CHƯƠNG 1 THƯC TẬP CƠ BẢN Tạo cơ sở dữ liệu Thông thường đối với một đơn vị hành chính sự nghiệp để bắt đầu một năm tài chính mới thường phải tiến hành mở sổ kế toán mới tương ứng với năm tài chính đó. Trong các phần mềm kế toán việc mở sổ kế toán (hay còn gọi là tạo dữ liệu kế toán) được thực hiện ngay lần đầu tiên khi người sử dụng bắt đầu sử dụng phần mềm. Quá trình mở sổ được thực hiện qua một số bước trong đó cho phép người sử dụng đặt tên cho sổ kế toán, chọn nơi lưu sổ kế toán vừa mở trên máy tính, chọn phương pháp tính giá, chọn ngày bắt đầu hạch toán, chọn phương pháp tính giá. Đối với mỗi phần mềm thì việc tạo dữ liệu kế toán sẽ theo những quy trình và thao tác khác nhau.
Thiết lập hệ thống tài khoản Trong quá trình mở sổ, kế toán sẽ tiến hành khai báo một số thông tin về hệ thống như: cách tạo dữ liệu kế toán, nơi lưu dữ liệu kế toán, thông tin đơn vị, thông tin ngầm định, tuỳ chọn của đơn vị, ngày hạch toán. Sau khi tạo xong dữ liệu kế toán và thiết lập các thông tin hệ thống, người sử dụng sẽ đăng nhập vào dữ liệu để thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mỗi một phần mềm sẽ có một màn hình giao diện khác nhau. Ví dụ: Khai báo các danh mục Sau khi tiến hành mở sổ kế toán, để có thể hạch toán được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên phần mềm kế toán thì người sử dụng phải tiến hành khai báo một số danh mục ban đầu trước khi nhập số dư ban đầu cho các tài khoản.
Danh mục Hệ thống tài khoản Danh mục Hệ thống tài khoản được sử dụng để quản lý hệ thống các tài khoản. Thông thường các phần mềm kế toán đã thiết lập sẵn hệ thống tài khoản chuẩn theo quy định của Bộ Tài chính. Tuy nhiên, để phản ánh được các hoạt động kinh tế phát sinh của từng đơn vị hành chính sự nghiệp, các phần mềm vẫn cho phép người sử dụng mở thêm các tiết khoản trên cơ sở hệ thống tài khoản chuẩn. Hệ thống tài khoản này sẽ được sử dụng trong các bút toán hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ.
Danh mục Mục lục ngân sách Trong các phần mềm kế toán danh mục này được sử dụng như một hệ thống để thống kê tình hình thu, chi NSNN theo các chỉ tiêu khác nhau như: Các cấp ngân sách, các ngành, các hoạt động. Danh mục Mục lục ngân sách baogồm: Nguồn kinh phí, Chương, Loại khoản, Mục/Tiểu mục. Thông thường các phần mềm kế toán đã được thiết lập sẵn theo danh mục Mục lục ngân sách chuẩn của Bộ tài chính. Tuy nhiên để phản ánh được tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị, phần mềm cho phép người sử dụng mở thêm các mục lục ngân sách nhỏ từ danh mục mục lục ngân sách chuẩn.
Danh mục Mục lục ngân sách này sẽ được sử dụng trong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị trong kỳ. - Danh mục Nguồn kinh phí Danh mục Nguồn kinh phí được sử dụng nhằm mục đích thống kê nguồn gốc các nguồn kinh phí được sử dụng tại các đơn vị hành chính sự nghiệp. VD: Ngân sách Trung ương, Ngân sách Tỉnh, Ngân sách Huyện,. Nguồn kinh phí T 1T 1ính N 2 ẵ D □ N 3 D P G □ N D N K □ g ẵ h uồ á - Danh mục Chương ồồ Danh mục Chương thể hiện đặc thù riêng của từng đơn vị hành chính sự nghiệp.
Ví dụ: Bộ Y tế, Sở Y tế, Bộ Giáo dục, Sở Giáo dục,. đ Chương ể ổ Tén 1 prĩnkÃn chương ì OOI Ván phòng Chù lích nudc r1ỉ1 VlnpMn □ Đ Tòa án □ ư Viện □ ộ Vãn □ ơ Vỉn □ ư Bí Câng □ ơ Bõ □ Bộ □ B6ủ ạ □ cHđaoTi 8ộ □ ố Ké BộTilph ữ □ ổ Bè ạCòng □ ỉB6ố ẽĐâu □ Bò 16 □ BỎXáy □ Bôọ Giao □ BẠ □ thõng BÍYM • □ ỗ □ BòữLao Bô độ V5n □ *Đèo lạ -□ - Danh mục ỗ ạ Loại khoản ổ Danh mục Loại khoản cho phép thống kê các loại hình hoạt động trong lĩnh vực kinh tế, chính trị xã hội. Các lĩnh vực hoạt động như: Nông nghiệp - Lâm nghiệp - Thủy sản, Công nghiệp khai khoáng, Công nghiệp chế biến, chế tạo,. - Danh mục Mục/Tiểu mục Danh mục Mục/Tiểu mục dùng để thống kê các khoản thu, chi chi tiết theo các hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội của Ngân sách nhà nước.
