phần mở đầu để xác định những ý chính trong phần nội dung văn bÁn, sắp xếp ý nào cần viết tr°ớc, ý nào cần viết sau để làm nổi bật đ°ợc chā đề cần giÁi quyết. Phần kết luận: là phần những điều khoÁn thi hành (đái với những văn bÁn có điều khoÁn) nhằm giÁi quyết những vấn đề tổ chức thực hiện và trách nhiệm thi hành văn bÁn. Còn đái với các văn bÁn hành chính thông th°ờng, phần kết luận th°ờng khẳng định tầm quan trọng cāa văn bÁn, nêu yêu cầu hoặc đề nghị về giÁi quyết văn bÁn đó hoặc bày tß sự cÁm ¡n, động viên, khích lệ. Ngôn ngữ và văn phong trong văn b¿n - Ngôn ngā trong vn bÁn quÁn lý Văn bÁn quÁn lý nhà n°ớc là những quyết định và thông tin quÁn lý thành văn (đ°ợc văn bÁn hoá) do các c¡ quan quÁn lý nhà n°ớc ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thā tÿc, hình thức nhất định và đ°ợc nhà n°ớc đÁm bÁo thi hành bằng những hình thức khác nhau nhằm điều chỉnh các mái quan hệ quÁn lý nội bộ nhà n°ớc hoặc giữa các c¡ quan nhà n°ớc với tổ chức và công dân.
13 Vì vậy, trong quá trình so¿n thÁo văn bÁn quÁn lý nhà n°ớc, bên c¿nh những yêu cầu chung về nội dung cāa văn bàn nh° tính mÿc đích, tính công quyền, tính khoa học, tính khÁ thi, tính đ¿i chúng, tính pháp lý còn phÁi đÁm bÁo các yêu cầu về ngôn ngữ khi so¿n thÁo. Ngôn ngữ văn bÁn là hệ tháng những âm, từ, câu và quy tắc kết hợp chúng trong tiếng Việt, đ°ợc Nhà n°ớc sử dÿng để thiết lập các văn bÁn quÁn lý. Vì vậy, ngôn ngữ văn bÁn là ph°¡ng tiện để thể hiện ý chí cāa chā thể quÁn lý thông qua hệ tháng văn bÁn quÁn lý nhà n°ớc. Bởi vậy, trong quá trình sử dÿng ngôn ngữ để so¿n thÁo văn bÁn quÁn lý cần phÁi đÁm bÁo các yêu cầu sau: Ngôn ngā vn bÁn quÁn lý nhà n°ßc phÁi là ngôn ngā vi¿t Vì chỉ có thông qua ngôn ngữ viết, chā thể quÁn lý mới có thể bày tß rõ ràng ý chí, mong muán cāa mình và t¿o điều kiện thuận lợi cho đái t°ợng chịu sự quÁn lý hiểu và nắm bắt đ°ợc đúng đắn, đầy đā nội dung cāa văn bÁn.
Qua đó, Nhà n°ớc cũng thuận lợi h¡n trong việc l°u trữ, bÁo quÁn, sao gửi, nghiên cứu… Ngôn ngā vn bÁn quÁn lý nhà n°ßc phÁi là ti¿ng Viát Tiếng Việt là một trong ngôn ngữ đ°ợc Nhà n°ớc khẳng định trong Hiến pháp và đó là c¡ sở pháp lý rất quan trọng đ°ợc sử dÿng trong mọi giao dịch, đ°ợc mọi ng°ời dân biết đến và sử dÿng nên nó mang tính thông dÿng, phổ biến nhất. Vì vậy, văn bÁn quÁn lý nhà n°ớc phÁi đ°ợc viết bằng tiếng Việt mới đÁm bÁo tính phổ thông, đ¿i chúng, qua đó mới chuyển tÁi đ°ợc ý chí cāa Nhà n°ớc tới mọi ng°ời, và mÿc đích cāa việc ban hành văn bÁn mới đ¿t đ°ợc. Ngôn ngā vn bÁn quÁn lý nhà n°ßc phÁi là ngôn ngā đ°ÿc Nhà n°ßc sÿ dāng chính thāc. 14 Nhà n°ớc lựa chọn văn bÁn là ph°¡ng tiện quan trọng để chuyển tÁi ý chí cāa mình trong quÁn lý Nhà n°ớc, quÁn lý xã hội.
