Giáo Trình Tổ Chức Sự Kiện Phần 1 của Nguyễn Thị Kim Thanh

Giáo trình tổ chức sự kiện phần 1 của Nguyễn Thị Kim Thanh cung cấp kiến thức cơ bản và kỹ năng cần thiết cho ngành tổ chức sự kiện.

• Người hướng dẫn: Nguyễn Thị Kim Thanh
• Trường học: Đại Học Hạ Long
• Chuyên ngành: Quản Trị Khách Sạn
• Đề tài: Giáo Trình Tổ Chức Sự Kiện - Phần 1
• Loại tài liệu: giáo trình
• Năm xuất bản: 2017
• Địa điểm: Quảng Ninh

Mục lục chi tiết

• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ SỰ KIỆN VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
• 1.1. Tổng quan về sự kiện
• 1.2. Một số ý nghĩa và tác động của sự kiện
• 1.3. Sơ lược về thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam
• 1.4. Tổng quan về tổ chức sự kiện
• 1.5. Khái niệm về tổ chức sự kiện
• 1.6. Vai trò của nhà tổ chức sự kiện
• 1.7. Đặc điểm của tổ chức sự kiện
• 1.8. Quy trình tổ chức sự kiện
• 1.9. Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình tổ chức sự kiện
• 2. CHƯƠNG 2: LẬP KẾ HOẠCH VÀ NGÂN SÁCH CHO SỰ KIỆN
• 2.1. Lập kế hoạch cho sự kiện
• 2.2. Nghiên cứu nhu cầu tổ chức sự kiện cho khách hàng
• 2.3. Xác định mục tiêu của việc tổ chức sự kiện
• 2.4. Hình thành chủ đề và ý tưởng tổ chức sự kiện
• 2.5. Lập chương trình và kế hoạch tổng thể tổ chức sự kiện
• 2.6. Dự phòng và xử lý các sự cố trong tổ chức sự kiện
• 2.7. Tầm quan trọng của ngân sách
• 2.8. Dự toán sơ bộ ngân sách
• 2.9. Dự trù các khoản khó đoán trong sự kiện
• 3. CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
• 3.1. Chuẩn bị các thủ tục hành chính
• 3.2. Chuẩn bị danh sách khách mời, thư mời và marketing cho sự kiện
• 3.3. Lên danh sách và gửi thư cho khách mời
• 3.4. Hồ sơ khách mời
• 3.5. Các hoạt động marketing thu hút khách đến sự kiện
• 3.6. Chuẩn bị về địa điểm và không gian tổ chức sự kiện
• 3.7. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
• 3.8. Xác định không gian cho tổ chức sự kiện
• 3.9. Chuẩn bị kế hoạch đồ ăn, đồ uống cho sự kiện
• 3.10. Chuẩn bị phương tiện vận chuyển khách tham dự sự kiện
• 3.11. Chuẩn bị các công việc khác liên quan
• 3.12. Liên hệ với nhà cung ứng
• 3.13. Chuẩn bị về nhân sự
• 3.14. Người dẫn chương trình và diễn giả
• 4. CHƯƠNG 4: TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN
• 4.1. Tổ chức khai mạc sự kiện
• 4.2. Tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện
• 4.3. Khai mạc sự kiện
• 4.4. Điều hành diễn biến của sự kiện
• 4.5. Điều hành sân khấu/khu vực trình diễn/khu vực thi đấu
• 4.6. Điều hành, quản lý khách già và khách mời
• 4.7. Kiểm soát hoạt động dẫn chương trình và diễn giả
• 4.8. Điều hành các hoạt động phụ trợ
• 4.9. Điều hành hoạt động ăn uống
• 4.10. Điều hành bế mạc sự kiện
• 4.11. Quản lý khách rời địa điểm tổ chức sự kiện và tổ chức tiễn khách
• 5. CHƯƠNG 5: TỔNG KẾT ĐÁNH GIÁ SỰ KIỆN
• 5.1. Thanh quyết toán sự kiện
• 5.2. Thanh quyết toán với khách hàng
• 5.3. Thanh quyết toán với nhà cung cấp
• 5.4. Đánh giá, tổng kết rút kinh nghiệm
• 5.5. Đánh giá tổng kết rút kinh nghiệm với nhà cung cấp
• 5.6. Đánh giá tổng kết rút kinh nghiệm trong nội bộ doanh nghiệp
• 5.7. Lập bảng tổng kết đánh giá sự kiện
• PHỤ LỤC 1: MỘT SỐ ĐIỂM CHÚ Ý TRONG TỔ CHỨC MỘT SỐ LOẠI HÌNH SỰ KIỆN
• 1.1. Tổ chức hội thảo
• 1.2. Tổ chức Hội nghị khách hàng
• 1.3. Tổ chức Gala Dinner
• 1.4. Tổ chức Event tung sản phẩm
• 1.5. Tổ chức sự kiện liên báo
• 1.6. Tổ chức lễ khai trương
• 1.7. Tổ chức sinh hoạt và làm việc theo nhóm
• 1.8. Tổ chức các trò chơi
• 1.9. Tổ chức sự kiện trong du lịch MICE
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Giáo Trình Tổ Chức Sự Kiện Phần 1