Các khoản thu NSNN bao gồm: các khoản thu từ thuế, phí, lệ phí; các khoản thu từ hoạt động kinh tế của Nhà nước; các khoản đóng góp của tổ chức và cá nhân; các khoản viện trợ; các khoản thu khác theo quy định của pháp luật. Các khoản chi NSNN bao gồm: các khoản chi phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo quốc phòng, an ninh, bảo đảm hoạt động của bộ máy nhà nước; chi trả nợ của Nhà nước; chi viện 107 trợ và các khoản chi khác theo quy định của pháp luật. Danh mục Chương trình mục tiêu Danh mục chương trình mục tiêu dùng để thống kê các khoản thu, chi cho các chương trình, mục tiêu, dự án quốc gia và các nhiệm vụ cần theo dõi riêng. Chương trình mục tiêu Tên CTMT ®ì DO án nhãn lõng □ Dọ mó án hnhkhuyên giảm nghèo □ Du én day nghê cho ừ □ Dụ ngdỉsán nâng nghèo cao — □ ỗ ẽ Chính năng lụsáchảtrộ giúp □ Hoạt động ế sát, giám □ pháp lý cho ngdơi DỌ ángiá đánh hễ trd phát □ ChUdng triển cd sỗ trình mục hạ tăng □ Dụẽtán tiêu quõctuyên yêu giatruyên, các Dân xã đặ □ Dụ án ụnâng ẽkhăn cao ạ ển đổ □ Dụệtán chất khóbào ludng đảm vùng dịch hậu vụ □ gia Dự đình □ ẽ án cân vàạ nâng đẩ cao ạ Dụẽ ánlực năng ịnâng ộcaolý, quàn □ đình Dụ ánhành thil và nghiệm, □ điêu phuơng tiệ tồ ChUdng ộthự ộệ mục trình ố □ chũc Dụ án phòng, □ tiêu quõc ả gia ẽ Dụ án phòng, chõng bệnh sõt rét ộ □ ệ Dụạ án phòng, □ chõng ệ bệnh lao ộ Dự án phòng, chõng bệnh phong □ Dựệ án tiêm ị chùng ể □ mS rộng Danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp Trong các phần mềm kế toán danh mục khách hàng, nhà cung cấp được người sử dụng khai báo nhằm lập các báo cáo thống kê mua, bán hàng hóa và theo dõi công nợ chi tiết đến từng khách hàng, nhà cung cấp.
Mỗi khách hàng, nhà cung cấp sẽ được nhận diện bằng mã hiệu khác nhau gọi là mã khách hàng, nhà cung cấp. Mã hiệu này thông thường sẽ do người sử dụng đặt sao cho phù hợp với mô hình hoạt động và quản lý của đơn vị hành chính sự nghiệp. Có rất nhiều phương pháp đặt mã hiệu khác nhau, các phương pháp này phụ thuộc vào yêu cầu tổ chức quản lý đối tượng và phụ thuộc vào tính chất của từng đối tượng cụ thể. Ví dụ: Dùng phương pháp đặt mã theo tên viết tắt hoặc ghép các chữ cái đầu trong tên khách hàng, nhà cung cấp.
Cách mã hóa này mang tính gợi nhớ cao. Dùng phương pháp đánh số lần lượt tăng dần theo phát sinh của đối tượng khách hàng, nhà cung cấp mới bắt đầu từ 1, 2, 3,. Tuy nhiên cách đặt này không mang ý nghĩa gợi ý nào. Một số điểm lưu ý khi thiết lập mã khách hàng, nhà cung cấp trong các phần mềm kế toán: Mỗi khách hàng hoặc nhà cung cấp phải được đặt một mã khác nhau.
Không nên đưa ra một mã mà thành phần thông tin trong mã đó lại là của một mã khác. Danh mục Vật tư hàng hóa, công cụ dụng cụ Danh mục Vật tư hàng hóa, công cụ dụng cụ dùng để theo dõi các vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ được sử dụng khi thực hiện nhập, xuất các vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ đó. Mỗi vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ sẽ mang một mã hiệu riêng. Việc đặt mã hiệu cho vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ cũng giống như đặt mã hiệu cho đối tượng khách hàng, nhà cung cấp, nó do người sử dụng tự đặt sao cho thuận tiện nhất và dễ nhớ nhất phù hợp với công tác quản lý vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ tại đơn vị hành chính sự nghiệp.
Thông thường các đơn vị hành chính sự nghiệp hay lựa chọn cách đặt mã theo tên của vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ. Trong trường hợp cùng một vật tư, hàng hóa nhưng có nhiều loại khác nhau thì người sử dụng có thể bổ sung thêm đặc trưng của vật tư, hàng hóa đó. Việc đặt mã cho vật tư, hàng hóa trong bảng mã vật tư, hàng hóa tương ứng với việc mở thẻ (sổ) chi tiết để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vật tư, hàng hóa, thành phẩm trong kế toán thủ công. Danh mục Tài sản cố định Danh mục Tài sản cố định dùng để quản lý các tài sản cố định mà đơn vị hành chính sự nghiệp quản lý.
Mỗi tài sản cố định được mang một mã hiệu riêng và kèm với nó là các thông tin về tài sản như: tỷ lệ hao mòn, cách tính hao mòn, nguyên giá, giá trị hao mòn đầu kỳ,. đều phải được cập nhật trước khi bắt đầu nhập dữ liệu phát sinh về tài sản cố định. Việc đặt mã này cũng do người sử dụng quyết định. Việc đặt mã hiệu cho tài sản cố định trong bả ng mã tài sản cố định tương ứng với việc mở thẻ (sổ) chi tiết tài sản cố định để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài sản cố định trong kế toán thủ công.
Danh mục Hoạt động sự nghiệp Danh mục Hoạt động sự nghiệp dùng để quản lý các hoạt động phát sinh tại đơn vị hành chính sự nghiệp, ví dụ hoạt động thường xuyên, hoạt động sản xuất cung ứng dịch vụ, hoạt động nhà nước đặt hàng,. Việc khai báo danh mục này do người sử dụng quyết định. Khai báo danh mục hoạt động sự nghiệp tương ứng với việc mở sổ, báo cáo chi tiết cho hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh.