Chương 1, trong Chương 2 chúng tôi đi vào khảo sát thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động quản lý của UBND Quận 12; Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại UBND Quận 12 từ đó nêu lên những kết quả đạt được và hạn chế trong công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại UBND Quận 12. Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh. Từ những hạn chế còn tồn tại được trình bày trong Chương 2, trong Chương 3 chúng tôi đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại UBND Quận 12 như: Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, công chức về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Ban hành các văn bản quy định hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; Đa dạng hóa hình thức triển khai, quán triệt văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; Tăng cường kiểm tra, đánh giá về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; Bổ sung, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho bộ phận làm công tác Văn thư Lưu trữ; Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Chỉ đạo việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ của quận; Xây dựng Danh mục hồ sơ; Xây dựng Hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. Luan van 8 CHƢƠNG 1.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ 1. Một số khái niệm cơ bản 1. Hồ sơ Trong cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS. Vương Đình Quyền (NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2011) thì: Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc hay một người hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành” 19, tr.
Tại Khoản 10 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011, hồ sơ được định nghĩa như sau: “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân” 18, tr2. Theo Khoản 14, Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư thì:"Hồ sơ" là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân” 09, tr2. Như vậy có rất nhiều khái niệm về hồ sơ khác nhau, mỗi khái niệm có nội dung và cách diễn đạt khác nhau, trong phạm vi của đề tài chúng tôi sử dụng khái niệm hồ sơ trong văn bản quy phạm pháp luật cao nhất là Luật Lưu trữ năm 2011vì đã phản ánh đầy đủ, chính xác đặc điểm, tính chất của hồ sơ cũng như nguồn gốc hình thành của hồ sơ. Lập hồ sơ Theo tác giả Vương Đình Quyền trong cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư (NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2011): “Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác nhau của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo phương pháp khoa học”19, tr312.
Luan van 9 Theo khoản 11 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 định nghĩa: “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định” 18, tr2. Theo Khoản 15, Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư thì:"Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định”09, tr2. Như vậy “Lập hồ sơ” cũng có nhiều định nghĩa khác nhau.Trong phạm vi của đề tài chúng tôi sử dụng khái niệm lập hồ sơ được nêu Luật lưu trữ 2011 vì lập hồ sơ không chỉ là sự tập hợp tài liệu mà chúng phải được sắp xếp theo những nguyên tắc, phương pháp nhằm đảm bảo tính đầy đủ hoàn thiện của hồ sơ được lập và được thuận tiện, dễ dàng hơn trong việc tra cứu, sử dụng. Các loại hồ sơ Trong hoạt động ở các cơ quan, tổ chức thường hình thành 3 loại hồ sơ cơ bản, đó là: Hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự.
Theo Giáo trình Văn thư (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Lao Động năm 2016), các loại hồ sơ này được định nghĩa như sau: - Hồ sơ công việc: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như: tên gọi, tác giả,. hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị 10, tr154. - Hồ sơ nguyên tắc: Là tập văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân 10, tr154. - Hồ sơ nhân sự: Là tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh.
Lưu trữ cơ quan Theo khoản 4 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 định nghĩa: “Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức” [18, tr01]. Nộp lưu hồ sơ Nộp lưu hồ sơ là tập hợp những hồ sơ đã kết thúc có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên từ bộ phận chuyên môn cho bộ phận lưu trữ theo quy trình và phương pháp nhất định. Yêu cầu, phương pháp lập hồ sơ 1. Yêu cầu lập hồ sơ - Lập hồ sơ phải được tiến hành song song với quá trình giải quyết công việc Theo khái niệm của Luật Lưu trữ năm 2011 thì “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định” 18, tr2.
Từ khái niệm này có thể thấy lập hồ sơ phải được thực hiện trong suốt quá trình giải quyết công việc của cán bộ, công chức nghĩa là phải được tiến hành song song với tiến trình giải quyết công việc của cán bộ, công chức là khi bắt đầu thực hiện một công việc, cán bộ công chức cần mở hồ sơ, thu thập cập nhật toàn bộ văn bản, tài liệu phát sinh vào hồ sơ. Khi công việc kết thúc thì thực hiện kết thúc hồ sơ và hồ sơ được hoàn thành chờ nộp lưu vào lưu trữ theo quy định. - Lập hồ sơ phải tuân thủ theo quy trình, phương pháp lập hồ sơ Quy trình, phương pháp lập hồ sơ đã được quy định cụ thể trong Nghị định, Thông tư hướng dẫn của Chính phủ và các văn bản quản lý, chỉ đạo của UBND Thành phố về công tác văn thư nhằm hướng dẫn cán bộ, công chức lập hồ sơ khi giải quyết công việc. Để lập được những bộ hồ sơ có chất lượng thì khi lập hồ sơ đòi hỏi cán bộ, công chức phải tuân theo những quy trình, phương pháp về lập hồ sơ cụ thể là các phương pháp về việc mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; kết thúc hồ sơ.
- Lập hồ sơ phải do cán bộ, công chức chuyên môn thực hiện Hồ sơ được lập khi công việc bắt đầu và hoàn thiệc hồ sơ khi công việc kết thúc là trách nhiệm của cán bộ, công chức chuyên môn. Bởi chỉ những người trực tiếp theo dõi, giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình lập hồ sơ mới hiểu được quá trình, diễn biến của sự việc từ khi công việc phát sinh đến khi công việc kết thúc. Khi lập hồ sơ cán bộ, công chức chuyên môn sẽ biết hồ sơ gồm những tài liệu gì do đó họ sẽ là người thu thập, cập nhật tài liệu liên quan đến công việc đầy đủ, chính xác nhất. - Hồ sơ lập phải có chất lượng, đảm bảo các yêu cầu sau: Luan van 11 Hồ sơ phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức hình thành hồ sơ.
Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này có nghĩa là toàn bộ hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị ở thời điểm mà hồ sơ đó hình thành. Những văn bản không phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị thì không lập hồ sơ. Nếu lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này sẽ góp phần phản ánh đúng đắn hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ, thuận lợi cho việc tra cứu tài liệu đồng thời nâng cao chất lượng hồ sơ được lập. Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
Khi lập hồ sơ phải chú ý đến vấn đề cần giải quyết. Văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc có mối quan hệ mật thiết với nhau theo trình tự giải quyết vấn đề.