Giáo trình tổ chức sự kiện là tài liệu quan trọng giúp sinh viên nắm vững kiến thức và kỹ năng cần thiết trong lĩnh vực này. Nội dung giáo trình không chỉ cung cấp lý thuyết mà còn hướng dẫn thực hành, giúp sinh viên hiểu rõ quy trình tổ chức sự kiện từ khâu lên kế hoạch đến thực hiện và đánh giá. Việc nắm vững giáo trình sẽ giúp sinh viên tự tin hơn khi bước vào nghề.

1.1. Ý Nghĩa Của Giáo Trình Tổ Chức Sự Kiện

Giáo trình tổ chức sự kiện giúp sinh viên hiểu rõ vai trò của sự kiện trong xã hội hiện đại. Nó cung cấp cái nhìn tổng quan về các loại hình sự kiện và tầm quan trọng của việc tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

1.2. Các Thành Phần Cơ Bản Trong Tổ Chức Sự Kiện

Các thành phần cơ bản trong tổ chức sự kiện bao gồm: mục tiêu sự kiện, đối tượng tham gia, địa điểm, ngân sách và kế hoạch thực hiện. Mỗi thành phần đều có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.

II. Vấn Đề Và Thách Thức Trong Tổ Chức Sự Kiện

Tổ chức sự kiện không phải là một công việc đơn giản. Nhiều thách thức có thể phát sinh trong quá trình tổ chức, từ việc lên kế hoạch cho đến thực hiện. Những vấn đề này có thể ảnh hưởng đến chất lượng và thành công của sự kiện. Việc nhận diện và giải quyết kịp thời các vấn đề này là rất quan trọng.

2.1. Những Thách Thức Thường Gặp Trong Tổ Chức Sự Kiện

Một số thách thức thường gặp bao gồm: quản lý thời gian, ngân sách hạn chế, và sự không chắc chắn về thời tiết. Những yếu tố này có thể gây khó khăn cho nhà tổ chức trong việc đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

2.2. Giải Pháp Để Vượt Qua Thách Thức

Để vượt qua các thách thức, nhà tổ chức cần có kế hoạch dự phòng, linh hoạt trong việc điều chỉnh ngân sách và thời gian. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng và có sự hỗ trợ từ các chuyên gia cũng là yếu tố quan trọng.

III. Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Hiệu Quả

Quy trình tổ chức sự kiện bao gồm nhiều bước quan trọng, từ việc xác định mục tiêu đến việc đánh giá kết quả sau sự kiện. Mỗi bước trong quy trình đều cần được thực hiện một cách cẩn thận để đảm bảo sự kiện đạt được thành công mong muốn.

3.1. Các Bước Cơ Bản Trong Quy Trình Tổ Chức

Quy trình tổ chức sự kiện thường bao gồm các bước như: lập kế hoạch, chuẩn bị, thực hiện và đánh giá. Mỗi bước cần được thực hiện một cách chi tiết và có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan.

3.2. Vai Trò Của Nhà Tổ Chức Trong Quy Trình

Nhà tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc điều phối các hoạt động và đảm bảo mọi thứ diễn ra theo kế hoạch. Họ cần có khả năng lãnh đạo và quản lý tốt để xử lý các tình huống phát sinh.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Giáo Trình Tổ Chức Sự Kiện

Giáo trình tổ chức sự kiện không chỉ là lý thuyết mà còn có nhiều ứng dụng thực tiễn trong ngành công nghiệp sự kiện. Sinh viên có thể áp dụng kiến thức từ giáo trình vào thực tế để tổ chức các sự kiện thành công.

4.1. Các Loại Hình Sự Kiện Thực Tế

Các loại hình sự kiện như hội thảo, triển lãm, và lễ hội đều có thể được tổ chức dựa trên kiến thức từ giáo trình. Mỗi loại hình sự kiện đều có những yêu cầu và thách thức riêng.

