CHƯƠNG 1 - CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP VÀ MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU 1. Tổng quan hệ thống ERP 1. Khái niệm hệ thống ERP Hệ thống ERP hay ERPs là thuật ngữ rút gọn của Enterprise Resource Planning system. Trong xuất bản năm 2008, Murthy C.
Tất cả được sử dụng để hoàn thành các mục đích và mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp. Resource là tài sản của doanh nghiệp được sử dụng trong quá trình sản xuất ra sản phẩm, dịch vụ bao gồm: nhân lực (con người), tài lực (tài chính), vật lực (tài sản, thiết bị). Hệ thống ERP là một hệ thống tích hợp các phần mềm trên cùng một nền tảng, các phần mềm này tích hợp chéo với nhau và cung cấp các tính năng như hỗ trợ sản xuất, tài chính, nhân sự, và các quy trình kinh doanh khác của công ty nhằm mục đích nâng cao tính hiệu quả, sự đáp ứng thông tin và lợi nhuận. Những công cụ hỗ trợ công việc của các phòng ban được tích hợp và thông tin có thể đi xuyên suốt từ phòng ban này sang phòng ban khác, thông tin được chia sẻ qua các đơn vị chức năng của tổ chức - là tính năng chính của ERP.
Hệ thống ERP còn được gọi là ES (Enterprise Systems).1) Qua các định nghĩa đã nghiên cứu về ERP, tác giả tổng hợp như sau. Hệ thống ERP gồm: - Hạ tầng công nghệ thông tin: các thiết bị phục vụ công việc (hệ thống máy tính, thiết bị đo đạc,…), các kết nối mạng liên kết các thiết bị. - Tổ hợp các ứng dụng: gồm các chương trình phần mềm quản lý, xử lý công việc của các bộ phận trong doanh nghiệp. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 - Hệ tri thức: các phương pháp tính toán, xử lý, rút trích dữ liệu theo yêu cầu của doanh nghiệp, tích hợp các chức năng xử lý thông tin của các phòng ban trong một tổ chức.
Hệ thống ERP chính là sự kết hợp giữa hệ tri thức và tổ hợp các ứng dụng, trên nền tảng hạ tầng công nghệ thông tin; giúp thông tin (phù hợp từng phòng ban) đi xuyên suốt từ nguồn tới đích; quản lý và chuẩn hóa các quy trình của doanh nghiệp nhằm phục vụ công việc và công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp. Cho phép các doanh nghiệp quản lý và sử dụng hiệu quả các nguồn lực hiện có (nhân sự, nguyên vật liệu, tài chính,…) Hình 1.1: Sơ đồ mô tả các chức năng tích hợp trong hệ thống ERP (nguồn: SAP, 2017) Tuỳ theo ngành nghề và nhu cầu doanh nghiệp mà số lượng phân hệ được tích hợp có thể nhiều hay ít và được tuỳ biến cho phù hợp với thực trạng của từng doanh nghiệp (hình 1. Tuy nhiên một doanh nghiệp hoàn chỉnh thường có ít nhất các phân hệ: kế toán tài chính, quản lý kho hàng, mua hàng, sản xuất/dịch vụ, bán hàng. Lịch sử hình thành và phát triển hệ thống ERP LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 Vào những năm 1960, những phần mềm phục vụ ngành công nghiệp sản xuất phát triển, song song đó là sự phát triển của các phần mềm định hướng kinh doanh.
