Luận văn thạc sĩ the solution to enhance time management skill at expeditors vietnam co ltd case of ocean export department

Luận văn thạc sĩ nghiên cứu the solution to enhance time management skill at expeditors vietnam co ltd case of ocean export, đánh giá hiện trạng, phân tích vấn đề, đề xuất biện

• Tác giả: Nguyen Trong Huu
• Người hướng dẫn: Dr. Le Nhat Hanh
• Trường học: University of Economics Ho Chi Minh City
• Chuyên ngành: Master of Business Administration
• Đề tài: The Solution To Enhance Time Management Skill At Expeditors Vietnam Co., Ltd Case Of Ocean Export Department
• Loại tài liệu: Thesis
• Năm xuất bản: 2018
• Địa điểm: Ho Chi Minh City

Mục lục chi tiết

• Acknowledgments
• Executive Summary
• List of Figures
• List of Tables
• List of Abbreviations
• 1. Chapter 1: Background of problems
• 1.1. An overview to working time in Vietnam
• 1.2. An overview to working time at Expeditors Vietnam
• 1.3. An overview to working time symptom in Ocean Export department
• 1.4. Justify existing problem
• 1.5. Justify the importance of the problem
• 2. Chapter 2: Alternative Solution analysis
• 2.1. Solution 1: Distinguish between Urgent and Important
• 2.2. Solution 2: Planning by setting goal
• 2.3. Solution 3: Setting expectation and To-do list to follow
• 2.4. In-depth Interviews

Tóm tắt

I. Tổng quan về kỹ năng quản lý thời gian tại Expeditors

Kỹ năng quản lý thời gian là một yếu tố quan trọng trong môi trường làm việc hiện đại, đặc biệt tại Expeditors. Công ty đã nhận thấy rằng việc nâng cao kỹ năng này không chỉ giúp cải thiện hiệu suất làm việc mà còn giảm thiểu căng thẳng cho nhân viên. Việc quản lý thời gian hiệu quả có thể dẫn đến sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống cá nhân, từ đó tạo ra một môi trường làm việc tích cực hơn.

1.1. Tại sao kỹ năng quản lý thời gian quan trọng

Kỹ năng quản lý thời gian giúp nhân viên tại Expeditors tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu thời gian lãng phí và tăng cường hiệu suất. Theo nghiên cứu, những nhân viên có khả năng quản lý thời gian tốt thường có năng suất cao hơn và ít bị căng thẳng hơn.

1.2. Tình hình hiện tại về quản lý thời gian tại Expeditors

Tại Expeditors, nhiều nhân viên gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian, dẫn đến tình trạng làm thêm giờ và hiệu suất không ổn định. Việc này không chỉ ảnh hưởng đến sức khỏe của nhân viên mà còn tác động tiêu cực đến kết quả công việc.

II. Thách thức trong việc quản lý thời gian tại Expeditors

Mặc dù Expeditors đã có những nỗ lực trong việc cải thiện kỹ năng quản lý thời gian, nhưng vẫn còn nhiều thách thức cần phải vượt qua. Những thách thức này bao gồm việc phân biệt giữa công việc quan trọng và khẩn cấp, cũng như việc thiết lập mục tiêu rõ ràng cho từng nhân viên.

2.1. Phân biệt giữa công việc quan trọng và khẩn cấp

Nhiều nhân viên tại Expeditors thường không phân biệt được công việc nào là quan trọng và công việc nào là khẩn cấp. Điều này dẫn đến việc họ dành quá nhiều thời gian cho những nhiệm vụ không thực sự cần thiết, làm giảm hiệu suất tổng thể.

2.2. Thiết lập mục tiêu và kỳ vọng

Việc không có mục tiêu rõ ràng cũng là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến việc quản lý thời gian kém. Nhân viên cần được hướng dẫn để thiết lập mục tiêu cụ thể và thực tế, từ đó có thể theo dõi tiến độ và điều chỉnh kế hoạch làm việc của mình.

III. Giải pháp nâng cao kỹ năng quản lý thời gian tại Expeditors

Để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian, Expeditors cần áp dụng một số giải pháp cụ thể. Những giải pháp này không chỉ giúp nhân viên nâng cao hiệu suất làm việc mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực hơn.

