phần mở đầu, kết luận, phụ lục và tài liệu tham khảo, đề tài luận văn đƣợc chia là 3 chƣơng: Chƣơng 1: Tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận- Thành phố Hà Nội Trong chƣơng 1 vấn đề chủ yếu đƣợc tập trung đề cập đến : Vị trí của cấp quận trong hệ thống Hành chính Nhà nƣớc ; Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp quận và các đơn vị cấu thành ; Thành phần, đặc điểm, nội dung và giá trị của tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND cấp quận – Thành phố Hà Nội ; Lập hồ sơ và tầm quan trọng của lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan. Chƣơng 2: Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ ở UNND cấp quận của thành phố Hà Nội Ở chƣơng này, chúng tôi đề cập đến các văn bản chỉ đạo về công tác lập hồ sơ và nêu thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ ở UBND cấp quận bằng các phƣơng pháp nghiên cứu, phỏng vấn, khảo sát, phân tích, so sánh tình hình thực tế ở từng UBND cấp quận cụ thể; đội ngũ cán bộ làm các công việc liên quan đến công tác văn thƣ nói chung và công tác lập hồ sơ nói riêng. Qua đó, chúng tôi đánh giá, nhận xét những kết quả đã đạt đƣợc, hiệu quả hồ sơ đã lập, thời hạn giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ và những hạn chế cần khắc phục Chƣơng 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ ở UBND cấp quận của thành phố Hà Nội. Trên cơ sở thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ tại UBND cấp quận, căn cứ vào yêu cầu và tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ trong các cơ quan, tổ chức, chúng tôi đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ, để từng bƣớc đƣa công tác lập hồ sơ là nhiệm vụ, là công việc và trách nhiệm của cán bộ công chức trong cơ quan UBND cấp quận.
12 Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài này, do thời gian có hạn, nên quá trình nghiên cứu đề tài không tránh khỏi một số hạn chế thiếu sót. Chúng tôi rất mong nhận đƣợc những góp ý của các thầy cô giáo, các bạn đồng nghiệp. Qua đây, chúng tôi xin đƣợc gửi lời cảm ơn tới cán bộ công chức UBND các quận của thành phố Hà Nội; các thầy cô giáo Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng – Trƣờng Đại học khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội đã nhiệt tình giúp đỡ và động viên chúng tôi hoàn thành luận văn. Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới PGS.
Nguyễn Văn Hàm, ngƣời hƣớng dẫn khoa học đề tài luận văn này. Hà Nội, ngày 20 tháng 5 năm 2013 Học viên Phạm Thị Hạnh 13 PHẦN NỘI DUNG Chƣơng 1 TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ CỦA UBND CẤP QUẬN- THÀNH PHỐ HÀ NỘI 1.1 Tổng quan về các quận của thành phố Hà Nội Hà Nội là thủ đô của Việt Nam, là thành phố đứng đầu Việt Nam về diện tích với 3328,9km2 , đồng thời cũng là địa phƣơng đứng thứ nhì về dân số với 6. Hiện nay, thủ đô Hà Nội là đô thị loại đặc biệt của Việt Nam. Hà Nội nằm giữa đồng bằng sông Hồng trù phú, nơi đây đã sớm trở thành một trung tâm chính trị và tôn giáo ngay từ những buổi đầu của lịch sử Việt Nam.
Năm 1010, Lý Công Uẩn, vị vua đầu tiên của nhà Lý, quyết định xây dựng kinh đô mới ở vùng đất này với tên gọi Thăng Long. Trong suốt thời kỳ của các triều đại Lý, Trần, Lê, Mạc, kinh thành Thăng Long là nơi buôn bán, trung tâm văn hóa, giáo dục của cả miền Bắc. Khi Tây Sơn rồi nhà Nguyễn lên nắm quyền trị vì, kinh đô đƣợc chuyển về Huế và Thăng Long bắt đầu mang tên Hà Nội từ năm 1831, dƣới thời vua Minh Mạng. Năm 1902, Hà Nội trở thành thủ đô của Liên bang Đông Dƣơng và đƣợc ngƣời Pháp xây dựng, quy hoạch lại.
