Tổng quan nghiên cứu

Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ là một phần thiết yếu trong quản lý hành chính nhà nước, đặc biệt tại các cơ quan cấp huyện như Ủy ban nhân dân (UBND) Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh. Theo Luật Lưu trữ năm 2011, người được giao nhiệm vụ phải lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan trong thời hạn một năm kể từ ngày công việc kết thúc. UBND Quận 12 với chức năng quản lý nhà nước trên nhiều lĩnh vực như kinh tế, văn hóa, xã hội, quốc phòng, an ninh, đã hình thành một lượng lớn hồ sơ, tài liệu trong quá trình hoạt động. Tuy nhiên, thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tại đây còn nhiều hạn chế như nhận thức chưa đầy đủ, quy trình chưa nghiêm ngặt, chất lượng hồ sơ chưa cao, gây khó khăn trong quản lý và tra cứu tài liệu.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm khảo sát, đánh giá thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tại UBND Quận 12 trong giai đoạn 2016-2020, xây dựng tiêu chí đánh giá chất lượng công tác này và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả. Nghiên cứu tập trung vào hồ sơ giấy, không bao gồm các đơn vị sự nghiệp khác trong quận. Ý nghĩa của đề tài là góp phần hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ, nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu, đồng thời làm cơ sở tham khảo cho các quận, huyện khác trong thành phố.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình về công tác văn thư lưu trữ, trong đó:

  • Khái niệm hồ sơ: Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể, hình thành trong quá trình giải quyết công việc (Luật Lưu trữ 2011, Nghị định 30/2020/NĐ-CP).

  • Lập hồ sơ: Là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu theo nguyên tắc và phương pháp nhất định nhằm đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và thuận tiện cho việc tra cứu, sử dụng.

  • Các loại hồ sơ: Hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự, mỗi loại có đặc điểm và vai trò riêng trong quản lý tài liệu.

  • Tiêu chí đánh giá chất lượng: Dựa trên tiêu chuẩn ISO 9000:2015, chất lượng được đánh giá theo mức độ đáp ứng các yêu cầu về quản lý, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ. Ba nhóm tiêu chí chính gồm: quản lý công tác lập hồ sơ, chất lượng lập hồ sơ và quy trình nộp lưu hồ sơ.

  • Văn bản pháp luật và chỉ đạo: Luật Lưu trữ 2011, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, các chỉ thị và quyết định của Chính phủ, UBND TP. HCM và UBND Quận 12 về công tác văn thư lưu trữ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp:

  • Khảo sát thực tế: Thu thập dữ liệu tại UBND Quận 12 qua quan sát, kiểm tra hồ sơ, tài liệu và cơ sở vật chất lưu trữ.

  • Phỏng vấn: Thực hiện với lãnh đạo, cán bộ văn thư, công chức chuyên môn để đánh giá nhận thức, thực trạng và khó khăn trong công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ.

  • Thống kê và phân tích: Tổng hợp số liệu khảo sát 110 phiếu khảo sát, phân tích tỷ lệ nhận thức, thực hiện công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ.

  • Tổng hợp và so sánh: Đối chiếu kết quả với các văn bản pháp luật, tiêu chuẩn và nghiên cứu trước đây để rút ra nhận xét, đánh giá.

Cỡ mẫu khảo sát gồm 110 cán bộ, công chức thuộc 12 phòng chuyên môn của UBND Quận 12. Phương pháp chọn mẫu là chọn mẫu ngẫu nhiên có chủ đích nhằm đảm bảo đại diện cho các phòng chuyên môn. Thời gian nghiên cứu tập trung trong giai đoạn 2016-2020.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Nhận thức về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ: 71% cán bộ công chức đánh giá công tác này rất quan trọng, 29% cho là quan trọng. Tuy nhiên, 10% chưa thực hiện lập hồ sơ khi giải quyết công việc, 45% cho rằng lập hồ sơ là trách nhiệm của văn thư, 34% cho là trách nhiệm của lưu trữ.

  2. Chất lượng lập hồ sơ: 68% cán bộ tự đánh giá đã hoàn thiện hồ sơ theo quy định, 66% viết mục lục văn bản đối với hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn, nhưng chỉ 52% tự tin hồ sơ lập là tốt. Nhiều hồ sơ chưa được đánh số tờ, chưa kết thúc hồ sơ đúng quy trình, có tình trạng hồ sơ trùng thừa, tài liệu nháp, không đúng thể thức.

  3. Tình hình nộp lưu hồ sơ: 88% cán bộ cho biết đơn vị giao nộp hồ sơ hàng năm, nhưng thực tế nhiều phòng chưa thực hiện đúng thời hạn. Chỉ 24% đơn vị có kế hoạch thu thập hồ sơ rõ ràng. Hồ sơ nộp lưu còn tồn đọng, chưa được sàng lọc kỹ, có hồ sơ nguyên tắc, tài liệu rời rạc, bản nháp cũng được nộp lưu.

  4. Cơ sở vật chất và nhân sự: UBND Quận 12 bố trí 23 cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ, trong đó chỉ 4% có đào tạo đúng chuyên ngành. 34% cán bộ khảo sát cho rằng cơ sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu, đặc biệt tại phòng Lao động Thương binh và Xã hội, phòng Thanh tra.

Thảo luận kết quả

Kết quả cho thấy UBND Quận 12 đã có sự quan tâm nhất định đến công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, thể hiện qua việc ban hành văn bản chỉ đạo, tổ chức tập huấn và xây dựng danh mục hồ sơ. Tuy nhiên, việc thực hiện còn nhiều hạn chế do nhận thức chưa đồng đều, trách nhiệm chưa rõ ràng giữa các bộ phận, đặc biệt là công chức chuyên môn chưa chủ động lập hồ sơ. Việc lập hồ sơ không đúng quy trình, hồ sơ chưa hoàn chỉnh ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng lưu trữ và khả năng tra cứu, sử dụng tài liệu sau này.

So với các nghiên cứu trước đây tại các cơ quan cấp quận khác, tình trạng này tương tự nhưng mức độ tồn đọng và thiếu sót tại Quận 12 có phần nghiêm trọng hơn do chưa có văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể và chưa tổ chức kiểm tra chuyên sâu thường xuyên. Việc cơ sở vật chất chưa đồng bộ và nhân sự chưa được đào tạo bài bản cũng là nguyên nhân làm giảm hiệu quả công tác lưu trữ.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tròn thể hiện tỷ lệ nhận thức về tầm quan trọng công tác lập hồ sơ, biểu đồ cột so sánh tỷ lệ hoàn thiện hồ sơ giữa các phòng chuyên môn, bảng thống kê số lượng hồ sơ tồn đọng theo năm và loại hồ sơ.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Nâng cao nhận thức và trách nhiệm của cán bộ, công chức
    Tổ chức các khóa đào tạo, tập huấn định kỳ về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, nhấn mạnh trách nhiệm của từng cá nhân trong quá trình giải quyết công việc. Mục tiêu đạt 90% cán bộ công chức hiểu và thực hiện đúng quy trình trong vòng 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng Nội vụ phối hợp với các phòng chuyên môn.

  2. Ban hành và cập nhật văn bản hướng dẫn nghiệp vụ
    Xây dựng hướng dẫn chi tiết về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ phù hợp với đặc thù của UBND Quận 12, bao gồm mẫu biểu, quy trình và tiêu chí đánh giá chất lượng hồ sơ. Thời gian hoàn thành trong 6 tháng. Chủ thể thực hiện: Văn phòng UBND Quận 12.

  3. Tăng cường kiểm tra, giám sát và đánh giá chất lượng hồ sơ
    Thiết lập kế hoạch kiểm tra định kỳ hàng quý, tập trung vào việc lập hồ sơ của công chức chuyên môn và quy trình nộp lưu hồ sơ. Kết quả kiểm tra được báo cáo và xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm. Chủ thể thực hiện: Phòng Nội vụ và Thanh tra Quận 12.

  4. Đầu tư cơ sở vật chất và nâng cao trình độ chuyên môn cho bộ phận văn thư lưu trữ
    Cải tạo, mở rộng kho lưu trữ, trang bị thiết bị hiện đại phục vụ công tác lưu trữ. Tổ chức đào tạo chuyên sâu cho cán bộ văn thư lưu trữ, ưu tiên đào tạo chuyên ngành lưu trữ. Mục tiêu nâng tỷ lệ cán bộ có trình độ chuyên môn đúng ngành lên 50% trong 2 năm. Chủ thể thực hiện: UBND Quận 12 phối hợp Sở Nội vụ TP. HCM.