3.1. Phương pháp phân loại công việc

Một trong những giải pháp hiệu quả là áp dụng phương pháp phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp. Nhân viên có thể sử dụng ma trận Eisenhower để xác định công việc nào cần ưu tiên thực hiện trước.

3.2. Lập kế hoạch và theo dõi tiến độ

Việc lập kế hoạch hàng ngày và theo dõi tiến độ công việc là rất quan trọng. Nhân viên nên sử dụng các công cụ quản lý thời gian như lịch điện tử hoặc ứng dụng quản lý công việc để theo dõi các nhiệm vụ và thời gian hoàn thành.

3.3. Đào tạo kỹ năng quản lý thời gian

Expeditors nên tổ chức các khóa đào tạo về kỹ năng quản lý thời gian cho nhân viên. Những khóa học này sẽ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về cách quản lý thời gian hiệu quả và áp dụng vào công việc hàng ngày.

IV. Ứng dụng thực tiễn và kết quả nghiên cứu tại Expeditors

Việc áp dụng các giải pháp nâng cao kỹ năng quản lý thời gian đã mang lại những kết quả tích cực tại Expeditors. Nghiên cứu cho thấy rằng nhân viên có kỹ năng quản lý thời gian tốt hơn thường có năng suất cao hơn và ít bị căng thẳng hơn.

4.1. Kết quả từ việc áp dụng giải pháp

Sau khi áp dụng các giải pháp, nhiều nhân viên đã báo cáo rằng họ cảm thấy tự tin hơn trong việc quản lý thời gian của mình. Điều này dẫn đến việc giảm thiểu số giờ làm thêm và cải thiện chất lượng công việc.

4.2. Phản hồi từ nhân viên

Phản hồi từ nhân viên cho thấy rằng họ cảm thấy hài lòng hơn với công việc của mình và có nhiều thời gian hơn cho cuộc sống cá nhân. Điều này không chỉ cải thiện tinh thần làm việc mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực hơn.

V. Kết luận và tương lai của kỹ năng quản lý thời gian tại Expeditors

Kỹ năng quản lý thời gian là một yếu tố quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất làm việc tại Expeditors. Việc tiếp tục cải thiện kỹ năng này sẽ giúp công ty duy trì vị thế cạnh tranh và tạo ra một môi trường làm việc tích cực cho nhân viên.

5.1. Tương lai của kỹ năng quản lý thời gian

Trong tương lai, Expeditors cần tiếp tục đầu tư vào việc đào tạo và phát triển kỹ năng quản lý thời gian cho nhân viên. Điều này sẽ giúp công ty duy trì hiệu suất cao và giảm thiểu căng thẳng cho nhân viên.

5.2. Tầm quan trọng của việc duy trì sự cân bằng

Việc duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân là rất quan trọng. Expeditors cần tạo ra một môi trường làm việc hỗ trợ nhân viên trong việc quản lý thời gian và đạt được sự cân bằng này.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Thực trạng gia tăng giờ làm thêm đang trở thành một thách thức nghiêm trọng đối với các doanh nghiệp logistics tại Việt Nam. Tại Bộ phận Xuất khẩu đường biển thuộc Công ty Trách nhiệm hữu hạn Expeditors Việt Nam, số giờ làm thêm bình quân của mỗi nhân viên đã tăng từ 42 giờ vào năm 2015 lên mức kỷ lục 405 giờ vào năm 2017. Con số này vượt tới 35% so với mức trần pháp lý 300 giờ mỗi năm được quy định tại Bộ luật Lao động số 10/2012/QH13, đồng thời chiếm đến 50% tổng số giờ làm thêm của toàn bộ công ty.

Vấn đề cốt lõi của nghiên cứu bắt nguồn từ tình trạng quá tải công việc, nguy cơ suy giảm sức khỏe cơ xương khớp của người lao động và tỷ lệ thôi việc từng chạm mức 11% vào năm 2015. Mặc dù sản lượng hàng hóa giai đoạn 2015–2017 tăng trưởng 250% với 5.406 lô hàng được xử lý trong năm 2017, việc gia tăng số lượng nhân sự từ 14 lên 15 người vẫn không thể giải quyết được tình trạng dồn ứ công việc. Mục tiêu của luận văn là xác định nguyên nhân gốc rễ dẫn đến hiện tượng làm thêm giờ quá mức và xây dựng hệ thống giải pháp nâng cao kỹ năng quản lý thời gian cho đội ngũ nhân sự.

