Chương 1: ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Mã chương: KT413-1 Giới thiệu chương: Văn phòng và quản trị văn phòng là những thuật ngữ quen thuộc trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về vai trò, ý nghĩa của quản trị văn phòng để có thể thực hiện nó một cách có hiệu quả. Chương này sẽ cho người học cái nhìn tổng quan về văn phòng, quản trị văn phòng, các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng như xu hướng văn phòng hiện nay. Mục tiêu: - Mô tả được các chức năng và nhiệm vụ của quản trị hành chính văn phòng. - Phân biệt được thế nào là văn phòng và quản trị hành chính văn phòng.
- Hiểu được các vị trí, tiêu chuẩn, chức năng, nhiệm vụ của các cấp bậc hành chính văn phòng cần phải có. - Kiểm soát được công việc hành chính văn phòng. 1 Những vấn đề cơ bản về quản trị hành chính văn phòng 1.1 Khái niệm về quản trị hành chính văn phòng Đối với nhiều người văn phòng là nơi thư từ, biểu mẫu, báo cáo, hồ sơ lưu trữ được thự hiện bởi người đánh máy, thư ký, nhân viên quản lý hồ sơ, người vận hành máy móc, giám sát viên và quản lý. Trong môi trường như thế, điểm nhấn thường là các vật thể hữu hình như thư từ, ghi chép, báo cáo, văn bản và hóa đơn, những bản ghi chú, biên bản lưu trữ và các tủ hồ sơ chứa đầy tài liệu được in sao.
Hình thức văn phòng này xuất hiện trong thực tiễn nhưng đối với nhà quản trị hành chính văn phòng, đây chỉ là một bức tranh không hoàn chỉnh. Ngược lại với cái nhìn trước đây về văn phòng, một hình thức văn phòng mới đang chậm rãi nhưng chắc chắn sẽ xuất hiện. Đó là một kết cấu chặt chẽ chủ yếu dựa vào các hệ thống máy móc điện tử và có tác động lớn đến toàn tổ chức mà nó phụ thuộc. Trong hình thức văn phòng hiện đại thì điểm nhấn không phải là việc lưu trữ biểu mẫu mà là các thông tin trong biểu mẫu.
Điểm nhấn không chỉ đơn thuần là máy móc mà là toàn bộ hệ thống bao gồm sự vận hành đồng bộ của cả máy móc và nhân viên. 8 Môi trường văn phòng mới đã mang đến nhiều thay đổi, các thay đổi này mang đến sự chuyên môn hóa lớn hơn cho hầu hết các nhân viên văn phòng. Đồng thới nó cũng mang đến những nhu cầu dành cho nhà quản lý hành chính với kiến thức và sự hiểu biết rộng lớn hơn.Chức năng của người quản lý là phải đối mặt và làm việc với các nhân tố kinh tế, nhân lực, vật tư và đặc biệt quan trọng là với nhân viên chịu sự quản lý trực tiếp. Với thực tế nói trên, quản trị hành chính văn phòng đã trở thành một nhu cầu tất yếu đối với bất kỳ một cơ quan tổ chức nào.
Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin, giúp cơ quan tổ chức vận hành tốt để đạt được mục tiêu của mình.2 Chức năng của nhà quản trị hành chính văn phòng Hoạch định (Planning): Kết hợp những hình thức xử lý thông tin khác nhau: thông tin liên lạc, quản lý hồ sơ lưu trữ, thư từ, sao chép in ấn; tìm kiếm vị trí văn phòng thích hợp; trang bị môi trường làm việc với những thiết bị nội thất hiện đại, vận hành tốt và hiệu quả; tuyển chọn nhân viên thích hợp để đảm bảo công việc được tiến hành trôi chảy và nhanh chóng. Tổ chức (organizing): Ứng dụng những nguyên tắc cơ bản của tổ chức văn phòng trong việc hoạch định những mối quan hệ công việc giữa các nhân viên, được trang bị những phương tiện tốt nhất để đạt được năng suất cao nhất. Lãnh đạo (Leading): Dẫn dắt và giám sát hiệu quả các hoạt động văn phòng: tuân thủ và thực hiện những chính sách tuyển chọn nhân lực phù hợp nhằm duy trì một mức độ tinh thần mong muốn; huấn luyện, đào tạo, thăng cấp và trả công nhân lực văn phòng; cung cấp hệ thống thông tin liên lạc thông suốt giữa các công nhân viên chức. Kiểm soát (Controlling): Phát triển, thiết lập và cải thiện hệ thống và quá trình của hành chính văn phòng, hoàn thành từng giai đoạn của công việc văn phòng; giám sát sự tìm kiếm, chuẩn bị cách thức sử dụng những hình thức văn phòng và các nguồn cung cấp khác; đo lường công việc hoàn thành và thiết lập tiêu chuẩn cho từng thành quả của nó; cắt giảm chi phí hoạt động văn phòng; chuẩn bị ngân sách, báo cáo, sổ sách văn phòng nhằm làm cơ sở để kiểm soát và cắt giảm chi phí.3 Vai trò của nhà quản trị hành chính văn phòng 9 Là một vị trí chủ yếu trong việc tập hợp, xử lý, lưu trữ, thu hồi và phân phối thông tin, nhà quản trị hành chính văn phòng đóng vai trò quan trọng trong quá trình ra quyết định.
