Chương 1 DAI CUONG VE VAN PHONG VA QUAN TRI VAN PHONG Văn phòng và quản trị văn phòng là những thuật ngữ quen thuộc trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhưng khóng phải ai cũng hiểu rỡ về vai trò, ý nghĩa của quản trị văn phòng để có thể thực hiện nó một cách có hiệu quả. Chương này sẽ cho chúng ta cái nhìn tổng quan về văn phỏng. quản tị vẫn phòng, các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng như xu hướng hiện đại hoá vẫn phòng hiện nay, 1. Đại cương về văn phòng.
Quan niệm văn phòng. 'Văn phòng được hiểu theo nghĩa chung nhất là nơi hoạt độn mang tinh chat giấy tờ (bàn giấy). Quan niệm này nhằm phân biệt hoạt động của văn phòng với lao động trực tiếp. Tuy nhiên khái niệm này chưa phân biệt rõ hoạt động của văn phòng với hoạt động quản lý nói chung.
Ở bất kỳ một cơ quan đơn vị nào, để phục vụ cho công túc lãnh đạo, quản lý cũng cẩn phải có một bộ phận chuyên lo công tác thu thập xử lý cung cấp truyền dat thong tin (bên ngoài và nội bộ), trợ giúp cho công tác quản lý điều hành của ban lãnh đạo. bảo đảm các điều kiện vat chất cần thiết cho hoạt động của cơ quan don vị, bộ phận đó được gọi là "văn phòng”. Tuy nhiên trong thực tế có những quan niệm khác nhau vẻ văn phòng như sau: ~ Văn phòng là bộ phận phụ trách công tắc công văn giấy tờ hành chính trong cơ quan đơn vị (theo Từ điển tiếng Việt năm. Quan niệm này đồng nhất văn phòng với bộ phận văn thư của cơ quan, đơn vị.
~ Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm mà hàng ngày các cán bô, công chức đến đó để thực thí công việc (VD: văn phòng UBND các cấp, văn phòng Bộ,.) ~ Văn phòng là phòng làm việc của một cần bộ lãnh đạo (có tầm cỡ).VD: văn phòng giám đốc, văn phòng Chủ tịch nước. - Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trường cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị Các quan niệm trên day déu mới phản ánh khía cạnh riêng rẽ của "văn phòng". Để có một định nghĩa đẩy đủ về “văn phòng” chúng ta cắn xem xét toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận nay trong các cơ quan đơn vị. 'Ở đầu vào văn phòng cần thu thập, xử lý, cung cấp thông tin.
từ bên ngoài và nội bộ giúp cho lãnh đạo cơ quan có quyết định đúng đắn. Đầu ra gồm những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi giúp cho công tác quản lý điều hành cơ quan đạt kết quả. Đây là nội dung hoạt động rất đặc trưng của công tác văn phòng. Mặt khác, hoạt động của các cơ quan đơn vị đều cần có các phương tiện vật chất kỹ thuật cần thiết.
Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu để xuất ý kiến với thủ trưởng cơ quan, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiên công việc sau khi có ý kiến phê duyệt của thủ trưởng như: tổ chức mua sắm, quản lý sử dụng các tài san, trang thiết bị kỹ thuật, kinh phí hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng của các yếu tố này. Như vậy, nếu quan sát ở trạng thái tinh thì văn phòng gồm những yếu tố vật chất kỹ thuật và con người. Nếu quan sát ở trạng thái động thì văn phòng bao gồm toàn bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu ra phục vụ cho công tác quản lý điều hành mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị, Từ việc xem xét toàn bộ nội dung hoạt động của công tác văn phòng trên đây, chúng ta có thể nêu định nghĩa đầy đủ vẻ văn phòng cơ quan. đơn vị như sau: iy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn xử lý, cúng cấp, truyền đạt thông tin trợ giáp 3 nơi chăm lo dịch vụ hậu cần dâm bảo các điều kiện vật chất cho hoạ động của cơ quan, đơn Vị.
Chức năng của văn phòng tuan niệm về văn phòng và công tác văn phòng, có thể thấy văn phòng có những chức năng sau đây: a. Chắc năng tham mui, tổng hợp Tham mưu là hoạt động cẩn thiết cho công tác quản lý. ới quân lý phải quán xuyến mọi đổi tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt đông của họ một cách nhịp nhàng, ăn khớp. Muốn vậy đồi bi dời quản lý phải tỉnh thông nhiều lĩnh ‘wie, phải cÓ mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kip thai moi vin dé.
Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý. Do đó, đồi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp trước hết là công tác tham mưu, tổng hợp. trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm z. Để có những quyết định tối ưu, người ào những ý kiến tham mưu của các cấp quản lý, những người trợ giúp.
Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cùng cấp cho lãnh đạo những thông tin, phương án đúng nhất. Hoạt động này rất cần thiết, hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham. vấn vừa mang. Nhưng kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thong tin ở đầu vào, đầu ra va những thong tin ngược trên nhiều.
lĩnh vực, nhiều đối trơng mã văn phòng thu thập được. Những thông tin ấy cắn phải được sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu giữ. và khai thác sử dựng theo yêu cầu của lãnh đạo trong từng lĩnh vực cụ thể. Công việc này thuộc về công tác tổng hợp của hoạt động văn phòng.
Mặt khác trong một cơ quan đơn vị, chủ thể làm công tác tham mưu có thể là cá nhản hay tập thể, Bộ phận tham mưu thường được đặt tại văn phòng để giúp cho công tác tham mưu. được thuận lợi. Ngoài bộ phân tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng. vấn để mang tính chuyên sâu.
Văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn tập hợp lại thành hệ thống thống nhất trình lãnh đạo hoặc để xuất với lãnh đạo phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng của từng bộ phân chuyên môn. Nhu vay văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp thông tin, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo. Đây là hai công việc có liên quan mật thiết với nhau, cùng nhằm một mục. đích là trợ giúp cho công tác điều hành quản lý cơ quan đạt hiệu.
cquả cao nhất. Chức năng trợ giúp điều hành 'Văn phòng là bộ phân trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo trong công tác quản lý điều hành cơ quan đơn vị. Chức năng này. thể hiện thông qua các hoạt động như: xây dựng và triển khai chương trình kế hoạch công tác, tổ chức tiếp khách, tổ chức hội bop, tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, công tác van tư.
Chức năng hậu cắn Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn. Văn phòng là bộ phận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý sử dụng các trang thiết bị phương tiện vật chất Bàn đạt hiệu quả cao nhất. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng.
10 Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thong qua ba chức năng quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tổn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị. Nhiệm vụ của văn phòng. Từ những chức năng trên, văn phòng sẽ được giao những những nhiệm vụ cụ thể.
Song tuỳ theo đặc điểm về lĩnh vực hoạt động, về quy mô của mỗi cơ quan đơn vị mà văn phòng sẽ được giao những nhiệm vụ khác nhau. Các nhiệm vụ đó thường gồm: - Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác. Nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của văn phòng là xây dựng chương trình kế hoạch công tác hàng quý, tháng, tuần và thường, xuyên theo doi đôn đốc việc thực hiện chương trình kế hoạch công tác đó. Đồng thời văn phòng cũng phải trực tiếp xây dựng, chương trình kế hoạch, lịch công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện.
Mỗi cơ quan, đơn vị có thể có nhiều chương trình kế hoạch do các bộ phận khác nhau xây dựng. Vì vậy, văn phòng là nơi tổng hợp các chương trình kế hoạch công tác đó để tạo thành hệ thống hoàn chỉnh ăn khớp nhằm đạt mục tiều chung của cơ quan. - Thu thập xử lý, cung cấp, quản lý thông tin. Hoạt động của bất kỳ cơ quan, đơn vị nào cũng cần phải có thông tin.
Thông tin là căn cứ để lãnh đạo đưa ra quyết định đúng. din, Thong tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau. Người lãnh đạo không thể tự thu thập xử lý tất cả mọi thông tin mà cần phải có bộ phận trợ giúp- đó chính là văn phòng. Văn phòng là "cửa sổ”, là “bộ lọc” thông tin vì tất cả các thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát hay lưu trừ tại -vin phòng.
Đây là hoạt động quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của cơ quan, đơn vị. Vì vậy văn phòng phải tuân thủ những quy định về văn thư, lưu trữ khi thu thập, xử lý, u chuyển phát, bảo quản, lưu trữ thông tin. ~ Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo đối việc triển khai thực hiện các quyết định, tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị để báo cáo lãnh đạo, đề xuất các biện pháp phục vụ cho việc chỉ đạo điều hành của lãnh đạo. ~ Thực hiện công tác văn thư, lua trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định hiện hành.
Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn ban ở các bộ phận. ~ Tư vấn về văn bản cho thứ trưởng, trợ giúp thủ trưởng vẻ kỹ thuật soạn thảo văn bản để đảm bảo các văn bản có nội dung đầy đủ, đúng thắm quyển, đúng quy định của Nhà nước. ~ Tổ chức công tác đón tiếp khách, đối nội, đối ngoại của cơ.