Tổng quan nghiên cứu

Ngành xây dựng tại Việt Nam, đặc biệt là tại khu vực Đà Nẵng, đang phát triển mạnh mẽ với nhiều công trình có quy mô lớn và phức tạp. Theo ước tính, chi phí xây lắp chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí dự án xây dựng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp trong ngành. Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại DHS, thành lập năm 2017 tại Đà Nẵng, hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thi công các công trình khách sạn, dân dụng và công nghiệp, với mục tiêu tăng trưởng doanh thu lên 50 tỷ đồng vào năm 2025 và 200 tỷ đồng vào năm 2030. Tuy nhiên, công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại công ty còn nhiều hạn chế, đặc biệt trong việc quản lý chi phí nguyên vật liệu, nhân công, máy thi công và chi phí sản xuất chung tại các công trình thi công xa trụ sở chính.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là phân tích thực trạng kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty DHS, nhận diện các tồn tại và rủi ro, từ đó đề xuất các giải pháp tăng cường kiểm soát nhằm giảm thiểu thất thoát, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực và đảm bảo chất lượng công trình. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào các chi phí trực tiếp và chi phí sản xuất chung phát sinh trong quá trình thi công các công trình xây dựng của công ty trong giai đoạn 2017-2023 tại địa bàn Đà Nẵng và các khu vực lân cận. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững trong bối cảnh thị trường xây dựng ngày càng khắt khe về chi phí và chất lượng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng các lý thuyết và mô hình quản trị chi phí và kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp xây dựng, bao gồm:

  • Lý thuyết kiểm soát nội bộ: Hệ thống các chính sách, thủ tục và biện pháp nhằm bảo vệ tài sản, đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán và nâng cao hiệu quả quản lý. Các yếu tố chính gồm môi trường kiểm soát, nhận diện và đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, truyền thông thông tin và giám sát.

  • Mô hình quản lý chi phí xây dựng: Phân loại chi phí xây lắp thành chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công và chi phí sản xuất chung. Mỗi loại chi phí được quản lý theo định mức, dự toán và thủ tục kiểm soát riêng biệt.

  • Khái niệm rủi ro trong quản lý chi phí: Nhận diện, đánh giá và quản lý các rủi ro phát sinh trong quá trình thi công nhằm hạn chế sai sót, gian lận và thất thoát chi phí.

Các khái niệm chính được sử dụng gồm: kiểm soát chi phí xây lắp, định mức chi phí, dự toán chi phí, nhận diện rủi ro, thủ tục kiểm soát, giám sát chi phí, chi phí sản xuất chung.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp định tính và định lượng với các bước chính:

  • Nguồn dữ liệu: Thu thập số liệu từ báo cáo tài chính, báo cáo chi phí xây lắp, hồ sơ dự toán, chứng từ kế toán và các báo cáo giám sát tại Công ty DHS trong giai đoạn 2017-2023. Phỏng vấn sâu với cán bộ quản lý, kế toán và nhân viên thi công để hiểu rõ quy trình và thực trạng kiểm soát chi phí.

  • Phương pháp chọn mẫu: Lựa chọn mẫu gồm 5 công trình tiêu biểu có quy mô và đặc điểm thi công khác nhau, đại diện cho các loại hình công trình mà công ty thực hiện. Đồng thời chọn các bộ phận liên quan như phòng Tài chính - Kế toán, phòng Kỹ thuật - Chất lượng, Ban chỉ huy công trình và các đội thi công.

  • Phương pháp phân tích: Sử dụng phân tích số liệu thống kê mô tả để đánh giá mức độ chênh lệch giữa chi phí thực tế và dự toán, phân tích định mức chi phí, so sánh tỷ lệ chi phí từng loại so với tổng chi phí xây lắp. Áp dụng phương pháp phân tích rủi ro theo ma trận xác suất và mức độ ảnh hưởng để nhận diện các rủi ro trọng yếu. Phân tích định tính qua phỏng vấn để làm rõ nguyên nhân và đề xuất giải pháp.

  • Timeline nghiên cứu: Nghiên cứu được thực hiện trong 12 tháng, từ tháng 1 đến tháng 12 năm 2023, bao gồm thu thập dữ liệu (3 tháng), phân tích và đánh giá (5 tháng), đề xuất giải pháp (3 tháng) và hoàn thiện luận văn (1 tháng).

