Chương 4 BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ MICROSOFT EXCEL Bảng tính điện tử Microsoft Excel (gọi tắt là MS Excel) là một sản phẩm phần mềm nằm trong bộ Office của hãng Microsoft chạy trên môi trường Windows. Đây là phần mềm được dùng rất phổ biến trong công tác quản lý, kế toán, văn phòng,… MS Excel có nhiều phiên bản khác nhau, từ MS Excel 5.1 cho đến hiện nay là MS Excel 2013. Các phiên bản MS Excel càng cao thì càng được bổ sung nhiều các công cụ hỗ trợ, các chức năng mới,… Tuy nhiên, các phiên bản khác nhau của MS Excel đều có những đặc điểm cơ bản sau: Tổ chức dữ liệu dưới dạng các bảng biểu hai chiều. Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu.
Đặt lọc, kết xuất dữ liệu. Trực quan hóa dữ liệu trong bảng tính ở dưới dạng các đồ thị, biểu đồ. Cung cấp hệ thống các hàm mẫu như: hàm mẫu toán học, hàm mẫu kế toán tài chính, hàm mẫu ngày tháng, thời gian, hàm xử lý văn bản,… rất tiện lợi trong xử lý tính toán trên các bảng tính. Có các chức năng phân tích, tính toán xử lí số liệu như: xác suất, thống kê, hồi qui tuyến tính, toán tài chính, … Tổ chức in ấn các bảng biểu một cách dễ dàng và thuận lợi.
Trong chương này chúng tôi trình bày các thao tác trong MS Excel, minh họa với phiên bản MS Excel 2010 chạy trên môi trường Windows 7. Giới thiệu chung về MS Excel Trong phần này trình bày các nội dung: Khởi động, màn hình và thoát khỏi MS Excel; cấu trúc bảng tính MS Excel và một số thao tác với tệp bảng tính MS Excel. Đây là những thao tác cơ bản nhất đối với bất kì ai làm việc với một phần mềm chạy dưới môi trường Windows nói chung và với MS Excel nói riêng. Giới thiệu chung về Excel a.
Khởi động và thoát khỏi MS Excel Khởi động Cũng như các phần mềm, ứng dụng khác chạy trên môi trường Windows, để khởi động phần mềm MS Excel có rất nhiều cách, sau đây là hai cách thường sử dụng như sau: Cách 1: Kích đúp chuột vào biểu tượng MS Excel trên màn hình nền. Cách 2: Kích chuột Start→ All Programs→ Microsoft Office → Microsoft Excel 2010. Màn hình Sau khi khởi động xong trên màn hình sẽ xuất hiện cửa sổ của MS Excel gồm một số thành phần sau: Hình 4.1: Màn hình Excel Thanh tiêu đề (Title bar): Ghi ngầm định tên phần mềm là Microsoft Excel, tên gọi tệp bảng tính (workbook) là Book1, kiểu tệp bảng tính ngầm định XLSx. Về sau để tiện cho việc quản lý các tệp bảng tính khi lưu lên bộ nhớ ngoài thì người sử dụng phải đặt lại tên gọi tệp bảng tính đó.
Ngoài ra, bên phải thanh còn chứa các nút: Minimize (nút thu nhỏ), Maxmize (nút phóng to) hay Restore (nút phục hồi), Close (nút đóng). 107 Thanh thực đơn (Menu Bar): Thanh thực đơn (thanh Ribbon): Chứa các thực đơn (tab, thẻ) lệnh thực hiện các chức năng của chương trình có chứa các thực đơn con đó là: File, Home, Insert, Page Layout, Review, View, Data, …Trong các thực đơn con có chứa các nhóm, trong các nhóm lại chứa các nút lệnh. Dưới đây là một số các thực đơn con thường dùng: * File: Chứa các lệnh liên quan tới các thao tác với tệp Excel tương tự như Word. * Home: Chứa các nhóm lệnh: o Clipboard: Sao chép, di chuyển.
o Font: Font (phông) chữ. o Alignment: Căn chỉnh lề trong ô, xuống dòng trong ô, gộp ô, tách ô gộp. o Number: Định dạng dữ liệu. o Styles: Định dạng bảng tính.
