Chương 1: Khởi động dự án Ban Ch ỉ đạo VP BC Đ Chủ (Giám đốc) d ự án Tài chính Nhà h ợp đồng Điều hành (v ề kỹ thuật) Trưởng Trưở ng Trưởng Nhà cung c ấp nhóm 1 nhóm 2 nhóm 3 Các nhóm phát tri ển Kế hoạch và Đầu tư Hình 1.2: Những người có trách nhiệm với dự án Bài tập Bạn là giám đốc dự án cho một dự án lớn đã tiến hành một vài lần. Bạn vừa hoàn tất giai đoạn thiết kế giao diện người dùng của dự án và đang tiến hành công việc trong giai đoạn triển khai. Tại thời điểm này, hãy liệt kê ba thay đổi có thể xẩy ra mà không có rủi ro tiến hành lại công việc toàn bộ dự án. Và giải thích tại sao.
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 13 Chương 2: Lập kế hoạch CHƯƠNG 2: LẬP KẾ HOẠCH Giới thiệu: Nội dung bài này trình bày những vấn đề cơ bản về quản lý phạm vi và thời gian. Nội dung tập trung chính vào tạo tôn chỉ dự án, lập bảng kê công việc và Work Breakdown Structure (WBS), tầm quan trọng của quản lý thời gian và quy trình quản lý thời gian. Bên cạnh đó cũng đề cập những vấn đề cơ bản về chi phí, quản lý chi phí, quy trình quản lý chi phí, các kỹ thuật ước lượng và lập dự toán chi phí, chất lượng và quản lý chất lượng, quy trình giám sát và kiểm soát chất lượng, nguồn nhân lực, tầm quan trọng của nguồn nhân lực, quy trình tuyển dụng nhân sự, cách quản lý nguồn nhân lực, những rủi ro cơ bản trong quản lý dự án và quy trình quản lý rủi ro. Mục tiêu: Lập kế hoạch để quản lý các vấn đề phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng, nguồn nhân lực và rủi ro.
Nội dung chính: 2. Quản lý phạm vi Phạm vi (scope) là một danh sách tất cả những gì dự án phải làm (và cũng có thể là một danh sách tất cả những điều mà dự án không phải làm). Dự án phải có một phạm vi được viết ra rõ ràng, nếu không, dự án sẽ không bao giờ kết thúc. Quản lý phạm vi: Là việc xác định phạm vi, giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc nào nằm ngoài phạm vi của dự án Các kết quả chuyển giao (deliverables) là những sản phẩm của dự án sẽ chuyển giao: như phần cứng, phần mềm, bảo hành, tài liệu, đào tạo và phương thức chuyển giao.
Nhóm dự án và các bên liên quan (stakeholders) phải cùng hiểu những sản phẩm nào được tạo ra như là kết quả của dự án và chúng được tạo ra như thế nào. Bản kế hoạch phạm vi dự án Quy trình quản lý phạm vi - Khởi thảo: bắt đầu một dự án hoặc chuyển tiếp sang giai đoạn tiếp theo. - Lập kế hoạch phạm vi: phát triển các tài liệu nhằm cung cấp nền tảng cho các quyết định về dự án trong tương lai. - Xác định phạm vi: chia nhỏ các sản phẩm trung gian của dự án thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 14 Chương 2: Lập kế hoạch - Kiểm tra phạm vi: hợp thức hóa việc chấp nhận phạm vi của dự án. - Điều khiển thay đổi phạm vi: điểu khiển những thay đổi của phạm vi dự án. Lập kế hoạch Thảo quy định phạm vi dự án. Tập hợp thông tin phù hợp cho kết luận tuân theo các nguyên tắc sau: - Đảm bảo rằng loại dự án và quy mô dự án được xác định rõ: - Xem xét việc sử dụng kế hoạch dự án tích hợp cho dự án thêm / chuyển / thay đổi và các dự án vi mô - Chuẩn bị cho quy định phạm vi phức tạp hơn và lớn hơn cho cả dự án vĩ mô.
- Đảm bảo rằng các phần có thể chuyển giao và ranh giới d án được xác định rõ: - Tài liệu có xác định rõ cái sẽ được hoàn thành và không được hoàn thành như một phần của dự án hay không? - Các yêu cầu bắt buộc và không bắt buộc có xác định rõ hay không? Các tiêu chí chấp thuận cho các kết quả chuyển giao đã được phác thảo chưa? - Tài liệu có xác định rõ mỗi phần có thể chuyển giao nào sẽ bằng ngôn ngữ không biệt ngữ hay không? - Bạn có biết khi nào dự án hoàn tất không? - Tính đến ngày tháng bắt đầu và ngày tháng hoàn tất theo mục tiêu trong đó có thời đoạn tương đối với ngày tháng bắt đầu theo lý thuyết và / hoặc ngày tháng bắt đầu / kết thúc. - Tính đến hậu quả của những ngày tháng bị trễ hạn theo toàn bộ dự án cũng như các mốc quan trọng cụ thể. - Đảm bảo rằng trách nhiệm được xác lập rõ: - Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan hiểu vai trò và trách nhiệm của họ trong dự án. - Cân nhắc việc sử dụng ma trận trách nhiệm.