4.2. Kết Quả Nghiên Cứu Về Tổ Chức Sự Kiện

Nghiên cứu cho thấy rằng việc áp dụng các phương pháp tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có thể nâng cao chất lượng và sự hài lòng của khách hàng. Điều này cũng góp phần vào sự phát triển bền vững của ngành công nghiệp sự kiện.

V. Kết Luận Về Giáo Trình Tổ Chức Sự Kiện

Giáo trình tổ chức sự kiện là một tài liệu quý giá cho sinh viên và những người làm trong ngành. Nó không chỉ cung cấp kiến thức lý thuyết mà còn giúp phát triển kỹ năng thực hành cần thiết. Việc nắm vững giáo trình sẽ giúp sinh viên tự tin hơn khi bước vào nghề.

5.1. Tương Lai Của Ngành Tổ Chức Sự Kiện

Ngành tổ chức sự kiện đang phát triển mạnh mẽ và có nhiều cơ hội nghề nghiệp cho sinh viên. Việc nắm vững kiến thức từ giáo trình sẽ giúp sinh viên sẵn sàng cho những thách thức trong tương lai.

5.2. Lời Khuyên Cho Sinh Viên Ngành Tổ Chức Sự Kiện

Sinh viên nên tích cực tham gia các hoạt động thực tế và tìm kiếm cơ hội thực tập để áp dụng kiến thức đã học. Điều này sẽ giúp họ có thêm kinh nghiệm và tự tin hơn khi ra trường.

Trích đoạn nội dung tài liệu

ÙY BAN NHÂN DÂN TÏNH QIJÁNG NINH TRirÒNG BAI HOC ITA LONG NGUYÈN Till KIM THANH T Ô C M Ú ’C S Ue ’ K I Êf N Sô tin chi/DVHT: 2 He dào tao: Dai hoc, Cao däng Ngành: Quân tri Khách San U Y BAN NHAN DAN TINH QUANG NINH TRlfCfNG D AI HQC HA LONG NGUYEN THI KIM THANH T O C H U *C S lf K IE N S6 tin chi/DVHT: 2 H? dao tao: Dai hQC, Cao ding Nganh: Quan tri Khach San Q uang N itth, th a n g 07 nam 2017 M ycL yc Chinmg 1: TÓNG QUAN VÈ SI/ K lfN VÀ TÓ CHÍfC S tf K I$N. Tong quan ve sir kicn. Mgt s è y nghia và tdc dòng cùa su k i f n. S a lupe vè thj truàng tè chùc s u k ifn à Vift N am.

Tong quan ve To ehire sy kifn. Khdi n ifm vè tè chùc s u k ifn. Vai trò cùa nhà to chùc s p k i fn. Due dièm cùa to chùc su k ifn .Quy trình té chùc s u k ifn.

Cdcyéu to ành hu&ng dén qud trình tè chùc s u k ifn. 17 Chmmg 2: LÀP KÉ HOACH VÀ NGÁN SÁCH CHO SV K lf N .1 Làp ké hoach cho su kifn. Nghièn cùu nhu càu tè chùc su kifn cho khdch h à n g. Xdc d\nh m uc tttch cùa vifeto chùc s u k if n.

Hình thành chù de và y tu&ng to chùc s u k ifn. LQp chuamg trình và ké hotfch tèng thè tè chùc sxf k ifn. D pphòng v à x ù ly các su co trong tè chùc s u k if n .1 Tarn quan trgng cùa ngàn sách.2 Dir toan ser bp ngàn sách. D ìf trù các khoàn khó doàn trong su kifn.

61 Chirong 3: CHUÀN BJ TÓ CHÍTC S I/ K lf N .Chuán bj các thù tue hành chinh. Chuán bj danh sách khách mòri ,thir mòri và marketing cho sp kifn. Lén danh sách và g ù i th u ch o khách m à i. Hè sor khách m à i.

Các hotft dpng marketing thu hùt khách dén s u k if n. Chuàn bj vè dja diem và khóng gian to chlrc sy kifn. Luca chgn dia dièm tè chùc su k ifn. Xàc djnh khóng gian cho tè chùc s u ki$n.

Chuàn bj ke hoach dò Sn, dà uéng cho sy kifn. Lfìp ké hogch do àn cho s\r k ifn. Lpp ké hopch do uong cho s\rk ifn. Chuàn bj phwrng tifn vàn chuyén khách tham dir su' kifn.

Phuomg tifn chà khách. Phucrng tifn dua dòn khách. Chuán bj các cñng vife khác lièn quan khàc. Lièn h f vài nhà cung ù n g.