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp còn nhiều bất cập: Tỷ lệ chi phí nguyên vật liệu thực tế vượt dự toán trung bình khoảng 8-12% tại các công trình khảo sát. Việc kiểm soát giai đoạn cung ứng vật tư chưa chặt chẽ, vật tư nhập kho không được kiểm tra kỹ về chất lượng và số lượng, dẫn đến thất thoát và hao hụt. Quy trình quyết toán dựa trên dự toán ban đầu thay vì số liệu thực tế, làm tăng rủi ro sai lệch chi phí.

  2. Chi phí nhân công trực tiếp chưa được quản lý hiệu quả: Chi phí nhân công vượt dự toán khoảng 5-7% do việc giao khoán nhân công chưa có thủ tục kiểm soát chặt chẽ, thiếu hệ thống chấm công chính xác, dễ xảy ra gian lận về số ngày công và khối lượng công việc. Việc thiếu hụt nhân công tại công trình xa trụ sở làm chậm tiến độ thi công.

  3. Chi phí sử dụng máy thi công chưa được kiểm soát toàn diện: Công ty chưa có bộ phận điều hành máy chuyên trách, không kiểm soát được thời gian hoạt động, nhiên liệu tiêu hao và chi phí sửa chữa máy móc. Chi phí nhiên liệu và bảo trì máy thi công có xu hướng tăng vượt dự toán khoảng 10%, ảnh hưởng đến tổng chi phí xây lắp.

  4. Chi phí sản xuất chung chưa được dự toán và kiểm soát chi tiết: Chi phí sản xuất chung chỉ được theo dõi dựa trên chứng từ phát sinh thực tế, không có dự toán chi tiết cho từng khoản mục như điện nước, khấu hao thiết bị, chi phí quản lý công trình. Điều này làm giảm hiệu quả kiểm soát và dễ phát sinh chi phí không hợp lý.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các tồn tại trên là do hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty DHS chưa hoàn chỉnh, đặc biệt thiếu nhận diện và đánh giá rủi ro trong quản lý chi phí xây lắp. Việc phân công, phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm chưa được thực hiện nghiêm túc, dẫn đến sự chồng chéo và thiếu kiểm soát chặt chẽ. So với các nghiên cứu trong ngành xây dựng, kết quả này tương đồng với thực trạng chung của nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, nơi mà công tác kiểm soát chi phí còn nhiều hạn chế do thiếu nguồn lực và công nghệ quản lý hiện đại.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ so sánh tỷ lệ chi phí thực tế và dự toán theo từng loại chi phí tại các công trình, bảng phân tích các rủi ro phát sinh và mức độ ảnh hưởng, giúp minh họa rõ nét các điểm yếu trong kiểm soát chi phí. Việc cải thiện hệ thống kiểm soát chi phí không chỉ giúp giảm thiểu thất thoát mà còn nâng cao uy tín và năng lực cạnh tranh của công ty trên thị trường xây dựng ngày càng khốc liệt.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng hệ thống nhận diện và đánh giá rủi ro chi phí xây lắp: Thiết lập quy trình định kỳ phân tích báo cáo tài chính, kiểm tra hiện trường và phối hợp các phòng ban để nhận diện rủi ro về nguyên vật liệu, nhân công, máy thi công và chi phí sản xuất chung. Mục tiêu giảm thiểu rủi ro vượt chi phí dự toán dưới 5% trong vòng 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc phối hợp Phòng Tài chính - Kế toán và Phòng Kỹ thuật - Chất lượng.

  2. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu: Áp dụng kiểm tra chất lượng và số lượng vật tư nhập kho nghiêm ngặt, xây dựng quy trình kiểm soát xuất kho và sử dụng vật tư tại công trình, đồng thời cập nhật số liệu thực tế vào phần mềm kế toán. Mục tiêu giảm thất thoát vật tư ít nhất 10% trong 6 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng Vật tư - Thiết bị và Phòng Tài chính - Kế toán.

  3. Cải tiến quản lý chi phí nhân công trực tiếp: Áp dụng hệ thống chấm công điện tử, xây dựng quy trình kiểm soát giao khoán nhân công rõ ràng, kiểm tra tay nghề và năng suất lao động trước khi ký hợp đồng giao khoán. Mục tiêu nâng cao hiệu quả sử dụng nhân công, giảm chi phí vượt dự toán dưới 3% trong 1 năm. Chủ thể thực hiện: Phòng Tổ chức - Hành chính và Phòng Kỹ thuật - Chất lượng.

  4. Tăng cường kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công: Thành lập bộ phận điều hành máy thi công chuyên trách, theo dõi thời gian hoạt động, nhiên liệu tiêu hao và chi phí sửa chữa máy móc, áp dụng công nghệ quản lý thiết bị hiện đại. Mục tiêu giảm chi phí nhiên liệu và bảo trì vượt dự toán dưới 5% trong 9 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng Vật tư - Thiết bị và Ban chỉ huy công trình.