Vì vậy, ngôn ngữ văn bÁn cũng phÁi là ngôn ngữ đ°ợc Nhà n°ớc sử dÿng chính thức trong hệ tháng văn bÁn quÁn lý, qua đó mới thể hiện rõ tính quyền lực nhà n°ớc. Trong việc sử dÿng ngôn ngữ này phÁi đÁm bÁo tính nghiêm túc, lịch sự sẽ t¿o ra sự thiện chí và tự giác thực hiện ở những đái t°ợng có liên quan, nhờ đó mà pháp luật đ°ợc tôn trọng; đÁm bÁo tính chính xác giúp việc thể hiện ý chí cāa Nhà n°ớc đ°ợc rõ ràng, t¿o cho ng°ời tiếp nhận văn bÁn một cách hiểu chung, tháng nhất về ý đã cāa ng°ời tiếp nhận văn bÁn một cách hiểu chung, tháng nhất về ý đã đ°ợc ghi nhận trong văn bÁn pháp luật; đÁm bÁo tính tháng nhất khi sử dÿng các từ, ngữ nhằm đÁm bÁo tính tháng nhất cho ngôn ngữ văn bÁn pháp luật; và tính phổ thông là ngôn ngữ đ°ợc sử dÿng th°ờng xuyên trên ph¿m vi toàn quác. Trong quá trình so¿n thÁo, việc giữ gìn sự trong sáng cāa tiếng Việt rất đ°ợc coi trọng, đ°ợc coi là một biểu hiện cāa tính phổ thông. - Kÿ thuật thành vn Trong văn bÁn thông th°ờng thể hiện các phong cách chā yếu nh°: phong cách hội tho¿i; phong cách nghệ thuật; phong cách khoa học; phong cách báo chí, công luận; phong cách chính luận; phong cách hành chính công vÿ.
Đái với văn bÁn quÁn lý nhà n°ớc, chúng ta th°ờng thấy xuất hiện hai lo¿i phong cách, đó là phong cách khoa học và phong cách hành chính công vÿ. Phong cách khoa học là phong cách sử dÿng ngôn ngữ thuyết phÿc ng°ời đọc ở độ chính xác cao. Thể hiện tính khách quan, trung thực, không sử dÿng câu biểu cÁm, đÁm bÁo tính logic nghiêm ngặt. Phong cách hành chính công vÿ đòi hßi đÁm bÁo tính chính xác, rõ ràng.
Ngôn từ không đ°ợc hiểu theo đa nghĩa; đÁm bÁo tính khách quan, không dùng câu biểu cÁm; vừa mang tính khuôn mẫu vừa thể hiện tính nhã nhặn, lịch sự, trang nghiệm. 15 Từ ngữ sử dÿng th°ờng quy định chặt chẽ, phổ thông, dễ hiểu và tuân thā tính thứ bậc trong nền hành chính. Sử dÿng câu t°ờng thuật và câu mệnh lệnh. Sắp xếp câu văn theo trật tự có ba thành phần chā yếu: Chā ngữ, vị ngữ, tân ngữ.
Sắp xếp các luận chứng nh°: sự kiện, lý lẽ. Diễn đ¿t ý t°ởng cāa câu văn phÁi phù hợp với đái t°ợng ng°ời đọc, câu văn rõ ràng, sáng sāa, ngắn gọn, từ chính xác; phân đo¿n rõ ràng. Hành văn phÁi cân đái nhịp nhàng: tuy … nh°ng, sở dĩ … cho nên, mặt này … mặt khác,… 1. Ph±¡ng pháp so¿n th¿o mßt sß văn b¿n hành chính Quy trình so¿n thÁo vn bÁn hành chính: B°ớc 1: Xác định mÿc đích, tính chất cāa vấn đề cần văn bÁn hóa.
Tiến hành thu thập, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên quan đến nội dung cāa vấn đề cần ra văn bÁn. B°ớc 2: Bộ phận hoặc cá nhân đ°ợc giao nhiệm vÿ so¿n thÁo tiến hành viết sự thÁo văn bÁn phù hợp với nội dung, hình thức, thể thức văn bÁn theo quy định cāa Nhà n°ớc (Nghị định 30/2020/NĐ-CP). B°ớc 3: Lãnh đ¿o phÿ trách trực tiếp (Tr°ởng hoặc phó) các phòng ban, hoặc văn phòng duyệt văn bÁn tr°ớc khi trình lên lãnh đ¿o c¡ quan ký. B°ớc 4: Hoàn chỉnh dự thÁo lần cuái và trình thā tr°ởng ký ban hành văn bÁn.
B°ớc 5: Nhân văn bÁn theo sá l°ợng <n¡i nhận= và làm các thā tÿc văn th° phát hành và l°u giữ văn bÁn (cho sá, ghi ký hiệu, đóng dấu, gửi văn bÁn, bÁo quÁn văn bÁn l°u) theo đúng quy định hiện hành.1 – Nghß quy¿t (cá biát) _________________________________________________________________________________ TÊN CQ, TC CHĂ QUÀN1 CÞNG HÒA Xà HÞI CHĄ NGHĨA VIàT NAM TÊN C¡ QUAN, TỔ CHþC2 Đßc l¿p - Tā do - H¿nh phúc ______________ ________________________ Số: …/NQ-. năm … NGHÞ QUY¾T &&&&&5&&&&& ____________ THÀM QUYÀN BAN HÀNH Căn cứ Căn cứ …………………………………………………………………………………………………. Nơi nhận: QUYÀN H¾N, CHþC VĂ CĄA NG¯âI KÝ - Như ĐiÁu. ; (Chữ ký của người có thẩm quyền, - Lưu: VT .8… dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức) Há và tên _________________________________________________________________________________ Ghi chú: 1 Tên c¡ quan, tổ chÿc chÿ qu¿n trÿc tiếp (nếu có).