Ban đầu các phần mềm được thiết kế để thực hiện các tác vụ cụ thể. Nhiều hệ thống như thế đã lỗi thời khi nhu cầu kinh doanh thay đổi cũng như sự phát triển ngày càng mạnh của máy vi tính và công nghệ phần mềm. Hệ thống thông tin tích hợp đầu tiên được triển khai dưới tên gọi phần mềm hoạch định nguồn lực sản xuất (Material Requirements Planning - MRP) nhằm giúp người quản lý nhà máy có thể điều phối thời gian sản xuất cần thiết để giao hàng đúng hẹn, biết được hàng tồn kho và nhu cầu nguyên liệu để đề xuất mua thêm vật tư; khi được sử dụng đúng cách, MRP sẽ giúp giảm lượng tồn kho mà vẫn đảm bảo nguồn nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất, giảm chi phí lưu kho. Những năm thập niên 1970, các nhà quản lý bắt đầu nhận thấy tầm quan trọng của việc kết hợp phần mềm hoạch định nguồn lực sản xuất (MRP) với phần mềm lập kế hoạch phân phối (Distribution Requirements Planning - DRP) với mục đích tự động lập kế hoạch sản xuất tổng thể và quy hoạch sản xuất.
Từ năm 1980, hệ thống MRP được phát triển lên thế hệ thứ hai (MRPII), ngoài những tính năng cũ MRPII đã sử dụng cơ sở dữ liệu để tính toán các dòng tiền dự kiến, nhu cầu máy móc thiết bị, nhu cầu lao động và các dụng cụ cần thiết cho sản xuất (Palaniswamy & Frank, 2000). Nếu như nhà sản xuất đặt ra các câu hỏi: Chúng ta sẽ làm gì? Những sản phẩm chúng ta sẽ làm cần những nguyên vật liệu gì? Chúng ta có gì? Chúng ta cần có thêm những gì? Hệ thống MRPII sẽ giúp trả lời những câu hỏi đó bằng cách cho chúng ta biết: Chúng ta cần gì và khi nào chúng ta cần. Bằng cách lập kế hoạch tổng thể và chia nhỏ kế hoạch đó thành các bảng biểu chi tiết về vật chất, công suất, tiền mặt,. theo chức năng của của từng phòng ban.
Mục tiêu của hệ thống MRPII là giúp cho các phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp dùng chung một hệ thống thông tin để xử lý công việc. Năm 1990, các nhà quản lý bắt đầu kết hợp các chức năng khác nhau của công ty thành một hệ thống bao gồm quản trị tài chính, quản trị nhân sự, quản lý dự án. Cuối cùng hệ thống MRPII đã phát triển thành hệ thống ERP. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 Từ năm 2000, hệ thống ERP II đã mở rộng nhiều tính năng khác như quản lý chuỗi cung ứng, tài chính, quản lý tri thức, dự báo, thu mua, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý vật liệu, lập kế hoạch bán hàng, quản lý kho, bảo trì sản phẩm, bán hàng và tiếp thị, kinh doanh điện tử và các tính năng liên quan đến internet (Todor & Krasimira.
2008; Shehab et al. Kết quả là ERP trở thành một hệ thống quản lý trung tâm, tích hợp tất cả các chức năng quản lý doanh nghiệp trong một hệ thống cơ sở dữ liệu duy nhất (bảng 1. Sự hấp dẫn tuyệt vời của hệ thống ERP là nhân viên chỉ cần nhập thông tin một lần và thông tin đó sẽ truyền đi cho tất cả các hệ thống trong toàn công ty. Điều này có nghĩa là mọi người trong công ty có thể đưa ra các quyết định dựa trên thông tin chính xác theo thời gian thực (Laughlin, 1999).1: Các chức năng của hệ thống ERP của SAP R/3 được triển khai Tài chính Hoạt động điều phối và logistics Các khoản phải thu - phải trả Quản lý hàng tồn kho Kế toán tài sản Lập kế hoạch vật tư Quản lý và dự báo tiền mặt Bảo dưỡng nhà máy Quản lý chi phí Kế hoạch sản xuất Hệ thống điều hành thông tin Quản lý dự án Hợp nhất tài chính Thu mua Sổ cái Quản lý chất lượng Kế toán chi phí sản phẩm Quản lý phân phối Phân tích lợi nhuận Giao hàng Quản lý lợi nhuận Đánh giá nhà cung cấp Chi phí định kỳ Quản lý nguồn nhân lực Bán hàng và marketing Kế toán nhân sự Quản lý đơn hàng Lương và phúc lợi Giá cả Lập kế hoạch nhân sự Quản lý bán hàng Chi phí đi lại Kế hoạch bán hàng (nguồn: Davenport, 1998) LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 10 Hiện ERP đang phát triển đến thế hệ thứ III có thể liên hệ trực tiếp với các bên qua mạng internet, tích hợp các phương tiện truyền thông xã hội, tích hợp những tính năng giúp khách hàng và đối tác có thể tương tác nhanh với các bộ phận liên quan.