Chuàn bi vè nhàn su■. N guài dân chwffng trình và diên già .126 Chiroug 4: TÔ CHÍTC DIÈU HÀNH CÁC HO AT DONG CÜA S ÿ KIÇN .T 0 chúrc khai mac s y k iên. To chúc dón tiép khách tçi noi diên ra s u kiçn. K hai m çc sir k ifn.

Dieu hành diln bien cùa sy kiçn. Dieu hành sân k h à u /k h u vjfc trình d iên /kh u vuv thi dau. Dieu hành, quân 1$ khân già và khách m à i. Kiêm soát hotft dçng dân chuomg trình và diên già.

Dieu hành các hoçit dçngphu trçr. Dieu hành ho f t dçng àn uong. Dieu hành b êm çc s u kiçn. Quân lÿ khách ròi dia diem to chúc su kiçn và to chúc tiên k h á ch .135 Chinmg 5: TÔNG KÉT DÁNH GIÁ S ÿ M f N .Thanh quyét toán su- k içn.

Thanh quyét toán vài khách hàng. Thanh quyét toán vài nhà cung càp. Dánh già, tong két riit kinh nghifm. Dánh già tong két rtìt kinh nghiçm vài nhà cung càp.

Dánh già tèng két rùt kinh nghifm trong n$i b$ doanh nghiép. Lçp bàng tèng két dánh già s u k if n. 140 PHV LVC 1 MOT SÓ DIÉM CHÚ Ÿ TRONG TÔ CHÚC M<)T SÓ LOAIHÌNH ST /K E fN _________________________________ _________ ___________________147 1.To chúrc hçi tháo. To chire Hçi ngh¡ khách hàng.

To chirc Gala D in n er. T¿ chúrc Event tung sân phám. To chirc sy kiçn liçp b á o. To chúx le khai tn n m g.

To chih: sinh hoat và làm viçc theo nhôm. To chirc các trò c h o i. To chirc s y kiçn trong du ljch M IC E .JC TÀI L I$U THAM KHÀO.190 DA NH M V C BÀNG B IÉ U Bang 2.1 : Vi du: chucmg Irinh hçi thào chuyên dê vê sân phâm cùa m çt công ty Viét Nguyên lai khâch san X à Dô San - Hài Phông. Vi du vê kich bàn chi tiêt chucmg tr'mh "Ngày hçi gia âinh ”.

Vi du vê bàng xàc djnh nhùng hçng mue công viçc chinh và thài gian hoàn thành sir kiçn. Bàng ké hoach thifc hiçn su kiçn. Bàng tien dç chuan bj tô c h ic sir kiçn. S\r cô do không rành lu$t Iç.

Stf cô do chù quan trong l(ip ké hoçich. Sir cô do thiéu phvcmg ân du phàng. Su co dén tir diên già và ngueri dàn chucmg trinh.Nhùng su cé do thiéu kièm tra chi tiêt. Mçt sô kinh nghiçm vê xin giày phép to chûc su kiçn à Vi$t N am.

Dôi dieu cân ch ü ÿ vê thù tue xin câp phép. Mâu danh sâch khâch mcri. Mçt mâu vê hô sa khâch m ai. Nhùng ch ü ÿ khi khâch moi tham gia su kiçn là nhân vçt cao cap.

Tông hçrp uu dièm và han chê câc h'mh thvrc quâng bd cho su k iç n. Câc thành phân không gian cùa sir kiçn. Câc loçii thiét bj trong dàn dung không gian su kiçn. Khi không thé sir dung câc phucmg tiçn vpn chuyên.

Mâu danh sâch câc nhà cung img dupe lira chçn. Bàn mô tà công viçc. Mâu danh mue chuân b\ tài liçu cho sic kiçn. Nhùng dièm cân liruÿ khi thiét ké brochure (tâp gâp).

Câc thông tin trong tài liçu gicri thiéu tàm tât vê su kiçn. 125 3 D A NH M y C B A N G B IÈ U Bang 2.1: Vi du: chucmg trinh hói thào chuyen dé vé san phám cúa mqt cóng ty Viét Nguyèn lai khách san X ò Dó Son - Hai Phòng. Vi du ve kjch bàn chi tiét chucmg tr'mh "Ngày hpi già d'mh ". Vi du v i bang xàc dinh nhùng hang muc cóng viéc chinh và thài gian hoàn thành s v kifn.

Bàng ke hogch th\fc hifn s v k ifn. Bàng tién dq chuàn b¡ tó chvc si¡r k ifn. S\rco do khóng rành lugt 1$. Sif có do chù quan trong l$p ke hopch.