2 Tên c¡ quan, tổ chÿc ban hành Nghị quyết 3 Chÿ viết tắt cÿa c¡ quan, tổ chÿc ban hành nghị quyết. 4 Địa danh 5 Trích yếu nßi dung Nghị quyết. 6 Nßi dung Nghị quyết. 7 Chÿ viết tắt tên đ¡n vị so¿n th¿o văn b¿n và số l±ợng b¿n l±u (nếu cần) 8 Ký hiệu ng±ßi so¿n th¿o văn b¿n và số l±ợng b¿n phát hành (nếu cần) 17 Mẫu 1.2 – Quy¿t đßnh (cá biát) quy đßnh trāc ti¿p ________________________________________________________________________________ TÊN CQ, TC CHĂ QUÀN1 CÞNG HÒA Xà HÞI CHĄ NGHĨA VIàT NAM TÊN C¡ QUAN, TỔ CHþC2 Đßc l¿p - Tā do - H¿nh phúc __________ _______________________ Số: …/QĐ-.
năm … QUY¾T ĐÞNH VÁ viác &&&. ____________ THÀM QUYÀN BAN HÀNH6 Căn cứ. ; Theo đề nghị của. Nơi nhận: QUYỀN H¾N, CHþC VĂ CĄA NG¯âI KÝ - Như ĐiÁu.
; (Chữ ký của người có thẩm quyền, - Lưu: VT .10… dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức) Há và tên _________________________________________________________________________________ 1 Tên c¡ quan, tổ chÿc chÿ qu¿n trÿc tiếp (nếu có). 2 Tên c¡ quan, tổ chÿc hoặc chÿc danh nhà n±ßc ban hành Quyết định. 3 Chÿ viết tắt cÿa c¡ quan, tổ chÿc hoặc chÿc danh nhà n±ßc ban hành Quyết định. 4 Địa danh 5 Trích y¿u nßi dung quy¿t định.
6 ThÁm quyÁn ban hành quy¿t định thußc vÁ người đứng đ¿u cơ quan, tổ chức thì ghi chức vā căa người đứng đ¿u; n¿u thÁm quyÁn ban hành quy¿t định thußc vÁ tập thể lãnh đ¿o hoặc cơ quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó. 7 Các căn cứ để ban hành quy¿t định. 8 Nßi dung cuy¿t định. 9 Chữ vi¿t tắt tên đơn vị so¿n thÁo và số lưÿng bÁn lưu (n¿u c¿n).
10 Ký hißu người so¿n thÁo văn bÁn và số lưÿng bÁn phát hành (n¿u c¿n).4 – Vn bÁn có tên lo¿i _________________________________________________________________________________ TÊN CQ, TC CHĂ QUÀN1 CÞNG HÒA Xà HÞI CHĄ NGHĨA VIàT NAM TÊN C¡ QUAN, TỔ CHþC2 Đßc l¿p - Tā do - H¿nh phúc ___________ ________________________ Số: …/. năm … TÊN LO¾I VN BÀN6. Nơi nhận: QUYỀN H¾N, CHþC VĂ CĄA NG¯âI KÝ - Như ĐiÁu. ; (Chữ ký của người có thẩm quyền, - .; dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức) - Lưu: VT, .10… Hß và tên _________________________________________________________________________________ Ghi chú: 1Tên cơ quan, tổ chức chă quÁn trực ti¿p (n¿u có).
2Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn. 3 Chữ vi¿t tắt tên lo¿i văn bÁn. 4 Chữ vi¿t tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bÁn. 6 Tên lo¿i văn bÁn Mẫu này áp dāng chung đối với các hình thức văn bÁn hành chính có ghi tên lo¿i gồm: chá thị, quy ch¿, quy định, thông cáo, thông báo, hướng hẫn, chương trình, k¿ ho¿ch, phương án, đÁ án, dự án, báo cáo, tờ trình, giấy ăy quyÁn, phi¿u gửi, phi¿u chuyển, phi¿u báo.
7 Trích y¿u nßi dung văn bÁn. 9 Chữ vi¿t tắt tên đơn vị so¿n thÁo và số lưÿng bÁn lưu (n¿u c¿n). 10 Ký hißu người so¿n thÁo văn bÁn và số lưÿng bÁn phát hành (n¿u c¿n).5 – Công vn _________________________________________________________________________________ TÊN CQ, TC CHĂ QUÀN1 CÞNG HÒA Xà HÞI CHĄ NGHĨA VIàT NAM TÊN C¡ QUAN, TỔ CHþC2 Đßc l¿p - Tā do - H¿nh phúc __________ ________________________ Số: …/. Nơi nhận: QUYỀN H¾N, CHþC VĂ CĄA NG¯âI KÝ - Như ĐiÁu.
; (Chữ ký của người có thẩm quyền, - .; dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức) - Lưu: VT, .