Nhiệm vụ của nhà quản trị là ra quyết định với những thông tin chính xác, dễ truy cập và hiện hành ở mức chi phí thấp nhất. Mặc dù mỗi nhà quản trị có trách nhiệm khác nhau, hầu hết đều thực hiện một số hoạt động phổ biến trong đó có 3 hoạt động được thực hiện nhiều nhất, đó là: tuyển dụng nhân sự và kiến tạo mối quan hệ; phân tích công việc; soạn thảo văn thư và báo cáo. Ngoài ra nhà quản trị văn phòng còn sử dụng phần lớn thời gian cho việc thông tin liên lạc, đào tạo thăng cấp nhân viên cũng như phân tích hệ thống công việc.4 Các mối quan hệ giao tiếp của nhà quản trị hành chính 1.1 Mối quan hệ nội bộ (Intradepartmental Relationship) Mối quan hệ này thuộc quan hệ trực tuyến, còn có thể xem là quan hệ thứ bậc trong một tổ chức. Nhà quản trị hành chính văn phòng có quyền hạn và trách nhiệm đối với các thành viên thuộc bộ phận của mình.
Mối quan hệ này bao gồm việc hiểu biết mối tương quan nhân sự, cách thức và phương pháp kiểm tra nhân viên, hiểu biết đầy đủ về các tiêu chuẩn hành chính văn phòng, các thủ tục và công việc hành chính.2 Mối quan hệ liên bộ phận ( Interdepartermental Relationship) Đây là mối quan hệ ngang: quan hệ giữa nhà quản trị hành chính với nhân viên hoặc cấp quản trị các bộ phận khác. Nhà quản trị hành chính cần căn cứ vào tài liệu quy định chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong tổ chức, từ đó xác định mối liên hệ phối hợp giữa các đơn vị. Nhà quản trị hành chính có thể và nên cố vấn về các thủ tục và công việc hành chính văn phòng cũng như tất cả những chính sách ảnh hưởng hoặc chịu ảnh hưởng bởi hoạt động hành chính văn phòng cho tất cả các phòng ban và đơn vị trong cơ quan. Ngoài ra, cân có sự hợp tác chặt chẽ, cung cấp thông tin khi nhận được yêu cầu từ các đơn vị khác.3 Mối quan hệ với khách hàng (Customers Relationship) Mối quan hệ này được thực hiên thông qua thư từ, điện thoại, tiếp xúc hoặc các hoạt động tương tự.
Đối với nhiều khách hàng thì các cuộc tiếp xúc chính thức với công ty đều là thông qua những hoạt động hành chính văn phòng. Vì thế nhà quản trị hành chính cần tổ chức tốt các hình thức tiếp xúc với khách hàng, đề ra những quy định cho các đơn vị và cá nhân thường xuyên phải giao tiếp với khách hàng như nhân viên lễ tân, nhân viên kinh 10 doanh, thư ký… tránh cẩu thả trong mọi phương tiện giao tiếp với khách hàng kể cả bằng văn bản, thư từ, điện thoại.4 Mối quan hệ nghề nghiệp với ngành chuyên môn (Professional Relationship) Đây là mối quan hệ với các nhà quản trị hành chính đồng nghiệp trong các cuộc họp, các hiệp hội và các chương trình huấn luyện.5 Hoạch định và kiểm tra công việc hành chính.1 Hoạch định hành chính văn phòng a. Tầm quan trọng của hoạch định Hoạch định là một chức năng của quản trị bao gồm các hoạt động xác định ra các mục tiêu cho tương lai và các phương tiện thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó. Kết quả của hoạch định là một bản kế hoạch, nghĩa là một tài liệu được viết ra xác định rõ các chuỗi hoạt động mà công ty hay tổ chức sẽ thực hiện.
Trong lĩnh vực hành chính văn phòng, hoạch định bao gồm việc thu thập các thông tin, sử dụng chúng và triển khai cho các bước hành động. Cuối cùng, hoạch định là sự duy trì, bảo quản những thông tin cần thiết, cập nhật hoá, chính xác hoá chúng để tham khảo khi cần đến. Tầm quan trọng của hoạch định: - Nếu công việc đã được suy tính kỹ lưỡng bằng một kế hoạch chu đáo thì con người, thời gian, nguồn lực được phối hợp một cách hữu hiệu, sẽ nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các cấp quản lý khác, công việc được tiến hành một cách nhanh chóng, dễ dàng và đúng tiến độ, tập trung vao các mục tiêu và chính sách của tổ chức. - Việc lập kế hoạch còn giúp chúng ta tiết kiệm được thời gian.
Mỗi cá nhân thực hiện công việc nếu nắm rõ nhiệm vụ, cách thức tiến hành công việc cũng như thời hạn hoàn thành sẽ không phải mất nhiều thời gian để suy nghĩ việc thực hiện cho từng công đoạn. - Việc lập kế hoạch còn giúp người thực hiện công việc có tư duy hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý, có khả năng linh hoạt để đáp ứng các diễn biến, thay đổi theo yêu cầu của công việc, giảm các khả năng xảy ra các sự cố đột xuất và các tình huống ngoài ý muốn. Phân loại kế hoạch Nếu phân loại theo tính chất và thời gian thì kế hoạch bao gồm những loại sau: 11 - Kế hoạch chiến lược: là kế hoạch ở cấp độ toàn doanh nghiệp nhằm xác định những mục tiêu tổng thể cho doanh nghiệp và vị trí của doanh nghiệp đối với môi trường. - Kế hoạch tác nghiệp: là những hoạch định mang tính chất ảnh hưởng thường xuyên đến hoạt động của công ty như chiến lược, các chính sách, quy trình, quy định, mục tiêu.
- Kế hoạch một lần như một loại kế hoạch dự án nhằm phục vụ hay hỗ trợ cho việc thực hiện yêu cầu, mục tiêu công việc cụ thể của văn phòng hay của các phòng ban khác trong công ty. - Những công việc cụ thể của các kế hoạch trên lại được tích hợp vào kế hoạch làm việc từng tháng, từng tuần của văn phòng.