối với các sự cố khách mời thường gặp trong quá trình vận hành.

---

Đối tượng sử dụng giáo trình

• Sinh viên trình độ Đại học và Cao đẳng: Giáo trình được thiết kế trực tiếp cho sinh viên thuộc các chuyên ngành Quản trị Khách sạn, Quản trị Dịch vụ Du lịch và Lữ hành, Quản trị Sự kiện, Quản trị Kinh doanh và Quan hệ Công chúng (PR).
• Điều kiện tiên quyết (Prerequisites): Để tiếp thu tốt nội dung giáo trình, người học cần hoàn thành các học phần cơ sở khối ngành như: Quản trị học căn bản, Marketing căn bản, Tổng quan du lịch - khách sạn và Giao tiếp kinh doanh.
• Giảng viên giảng dạy chuyên ngành: Tài liệu đóng vai trò là khung đề cương bài giảng chuẩn mực, cung cấp cấu trúc bài học, hệ thống sơ đồ, bảng biểu, tình huống nghiên cứu và hệ thống bài tập thực hành phục vụ công tác giảng dạy, ra đề thi và đánh giá học phần.
• Nhà quản trị và chuyên viên tác nghiệp: Giáo trình là tài liệu tham khảo chuyên môn cho nhân sự đang làm việc tại các công ty truyền thông - sự kiện, trung tâm hội nghị, phòng kinh doanh/marketing của khách sạn, khu nghỉ dưỡng và cán bộ phụ trách văn hóa - lễ hội tại các cơ quan, tổ chức đoàn thể.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với chương trình đào tạo ở trình độ nào?

Giáo trình được biên soạn chính thức cho chương trình đào tạo trình độ Đại học và Cao đẳng khối ngành Du lịch - Khách sạn, cụ thể cho học phần Tổ chức sự kiện với khối lượng 2 tín chỉ (tương đương 2 đơn vị học trình).

2. Người học cần chuẩn bị kiến thức nền tảng nào trước khi tiếp cận học phần?

Sinh viên cần nắm vững các nguyên lý cơ bản về quản trị học (lập kế hoạch, tổ chức nhân sự, kiểm soát), các nguyên lý marketing dịch vụ (nghiên cứu nhu cầu khách hàng, xác định thị trường mục tiêu, định vị thương hiệu) và kỹ năng giao tiếp, đàm phán hợp đồng.

3. Phương pháp tiếp cận của giáo trình có điểm gì đặc trưng so với các tài liệu thuần lý thuyết?

Giáo trình tiếp cận nghiệp vụ sự kiện dưới góc nhìn của mô hình quản trị dự án (Project Management) và mô hình hóa trực quan (Mindmap, 5Ws, SMART). Nội dung đi sâu vào chi tiết vận hành thông qua hệ thống biểu mẫu thực tế (bản brief, checklist, kịch bản chương trình, bảng tiến độ, mẫu thanh quyết toán).

4. Người học có thể tự học và rèn luyện kỹ năng thực tế bằng cách nào thông qua giáo trình?

Người học có thể thực hành trực tiếp các bài tập phân tích tình huống thực tế (Case Studies), thực hiện bài tập quan sát - đánh giá video clip sự kiện, tập lập đề án sự kiện (Event Proposal) hoàn chỉnh từ một bản Brief giả định và rèn luyện kỹ năng giải quyết khủng hoảng hiện trường dựa trên danh mục sự cố được hướng dẫn tại Chương 4.

5. Giáo trình có cung cấp tài liệu tham khảo cho các loại hình sự kiện cụ thể không?

Có. Phần Phụ lục 1 của giáo trình (từ trang 147 đến trang 189) cung cấp hướng dẫn tác nghiệp và những lưu ý chuyên biệt cho 9 loại hình sự kiện thông dụng trong thực tế: Hội thảo khoa học, Hội nghị khách hàng, Gala Dinner, Ra mắt sản phẩm mới, Họp báo, Lễ khai trương, Hoạt động làm việc nhóm, Trò chơi và Sự kiện du lịch MICE.