  5. Lập dự toán chi tiết và kiểm soát chi phí sản xuất chung: Xây dựng định mức chi phí sản xuất chung cho từng công trình, phân loại chi phí cố định và biến đổi, thiết lập quy trình kiểm soát và phê duyệt chi phí. Mục tiêu kiểm soát chi phí sản xuất chung không vượt quá 2% tổng chi phí xây lắp trong 1 năm. Chủ thể thực hiện: Phòng Tài chính - Kế toán và Ban Giám đốc.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp xây dựng: Giúp hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí xây lắp, nhận diện rủi ro và áp dụng các giải pháp kiểm soát chi phí hiệu quả nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.

  2. Phòng Tài chính - Kế toán và kế toán công trình: Cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình kiểm soát chi phí, lập dự toán và giám sát chi phí xây lắp, hỗ trợ công tác hạch toán và báo cáo tài chính chính xác.

  3. Phòng Kỹ thuật - Chất lượng và Ban chỉ huy công trình: Nắm bắt các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, nhân công và máy thi công, từ đó phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan để đảm bảo tiến độ và chất lượng công trình.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên ngành Kế toán, Quản trị kinh doanh, Xây dựng: Tham khảo mô hình nghiên cứu thực tiễn, phương pháp phân tích và đề xuất giải pháp kiểm soát chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng tại Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao kiểm soát chi phí xây lắp lại quan trọng đối với doanh nghiệp xây dựng?
    Kiểm soát chi phí giúp doanh nghiệp giảm thất thoát, tránh lãng phí, đảm bảo chi phí thực tế không vượt quá dự toán, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và uy tín trên thị trường. Ví dụ, việc kiểm soát nguyên vật liệu giúp giảm hao hụt và chi phí phát sinh không cần thiết.

  2. Những rủi ro phổ biến trong quản lý chi phí xây lắp là gì?
    Rủi ro bao gồm biến động giá nguyên vật liệu, sai sót trong dự toán, gian lận trong thanh toán nhân công, sử dụng máy thi công không hiệu quả và chi phí sản xuất chung không được kiểm soát chặt chẽ. Các rủi ro này có thể dẫn đến chi phí vượt dự toán và ảnh hưởng tiến độ thi công.

  3. Làm thế nào để nhận diện và đánh giá rủi ro chi phí xây lắp?
    Có thể sử dụng phương pháp phân tích báo cáo tài chính, thanh tra hiện trường, làm việc với các bộ phận liên quan và phân tích hợp đồng để xác định các rủi ro tiềm ẩn, đánh giá xác suất và mức độ ảnh hưởng để ưu tiên xử lý.

  4. Giải pháp nào giúp kiểm soát chi phí nhân công hiệu quả?
    Áp dụng hệ thống chấm công điện tử, xây dựng quy trình giao khoán rõ ràng, kiểm tra năng lực nhân công và theo dõi tiến độ công việc thường xuyên giúp giảm thiểu gian lận và nâng cao hiệu quả sử dụng nhân công.

  5. Công nghệ có vai trò gì trong kiểm soát chi phí xây lắp?
    Công nghệ như phần mềm kế toán, hệ thống quản lý thiết bị và chấm công điện tử giúp thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu chính xác, kịp thời, hỗ trợ quản lý chi phí hiệu quả và minh bạch hơn.

Kết luận

  • Công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty DHS còn nhiều hạn chế, đặc biệt trong quản lý nguyên vật liệu, nhân công, máy thi công và chi phí sản xuất chung.
  • Việc thiếu nhận diện và đánh giá rủi ro làm tăng nguy cơ thất thoát và chi phí vượt dự toán.
  • Luận văn đề xuất các giải pháp cụ thể như xây dựng hệ thống nhận diện rủi ro, hoàn thiện thủ tục kiểm soát, áp dụng công nghệ quản lý và tăng cường giám sát chi phí.
  • Các giải pháp dự kiến giúp giảm chi phí vượt dự toán xuống dưới 5%, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực và đảm bảo chất lượng công trình trong vòng 12 tháng tới.
  • Đề nghị Ban Giám đốc và các phòng ban liên quan phối hợp triển khai các giải pháp, đồng thời tiếp tục theo dõi, đánh giá và điều chỉnh để đạt hiệu quả tối ưu.

Hành động ngay hôm nay để cải thiện kiểm soát chi phí xây lắp sẽ giúp Công ty DHS nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững trong tương lai.