Syrcó do thiéu phucmg àn du phòng. S v co den tù dièn già và nguòi dòn chucmg trình.Nhùng s v co do thiéu kièm tra chi tié t. Mót sé kinh nghi$m vé xin giay phép té chúc s v kifn ò Vif t N a m. B òi dièu can ch ú y ve thù tue xin cap phép.

Màu danh sàch khàch mài. Mót màu ve hó so khàch mài. Nhüng c h ù y k h i khàch mài tham già sic ki$n là nhàn v$t cao cáp.Tèng hgp mi dièm và hgn ché càc hình thùc quàng bà cho sic k i f n. Càc thành phan khóng gian cua s v k ifn.

Càc loai thiét b\ trong dàn dvng khóng gian s v k ifn. Khi khóng thè sic dvng càc phucmg tifn van chuyén. Màu danh sàch càc nhà cung ùng chcpc Iva chQn. Bàn mó tà cóng vif c.

Màu danh mvc chuàn bj tài lifu cho s v kifn. Nhùng dièm càn lu u y khi thiét ké brochure (tgp g à p ). Càc thóng tin trong tài lifu giài thifu tóm tàt ve s v kifn. 125 DANH M VC H ÌN H Hinh 1.1: Cucmg dç tham già cùa nhà tô chúc syr kiên.

Quy trinh tô chúc su ki?n. Vai trò trung gian cùa nhà tô chúc su kiçn. Mô hinh tô chúc lao dçng dan giàn.2: Mô hinh tô chúc lao dçng theo chúc nâng. Vi dv vê mô hinh to chúc lao dçng kiéu ma trgn.

Mô hinh tô chúc lao dçng kiéu da câp hay eau truc mang.119 4 M VCLVC Chiromg 1: TÔNG QUAN VÈ S ÿ K l£ N VÀ TÔ CHÛC S tf K EfN. Tèng quan vè sir k if n. K hâi niçm sur kiên 1 1. Câc thành phân tham gia su kiçn 3 1.

Câc lopi h 'inh sur kiçn 5 1. M ç ts o ÿ nghïa và tdc dçng cùa s u k iç n. Sahrçrc v è th j tru cm g tè c h û t sir kiçn & V içtN a m. Tong quan vè To chirc sy kiçn.

K hdi niçm vè to chirc s u ki$ n. Vai trà cùa nhà to chirc sur k iç n. D$c dièm cùa to chirc s u k iç n .Quy trinh to chûrc s u kiçn. C dcyéu té ânh h u â n g dén quâ trinh to chirc s u k içn.

17 Chircmg 2: LÀP KÉ HOACH VÀ NGÂN SÀCH CHO S I/ K l f N .1 Lâp ké hoach cbo s y kiçn. N ghiên cùru n h u càu to chirc su kiçn cho khdch h à n g. X dc dinh m ue (Uch cùa viçc to chirc s u k iç n. H inh thành chù dê v à ÿ tuàng to chirc s if kiçn.

LQp chircmg trinh và k é hoach tèng thé té chirc sir kiçn. D u p h à n g và xùr lÿ câc s u co trong to chirc s u k iç n. Sfr cè trong té chirc s u kiçn là gi?. Du tinh và xùr lÿ c à c s ifc è côlièn quan dén c h ù d è c h in h cùa s u k iç n.

Lâp ngân sâch.1 Tarn quan trçng cùa ngân sâch.2 D u toân sa hô ngân sâch. D tf trù câc khoàn khô doàn trong sur kiçn. 61 Chircmg 3: CHUÀN BJ TÔ CHlfC S ÿ K lÇ N .Chuan bj câc thû tue hành chfnh. Chuân bj danh sâch khâch moi ,thir meri và marketing cho s y kiçn.

Lên danh sâch và g u i th u cho khâch m à i. H é sa khâch mod. Câc ho f t dçng m arketing thu hüt khdch dèn s u k iç n. Chuân bj vè d|a dièm và không gian to chirc sy kiçn.

L u a chçn dja dièm to chùrc s u kiç n. X dc dinh không gian cho to chirc s u kiçn. Chuân bj ké ho?ch dô ân, do uéng cho sy kiçn. Lâp k é hoçch dô àn cho sif kiçn.

Lâp k é hoçch dè uéng cho su kiçn. Chuân bj phiroTig tien vân chuyèn khâch tham dy sy kiçn. Phuffng tien dua dòn khách. Chuán bj các công viçc khác lien quan khâc.