Phạm vi nghiên cứu tập trung vào 15 nhân sự thuộc Bộ phận Xuất khẩu đường biển tại văn phòng Thành phố Hồ Chí Minh của Expeditors Việt Nam, sử dụng chuỗi dữ liệu vận hành từ năm 2015 đến năm 2017. Nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn sâu sắc khi giúp doanh nghiệp tối ưu hóa 335 phút làm việc hiệu dụng mỗi ngày, cắt giảm chi phí làm thêm giờ không cần thiết, hướng tới mục tiêu đưa số giờ làm thêm hàng năm về dưới ngưỡng 200 giờ theo tiêu chuẩn chung của ngành.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng lý thuyết quản lý thời gian của các học giả hàng đầu, nổi bật là mô hình của Macan (năm 1994) và Häfner (năm 2005). Theo các khung lý thuyết này, quản lý thời gian là quá trình tích hợp giữa đánh giá thời gian, thiết lập mục tiêu, lập kế hoạch và giám sát hành vi nhằm nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thiểu căng thẳng tâm lý.

Khung phân tích của nghiên cứu kết hợp ba nền tảng lý thuyết và công cụ bổ trợ:

1. Ma trận Eisenhower: Phân loại công việc theo 4 góc phần tư dựa trên hai tiêu chí tính khẩn cấp và mức độ quan trọng, giúp nhân sự loại bỏ các tác vụ gây lãng phí thời gian và tập trung vào các mục tiêu chiến lược.
2. Mô hình thiết lập mục tiêu SMART: Dựa trên nghiên cứu của Robusto và Amann, hướng dẫn xây dựng mục tiêu theo 5 tiêu chí cụ thể, đo lường được, khả thi, thực tế và có thời hạn rõ ràng.
3. Khái niệm thời gian làm việc hiệu dụng: Bóc tách ngày làm việc tiêu chuẩn 480 phút để xác định thời gian thực tế dành cho hoạt động chuyên môn, đối chiếu với 145 phút hao phí do các hoạt động nghỉ giải lao, ăn uống và chuẩn bị.

Bên cạnh đó, nghiên cứu làm rõ các khái niệm về áp lực thời gian, sự gián đoạn nơi công sở và hành vi làm việc phản tư nhằm giải thích cơ chế tác động của kỹ năng cá nhân lên hiệu suất chung.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp phương pháp định tính và định lượng trên nguồn dữ liệu sơ cấp và thứ cấp:

• Dữ liệu thứ cấp: Thu thập từ hệ thống quản trị nhân sự HRMS, báo cáo sản lượng vận tải với 5.406 lô hàng và bảng phân bổ doanh thu năm 2017 (trong đó mảng Hàng không đóng góp 42% và Đường biển đóng góp 30%).
• Dữ liệu sơ cấp: Thu thập qua 6 cuộc phỏng vấn sâu cá nhân (gồm 2 nhân viên dịch vụ khách hàng, 3 nhân viên chứng từ, 1 giám sát định giá) và 1 khảo sát bảng hỏi chuẩn hóa gửi đến 15 nhân viên trong bộ phận.

Cỡ mẫu nghiên cứu gồm toàn bộ 15 nhân sự (đạt tỷ lệ phản hồi 100%) của Bộ phận Xuất khẩu đường biển từ cấp nhân viên, trưởng nhóm đến cấp quản lý. Phương pháp chọn mẫu chủ đích toàn diện được áp dụng nhằm đảm bảo tính đại diện tuyệt đối cho đơn vị nghiên cứu điển hình.