---

Kết luận

Giáo trình Tổ chức sự kiện của tác giả Nguyễn Thị Kim Thanh (Trường Đại học Hạ Long) cung cấp hệ thống lý thuyết quản trị và kỹ năng thực hành nghiệp vụ tổ chức sự kiện theo một tiến trình khoa học, logic và bám sát thực tiễn ngành dịch vụ tại Việt Nam. Lộ trình học tập đề xuất cho sinh viên bao gồm: tiếp cận các khái niệm và mô hình môi trường sự kiện (Chương 1) -> làm chủ kỹ năng nghiên cứu brief, xây dựng ý tưởng và lập ngân sách (Chương 2) -> thực hành công tác chuẩn bị hành chính, hậu cần (Chương 3) -> rèn luyện kỹ năng điều hành và xử lý sự cố hiện trường (Chương 4) -> thực hiện nghiệp vụ thanh quyết toán và đo lường báo cáo hậu kỳ (Chương 5). Người học được khuyến nghị kết hợp nghiên cứu phần Phụ lục nghiệp vụ 9 loại hình sự kiện cùng các tài liệu tham khảo chuyên ngành quản trị sự kiện quốc tế được trích dẫn trong sách để hoàn thiện năng lực tác nghiệp chuyên môn.

Trích đoạn nội dung tài liệu

ÙY BAN NHÂN DÂN TÏNH QIJÁNG NINH TRirÒNG BAI HOC ITA LONG NGUYÈN Till KIM THANH T Ô C M Ú ’C S Ue ’ K I Êf N Sô tin chi/DVHT: 2 He dào tao: Dai hoc, Cao däng Ngành: Quân tri Khách San U Y BAN NHAN DAN TINH QUANG NINH TRlfCfNG D AI HQC HA LONG NGUYEN THI KIM THANH T O C H U *C S lf K IE N S6 tin chi/DVHT: 2 H? dao tao: Dai hQC, Cao ding Nganh: Quan tri Khach San Q uang N itth, th a n g 07 nam 2017 M ycL yc Chinmg 1: TÓNG QUAN VÈ SI/ K lfN VÀ TÓ CHÍfC S tf K I$N. Tong quan ve sir kicn. Mgt s è y nghia và tdc dòng cùa su k i f n. S a lupe vè thj truàng tè chùc s u k ifn à Vift N am.

Tong quan ve To ehire sy kifn. Khdi n ifm vè tè chùc s u k ifn. Vai trò cùa nhà to chùc s p k i fn. Due dièm cùa to chùc su k ifn .Quy trình té chùc s u k ifn.

Cdcyéu to ành hu&ng dén qud trình tè chùc s u k ifn. 17 Chmmg 2: LÀP KÉ HOACH VÀ NGÁN SÁCH CHO SV K lf N .1 Làp ké hoach cho su kifn. Nghièn cùu nhu càu tè chùc su kifn cho khdch h à n g. Xdc d\nh m uc tttch cùa vifeto chùc s u k if n.

Hình thành chù de và y tu&ng to chùc s u k ifn. LQp chuamg trình và ké hotfch tèng thè tè chùc sxf k ifn. D pphòng v à x ù ly các su co trong tè chùc s u k if n .1 Tarn quan trgng cùa ngàn sách.2 Dir toan ser bp ngàn sách. D ìf trù các khoàn khó doàn trong su kifn.

61 Chirong 3: CHUÀN BJ TÓ CHÍTC S I/ K lf N .Chuán bj các thù tue hành chinh. Chuán bj danh sách khách mòri ,thir mòri và marketing cho sp kifn. Lén danh sách và g ù i th u ch o khách m à i. Hè sor khách m à i.

Các hotft dpng marketing thu hùt khách dén s u k if n. Chuàn bj vè dja diem và khóng gian to chlrc sy kifn. Luca chgn dia dièm tè chùc su k ifn. Xàc djnh khóng gian cho tè chùc s u ki$n.

Chuàn bj ke hoach dò Sn, dà uéng cho sy kifn. Lfìp ké hogch do àn cho s\r k ifn. Lpp ké hopch do uong cho s\rk ifn. Chuàn bj phwrng tifn vàn chuyén khách tham dir su' kifn.

Phuomg tifn chà khách. Phucrng tifn dua dòn khách. Chuán bj các cñng vife khác lièn quan khàc. Lièn h f vài nhà cung ù n g.

Chuàn bi vè nhàn su■. N guài dân chwffng trình và diên già .126 Chiroug 4: TÔ CHÍTC DIÈU HÀNH CÁC HO AT DONG CÜA S ÿ KIÇN .T 0 chúrc khai mac s y k iên. To chúc dón tiép khách tçi noi diên ra s u kiçn. K hai m çc sir k ifn.