  5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ
    Triển khai phần mềm quản lý hồ sơ điện tử, số hóa tài liệu để nâng cao hiệu quả quản lý và tra cứu hồ sơ. Thời gian triển khai thử nghiệm trong 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng Công nghệ thông tin phối hợp Phòng Nội vụ.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo và cán bộ quản lý UBND các quận, huyện
    Giúp hiểu rõ thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ, từ đó áp dụng vào quản lý tài liệu tại đơn vị mình.

  2. Cán bộ văn thư, lưu trữ tại các cơ quan hành chính nhà nước
    Cung cấp kiến thức chuyên sâu về quy trình, tiêu chí lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, giúp nâng cao nghiệp vụ và hiệu quả công tác.

  3. Sinh viên, học viên chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
    Là tài liệu tham khảo thực tiễn, bổ sung kiến thức lý luận và ứng dụng trong công tác lưu trữ hành chính.

  4. Các nhà nghiên cứu và chuyên gia trong lĩnh vực quản lý hành chính và lưu trữ
    Cung cấp dữ liệu thực tế, phân tích chuyên sâu và đề xuất giải pháp có giá trị tham khảo cho các nghiên cứu tiếp theo.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ lại quan trọng trong quản lý nhà nước?
    Lập hồ sơ giúp tổ chức, lưu trữ tài liệu khoa học, đảm bảo tính pháp lý và thuận tiện cho việc tra cứu, sử dụng trong quản lý và ra quyết định. Ví dụ, hồ sơ đầy đủ giúp xử lý khiếu nại, tố cáo hiệu quả hơn.

  2. Những khó khăn phổ biến trong công tác lập hồ sơ tại UBND Quận 12 là gì?
    Bao gồm nhận thức chưa đồng đều, trách nhiệm chưa rõ ràng, hồ sơ chưa hoàn chỉnh, cơ sở vật chất chưa đáp ứng và thiếu kiểm tra giám sát thường xuyên.

  3. Làm thế nào để nâng cao chất lượng lập hồ sơ?
    Cần đào tạo nâng cao nhận thức, ban hành hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể, kiểm tra định kỳ và đầu tư cơ sở vật chất, công nghệ thông tin hỗ trợ.

  4. Thời hạn nộp lưu hồ sơ theo quy định là bao lâu?
    Theo Luật Lưu trữ 2011, hồ sơ phải được nộp lưu trong vòng 1 năm kể từ ngày công việc kết thúc; với hồ sơ xây dựng cơ bản là 3 tháng kể từ ngày quyết toán công trình.

  5. Ai chịu trách nhiệm chính trong việc lập hồ sơ?
    Công chức chuyên môn trực tiếp giải quyết công việc có trách nhiệm lập hồ sơ, không phải chỉ bộ phận văn thư hay lưu trữ. Việc này đảm bảo hồ sơ phản ánh đầy đủ, chính xác quá trình giải quyết công việc.

Kết luận

  • Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tại UBND Quận 12 đã có những chuyển biến tích cực nhưng vẫn còn nhiều tồn tại về nhận thức, quy trình và chất lượng hồ sơ.
  • Tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lập hồ sơ tập trung vào quản lý, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, trong đó nhóm tiêu chí lập hồ sơ chiếm tỷ trọng lớn nhất.
  • Các giải pháp đề xuất bao gồm nâng cao nhận thức, ban hành hướng dẫn nghiệp vụ, tăng cường kiểm tra, đầu tư cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin.
  • Nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn quan trọng, góp phần hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại UBND Quận 12 và các đơn vị tương tự.
  • Đề nghị các cơ quan liên quan triển khai các giải pháp trong vòng 1-2 năm để nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ.

Hành động tiếp theo: Các phòng chuyên môn và bộ phận văn thư lưu trữ cần phối hợp xây dựng kế hoạch đào tạo, hoàn thiện văn bản hướng dẫn và tổ chức kiểm tra định kỳ nhằm thực hiện các khuyến nghị của nghiên cứu.