Nghiên cứu lựa chọn kỹ thuật phân tích nguyên nhân gốc rễ thông qua sơ đồ xương cá kết hợp thống kê mô tả. Lý do lựa chọn phương pháp này là nhằm phân tách rành mạch giữa các triệu chứng bề mặt như áp lực công việc, quy trình 35 bước xử lý chứng từ phức tạp với nguyên nhân thực chất bên trong là sự thiếu hụt kỹ năng hoạch định thời gian cá nhân. Toàn bộ quy trình khảo sát và phân tích được hoàn thành trong năm 2018.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình phân tích dữ liệu thực nghiệm đã chỉ ra bốn phát hiện trọng tâm:

• Sự bùng nổ giờ làm thêm ngoài tầm kiểm soát: Số giờ làm thêm bình quân của một nhân viên tăng vọt 866,7% sau hai năm, từ 42 giờ năm 2015 lên 311 giờ năm 2016 và chạm mức 405 giờ năm 2017. Bộ phận này chiếm tới 50% tổng số giờ làm thêm của toàn công ty, cao hơn nhiều so với các bộ phận khác.
• Lãng phí thời gian làm việc hữu ích: Trong 480 phút làm việc hành chính mỗi ngày, thời gian làm việc hiệu dụng thực tế của nhân viên chỉ đạt 335 phút (tương đương khoảng 5,6 giờ). Khoảng 145 phút còn lại bị phân tán bởi ăn sáng (30 phút), uống cà phê (10 phút), ăn trưa (60 phút), nghỉ chiều (30 phút) và dọn dẹp (15 phút).
• Nghịch lý giữa sản lượng và năng suất lao động: Số lượng lô hàng xử lý năm 2017 đạt 5.406 lô, không đạt kỳ vọng 5.710 lô dù tổng giờ làm thêm tăng mạnh. Điều này chứng minh rằng việc gia tăng giờ làm việc không mang lại hiệu quả tương xứng mà xuất phát từ quy trình 35 bước thủ công và thao tác nhập liệu lặp lại.
• Thống kê nguyên nhân gốc rễ: Kết quả khảo sát 15 nhân viên ghi nhận 62% nhân sự luôn chịu áp lực thời gian gay gắt, 55% đánh giá quy trình quá phức tạp, 48% thường xuyên bị gián đoạn công việc và 47% chưa thực hiện việc lập kế hoạch hằng ngày. Đáng chú ý, 93,3% nhân sự (14/15 người) đồng tình rằng làm việc chăm chỉ hơn không phải là giải pháp nâng cao năng suất mà cần làm việc thông minh hơn.

Thảo luận kết quả

Thực trạng quá tải tại Expeditors Việt Nam bắt nguồn từ thói quen làm việc thụ động kiểu máy móc. Nhân sự dành phần lớn thời gian đầu ngày để mở máy tính kiểm tra và phản hồi email phát sinh thay vì chủ động phân loại công việc theo mức độ ưu tiên. Tình trạng này khiến các nhiệm vụ khẩn cấp lấn át hoàn toàn các nhiệm vụ quan trọng mang tính dài hạn.

Dữ liệu nghiên cứu có thể được trực quan hóa hiệu quả thông qua biểu đồ cột thể hiện mức tăng trưởng giờ làm thêm giai đoạn 2015–2017, biểu đồ hình quạt mô tả tỷ trọng đóng góp doanh thu giữa các khối vận tải và bảng ma trận đánh giá 5 nhóm nguyên nhân gây lãng phí thời gian.

Khi so sánh với đối thủ cạnh tranh cùng ngành như công ty C.H. Robinson, nơi nhân viên chỉ làm thêm trung bình khoảng 150 giờ mỗi năm nhờ được huấn luyện kỹ năng quản lý thời gian ngay tại bàn làm việc, kết quả nghiên cứu khẳng định việc thiếu đào tạo kỹ năng chuyên sâu là lỗ hổng lớn nhất tại Expeditors. Hậu quả của việc này không chỉ làm tăng chi phí chi trả tiền lương làm thêm giờ (từ 150% đến 390% lương cơ bản theo quy định pháp luật) mà còn trực tiếp gây căng thẳng thần kinh và làm tăng tỷ lệ biến động nhân sự.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả phân tích nguyên nhân gốc rễ, luận văn đề xuất 4 nhóm giải pháp hành động cụ thể:

1. Áp dụng Ma trận Eisenhower trong phân loại và xử lý công việc:

   • Hành động: Hướng dẫn nhân viên phân bổ 100% nhiệm vụ hằng ngày vào 4 góc phần tư, chủ động ủy quyền các tác vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng và loại bỏ triệt để các tác vụ không quan trọng.
   • Chỉ số mục tiêu: Chuyển dịch tối thiểu 30% quỹ thời gian làm việc sang các nhiệm vụ quan trọng mang tính phòng ngừa sai sót.
   • Thời gian và Chủ thể: Hoàn thành đào tạo trong tháng thứ 3 của dự án do Trưởng bộ phận và Chuyên viên đào tạo nội bộ phụ trách.