- Mọi người có hiểu chuỗi yêu cầu cho dự án hay không? - Có một số quy định hay chuẩn của ngành ảnh hưởng tới các phần có thể chuyển giao hay không? Giao cho ai đó nghiên cứu và chịu trách nhiệm về các phạm vi này. - Đảm bảo rằng tam giác thép được đặt đúng chỗ: - Cái nào là ưu tiên giữa chi phi, lịch trình và chất lượng? - Tính năng, lịch trình hay kinh phí có thể thương lượng lại được để giữ cho dự án theo đúng lịch trình hay đúng kinh phí nếu cần thiết?. KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 15 Chương 2: Lập kế hoạch - Bản đồ nguồn lực có ý nghĩa không? Các phần có thể chuyển giao có thể thực hiện được hay không? - Các mốc quan trọng đề ra có ý nghĩa không? - Ước tính chi phí đề ra có ý nghĩa không? - Đảm bảo rằng quy định phạm vi phác thảo rõ rủi ro liên quan tới dự án: - Cẩn thận các rủi ro nghiệp vụ đó như các điều kiện thị trường xấu không trở thành bộ phận của quy định rủi ro cho dự án. - Cân nhắc việc sử dụng ma trận rủi ro để tránh hàng loạt những điều xấu có thể xảy ra.
Thảo tôn chỉ dự án Dự án bạn đang thực hiện có đòi hỏi thời gian, nguồn lực hay tiền bạc không? Nếu câu trả lời là có thì khi đó bạn cần xây dựng tôn chỉ dự án Tôn chỉ dự án là một tài liệu dự án cấp phép hay phê chuẩn một dự án. Sự cấp phép này quy định từ một mức quản lý thích hợp trở lên và nên thực hiện tối thiểu ba điều: - Tôn chỉ dự án nên đặt tên dự án và bổ nhiệm giám đốc dự án. - Tôn chỉ dự án nên phác thảo các yêu cầu nghiệp vụ cho dự án. - Tôn chỉ dự án nên mô tả các yêu cầu chức năng sẽ được đưa ra Xây dựng tôn chỉ dự án tuân theo các nguyên tắc sau: - Đảm bảo rằng bên ký kết hay người ký/ cấp phép cho tài liệu quyết định này phải đúng chức năng, có thẩm quyền: Bên ký kết có thể cho phép bổ nhiệm lại nhân sự có liên quan hay không? Bên ký kết có thể cho phép giải phóng nguyên vật liệu có liên quan hay không? Bên ký kết có thể cho phép tiêu dùng tiền bạc cần thiết hay không? - Đảm bảo rằng tôn chỉ dự án rõ ràng: Tôn chỉ dự án có đặt tên dự án rõ ràng hay không? Tôn chỉ dự án có chỉ định rõ giám đốc dự án hay không? Tôn chỉ dự án có chỉ rõ thời gian thực hiện và kinh phí dự án hay không? Tôn chỉ dự án có phác thảo yêu cầu nghiệp vụ chứng minh cho dự án hay không? Tôn chỉ dự án có mô tả yêu cầu chức năng sẽ được đưa ra hay không? KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 16 Chương 2: Lập kế hoạch - Đảm bảo rằng tôn chỉ dự án được phân phát hợp lý: Các đối tượng liên quan dự án có bản sao hay không? Đội ngũ thành viên dự án có bản sao hay không? Bộ phận kế toán hay tài chính có bản sao hay không? Các nhà quản lý nguồn lực liên quan trong dự án có bản sao hay không? 2.
Bản kế hoạch chi tiết phạm vi dự án Bảng kê công việc là tài liệu kiểm soát dự án có thể được sử dụng như một hợp đồng pháp lý, tài liệu phạm vi hay tài liệu kiểm soát nhưng thông thường nên phác thảo một số chi tiết quan trọng: - Công việc được thực hiện. - Ngày tháng, thời gian và địa điểm công việc được thực hiện. - Ai chịu trách nhiệm thực hiện công việc. - Nguyên vật liệu và kỹ thuật được dùng để thực hiện công việc.
- Chi phí thực hiện công việc. - Tiêu chí chấp thuận công việc. Một số tổ chức dùng bảng kê công việc như một hợp đồng pháp lý với một nhà cung cấp đang cung cấp một hay nhiều phần có thể chuyển giao cho dự án. Trong những trường hợp này, bảng kê công việc sẽ tính đến điều kiện thanh toán, thưởng và phạt hiệu quả và các tiêu chí chấp nhận hay từ chối công việc.
Một số tổ chức dùng bảng kê công việc như một tài liệu kiểm soát cho các phần có thể chuyển giao của dự án được xây dựng trong các bộ phận khác. Trong các trường hợp này bảng kê công việc có thể rất giống với trình tự công việc giữa các bộ phận. Mục đích đầu tiên của bảng kê công việc trong những trường hợp này là thu mua nguồn lực thông qua các đường chức năng. Một số tổ chức dùng bảng kê công việc như một tài liệu phạm vi cho các dự án thêm/chuyển/ thay đổi và dự án vi mô.
Phạm vi dự án chỉ được xác định khi các kết quả chuyển giao đó được ghi rõ một cách cụ thể trong bảng kê công việc. Tất cả các công việc theo yêu cầu không được chi tiết hoá trong bảng kê công việc là do định nghĩa ngoài phạm vi và cũng không được thực hiện hoặc được thực hiện trong một bảng kê công việc sửa đổi. KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 17 Chương 2: Lập kế hoạch Thảo bảng kê công việc Bảng kê công việc có thể là một tài liệu kiểm soát tốt nhưng bạn cần phải hiểu tổ chức của bạn sử dụng bảng kê công việc để làm nó hiệu quả như thế nào.