o Cells: Chèn ô, cột, hàng, bảng tính; xóa ô, cột, hàng, bảng tính; định dạng cột, hàng; ẩn hiện cột, hàng, bảng tính; đổi tên, sao chép, di chuyển bảng tính, … o Editing: Tính toán, tìm kiếm, thay thế, sắp xếp, … * Insert: Chứa các nhóm lệnh liên quan đến việc chèn các đối tượng: o Tables: Chèn bảng, PivotTable, PivotChart. o Illustrations: Chèn các đối tượng đồ họa, sơ đồ, … o Charts: Chèn các loại biểu đồ. o Links: Chèn các liên kết. o Text: Chèn các đối tượng như TextBox, Wordart, Header & Footer, công thức toán học.
o Symbols: Chèn các ký tự đặc biệt. * Page Layout: Chứa các nhóm lệnh liên quan tới bố cục của bảng tính: Themes: Tùy chỉnh nền cho toàn bộ các đối tượng Shape trên bảng tính. 108 Page Setup: Định dạng trang in. Scale to fit: Cố định số trang được in trong một trang.
Sheet Options: Ẩn hiện đường kẻ hàng cột (lưới), địa chỉ hàng cột. Arrange: Sắp xếp các đối tượng trên văn bản. * Formulas: Chứa các nhóm lệnh liên quan tới hàm và công thức: o Function Library: Các hàm Excel. o Defined Names: Đặt tên vùng làm việc.
o Formula Auditing: Tham chiếu công thức. o Calculation: Tùy chọn tính toán trong Excel. * Data: Chứa các nhóm lệnh làm việc với dữ liệu: o Get External Data: Lấy dữ liệu từ những ứng dụng khác. o Sort & Filter: Sắp xếp và lọc dữ liệu.
o Data Tools: Một số công cụ thao tác với dữ liệu. o Outline: Các lệnh nhóm dữ liệu, ví dụ Subtotal * Review: Chứa các nhóm lệnh liên quan tới các thao tác như kiểm tra ngữ pháp, tạo ghi chú, bảo mật bảng tính, … * View: Chứa các nhóm lệnh liên quan tới các lệnh hiển thị: o Workbook Views: Chế độ hiển thị. o Show: Tùy chọn hiển thị một số thanh Panel như địa chỉ hàng cột, lưới, công thức,. o Zoom: Phóng to, thu nhỏ nội dung bảng tính.
o Window: Hiển thị nhiều bảng tính. o Macros: Các lệnh riêng lẻ. Thanh công cụ truy cập nhanh (Customize Quick Access Toolbar): Nằm bên trái thanh tiêu đề, được dùng để truy nhập nhanh đến các nút lệnh thường dùng. Ta có thể bổ sung hoặc loại bỏ nút lệnh bằng cách kích vào ở cuối thanh công cụ, rồi sau đó tích chọn.
109 Thanh công thức (Formula bar): Hiện tọa độ của ô được chọn (ô hiện thời), biểu tượng nút hủy bỏ, nút chọn, nút chèn hàm, giá trị hay công thức tại ô được chọn. Vùng trình bày dữ liệu: Thực tế đây chính là cửa sổ của tệp bảng tính (workbook). Ta cũng chú ý rằng mỗi tệp bảng tính của MS Excel có số lượng bảng tính không hạn chế (worksheet hay sheet) với các tên bảng tính ngầm định Sheet1, Sheet2, Sheet3,… Mỗi bảng tính được cấu tạo dạng bảng hai chiều bao gồm có 1. Các cột được đánh số A, B,…,AA,…,XFD theo thứ tự từ trái sang phải.
Các hàng được đánh số 1,2,…, 1.576 theo thứ tự từ trên xuống.2: Bảng tính MS Excel Thanh trạng thái (Status bar): Nằm đáy của cửa sổ, hiển thị các chế độ khi làm việc với MS Excel. Bao gồm các trạng thái: Ready (Chế độ sẵn sàng làm việc); Enter (Đang nhập dữ liệu hay công thức); Pointer (Đang nhập công thức có tham chiếu tới địa chỉ ô, vùng); Edit (Đang hiệu chỉnh dữ liệu hay công thức tại ô hiện thời). Thanh cuốn dọc (Vertical Scroll Bar): Khi kéo chuột tại hộp trượt trong thanh cuốn này sẽ xem thông tin, dữ liệu khuất ở phía trên, dưới bảng tính. Thanh cuốn ngang (Horizontal Scroll Bar): Khi kéo chuột tại hộp trượt trong thanh cuốn này sẽ xem thông tin, dữ liệu khuất ở phía trái, phải bảng tính.