2. Chuẩn hóa quy trình lập kế hoạch theo mục tiêu SMART và Danh sách công việc:

   • Hành động: Bắt buộc toàn bộ 15 nhân viên lập danh sách công việc vào đầu mỗi ngày làm việc và thiết lập mục tiêu tuần theo 5 tiêu chí SMART.
   • Chỉ số mục tiêu: Tăng thời gian làm việc hiệu dụng từ 335 phút (5,6 giờ) lên 420 phút (7,0 giờ) mỗi ngày.
   • Thời gian và Chủ thể: Thực hiện liên tục trong lộ trình 6 tháng dưới sự giám sát trực tiếp của Giám sát bộ phận.

3. Tái cơ cấu ca làm việc linh hoạt theo chu kỳ tiếp nhận chứng từ:

   • Hành động: Bố trí lại lịch trực ca, phân bổ một nhóm nhân sự bắt đầu ca làm việc từ 10:00 sáng nhằm đón đầu thời điểm khách hàng gửi chỉ dẫn vận chuyển, tránh tập trung dồn việc vào cuối buổi chiều.
   • Chỉ số mục tiêu: Cắt giảm 25% khối lượng công việc tồn đọng sau 18:00 mỗi ngày.
   • Thời gian và Chủ thể: Triển khai theo từng quý do Quản lý bộ phận phối hợp với Phòng Nhân sự điều phối.

4. Hiện đại hóa công cụ hỗ trợ và phân quyền xử lý thư điện tử:

   • Hành động: Tinh giản quy trình 35 bước xử lý chứng từ qua hệ thống Ocean Lateral mới và cài đặt ứng dụng email doanh nghiệp trên điện thoại di động để nhân viên linh hoạt xử lý thông tin lệch múi giờ tại nhà.
   • Chỉ số mục tiêu: Giảm số giờ làm thêm bình quân của bộ phận từ 405 giờ xuống dưới 200 giờ mỗi năm trong vòng 12 tháng.
   • Thời gian và Chủ thể: Phòng Hệ thống thông tin và Ban Giám đốc phê duyệt triển khai ngay từ tháng thứ nhất.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và kết quả nghiên cứu của luận văn mang lại giá trị ứng dụng cao cho 4 nhóm đối tượng chính:

1. Giám đốc điều hành và Quản lý vận hành doanh nghiệp Logistics:

   • Lợi ích: Cung cấp phương pháp bóc tách quy trình 35 bước trong giao nhận hàng hải, nhận diện 145 phút hao phí mỗi ngày và tối ưu hóa chi phí vận hành từ việc giảm quỹ tiền lương làm thêm giờ.
   • Tình huống sử dụng: Xây dựng lại cơ cấu phân bổ nhân lực và tái cấu trúc ca làm việc trong các mùa cao điểm vận tải.

2. Trưởng phòng Nhân sự và Chuyên viên Đào tạo và Phát triển:

   • Lợi ích: Tiếp cận khung chương trình đào tạo kỹ năng quản trị thời gian kết hợp giữa Ma trận Eisenhower và mục tiêu SMART, giúp kiểm soát trần 300 giờ làm thêm theo luật định.
   • Tình huống sử dụng: Thiết kế khóa đào tạo tại bàn làm việc nhằm giảm tỷ lệ thôi việc từ mức 11% về mức an toàn dưới 4%.

3. Chuyên viên Dịch vụ khách hàng và Nhân viên Chứng từ Xuất nhập khẩu:

   • Lợi ích: Nắm bắt phương pháp quản lý danh sách công việc cá nhân, cách thức đối phó với 48% tình huống gián đoạn trong ngày và cân bằng cuộc sống gia đình.
   • Tình huống sử dụng: Ứng dụng quy tắc phân loại công việc hàng ngày để xử lý các lô hàng xuất khẩu đúng thời hạn mà không phải ở lại văn phòng sau 18:00.