Lợi ích của hệ thống ERP - Chuẩn hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp. - Minh bạch thông tin trong doanh nghiệp. - Định hướng văn hoá tổ chức theo hướng công nghiệp hoá. - Giúp doanh nghiệp tiếp cận thông tin mọi lúc mọi nơi.
- Tạo thuận lợi trong việc kêu gọi vốn đầu tư trong và ngoài nước vì hệ thống ERP được thiết kế theo tiêu chuẩn, hỗ trợ đa ngôn ngữ. Điều kiện cần khi triển khai hệ thống ERP Một hệ thống ERP tiêu tốn chi phí, thời gian và nhiều nguồn lực khác của tổ chức khi triển khai, bên cạnh đó cũng mang đến nhiều lợi ích. Do đó, để quyết định triển khai một hệ thống ERP, tổ chức cần cân nhắc và so sánh giữa nhu cầu và chiến lược của mình với những gì mà một hệ thống ERP có thể giải quyết cho tổ chức. So sánh giữa những gì tổ chức bỏ ra và những kỳ vọng mà hệ thống ERP mang lại.
Cuối cùng xem xét tính khả thi khi quyết định triển khai dự án (Pastor, Esteves, 1999). Nên thành lập một ban dự án nhằm lựa chọn, đánh giá các giải pháp là hết sức cần thiết. Ban dự án phải tìm kiếm giải pháp ERP phù hợp với tổ chức với yêu cầu chỉnh sửa ít nhất. Bên cạnh đó phải tìm một nhà tư vấn triển khai dịch vụ ERP có kinh nghiệm.
Chỉ số ROI (Return on Investment) cũng cần được phân tích nhằm đánh giá và so sánh được khoản đầu tư của tổ chức. Tổ chức cũng cần bố trí lại hạ tầng thông tin để đáp ứng các yêu cầu của hệ thống ERP khi triển khai. Khi đã quyết định triển khai và chọn được giải pháp ERP phù hợp thì doanh nghiệp cần chú ý đến: - Nguồn nhân lực: chuẩn bị về con người rất quan trọng khi chuẩn bị triển khai ERP. Trước tiên là sự đồng lòng của toàn tổ chức từ quản lý cấp cao đến nhân LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.
Các nhà quản lý phải có quyết tâm cao độ và cam kết hỗ trợ khi triển khai hệ thống. Nhân viên phải được hiểu rõ tầm quan trọng của ERP, được quan tâm hỗ trợ khi thực hiện, được động viên và khen thưởng kịp thời; đồng thời bồi dưỡng kiến thức sử dụng hệ thống. Hệ thống ERP khi triển khai là để con người sử dụng, nâng cao năng suất lao động và tối ưu các chi phí. Nếu không có nhân lực đủ trình độ sử dụng thì việc triển khai hệ thống ERP không có ý nghĩa thực tiễn.
- Chi phí triển khai: khi triển khai ERP, hệ thống này sẽ ngốn một khoản ngân sách lớn của tổ chức. Việc dự toán ngân sách cụ thể và chi tiêu trong khoản dự toán là rất cần thiết. Tuy nhiên, thời gian triển khai ERP thường kéo dài từ một năm hoặc hơn nên việc phát sinh chi phí ngoài dự toán là điều có thể xảy ra.