Thoát khỏi MS Excel Để thoát khỏi MS Excel có thể thực hiện theo nhiều cách tương tự đối với các phần mềm, ứng dụng khác chạy trên môi trường Windows. Có thể sử dụng một trong các cách thường dùng sau: 110 Cách 1: Mở thực đơn File Exit Cách 2: Kích chuột vào biểu tượng đóng cửa sổ ( ) tại phía phải của thanh tiêu đề. Cách 3: Ấn tổ hợp phím phím Alt+F4 Cách 4: Kích chuột phải vào nút đại diện của Excel trên thanh công việc, chọn Close. Chú ý: Trong trường hợp trước khi thoát khỏi MS Excel mà chưa ghi (Save) lại những thay đổi trong tệp bảng tính đang làm việc, MS Excel sẽ đưa ra thông báo: Hình 4.3 Hộp thoại thông báo Chọn Save: Lưu lại những thay đổi trong tệp bảng tính hiện thời.
Chọn Don’t Save: Không lưu lại những thay đổi trước đó. Chọn Cancel: Huỷ thao tác đóng tệp, trở lại màn hình làm việc. Cấu trúc bảng tính MS Excel Mỗi tệp bảng tính (workbook) có số bảng tính (worksheet) không hạn chế (nó tùy thuộc vào khả năng lưu trữ của bộ nhớ máy tính). Cấu trúc các bảng tính giống nhau và có dạng bảng hai chiều bao gồm các hàng và các cột, có tất cả số ô là 16.576 (các ô này được cấu tạo từ 1.384 cột trong dạng bảng hai chiều).
Trong đó: Cột (column): Tên các cột được đánh theo ký hiệu chữ A, B, …, AA,… XFD theo thứ tự từ trái sang phải. Các tên cột nằm trên đường viền ngang. Hàng (row): Được đánh theo dãy số 1, 2, …, 1048576 theo thứ tự từ trên xuống. Các ký hiệu số dòng nằm trên đường viền dọc.
Ô (cell): Mỗi ô là giao của một cột và một dòng. Mỗi ô trong bảng tính đều có địa chỉ và nó được xác định bởi ít nhất tên cột kèm theo chỉ số của hàng. 111 Khi cần nhập dữ liệu hay thực hiện các thao tác, tính toán thì cần phải chỉ ra địa chỉ cụ thể của ô nào đó. Ô hiện thời (current cell): Là ô được chọn bằng cách kích chuột vào ô đó và có đường viền bao xung quanh.
Tại một thời điểm chỉ có một ô hiện thời. Xem trong bảng tính (Hình 4.4 ) thì ô B2 chính là ô hiện thời Hình 4. Cấu trúc và các thao tác với tệp bảng tính Trong phần này trình bày 3 thao tác cơ bản với tệp bảng tính (workbook) đó là: Tạo tệp bảng tính, ghi tệp bảng tính và mở tệp bảng tính. Tạo tệp bảng tính Mở thực đơn File New Blank workbook.
Trên màn hình MS Excel sẽ mở ra một cửa sổ cho tệp bảng tính mới. Sau đó ta lại thực hiện các thao tác, công việc cần thiết trên tệp bảng tính này. Ghi tệp bảng tính Trường hợp 1: Nếu tên tệp bảng tính chưa được đặt bởi người sử dụng: Kích vào biểu tượng Save trên thanh công cụ (hình đĩa mềm ) hoặc mở thực đơn File Save (hoặc Save as) xuất hiện hộp thoại Save as: Hình 4.5: Hộp thoại Save As 112 Kích vào biểu tượng ổ đĩa cần lưu trữ → Kích đúp vào thư mục chứa tệp. Trong hộp File name: nhập vào tên tệp bảng tính Trong hộp Save as type: Để chọn kiểu ghi tệp.
Mặc định trong MS Excel là Excel Workbook. Kết thúc ghi tệp kích chuột vào nút Save hoặc nhấn phím Enter. Chú ý: Nếu lưu trữ lần thứ 2 trở đi (không thay đổi tên và địa chỉ) thì kích vào Save trên thanh công cụ (hình đĩa mềm ) hoặc kích vào thực đơn File → chọn Save hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+S.