4. Học viên Cao học Quản trị Kinh doanh và Nhà nghiên cứu quản lý:

   • Lợi ích: Cung cấp tài liệu tham khảo chuẩn mực về phương pháp nghiên cứu tình huống điển hình, kỹ thuật phân tích nguyên nhân gốc rễ và bộ bảng hỏi khảo sát 20 chỉ báo.
   • Tình huống sử dụng: Vận dụng làm cơ sở phương pháp luận cho các đề tài nghiên cứu về hành vi tổ chức và hiệu suất lao động trong khối dịch vụ.

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao tuyển dụng thêm nhân sự không giải quyết triệt để vấn đề làm thêm giờ tại Expeditors? Việc tăng số lượng nhân sự từ 14 lên 15 người năm 2017 không làm giảm giờ làm thêm vì nguyên nhân cốt lõi không nằm ở thiếu người mà do 47% nhân viên thiếu kỹ năng lập kế hoạch và quy trình vận hành có tới 35 bước thủ công. Nếu không cải thiện kỹ năng quản lý thời gian, nhân sự mới cũng sẽ rơi vào vòng lặp lãng phí 145 phút mỗi ngày.

2. Chỉ số thời gian làm việc hiệu dụng 5,6 giờ mỗi ngày phản ánh điều gì? Chỉ số này cho thấy trong 8 giờ làm việc tiêu chuẩn (480 phút), nhân viên chỉ thực sự dành 335 phút cho công việc chuyên môn, 145 phút còn lại bị phân tán bởi các sinh hoạt cá nhân và gián đoạn trao đổi. Việc nhận diện chỉ số này là bằng chứng thực tế chứng minh nhân sự cần sắp xếp lại thời gian thay vì yêu cầu kéo dài giờ làm việc.

3. Ma trận Eisenhower hỗ trợ nhân viên xuất khẩu đường biển xử lý công việc như thế nào? Ma trận giúp nhân viên phân chia hàng chục email phát sinh vào 4 nhóm: xử lý ngay các việc khẩn cấp quan trọng như xác nhận chỗ tàu gấp, lên lịch trình cho các việc quan trọng không khẩn cấp, ủy quyền các việc giấy tờ sự vụ và loại bỏ các trao đổi ngoài lề, từ đó giúp giải tỏa 62% áp lực thời gian thường trực.

4. Việc cài đặt email doanh nghiệp trên thiết bị di động mang lại lợi ích gì cho việc quản lý thời gian? Do đặc thù ngành xuất khẩu phải giao dịch với các đối tác lệch múi giờ, nhân viên trước đây thường phải ngồi lại văn phòng đến đêm muộn. Việc tích hợp email di động cho phép nhân sự chủ động kiểm tra thông tin quan trọng linh hoạt tại nhà qua mạng không dây, giảm tải thời gian lưu lại công ty sau 18:00.

5. Luận văn đề xuất lộ trình bao lâu để đưa số giờ làm thêm về mức an toàn theo luật định? Nghiên cứu đề xuất kế hoạch hành động toàn diện trong 6 tháng, bao gồm 2 tháng đầu chuẩn bị và khảo sát, tháng thứ 3 bắt đầu các khóa đào tạo kỹ năng chuyên sâu, và 3 tháng tiếp theo thực hiện giám sát danh sách công việc hằng ngày nhằm mục tiêu giảm giờ làm thêm về dưới 200 giờ mỗi năm.

Kết luận

• Luận văn đã chỉ rõ thực trạng làm thêm giờ nghiêm trọng tại Bộ phận Xuất khẩu đường biển của Expeditors Việt Nam với đỉnh điểm 405 giờ mỗi người trong năm 2017, chiếm 50% toàn công ty và vượt xa trần pháp lý 300 giờ.
• Bằng phương pháp phân tích nguyên nhân gốc rễ trên 15 nhân sự và 6 cuộc phỏng vấn chuyên sâu, nghiên cứu khẳng định sự thiếu hụt kỹ năng quản lý thời gian và 145 phút lãng phí mỗi ngày là nguyên nhân chính dẫn đến áp lực công việc.
• Đóng góp khoa học và thực tiễn nổi bật của luận văn là việc tích hợp thành công Ma trận Eisenhower, mục tiêu SMART và giải pháp điều chỉnh ca làm việc linh hoạt vào thực tế ngành logistics xuất khẩu.
• Kế hoạch hành động 6 tháng được xây dựng chi tiết với các cột mốc đào tạo, đo lường năng suất cụ thể, hướng tới mục tiêu nâng thời gian làm việc hiệu dụng lên 7,0 giờ mỗi ngày và duy trì tỷ lệ thôi việc dưới 4%.
• Ban lãnh đạo doanh nghiệp và các nhà quản lý dịch vụ logistics cần khẩn trương đưa bộ giải pháp này vào thực tiễn vận hành nhằm bảo vệ sức khỏe người lao động, tuân thủ pháp luật và nâng cao năng lực cạnh tranh bền vững.