Dieu hành diln bien cùa sy kiçn. Dieu hành sân k h à u /k h u vjfc trình d iên /kh u vuv thi dau. Dieu hành, quân 1$ khân già và khách m à i. Kiêm soát hotft dçng dân chuomg trình và diên già.

Dieu hành các hoçit dçngphu trçr. Dieu hành ho f t dçng àn uong. Dieu hành b êm çc s u kiçn. Quân lÿ khách ròi dia diem to chúc su kiçn và to chúc tiên k h á ch .135 Chinmg 5: TÔNG KÉT DÁNH GIÁ S ÿ M f N .Thanh quyét toán su- k içn.

Thanh quyét toán vài khách hàng. Thanh quyét toán vài nhà cung càp. Dánh già, tong két riit kinh nghifm. Dánh già tong két rtìt kinh nghiçm vài nhà cung càp.

Dánh già tèng két rùt kinh nghifm trong n$i b$ doanh nghiép. Lçp bàng tèng két dánh già s u k if n. 140 PHV LVC 1 MOT SÓ DIÉM CHÚ Ÿ TRONG TÔ CHÚC M<)T SÓ LOAIHÌNH ST /K E fN _________________________________ _________ ___________________147 1.To chúrc hçi tháo. To chire Hçi ngh¡ khách hàng.

To chirc Gala D in n er. T¿ chúrc Event tung sân phám. To chirc sy kiçn liçp b á o. To chúx le khai tn n m g.

To chih: sinh hoat và làm viçc theo nhôm. To chirc các trò c h o i. To chirc s y kiçn trong du ljch M IC E .JC TÀI L I$U THAM KHÀO.190 DA NH M V C BÀNG B IÉ U Bang 2.1 : Vi du: chucmg Irinh hçi thào chuyên dê vê sân phâm cùa m çt công ty Viét Nguyên lai khâch san X à Dô San - Hài Phông. Vi du vê kich bàn chi tiêt chucmg tr'mh "Ngày hçi gia âinh ”.

Vi du vê bàng xàc djnh nhùng hçng mue công viçc chinh và thài gian hoàn thành sir kiçn. Bàng ké hoach thifc hiçn su kiçn. Bàng tien dç chuan bj tô c h ic sir kiçn. S\r cô do không rành lu$t Iç.

Stf cô do chù quan trong l(ip ké hoçich. Sir cô do thiéu phvcmg ân du phàng. Su co dén tir diên già và ngueri dàn chucmg trinh.Nhùng su cé do thiéu kièm tra chi tiêt. Mçt sô kinh nghiçm vê xin giày phép to chûc su kiçn à Vi$t N am.

Dôi dieu cân ch ü ÿ vê thù tue xin câp phép. Mâu danh sâch khâch mcri. Mçt mâu vê hô sa khâch m ai. Nhùng ch ü ÿ khi khâch moi tham gia su kiçn là nhân vçt cao cap.

Tông hçrp uu dièm và han chê câc h'mh thvrc quâng bd cho su k iç n. Câc thành phân không gian cùa sir kiçn. Câc loçii thiét bj trong dàn dung không gian su kiçn. Khi không thé sir dung câc phucmg tiçn vpn chuyên.

Mâu danh sâch câc nhà cung img dupe lira chçn. Bàn mô tà công viçc. Mâu danh mue chuân b\ tài liçu cho sic kiçn. Nhùng dièm cân liruÿ khi thiét ké brochure (tâp gâp).

Câc thông tin trong tài liçu gicri thiéu tàm tât vê su kiçn. 125 3 D A NH M y C B A N G B IÈ U Bang 2.1: Vi du: chucmg trinh hói thào chuyen dé vé san phám cúa mqt cóng ty Viét Nguyèn lai khách san X ò Dó Son - Hai Phòng. Vi du ve kjch bàn chi tiét chucmg tr'mh "Ngày hpi già d'mh ". Vi du v i bang xàc dinh nhùng hang muc cóng viéc chinh và thài gian hoàn thành s v kifn.

Bàng ke hogch th\fc hifn s v k ifn. Bàng tién dq chuàn b¡ tó chvc si¡r k ifn. S\rco do khóng rành lugt 1$. Sif có do chù quan trong l$p ke hopch.