Tháng 8, năm 2008, toàn bộ địa giới của Hà Tây, huyện Mê Linh (Vĩnh Phúc) cùng 4 xã của Hòa Bình sáp nhập vào thủ đô Hà Nội.Đến nay, trong tâm thức mỗi ngƣời dân Thủ đô đã quen với một Hà Nội có quy mô rộng lớn không chỉ về diện tích mà còn về những thế mạnh, tiềm năng phát triển kinh tế -văn hóa - xã hội. Sau đợt mở rộng địa giới hành chính vào tháng 8 năm 2008, Hà Nội hiện nay gồm 10 quận:Hoàn Kiếm, Ba Đình, Đống Đa, Hai Bà Trƣng, Cầu Giấy, Thanh Xuân, Long Biên, Hà Đông, Tây Hồ, Hoàng Mai; 1 thị xã và 18 huyện ngoại thành. Hiện nay, Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh là hai trung tâm kinh tế - chính trị đặc biệt quan trọng của Việt Nam. Hà Nội cũng là một trung tâm văn hóa, giáo dục với các nhà hát, bảo tàng, các làng nghề truyền thống, những cơ quan truyền thông cấp 14 quốc gia các trƣờng đại học và các Viện nghiên cứu lớn mà không một đơn vị hành chính cấp tỉnh, thành phố nào sánh đƣợc.
Cấp quận của thành phố Hà Nội giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong bộ máy hành chính Nhà nƣớc ở địa phƣơng. Đây là cấp chính quyền có trọng trách đƣa các chủ trƣơng, chính sách của Đảng, Nhà nƣớc và của UBND thành phố Hà Nội đến với ngƣời dân thủ đô. Điều này đã đƣợc ghi rõ trong Luật Tổ chức Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân năm 2003 và các văn bản hƣớng dẫn của Chính phủ và của UBND thành phố Hà Nội trong thời gian qua.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND cấp quận của thành phố Hà Nội * Chức năng của UBND quận UBND quận do Hội đồng nhân dân quận bầu ra, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân quận, là cơ quan hành chính Nhà nƣớc ở địa phƣơng, chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng nhân dân quận và UBND thành phố Hà Nội UBND quận chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan cấp trên và nghị quyết của HĐND quận, nhằm đảm bảo thực hiện chủ trƣơng, biện pháp phát triển kinh tế- xã hội, củng cố an ninh quốc phòng và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn. UBND cấp quận thực hiện chức năng quản lý Nhà nƣớc ở địa phƣơng, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nƣớc từ trung ƣơng đến cơ sở[24;tr8] *Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp quận Luật tổ chức HĐND và UBND do Quốc hội khóa 11 nƣớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 26/11/ 2003 thì UBND quận có nhiệm vụ và quyền hạn nhƣ sau: Trong lĩnh vực kinh tế: 15 -Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân thành phố phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó; - Lập dự toán thu ngân sách nhà nƣớc trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phƣơng, phƣơng án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân sách địa phƣơng; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phƣơng trong trƣờng hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp; - Tổ chức thực hiện ngân sách địa phƣơng; hƣớng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, phƣờng, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, phƣờng về thực hiện ngân sách địa phƣơng theo quy định của pháp luật; -Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, phƣờng Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp: -Tham gia với Uỷ ban nhân dân thành phố trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn -Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ ở các xã, phƣờng; -Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân thành phố Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: -Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ sở theo sự phân cấp; 16 -Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nƣớc trên địa bàn; -Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp của Uỷ ban nhân dân thành phố Trong lĩnh vực thƣơng mại, dịch vụ và du lịch -Xây dựng, phát triển mạng lƣới thƣơng mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nƣớc về hoạt động thƣơng mại, dịch vụ và du lịch trên địa bàn quận; -Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động thƣơng mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn; -Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nƣớc về hoạt động thƣơng mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.