Trích đoạn nội dung tài liệu

UNIVERSITY OF ECONOMICS HO CHI MINH CITY International School of Business ------------------------------ Nguyen Trong Huu THE SOLUTION TO ENHANCE TIME MANAGEMENT SKILL AT EXPEDITORS VIETNAM CO., LTD CASE OF OCEAN EXPORT DEPARTMENT MASTER OF BUSINESS ADMINISTRATION Ho Chi Minh City – Year 2018 TIEU LUAN MOI download : [e-mail] UNIVERSITY OF ECONOMICS HO CHI MINH CITY International School of Business ------------------------------ Nguyen Trong Huu THE SOLUTION TO ENHANCE TIME MANAGEMENT SKILL AT EXPEDITORS VIETNAM CO., LTD CASE OF OCEAN EXPORT DEPARTMENT MASTER OF BUSINESS ADMINISTRATION SUPERVISOR: Dr. LE NHAT HANH Ho Chi Minh City – Year 2018 TIEU LUAN MOI download : [e-mail] Tab of content Acknowledgments Executive Summary List of Figures List of Tables List of Abbreviations Chapter 1. Background of problems. An overview to working time in Vietnam.

An overview to working time at Expeditors Vietnam. An overview to working time symptom in Ocean Export department. Justify existing problem. Justify the importance of the problem.

25 Chapter 2: Alternative Solution analysis. Solution 1: Distinguish between Urgent and Important. Solution 2: Planning by setting goal. Solution 3: Setting expectation and To-do list to follow.

39 In-depth Interviews. 69 TIEU LUAN MOI download : [e-mail] Acknowledgments First of all, I would like to sincere gratitude to all who have made this thesis possible and an unforgettable experience of mind, especially, my gracious research supervisor – Dr. Le Nhat Hanh. Her professionalism and patience provided me the power to overcome any challenges to finish this thesis.

Besides that, I would like to thank all my friends, family and colleagues at Expeditors Vietnam Co. – Ho Chi Minh Branch for their great support for me. Also, I would take this opportunity to say thank to Mr. Manh Hoang Tuan – my manager at the company.

Everyone was so generous that they provided endless help to make this thesis project a dream come true. Once again, thank you and wish you all the best! Ho Chi Minh City, Vietnam Nguyen Trong Huu TIEU LUAN MOI download : [e-mail] Executive Summary Each organization has its own problems and it is very important to determine the right problem. Once the real problem is defined, the organization then is able to propose the right solutions with the right time investment. Mistakes in determining the real problem may lead to wastes of resources.

This research study was designed to accesses the real cause of high working time of the company and ineffective time management skill was defined is one of main problem while time management is significant problem for many organizations. After finding various symptoms such as excessive working hours, low health of employee, and turnover rate, the author managed to identify the central problem by applying root cause analysis method. Then, based on literature reviews, surveys and face to face interview, it was recognized that high working time is the central problem in this organization. The question is “Can people be productive after 10, 11, 12 or even 16 hours of working a day?” The 40 hours workweek has run off into the sunset, and overtime working has become a reality for millions of employees.

It is the time to get a change of value corporate should place on encouraging better balance between work and family with thoughtful leadership, good skill assessment and learn tools to support people in the way of management. Therefore, this study focused on a specific of a department to have a deep looks of the problem and propose appropriate solutions. The findings revealed that the time management skill tends to play a significant role in working time management of employees. Hence, “The solution to enhance time management skill at Expeditors Vietnam Co.

– Case of Ocean Export Department” aims to identify the root cause and improve this skill. TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.