Syrcó do thiéu phucmg àn du phòng. S v co den tù dièn già và nguòi dòn chucmg trình.Nhùng s v co do thiéu kièm tra chi tié t. Mót sé kinh nghi$m vé xin giay phép té chúc s v kifn ò Vif t N a m. B òi dièu can ch ú y ve thù tue xin cap phép.

Màu danh sàch khàch mài. Mót màu ve hó so khàch mài. Nhüng c h ù y k h i khàch mài tham già sic ki$n là nhàn v$t cao cáp.Tèng hgp mi dièm và hgn ché càc hình thùc quàng bà cho sic k i f n. Càc thành phan khóng gian cua s v k ifn.

Càc loai thiét b\ trong dàn dvng khóng gian s v k ifn. Khi khóng thè sic dvng càc phucmg tifn van chuyén. Màu danh sàch càc nhà cung ùng chcpc Iva chQn. Bàn mó tà cóng vif c.

Màu danh mvc chuàn bj tài lifu cho s v kifn. Nhùng dièm càn lu u y khi thiét ké brochure (tgp g à p ). Càc thóng tin trong tài lifu giài thifu tóm tàt ve s v kifn. 125 DANH M VC H ÌN H Hinh 1.1: Cucmg dç tham già cùa nhà tô chúc syr kiên.

Quy trinh tô chúc su ki?n. Vai trò trung gian cùa nhà tô chúc su kiçn. Mô hinh tô chúc lao dçng dan giàn.2: Mô hinh tô chúc lao dçng theo chúc nâng. Vi dv vê mô hinh to chúc lao dçng kiéu ma trgn.

Mô hinh tô chúc lao dçng kiéu da câp hay eau truc mang.119 4 M VCLVC Chiromg 1: TÔNG QUAN VÈ S ÿ K l£ N VÀ TÔ CHÛC S tf K EfN. Tèng quan vè sir k if n. K hâi niçm sur kiên 1 1. Câc thành phân tham gia su kiçn 3 1.

Câc lopi h 'inh sur kiçn 5 1. M ç ts o ÿ nghïa và tdc dçng cùa s u k iç n. Sahrçrc v è th j tru cm g tè c h û t sir kiçn & V içtN a m. Tong quan vè To chirc sy kiçn.

K hdi niçm vè to chirc s u ki$ n. Vai trà cùa nhà to chirc sur k iç n. D$c dièm cùa to chirc s u k iç n .Quy trinh to chûrc s u kiçn. C dcyéu té ânh h u â n g dén quâ trinh to chirc s u k içn.

17 Chircmg 2: LÀP KÉ HOACH VÀ NGÂN SÀCH CHO S I/ K l f N .1 Lâp ké hoach cbo s y kiçn. N ghiên cùru n h u càu to chirc su kiçn cho khdch h à n g. X dc dinh m ue (Uch cùa viçc to chirc s u k iç n. H inh thành chù dê v à ÿ tuàng to chirc s if kiçn.

LQp chircmg trinh và k é hoach tèng thé té chirc sir kiçn. D u p h à n g và xùr lÿ câc s u co trong to chirc s u k iç n. Sfr cè trong té chirc s u kiçn là gi?. Du tinh và xùr lÿ c à c s ifc è côlièn quan dén c h ù d è c h in h cùa s u k iç n.

Lâp ngân sâch.1 Tarn quan trçng cùa ngân sâch.2 D u toân sa hô ngân sâch. D tf trù câc khoàn khô doàn trong sur kiçn. 61 Chircmg 3: CHUÀN BJ TÔ CHlfC S ÿ K lÇ N .Chuan bj câc thû tue hành chfnh. Chuân bj danh sâch khâch moi ,thir meri và marketing cho s y kiçn.

Lên danh sâch và g u i th u cho khâch m à i. H é sa khâch mod. Câc ho f t dçng m arketing thu hüt khdch dèn s u k iç n. Chuân bj vè d|a dièm và không gian to chirc sy kiçn.

L u a chçn dja dièm to chùrc s u kiç n. X dc dinh không gian cho to chirc s u kiçn. Chuân bj ké ho?ch dô ân, do uéng cho sy kiçn. Lâp k é hoçch dô àn cho sif kiçn.

Lâp k é hoçch dè uéng cho su kiçn. Chuân bj phiroTig tien vân chuyèn khâch tham dy sy kiçn. Phuffng tien dua dòn khách. Chuán bj các công viçc khác lien quan khâc.